新時期高校辦公室工作效率提升路徑探析

文/三江學院 王華

高校辦公室作為學生工作管理以及高校工作運行的組織者與助力者，其地位不言而喻。在新時期，為了促進現代化高校辦公室管理工作的提升和高校資源管理的整合與利用，許多高校辦公室逐漸將工作重點放在了提升自身工作效率上，不斷積極學習優秀的辦公室管理策略，優化辦公室管理辦法，打破傳統辦公室工作模式壁壘，努力落實高校辦公室管理工作。

一、高校辦公室管理工作問題分析

高校辦公室是高校內部信息與外部信息連接并進行交流溝通的窗口，在高校內部起到承上啟下、上傳下達的作用，所以，高校辦公室的工作效率關乎高校的形象。現階段，高校辦公室管理工作效率低下，大致可從以下三個方面進行分析：

（一）辦公室職能定位缺失。新時期，高校辦公室管理工作涉及高校各項管理工作的調度與規劃，與高校未來發展方向有著密不可分的聯系。但是在具體的高校辦公室工作當中，部分高校辦公室管理人員對自身的職能定位有著模糊不清的認知，對于高校辦公室行政管理工作缺乏正確的認識，導致自己最終成為高校師生的“服務生”。除此之外，在具體的工作當中，高校辦公室工作人員以及高校高層領導人員缺乏對辦公室管理工作的重視，導致許多高校教師、輔導員將高校辦公室視為“后勤部門”，一律將瑣碎的雜事交由辦公室處理，導致高校辦公室的真正職能未能得到發揮與體現。

（二）辦公室管理觀念落后。高校辦公室管理工作有著復雜性、瑣碎性和廣泛性的特點。高校辦公室管理工作所涉及的內容十分廣泛，其流程也較為復雜。辦公室的各個職位的職責和工作是不同的，所以日常高校辦公室管理工作運作過程中呈現出龐雜的情況。雖然部分辦公室人員意識到自身的工作意義，但是在具體的管理過程當中，由于高校內事務管理較為繁雜，執行難度較高，并且高校辦公室的辦公制度未能建立或完善，部分職工的工作責任意識較為淡薄，在管理過程當中常常顧此失彼，導致辦公室工作效率低下，不論是從外在或是內在都制約了高校教育質量的提升。

（三）辦公室制度缺乏完善。由于高校辦公室管理人員對自身的職能定位不清晰，所以將自己列為高校的“服務生”角色，在具體的管理工作當中，往往較為被動。除此之外，高校辦公室工作被動的另外一個原因是其未能完善辦公室管理制度，缺乏專業且專項的規范條例，導致高校辦公室管理人員在處理具體的事務時出現權責不分的情況。并且，辦公室內部的管理制度、責任制度和獎懲制度未能健全，導致管理人員在工作當中經常推卸責任，形成辦公室內的“散漫之風”。

二、高校辦公室工作職能定位

為了提升高校教育質量，首先在高校內部要重視高校辦公室管理工作質量，對于如何提升高校辦公室管理工作質量，辦公室工作人員應該對自身職能有清晰的認知，從而激發出工作能動性，保證辦公室工作有序進行。新時期的高校辦公室工作職能，大致可分為以下三部分：

（一）政治管理職能。高校辦公室具有政治管理職能，其具體表現在高校政治制度的落地與執行方面。高校辦公室要積極配合教育等部門各項要求，落實現代化教育政策，要在高校領導的指導下，開展高校內部的校務工作。高校辦公室人員首先要具備良好的政治修養，積極提升自身的政治管理職能，在高校領導以及黨政部門的領導與指示之下，開展高校政治管理工作。

（二）統籌規劃職能。高校辦公室作為高校內部的重要行政管理部門，其工作內容涵蓋了高校的各項運營，其中包括高校的行政運營、教學運營等，在工作當中不僅要對接高校領導人的行政事務，對高校內部的教學活動、科研活動以及競賽活動等需要做到詳盡且科學的安排。基于此，高校辦公室人員要具備良好的統籌規劃能力，對于校內所出現的各項問題，或者高校部門之間所出現的矛盾，要積極處理和協調，避免因為處理不及時而影響工作的順利開展。

