跨職能流程圖在建設工程項目前期的應用與研究

王旭

（故宮博物院基建處，北京 100009）

1 引言

工作任務分工表主要明確哪項任務由哪個工作部門（機構）負責主辦，由哪些工作部門（或個人）配合或參與；工作流程圖是用圖的形式反映一個組織系統中各項工作之間的邏輯關系，它可用來描述工作流程組織[1]。跨職能流程圖作為一種管理工具，顯示進程中各步驟之間的關系以及執行它們的機構部門，可以看作是工作任務分工表和工作流程圖二者的結合。

工作流程圖主要強調前后工作程序之間的關系，工作程序之間一環扣一環，先后順序明確。而跨職能流程圖比起工作流程圖的優點在于它列明了工作機構，直觀地反映了各個機構部門的工作往來關系，使工作節點更加明確，以利于節點控制。對于前期工作而言，前期報建手續紛繁復雜，因此，最重要的是解決“找誰辦”的問題，使責任分工明確。以當前手續辦理部門作為工作對象，以當前部門所出成果作為工作目標，可以更好地把握工作的重點。因此，采用“跨職能流程圖”有利于工作的有效溝通、開展和重點把控。

2 跨職能流程圖的構建目的

除建設單位外，還有很多參建單位需要在項目前期的不同階段提供相關材料，有的政府審批部門需要在工程項目前期的不同階段對相關手續進行審批，借助構建“跨職能流程圖”，建設單位可以完整地了解某一單位所承擔的所有工作任務，以利于工作的統籌開展。跨職能流程圖充分、詳細地反映了工程項目前期工作程序之間的關系，能更有針對性地與辦理部門進行溝通，以利于指導前期程序的推進；“跨職能流程圖”使項目管理者的階段性目標明確，避免再次查找辦理程序帶來的煩瑣。

3 跨職能流程圖的改進思路與方法

3.1 跨職能流程圖的改進思路

改進思路1：一般情況下“,跨職能流程圖”只在橫向設置“執行單位”表頭，具有縱向篩選作用，可以篩選某一執行單位的所有工作程序。一方面，考慮到精細化管理，工作程序應該細化到具體某一相關材料的編制、取得、提供；另一方面，“跨職能流程圖”應具備橫向篩選作用，即應反映某一階段的基本建設程序需要經過的所有部門機構及相關具體材料，避免因某一具體手續的缺失影響整體進程，以利于統籌考慮。所以，將“跨職能流程圖”縱向也設置表頭，列明階段性工作項目（如項目建議書階段、可行性研究階段等），在表格內再詳細列明需要準備的具體材料（更加具有可操作性）。縱向表頭應按最先涉及的工作步驟由上至下依次進行排列。

改進思路2：一般情況下，“跨職能流程圖”的工作程序只列明較大的工作節點，節點之間用實箭線相連。“改進思路1”提到“工作程序應該細化到具體某一相關材料”，所以，各個節點之間的制約關系會更加復雜，實箭線顯然難以滿足細化控制的要求，參照時標網絡圖中虛箭線。虛箭線是實際工作中并不存在的一項虛設工作,它本身既不占用時間，也不消耗資源，但是，虛設工作的主要作用是解決工作間的邏輯連接關系，在邏輯上，必須完成前面工序后才能開始后面的某一道工序。可將階段性工作項目的成果作為下一階段的具體材料之一，用虛箭線表示成果的利用關系和手續間的制約關系。這樣表示的好處在于，雖然材料手續都從建設單位一方準備，但實質取決于參建單位提供材料手續的節點，以及行政審批部門出具審批結果的節點，用虛箭線表示便于追溯和細化控制。

改進思路3：在“跨職能流程圖”中添加備注信息,讓規范性文件、部門規章指導實踐，應明確兩個事情，一是辦事的依據，二是辦事的方法（需要準備什么材料）。

3.2 跨職能流程圖的改進方法

根據“改進思路1”的要求，登陸各個職能部門的官方網站，辦事指南等專欄，對具體材料相關信息進行獲取和收集。要注意，一定是從政府部門的官方網站獲取信息，這樣才能保證所準備資料的準確性，避免材料準備錯誤而進行的返工，以及影響辦事的時間進程及效率。

根據“改進思路2”的要求，在登陸各個職能部門的官方網站及結合工程管理者自身經驗的基礎上，細化相關材料手續，應在厘清各個執行單位所提供材料的制約關系的基礎上，繪制虛箭線并著重校核材料手續間的制約關系。

根據“改進思路3”的要求，在縱向表頭后添加一欄備注信息。通過對部門規章、辦事指南、規范性文件的查找，一是明確辦事依據，使辦事行為有據可循；二是通過查找相關文件要求，查找辦事方法，明確辦事程序和細則，查明辦事所需要的材料，進行精細化流程管理，使行動和思路更加明確。

