淺談如何做好新形勢下不動產登記檔案管理
——以山東省郯城縣為例

文/郯城縣自然資源開發服務中心 許傳熙 丁海云；郯城縣不動產登記交易中心 周恒嬌 楊雪飛

檔案管理工作是一項基礎工作，隨著經濟快速健康發展，城市化進程不斷加快，棚戶區改造、新農村建設等城鄉一體化進程的推進，使不動產登記檔案利用率逐步提高。不動產登記資料作為不動產權的一項重要性基礎資料，原始檔案非常珍貴，記錄著土地權屬來源和分類變化的全過程，是土地利用規劃、土地權屬管理、土地確權登記和執法監管等自然資源工作的科學依據，與百姓的生活息息相關。業主持有的不動產記錄下來的土地的出讓過程、建造交易過程等信息，就是我們常說的不動產登記檔案。不動產登記檔案具有合法審查、獨一無二、公開公正等特點。不動產登記檔案服務不僅是行政服務，也是社會化服務，在不動產權保障服務社會經濟發展和保護資源的大背景下，不動產登記檔案管理需要工作人員樹立科學的管理觀念，與時俱進，提升檔案管理水平和數字化水平，加大從業人員的研究和投入。不動產登記工作只有轉變傳統觀念，創新服務，努力提升綜合素質，拓寬服務領域，延伸服務范圍，才能做好檔案管理工作，把檔案管理提升到全新水平，全方位開展檔案管理工作，滿足不動產登記需求，高效服務社會經濟發展。

一、郯城縣不動產登記檔案管理和使用情況

近年來，郯城縣自然資源和規劃局認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案管理條例》及市、縣檔案工作有關規定，堅持“依法治檔”的目標要求，配合市、縣檔案執法專項檢查，將檔案工作擺在全局突出位置，堅持全面抓和長遠抓，把加強地籍檔案工作作為服務社會、促進不動產權管理工作全面發展的一個重要方面，逐步完善不動產登記檔案管理基礎設施，著力抓好各項基礎業務檔案、電子化檔案及辦公自動系統建設，積極挖掘各類檔案利用潛力，開展檔案信息咨詢利用有償服務，各類檔案實行綜合管理、分類管理，認真挖潛，順應建設富強民主、和諧秀美新郯城建設的要求，促進不動產登記檔案工作向科學化、規范化、制度化的管理轉變。2006年郯城縣自然資源和規劃局（原國土資源局）申報通過省特級檔案管理以來，率先在全省國土資源系統創建達標省特級，連續13年保持省特級檔案室榮譽稱號，現有14個基層自然資源所全部達到省二級檔案室標準。

