大數據在學校圖書館檔案管理中的應用研究

◆摘? 要：在大數據時代，要做好學校圖書館檔案管理工作，需引進更為先進的系統與設備，才能對傳統的檔案管理手段進行更新，強化對檔案內容進行數字化的建設與安全管理，提升當前對圖書館檔案管理內容的水平及答案應用效果，從而更好的為學校讀者提供服務。本文將對大數據在學校圖書館檔案管理中的重要性加以論述，針對現有圖書檔案管理中存在的問題進行分析，從而提供有效的管理方案，為檔案管理工作提供動力，僅供參考。

◆關鍵詞：大數據;學校圖書館;檔案管理

在學校圖書檔案管理活動中，傳統的檔案管理工作中僅是對檔案內容進行有效保管。隨著信息技術的快速發展，學校圖書館檔案管理工作也將從紙媒走向數字化，運用專業的設備與軟件將紙質檔案資源進行內容的管理，錄入相應的數字化信息，并針對原始數據進行內容的存儲、甚至可以針對類別進行分類與歸檔，但由于檔案管理剛剛步入數字化，剛開這項工作會有極為復雜的一面，所以，在管理工作中會存在很多問題，針對相應的問題進行分析，提供有效的解決方案，才能提升檔案管理高效化的開展。

一、大數據背景下學校進行圖書館檔案管理重要性

在大數據背景的影響下，學校圖書館檔案管理工作有著更多的優勢，其內容體現在如下幾個方面：

首先，通過大數據可以強化對圖書檔案管理的效率，傳統的檔案管理工作多是對紙質內容進行檔案的管理與存儲，但學校在漫長的發展過程中，檔案資料會越來越多，不僅為后期檢索帶去負擔，也會由于檔案存儲時間較長，需要定期安排相關的管理人員對其進行保管與清潔工作，這樣的管理方案，在一定程度上增加了工作人員的負擔。但大數據信息技術的介入，可以有效緩解這一問題，既可以為檔案提供更為多元化的存儲空間，還可以對相應的資源內容進行查詢與調配，提升檔案管理效率。

其次，針對大數據在學校圖書館檔案管理工作的內容，可以對高校人才培養提供更為專業化的需求。在此狀態下可以高校可以培養出適用于該工作需求的人才，通過強化人才對于檔案內容收集整理的方法，還需要強化有關人才對于信息技術的掌控，這樣在實際工作中通過兩者相結合，提升人才自身的綜合素質，為社會輸送更多復合型的人才，更為檔案管理工作效率提升奠定基礎。

二、圖書館檔案管理中應用大數據技術的優勢

（一）大數據技術可以滿足圖書館檔案管理的基本發展要求

在大數據信息技術的影響下，圖書檔案管理內容呈現的更為全面化，并在此過程中通過熟練操作及應用信息技術，可以快速解決檔案管理中的各項問題，避免因數據內容的缺失而影響到整體檔案管理工作的效率。所以，通過信息數據可以提升學校圖書館檔案管理工作效率。學校圖書檔案管理工作在漫長的發展階段，已從傳統紙質檔案內容向著數字化的方向演變，并在大數據信息技術的影響下，檔案工作需要通過數字信息與云計算等技術滿足后續工作的開展，而利用大數據信息技術可以滿足圖書館檔案管理工作的需求，這是因為在知識經濟發展時代，將檔案內容轉換為知識資源，可以強化圖書館檔案管理工作的主要內容，并基于大數據信息技術提升檔案轉化效果，這在圖書館檔案管理工作中有著更高的價值。

（二）與圖書館檔案儲存信息化要求相一致

大數據時代的來臨，會使圖書館檔案存儲量不斷增加，除了檔案存儲量的增加，圖書館檔案的信息化程度也會變得為復雜，這一內容的變化，為圖書館檔案管理工作人員提供了機遇與挑戰。通過大數據信息技術，可以創建更為規范化的云端電子數據庫，該類數據庫可以對不同類別的檔案內容進行整合與存儲，并在整理過程中探究圖書館檔案中所蘊含的各項信息，將圖書館檔案的多元化價值凸顯出來，從而提升對圖書館檔案的應用價值，降低圖書館在檔案管理過程中對于人力、物力、財力的消耗，從而降低圖書館在檔案管理工作中的成本輸出。

