信息化背景下檔案管理工作的創新思考

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2112-5042-2734

摘要：隨著現代科技的高速發展，我們現階段正處于一個大數據的信息化，網絡的數字化時代，人們的正常工作、生活也被潛移默化地影響著。檔案作為各項工作考查的資料，是以往的印跡和指導未來的依據。與傳統的管理工作相比較而言，信息化的檔案管理工作效率更高、質量更好。信息時代背景下社會各行各業的工作效率都有了質的飛躍和提升，為了檔案管理事業的發展，讓檔案管理更加高效和安全，新時代下要在實踐的道路上摸索出一套科學、高效的信息化檔案管理工作模式。

關鍵詞：信息化時代 檔案管理 創新 工作模式

中圖分類號：F27 ??文獻標識碼：A???文章編號：1672-3791（2022）04（b）-0000-00Innovative Thinking of Archives Management under Information Background

WANG Rui

（Shexian land Appraisal Office，?Handan，?Hebei?Province， 056400?China）

Abstract： With the rapid development of modern science and technology， we are now in an era of big data informatization and network digitization， and people's normal work and life are also subtly affected. Archives as the work of the examination of the data， is the mark of the past and guide the future. Compared with the traditional management work， the efficiency of all walks of life in the information age has made a qualitative leap and improvement. In order to the development of the archives management career， so that the archives management more efficient and safe， the new era we want to explore and innovate， dare to practice， in the practice of the road to find a scientific， efficient information archives management work mode.

Key Words： Information age; Archives management; Innovation; Working mode

現代迅猛發展地計算機信息技術，已經滲透于檔案管理工作的各個細節之中。其中最為顯著的變化是讓人們逐漸擺脫了對傳統紙張和書本的依賴，越來越多的電子文檔應運而生。紙張書本傳遞信息的方式逐漸被人們用電子化各類辦公文件存儲數據信息所取代，用紙張來記錄檔案的時代已成為過去時。為了適應信息化時代的檔案管理發展趨勢，必須不斷創新，變換思維，運用新型專業技術提高檔案管理水平。因此，對于檔案管理者而言，創新是其發展的必經之路，新的體系和觀念必定會替代傳統的檔案管理體系和模式。不斷更新積累信息化時代新型檔案管理經驗，強化檔案管理從業人員的專業技能和管理能力，才能更好地適應信息化時代大數據背景下的檔案管理工作。

1當前檔案管理工作存在的問題

1.1現階段檔案管理制度體系已跟不上時代的發展要求

當前，我國的檔案管理工作已逐漸跨入了電子化管理時代，但是距離創新形成一套完善的信息化管理制度體系，還有很遠的路要走。相對滯后的管理流程和方法放在工作效率和質量均要提速的今天，相對來說帶有很大的偏差，不能保障規范性的進行檔案管理工作。當前，檔案管理工作信息化創新已經引起企業管理層的重視，意識到檔案管理的重要性，開始投入大量的資源用于支持檔案管理創新建設，已經初見成效。但這種肯為檔案管理創新而投入大量人力、物力以及財力的企業，還是少數。對于部分的企業來說，其規模較小，為了節省資金，未及時更新檔案管理設備、設施，仍然使用人工統計、整理的方式進行檔案分類和存儲工作，這僅僅只是做到了檔案最基本的收集工作，沒有更好的發揮檔案管理的價值，并且紙質的檔案管理，要想在多數檔案中查閱自己所需的資料相對比較困難，降低了檔案管理效率，導致檔案使用率低，不能引起單位的重視，從而影響了檔案管理工作的信息化建設。多數單位沒有劃撥專項資金用于建設檔案信息化管理系統，使得用于檔案管理工作的軟、硬件設施不能及時更新，導致在檔案管理工作中出現諸多問題，比如檔案數據丟失、資料查找困難等等，從而無法發揮檔案的運用價值，影響了檔案管理工作信息化創新的建設效果。