4 跨職能流程圖的制作及舉例

該實例采用“Microsoft office visio 軟件”進行跨職能流程圖的制作，采用模塊化添加方式，便于工作流程、職能部門的增加和修改，由于操作較簡易，操作方法不再贅述。結合北京市在項目前期的兩個階段辦理流程來說明跨職能流程圖具體內容的制作和查找方式，詳見圖1。

圖1 建設項目前期跨職能流程圖（部分）

4.1 制作跨職能流程圖表頭

橫向表頭代表職能單位,制作時須注意盡量把項目前期手續上下聯系緊密的單位挨在一起,這樣使得連接箭線縮短,也不至于跨越多個無關單位,免去使用者橫向尋找路徑較長所帶來的疲勞和不適；縱向表頭代表工作階段任務，也應將連接最緊密的工作挨在一起，這樣不但會讓使用者減少上下尋找相關材料的麻煩，也能較好地體現基本建設程序的先后關系。綜上，橫、縱向表頭制作都應遵從連接箭線最短的原則。

4.2 備注信息及獲取

登錄北京市規劃和自然資源委官方網站或某地政府辦事大廳官方網站,查找“辦事指南—建設項目備案登記通知書”，在“設定依據”一欄查找依據，列入備注信息欄。辦事依據為《北京市建設工程質量條例》第二十七條第二款等。

查找“辦事指南—建設工程規劃許可證”，在“設定依據”一欄查找相關辦事依據，并列入備注信息欄。辦事依據為《中華人民共和國城鄉規劃法》第四十條、第四十四條，《北京市城鄉規劃條例》第三十八條、第三十九條，將查找結果列入備注信息。

4.3 具體材料相關信息的獲取

登陸某市規劃和自然資源委官方網站或政府辦事大廳官方網站，查找“辦事指南—建設項目備案登記通知書”，在“申請材料”一欄查找所需相關材料（相關材料可進一步咨詢地方辦事大廳相關窗口），需要的材料有：建設項目登記備案通知書申報表（官方網站下載）、主管部門本年度申報建設項目登記備案的函、“多規合一”協同平臺協同意見、建設單位主管部門立項文件。

查找辦事指南“辦事指南—建設工程規劃許可證”，在“申請材料”一欄查出申請所需相關材料。經查詢，需要的材料有：建設項目辦理申請表（官方網站下載）、委托代理人身份證、具有資質設計單位出具的設計圖紙、另附相同總平面圖、投資主管部門的可研批復或項目核準文件、建設項目備案登記通知書。

4.4 箭線的繪制

在同一工作任務中各流程用實箭線連接，在完成工作流程取得工作成果后，一般情況下，成果材料需要返給建設單位，成果材料作為下一工作任務的前置條件材料，由于既不占用時間，也不消耗資源，但必須完成前面工作后才能開始后面的工作，所以該過程用虛箭線加以連接表示。其他工作需要消耗時間和具體辦理，應用實箭線加以連接。

5 注意事項及進一步設想

要注意“跨職能流程圖”的及時補充、更新、修改，一方面，要求“跨職能流程圖”的制作者要熟悉基本建設程序，做到及時添加補漏，使能平行進行的工作盡量同步；另一方面，由于法律法規、部門規章、政策的不斷更新，要注意及時完善和修改、補充備注信息中的辦事依據文件，要及時添加、修改流程中所需要的辦事材料，要做到及時學習相關文件政策，或與相關部門做好政策更新后的傳達、溝通工作，避免流程圖更新不及時影響辦事效率。例如，北京市于2018 年新出臺了《關于全面推行施工圖多審合一改革的實施意見（市規劃國土發〔2018〕83 號）》[2]，推行施工圖多審合一改革，將消防審查和人防審查合并，由綜合審查機構對建設工程涉及公共利益和公眾安全等方面內容進行整體安全性審查，市公安局不再受理消防設計審核和備案抽查，人防工程施工圖審查機構不再承擔審圖工作。較該政策出臺前，申報部門和辦事流程都進行了改變，所以，要求制作者根據相關政策及時修改跨職能流程圖。

進一步的改進設想：受“甘特圖”和“時標網絡圖”啟發，在縱向表頭的工作任務欄處增加時標，更有利于時間要素的讀取以及進度的控制。

6 結語

以上是跨職能流程圖在建設工程項目前期的研究與應用。建設項目前期的手續復雜，各個手續之間相互制約，作為建設單位應采取合適的管理工具進行精細化管理，以達到加快前期手續辦理速度，提高項目前期管理質量的目的。跨職能流程圖作為一種進程管理工具有良好的直觀性和邏輯性，有待管理者對它的應用進行進一步的研究。