（三）大數據和檔案管理之間的聯系性

在社會經濟快速發展的狀態下，無論是企業還是學校，其發展效率都有著明顯的提升，隨之而來的是信息內容的增加，這一變化為圖書館檔案管理工作，帶去了難度，所以要做好圖書管檔案管理工作，不僅要做好紙質內容的檔案管理，還應做好有關圖文、視頻等內容的檔案管理，這一內容的變化也使學校圖書館檔案管理工作向著多元化的方向邁進，也為工作人員帶去了嚴峻的挑戰。針對檔案管理工作數量的增加，要通過有效的管理方案，對現有的學習內容進行彌補，通過大數據信息技術，可以對數據內容進行不同類別的劃分：

首先，是對數據內容進行相應的分析與整合，通過大數據信息技術將該技術應用到圖書館檔案管理內容之中，可以對各項數據內容進行整合，并以集中處理的方式對其內容進行管理，從而降低圖書館成本的支出。

其次，是對數據內容進行處理，在大數據信息技術的影響下，可以對圖書館紙質檔案內容進行數字化內容的轉換，形成電子檔案，并對該檔案內容進行高效化的管理與應用。

最后，是對數據內容進行存儲，基于大數據時代，其信息內容以海量化的方式呈現，利用大數據信息技術可以對海量信息資源進行高效的整合與分析，并將有用的資源內容進行壓縮，上傳到云端，為后續圖書館檔案管理工作提供更多的存儲空間。

通過上述內容的處理與應用，可以大幅度提升圖書館檔案管理工作效率。

三、學校圖書館檔案管理現狀

高校圖書館檔案管理工作內容主要是針對現有的檔案內容進行有效化的存儲與管理，同時，要將檔案管理工作向著數字化的方向進行過度，率先考慮的是圖書館各類檔案內容的價值，并針對其價值對紙質內容進行歸檔，便于后續對檔案內容的查閱及管理。在大數據背景下，學校圖書館檔案管理工作應客觀的對數據內容進行收集，才能確保整體檔案存儲工作變得更為客觀與真實，然而在實際管理過程中，會出現如下問題：

（一）輕采集重歸檔

圖書館檔案管理多是通過采集的方式，對已形成理論性的檔案內容進行整理。在采集過程中出現的問題則則較少提及。學校圖書館的檔案可劃分為人事、業務、聲像、黨政、財務、設備等類別。檔案的分類方法也會影響到數字化采集工作，從而使檔案采集工作出現輕采集重歸檔的問題。特別是在大數據背景下，針檔案采集的方式并不唯一，可以通過多種方式對其進行采集，而采集的結果會為不同領域帶去不同的參考價值。如，圖書館開展的培訓計劃與圖書館的招募工作，兩者存在一致性，擔由于圖書館的業務檔案與人事檔案從屬于不同的領域，所以圖書館在培開展培訓計劃前，會準備較為詳實的備案，這些內容都會留有存檔，而圖書館中招聘的細則，每年都會產生變化，但其內容并沒有留存，從而為后續檔案管理工作帶去負面影響。

（二）管理模式單一

學校圖書館檔案工管理工作，更應重視檔案所帶來的價值，通過下發文件，組織相應的活動，對檔案內容進行數據采集工作。整體的內容采集多以單線程的方式返回被考察與利用，有關檔案管理工作多是將其重點放置在對檔案內容的考察與保存上，而從事該工作的人員多為圖書館檔案管理的兼職人員，并沒有設置專職管理人員對其進行管控。即使學校圖書館在檔案管理內容實現了數字化，也僅僅是對紙質內容進行電子歸檔及加密保存，不同級別的工作人員可以對檔案內容進行查閱，但其整體的內容設置與管理還處于初級階段，其管理模式較為單一化。

（三）缺乏先進的管理理念

圖書館檔案管理工作內容的開展缺乏有效的管理機制，過多的將工作的重點放置在檔案內容的收集與整理過程中，忽略了事前的準備工作，在學校圖書館檔案工作中還存在人工干擾的方式。這樣的管理理念不僅浪費大量的人力、物力，并在一定程度上影響圖書館檔案管理工作的可持續化發展。