1.2檔案管理法制意識相對薄弱

隨著社會大環境下企業法制化建設進程的加快，現階段下，多數檔案管理工作沒有跟上法制化改革發展的腳步，這就造成部分企事業單位沒有真正做到“依法管檔”，宣傳力度不夠導致相關法律意識淡薄，貫徹執行起來比較困難。如今檔案管理工作相關法律法規的宣傳越來越重要，但是大眾及社會經常以經濟效益作為評判企業發展好壞的標準，這就導致很多企事業單位的管理層只注重業務發展，而忽視了檔案管理工作。認為檔案管理僅僅需要把檔案收集整理歸檔就可以，所以并沒有必要招聘專業人員進行管理，從而使單位檔案管理工作過于簡單，流于形式，將檔案管理工作局限于信息收集上，導致“依法治檔”的思想意識不足，貫徹力度不到位，從而對法制化的企業檔案管理工作產生一定影響。

1.3檔案管理人員的綜合業務素質還有較大提升空間

部分檔案管理從業人員專業素質偏低是當前檔案管理工作創新發展過程中亟待解決的問題。當前，檔案管理從業人員綜合素質偏低主要是因為：大部分的檔案管理從業者習慣了傳統的檔案管理工作方法，導致短時間內不能適應新型的檔案管理模式，他們又沒有專業的檔案管理水平，對新型檔案管理技術缺乏一定的了解，因此檔案管理人員的綜合業務素質還有待提高。本單位檔案管理工作沒有給予相應的重視，忽略了培訓和監督兩個重要環節，從而導致檔案管理人員專業能力不夠。而且有的企業沒有設置專門的檔案管理人員，而是由其他崗位的工作人員兼職，僅僅局限于檔案收集、存放等基礎工作，導致企業的檔案管理水平偏低。傳統的檔案管理模式下檔案管理工作人員只需完成文件歸檔、資料分類等基礎工作，沒有專業能力的要求，加之部分檔案管理人員年齡偏大，不會使用電腦、掃描儀等辦公設備，從而無法實現檔案的信息化管理。另外，部分領導不重視檔案管理，即使配備了先進的檔案管理軟件和硬件設施，沒有對檔案管理人員進行先進技術的培訓，導致工作人員操作不熟練，工作效率低，造成資源的閑置和浪費;另一方面是由于檔案管理工作人員自身的原因，部分管理工作人員對于學習信息技術的積極性不高，自身沒有提高業務素質的意識，認為只要做好檔案存儲和整理分類就可以，無法認識到檔案管理工作的重要性和必要性，也就相對缺乏進行自我學習創新、自我提升的積極性，從而導致部分檔案管理工作人員無法勝任新時代信息化背景下的檔案管理工作，無法發揮信息化檔案管理系統平臺的優勢，也是檔案管理人員素質不高的另一方面原因。

2信息化背景下檔案管理工作的創新思考方向

2.1思想上要給予足夠的重視

企業單位管理層應當充分重視檔案管理的信息化建設，充分認識到新形勢下檔案管理工作創新的必要性。要在單位內部積極宣傳和普及檔案管理在企業發展過程中的積極推動作用，轉變唯經濟效益是圖的思想觀念。單位內部要形成建設檔案管理信息化系統平臺的創新環境，從思想上做到人人重視檔案管理工作。企業管理人員要高度重視檔案管理工作，將其列入企業內部管理考核標準，制定檔案管理制度，明確獎罰措施，提高檔案管理工作的地位，如此才能引起大家的重視，提高檔案管理質量，加快信息化檔案管理建設進程，適應新時代信息化發展需求。