2020年以來，郯城縣自然資源和規劃局按照深化 “放管服”改革要求，進一步優化全縣政府服務水平和營商環境，改革創新、狠抓落實，以流程再造、提升服務為切入點，通過“壓、享、提、降、化、引”，實現不動產登記24小時“不打烊”，48項不動產登記業務 “一網通辦”，推動全縣不動產登記工作提速增效再上新臺階。一是壓縮登記環節。在不動產登記檔案服務中主動服務，超前探索便民利企的登記流程，審查方式簡化，審核程序優化，取消了不動產查檔、落宗、預審3個環節，落實“先溝通、速審核、快受理、不壓件”的審批措施，按照“4步走”標準辦事流程，即“申請—受理—審核—發證”。達到“交一次材料、進一次門、一次性辦好”目標要求。在大幅精簡、優化辦事環節的基礎上，不動產登記檔案服務水平極大提升，群眾滿意度逐步增強。二是數據互聯共享。不動產登記涉及稅務、住建、交易等部門，我們探索建立不動產交易、納稅、登記“三位一體”工作模式，建立了“一窗口受理、一平臺辦理、一套材料流轉、一次性告知、一小時辦結”的流程，對不動產登記的房屋交易、地圖測繪、地籍權屬、稅費繳納等檔案信息實行共享互通。在不動產登記檔案資料共享交匯使用的基礎上，推行數據化、信息化，實現網上申請、線上查看、實地核驗、隨時辦理的“一網通辦”模式，不動產登記和檔案使用效率進一步提升、信息化水平不斷改進。三是服務效率更加便捷。無論是檔案查詢還是初始登記，實行逐個環節限時辦理和業務融合辦理，首套房、二手房物權轉移+抵押登記、新建商品房物權預告+抵押權預告登記等項目壓茬進行、合并辦理。全縣不動產初始登記、抵押登記壓縮至1個小時辦結（原來規定是30個工作日），不動產登記更正、查封、異議、注銷等部分業務逐步提升到即時即可辦結，各類檔案的數字化歸檔和整理水平有新提升。四是落實減負降費。郯城縣自然資源和規劃局及不動產登記交易中心嚴格落實國家、省、市、縣關于降低企業稅費、服務實體企業的決策要求，于2019年7月1日起開始執行財政部、國家發展改革委聯合下發的文件（財稅〔2019〕45號），申請變更登記、更正登記的不動產登記費予以免征；辦理不動產登記設計車位、車庫和儲藏室的，或者單獨核發不動產權證書等，不動產登記費由原非住宅類不動產登記費550元/件，減至只收取住宅類不動產登記80元/件，小微企業全部免交登記費，每年為小微企業節約成本90萬元，真正做到為企業排憂解難。五是化解遺留問題。依照“尊章守律、便民利企、還原歷史、分類處置”的原則，減少辦理環節，用最短時間、最少接觸、最簡流程，有效解決企業在辦理不動產登記過程中的“籬笆”。按照“尊重歷史、依法辦理”的原則，在對縣域內6家企業具體問題具體分析的基礎上，積極創新，多方協調，簡化審批手續，減少辦理環節，用最短時間、最少接觸、最簡流程，成功解決了橫在企業辦理不動產登記面前的“攔路虎”。在研究歷史了解現狀的基礎上，集中力量，在0.5個小時的時間內為上述6家存在土地房屋產權歷史遺留問題的民營企業辦理了不動產權首次登記，自然資源和規劃服務“加速度”贏得了贊譽，也為民營小微企業抗擊疫情復工復產注入了動力。六是黨的建設引領。以黨建工作為抓手，成立了不動產黨支部，全面推行“黨建+不動產登記”模式，發揮黨員先鋒模范作用，全力推動不動產登記能力和服務效能雙提升。召開了不動產登記和檔案管理作風問題專項整治工作推進會，持續深入抓行風作風治理，找準隱患點，及早疏堵漏洞。在疫情防控期間，黨員挺身而出，模范履職盡責，奮戰在抗“疫”前沿一線，在服務群眾、疫情防控中發揮黨員先鋒模范作用。

二、不動產登記檔案管理問題和不足

在從分散登記走向統一登記的過程中，我縣不動產登記堅持守正創新，成功解決了不少問題。但因相關法律、法規還不完善，登記操作較為復雜等，在改革試點過程中存在一些不足和需要改進的地方。全國的不動產登記檔案管理制度還不完善，系統的機制和制度有待提升。隨著經濟社會的快速發展，新事物層出不窮，歷史遺留問題五花八門，需要進一步創新解決和進一步提升改進。

（一）登記人員業務水平整體不高。不動產登記信息檔案是展現公信力的基礎工作，在施行登記中，登記工作人員的從業素質是最基礎、最重要的關鍵工作。我國的不動產登記沒有完全專業職業化，沒有登記官從業制度，不動產登記立法層面缺乏相關的法律支持。以郯城為例，我縣不動產登記窗口人員年齡大、人員少、知識面窄等問題較為突出，登記人員相關法律知識缺乏，不動產登記效率不高，在推進不動產登記提速增效過程中較為吃力。需要法律層面完善健全登記官制度，推進不動產登記管理體系規范化、制度化，加強從業人員業務培訓，綜合提升登記人員素質。