四、大數據在學校圖書館檔案管理中的應用策略

（一）建設數字化檔案

在對學校圖書館檔案管理工作中，要降低對資源的消耗，才能降低在單位時間內的成本支出。所以，開展圖書檔案管理工作中要做好紙質檔案數字化錄入的區分工作，才能提升數字歸檔的效率，并使該項目建設突破傳統的限制，以集中化的方式對資源進行高效的利用。在該工作進行過程中，除了要對價值較高的檔案內容進行歸檔外，還應將紙質檔案轉化為數字化檔案，并實現對有關檔案內容進行統一化管理的工作，規范整體的內容存儲，從而緩解工作人員的壓力。對有關檔案內容進行數字歸檔后，不僅能提升整體對檔案內容的查閱效率，還能對現有的檔案管理內容進行統一的管控，提升操作效率。在管理過程中，應強化數字歸檔與其他技術方面的關聯性，甚至可以將管理系統內容與公眾號相關聯，延伸圖書館檔案管理服務的領域，促進該工作更好的開展。

（二）創建云端儲存

要做好大數據在學校圖書館檔案管理中的云端存儲工作，當整體的存儲空間受限時，通過數據信息可以改進這一方面的問題，通過創建云存儲為檔案工作開展提供基礎。利用云存儲將不同的數據內容存儲到檔案系統之中，這樣既能保證檔案的完整性，還能滿足于不同用戶對于檔案內容提出的需求。在云存儲模式中，可適當強化云端檔案管理方面的硬件存儲設備，拓展整體的信息存儲空間，并將配套的軟件應用在檔案管理方面，從而實現對檔案內容進行存儲與查閱、處理與歸檔的目的。整體的存儲內容不僅僅限于文字內容，還可以對處理后的圖文內容與視頻內容相結合，延伸現有的檔案存儲領域。最后，通過云存儲管理平臺的方式，對相應的檔案管理內容進行系統化的連接，實現雙重存儲的目的，保障檔案內容的完整度。

（三）提高數據檢索效果

通過信息技術可以為不同的用戶提供更好的查閱服務。相對而言，傳統的紙質檔案管理工作在這一方面做的不太好，導致整體查閱時間過長。所以，在大數據時代，可以對答案內容進行數據檢索，可以快速在諸多的檔案中尋找到適用于自身需求的內容。通過大數據可以對相關的檔案存儲內容進行各類信息的劃分，用戶僅需要搜索相應的關鍵詞即可滿足不同需求的檢索，從而提升對檔案內容檢索的效率。同時，大數據信息技術還可以通過圖表的形式對現有的內容進行可視化展示，明確信息在未來發展的趨勢，并以特殊化的處理方式創建不同數據分析預測模型，為后續的檢索工作帶去便利。

（四）挖掘檔案用戶的信息數據和服務資源

做好當前的大數據信息處理工作，為圖書檔案管理工作創建更為規范性的數據存儲平臺，完成對數據內容的采集與處理，全面處理用戶的需求，快速搜索到用戶尋求的檔案，從而滿足用戶需求。大數據在圖書館檔案管理工作中，要做好智能化與個性化的服務工作，特別是在檢索服務中，要根據資源進行定制化服務，甚至針對用戶的需求提供信息決策服務，為用戶提供更為精準的檔案資源，加深用戶的體驗。

五、結語

綜上所述，要做好大數據背景下學校圖書館檔案管理工作，其開展的難度非常大，學校應對該工作加以重視，不斷掌握大數據信息技術，強化對各類檔案管理的能力，不斷健全現有的數據檔案管理體系，完善制度內容的搭建，充分體現出大數據在學校圖書館檔案管理工作中的應用價值。

參考文獻

[1]趙文彬.高校圖書館檔案管理的優化路徑[J].檔案管理，2021（04）：124-125.

[2]韓佳杰.基于大數據的高校圖書館檔案管理建議[J].中國新通信，2021，23（12）：69-70.

[3]張貴州.大數據在高校圖書館檔案管理中的應用探討[J].黑龍江檔案，2021（03）：288-289.

[4]徐冰.大數據環境下高校圖書館檔案管理的優化策略[J].出版廣角，2021（05）：77-79.

[5]張雪.淺析大數據背景下高校圖書館檔案管理策略研究[J].山西青年，2021（05）：113-114.

[6]張雪芳.高校圖書館檔案優化管理新思路探討[J].蘭臺內外，2020（35）：10-12.

[7]郝紅梅.大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略思考[J].營銷界，2020（37）：48-49.

[8]周愛芳.對高校圖書館檔案管理模式的思考[J].辦公室業務，2019（05）：169+176.

作者簡介

李向宇（1973.12—），女，湖南株洲人，漢族，本科，湖南省農科院子校，研究方向：圖書館圖書檔案。