優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平的路徑探索

趙慧敏

人事檔案管理的概念

人事檔案涉及內容較多，既包括事業單位在職人員的基本家庭信息、學習履歷、工作績效考核和職務任免升遷等多方面信息的原始記錄，還記錄了工作人員的職業道德、專業品質、興趣愛好以及個人能力等信息。通常情況下，人事檔案是事業單位對工作人員進行人事調動、獎懲處罰以及升值選拔等活動的重要依據。人事檔案管理是事業單位人事管理工作的重點，通過將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計以及提供利用，維護人事檔案材料完整，保守人事檔案機密，便于人事檔案材料使用，能夠為事業單位的人才選拔提供重要的數據支撐，同時也可以為事業單位的綜合建設創造出更多社會效益。

人事檔案管理的特點

人事檔案是一個人自傳的縮影，其包括一個人從求學到就業全過程的經歷以及獎懲情況，因此人事檔案管理具有現實性。隨著事業單位擴招以及人員的增加，人事檔案管理只有保證真實性和時效性，及時根據工作人員的詳細信息進行檔案內容的補充和更新，并按照人事檔案管理的標準化和規范化進行統一管理和編制，才能保證事業單位人力資源的合理配置。同時，人事檔案管理具有保密性，檔案管理人員必須簽署保密協議，才能保證人事檔案的安全性。

人事檔案管理措施提升的基本情況

事業單位正處于深化改革、管理轉型的關鍵時期。隨著知識經濟時代的到來，人事檔案管理工作也在積極進行改善和優化，以通過合理科學的措施解決當前事業單位人事檔案管理的弊端。另外，事業單位重視對人事檔案管理人員職業素養和專業水平的培養，使其掌握先進的信息化操作技術和檔案管理理念，可以促進人事檔案管理工作的發展。

人事檔案管理措施提升人事工作服務水平的成效

人事檔案管理人員更加重視人事檔案的真實性和時效性，能夠及時針對個人的實際情況進行檔案內容補充，同時隨著信息化技術的引進和推廣使用，人事檔案管理工作已朝著智能化、信息化方向發展，實現了檔案信息的自動分類和查找，提高了人事檔案管理人員的工作效率。人事檔案管理工作通過高效利用信息技術的互聯互通功能，通過科學設置檔案提取權限等方式，實現了跨地域利用人事檔案，有效提升了人事工作服務水平。

人事檔案管理制度不夠合理

目前事業單位的人事檔案管理制度不夠合理，缺乏完整健全的管理制度，使得人事檔案管理人員在實際檔案管理過程中，無法與各職能部門進行高效的溝通和協調，就會導致人事檔案的時效性和真實性無法得到有效保障。事業單位人事檔案管理工作較為繁雜，尤其是近年來人事檔案數量的增多，都對人事檔案管理人員的專業水平提出了較高要求。但人事檔案管理制度建設尚不完善，人事檔案管理人員的職業素養有待提高，其無法嚴格規范和約束自身行為，極易出現檔案信息泄露等重大事件，這不僅會造成經濟損失，還會影響事業單位發展。

人事檔案管理措施水平有待提高

事業單位人事檔案管理工作的重要性日益凸顯，但基礎的配套設施建設尚不完善，其嚴重影響了人事檔案管理工作質量。人事檔案管理的數據資源庫相對簡單，缺少數據分級加密等系統建設，不僅使得人事檔案管理措施水平有待提高，還會由于信息化建設不完善以及具體人員檔案信息登記的格式不同，缺乏完備的標準化規定，而影響人事檔案管理效率和職能優勢的發揮。

人事檔案管理體系不健全

人事檔案管理工作受市場經濟發展以及信息化進程不斷深化的沖擊明顯。當前事業單位的人事檔案管理體系不健全，已無法高效適應事業單位的發展需求，就會阻礙人事檔案管理工作的良好發展態勢。人事檔案管理工作涉及多項內容，缺乏健全的管理體系勢必會造成人事檔案日常管理混亂，尤其是人事檔案管理人員不能清晰了解自身的崗位職責，外加缺乏必要的獎懲機制，既不能嚴格約束管理人員工作行為，無法切實保證人事檔案實效性和安全性，還會影響人事檔案社會價值的有效發揮，存在人事檔案查找困難、提取麻煩等情況。

人事檔案管理措施提升不到位

在信息化時代背景下，部分人事檔案管理工作雖然已開始朝著信息化、系統化方向發展，但受經濟成本、人員素質等因素影響，很多事業單位無法及時根據科學技術的快速發展，定期優化和更新完善自身的人事檔案管理信息系統，存在半信息化、半手工記錄的方式，使得人事檔案管理措施提升不到位，無法全面發揮信息化技術在人事檔案管理中的價值優勢。

加強人事檔案管理制度建設

事業單位要正確認識人事檔案管理對保證自身資源合理配置等方面的價值優勢，并通過借鑒國內外先進、成功的人事檔案管理制度經驗來制定可操作性強的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理人員在日常人事檔案管理過程中，能夠真正做到有制度可遵循。在人事檔案制度管理建設過程中，事業單位要采用精細化的管理模式和適當的獎懲機制，以保證人事檔案管理人員能夠清晰自身的崗位職責和權限，使其高效約束和規范自身工作行為，并加大對違反規章制度人員的處罰力度。

加強人事檔案管理能力，提高人力資源培訓

事業單位在完善人事檔案管理制度的同時，要提高人力資源培訓力度，加強人事檔案管理能力，以構建高質量的人事檔案管理團隊，從而增強人事檔案管理工作效率。人事檔案管理部門要提高自身的準入門檻和薪資待遇，以吸引更多高素質的優秀人才參與其中，從而為人事檔案管理工作引入新鮮血液和創新思維；高效發揮老員工的帶頭引領作用，使其以嚴謹的工作態度和工作作風積極影響新入職人員的工作積極性。

優化人事檔案管理機制

事業單位要結合自身人事檔案管理的實際，合理優化和完善人事檔案管理工作流程和規范，確保崗位分工清晰，責任落實到個人，從而保證人事檔案管理工作能夠有序開展。明確規定人事檔案資料的存檔要求，建立規范化標準，包括采用信息化技術時的檔案錄入流程、借閱流程、歸還流程等全方位內容，以實現人事檔案資料共享，有效轉變傳統各方資料信息不對稱現象。

完善人事檔案管理和信息管理系統

事業單位要充分吸收行業內外優秀的人事檔案管理經驗，在人事檔案管理過程中高效引進信息化技術，根據電子檔案全生命周期完善人事檔案信息管理系統建設，從而更加充分、細致、全面、深入地進行人事檔案管理工作，實現一體化、智能化管理，以全面提升人事工作服務水平。（圖1）

隨著我國事業單位行政體制改革的不斷深入，為進一步提升人事工作服務水平，事業單位管理人員要正確認識人事檔案管理制度優化的重要性，以通過加強人事檔案管理制度建設，優化人事檔案管理機制，全面提高人事檔案管理能力，保證人事檔案管理工作質量。同時，積極完善人事檔案管理和信息管理系統，并定期開展人力資源培訓，確保人事檔案管理人員能夠熟練掌握先進的檔案管理理念和操作技術，在保證人事檔案質量安全的同時，提升人事檔案利用率。

（原平市就業和人才服務中心）

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