2.2結合本單位實際情況建章立制促進依法治檔

2015年黨的十八屆四中全會審議通過了《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，將依法治國提升到國家戰略層面。完善地方性檔案法規體系建設以及完備的檔案法律規范體系是檔案依法行政的保障。“依法治檔”是解決癥結問題的關鍵議題。各地檔案行政管理部門要根據《國家檔案法規體系方案》的規劃，結合企事業單位的工作需要，研究立法的必要性，突出重點，不僅要做到依法治檔，還要不斷強化員工依法建檔和管檔的意識，使檔案管理做到有法可依、有法必依。在如今法制化建設的管理背景下，企事業單位要從實際出發，根據自身的發展和管理需求，制定檔案管理方面相關的規章制度，并安排分管領導一手抓，切實做好檔案管理工作，出現問題按照“誰管理誰負責”的檔案管理標準進行處罰。而要使企事業單位的檔案管理更加規范、標準，就要以《檔案法》為中心標準進行本單位的檔案管理，從而做到有章可循、有法可依，依法治檔是一個漫長且要長期堅持的過程。由于不同的單位檔案管理工作需求不一樣，這就需要企事業單位根據自身發展需要，制定出適合企業發展需求的信息化檔案管理體系。

2.3積極構建完善的檔案信息化管理系統

信息化時代，企業單位要想不斷提升自身的檔案管理水平，必須要依托完善且先進的檔案信息化管理系統平臺（如圖1檔案信息化管理系統）。因此單位要成立建設信息化系統平臺的專用資金，隨著時代的發展和社會工作效率的進步加大資金的投入量以及相關硬件設施和軟件系統的更新力度，專用資金要全部運用到檔案管理平臺建設，禁止挪作他用，一旦發現必須做到嚴肅處理，絕不姑息。實時更新、維護信息化檔案管理系統平臺運行所需要的硬件設施和管理軟件，確保檔案管理系統的先進性，適應信息化檔案管理發展要求。根據業務需要不斷完善信息化系統功能，還要定期對系統平臺進行升級，確保檔案管理系統功能夠正常使用，當添加新的檔案管理業務時，及時進行系統功能完善，才能順應時代發展，為企業管理做好服務。當工作人員調用企業發展檔案或歷史建設項目檔案資料時，就可以運用信息化系統精準無誤地找到檔案的具體位置和詳細的內容信息，這樣就有利于縮短檔案查找時間，提高了工作效率、相應減少了檔案管理人員的工作量。

2.4不斷增強檔案管理人員的整體業務素質水平

信息化背景下，若要進一步提高企業檔案管理水平，發揮檔案的使用價值，需不斷增強檔案管理人員的整體業務素質水平，而要實現信息化檔案管理，還需要學習新的檔案管理技術，從而適應企業發展需求。檔案管理從業人員的專業素質和業務水平高低是影響企業檔案管理工作質量的關鍵因素之一。因此，在實際工作中，要想提高企業檔案管理工作水平，要讓檔案管理人員轉變思想，變被動為主動，主動學習新知識、新技術，不斷提升自身的專業水平。檔案管理工作人員還要改變傳統的檔案管理模式，創新思維，運用新型檔案管理技術和平臺，不斷提高檔案管理質量，充分發揮檔案的價值，為企業發展決策部署提供數據輔助。檔案管理人員不僅要強化理論知識學習，還要注重實踐，了解和掌握新的檔案管理信息化技術，增強實際操作能力，做到學以致用。其次，企事業單位應定期組織檔案管理人員培訓學習，聘請專家對當前新型檔案管理工作進行系統的講解，進行現場交流、學習，使檔案管理人員能及時發現自己的不足，及時彌補。最后，還要提高新職工的入職門檻，招聘專業的檔案管理人員，從而成立一支專業的檔案管理隊伍，不斷提升檔案管理水平。

3結語

在信息化背景下，創新是各行各業發展的主旋律，是時代的要求。檔案管理發展的動力源自于創新。創新管理模式是大時代下不可避免的趨勢，要學會用科學化、立體化、多層次的方法，去迎接信息化背景下檔案管理工作的創新挑戰，多措共舉，全方位提升信息管理的創新服務水平和質量。

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作者簡介：王瑞（1977—），男，漢，本科，檔案館員，研究方向為新時期檔案管理信息化。