（三）行政服務職能?！袄卫伟盐辗兆谥?，做好高校辦公室工作”是新時期高校辦公室的工作宗旨。在新時期，想提高高校辦公室工作效率，全體職工需要正確認識自身的行政服務職能。通過優化和改進辦公室全體職工的服務理念、服務內容，有效提升其服務質量。除此之外，高校辦公室人員應該積極學習新時期的服務理念和方法，為現代化高校師生的教學工作、教學活動提供強大的保障。

三、新時期高校辦公室工作效率提升路徑

（一）增強服務管理意識，創新管理服務理念。新時期，高校在不斷提升自身辦學質量方面，注重內部的教學質量和科研質量。為了助力高校教學質量和科研質量的提升，高校辦公室人員應該增強服務管理意識，積極創新服務理念，積極學習科學的管理理論，建立完善的辦公室管理條例，強化辦公室管理職能，促進自身協調能力和統籌能力得到充分體現與發揮。與此同時，由于高校各個院系之間的聯系需要借助高校辦公室進行協調，高校辦公室人員提升自身的服務管理意識，能夠深入廣大師生的學習與工作當中，做好“上傳下達”等方面的工作。

（二）采用精細化管理服務，提升辦公室管理服務質量。在新時期，各個行業充分運用了現代化科技技術，教育行業也不例外，為了達到提升高校辦公室工作質量的目的，高校辦公室應該結合現代科技，采用精細化管理，提升辦公室管理服務質量。對此，高校辦公室工作人員首先應該對現代科技進行積極學習，然后對于精細化管理服務有正確的認識。精細化管理服務是提高高校辦公室工作效率的前提條件，也是新時期創新辦公室管理模式的重要措施。同時，高校辦公室應該高瞻遠矚，從長遠的角度分析高校發展的方向，確保各項政策條例能夠準確落地。采用精細化的管理模式，堅持以高校為中心，制定科學且合理的實施規則，將精細化管理理念運用在高校政務系統當中，有助于促進高校管理工作正常運轉。

（三）規范管理服務制度，實現標準化服務管理。1.健全辦公室管理制度，規范工作程序。健全辦公室管理制度，規范辦公室管理工作程序是實現新時期背景下標準化辦公室管理工作的保證。標準化的高校辦公室管理制度是保證標準化工作流程的基礎，例如在辦公室文件管理、相關會議組織、高校工會的運作、高校信訪接待工作等方面均能夠得到體現。與此同時，高校辦公室建立健全的管理制度能夠減少因辦公室人員工作疏忽等原因造成的不良影響，并且約束辦公室人員的工作行為，有助于提高高校辦公室的工作水平與管理能力。2.完善辦公室責任制度，提升工作效率。完善高校辦公室責任制度，將辦公室的工作以及工作責任落實到具體的人員身上，是保證工作質量的關鍵。完善辦公室責任制度可以從辦公室人員考核機制、督辦機制、獎懲制度中進行切入，以此提升高校辦公室人員的工作積極性。由于高校辦公室的工作職能對于高校的發展有著特殊性，所以辦公室人員的不同崗位職責需要對接高校各個院系以及各個部門，確保工作職責與工作內容準確落實，從而提高高校辦公室的工作效率。

（四）樹立現代化服務管理意識，創新管理手段。樹立現代化服務管理意識，創新高校辦公室管理手段是實現新時期背景下高校精細化管理的重要內容。高校辦公室工作人員參與到高校精細化管理工作當中，需要人員對精細化管理有著高度的認可，才能將精細化管理進行有效落實。創新高校辦公室管理手段可以從完善辦公室人員的考核登記進行切入，對于人員的工作重點內容進行考核登記，并且對工作效果進行及時登記，從制度方面約束辦公室人員的工作行為，幫助辦公室全體職工樹立現代化服務管理意識。

四、結語

新時期，高校辦公室工作效率的提升已成為高校實現可持續發展的重要環節，基于校領導和黨政機關的重視，高校辦公室全體職工需要積極學習相關政策，認真落實學校的發展策略及措施，積極對現代化管理理念進行優化和學習，發揮職工本身的工作能動性，樹立牢固的精細化管理理念，促進高校辦公室管理目標的實現。