（二）新建商品房登記“一次辦好”還沒有實現。省委、省政府加大轉變政府職能和簡政放權的政策要求，要深入推進審批服務便民化，深化“一次辦好”改革，要切實增強企業和群眾的獲得感、幸福感。現實中，群眾需要先到房地產銷售處簽訂合同，再到住房保障服務中心網簽備案后，最后到不動產登記中心（或銀行不動產便民窗口）辦理登記，未能完全做到“一次辦好”，這些主要體現在新建商品房預告、抵押登記、預查封登記方面。只有實現不動產一窗受理，或實行信息共享，才能有效減少群眾跑動次數。

（三）不動產登記檔案存在著賠償風險。現階段，全縣不動產統一登記檔案仍以傳統紙質檔案為主，且分散存于城建、房建、稅務等部門，房屋、土地、林地、宅基地的證書是多個部門整合而形成的不動產證，量大業務多，由原來多個部門集中到一個部門，業務范圍延伸擴展。這些問題集中顯現出錯誤率高、工作效率低、信息貢獻難等問題。同時，還存在一些歷史遺留問題，存在著大量敗訴案件隱患，情況千差萬別，登記賠償風險依然存在。建議參照其他省、市、縣做法，建立完善不動產登記責任險賠償制度，防范、分流和化解不動產登記風險。

（四）不動產登記檔案管理成本高，需要大數據存儲。登記檔案是十分繁瑣的重大工程，要求準確細致，有關部門沒有專門的不動產登記檔案庫房，也還沒有規范的歸口管理，檔案管理部門的監管職責還沒有層層落實，有的只是停留在監督主管部門上。我們認識到檔案的重要作用，能實現物權的有效認定，進而保障不動產登記檔案管理，順利推動房地產市場建設，信息技術的不斷推進，給不動產登記檔案管理帶來嚴峻挑戰，傳統的紙質檔案轉換和保存需要大量的人力和物力，檢索、歸檔、編研等做得遠遠不夠。

三、不動產登記檔案規范化建設的途徑和方法

不動產登記檔案的重要性不言而喻，新形勢下的不動產登記檔案管理工作，應從建立健全長效機制、提升檔案工作者的從業素質、提升檔案信息化水平和優化館藏結構等方面著力，實現不動產登記檔案科學、規范化管理，提升整個行業的服務保障水平。

（一）建立健全不動產登記檔案管理體系。完善不動產登記檔案管理體系，建立不動產登記檔案管理規章制度，是不動產管理的基礎。隨著科學技術的發展和信息化、數據化進程加快，提升不動產登記檔案管理水平，要建立科學的不動產登記檔案管理體系。要建立健全政府部門監管和領導機構，成立以局黨組書記任組長，其他分管領導任副組長的檔案管理機構，明確分管領導，局綜合檔案管理領導小組不定期督導檢查，研究不動產登記檔案工作中的新難點、新堵點，找出工作中的缺點和不足，及時完善提高。配備專職檔案人員5名，有關科室密切配合，做到有人抓、有人管，形成工作的強大合力。及時傳達學習各級加強檔案工作的最新理論成果，做到思想統一、步調一致，抓好不動產登記檔案管理工作。同時，加強局各科室之間配合協調，加強協作，加大監督考核力度，加強對各鄉鎮不動產權管理所檔案工作的監管力度。建立健全不動產登記檔案管理制度，為不動產登記檔案的各項管理提供制度保障，有完善的檔案查閱、備案簽批、移交歸檔等手續，堅持從不動產登記檔案的起點開始，梳理事件、工作的初始階段，全程落實跟蹤，確保全流程、全卷宗，保證不動產登記檔案的時效性，完整性。

（二）提升改進檔案工作者的從業素質。檔案管理和信息化大數據要密切結合起來，要發揮數字優勢和技術優勢，需要檔案從業者更好的專業知識，運用當代科技新成果，更新管理手段，實現不動產登記檔案計算機信息化數據化管理。關鍵是提升檔案專業技能和素質，促進檔案管理工作不斷進步。一是要抓好招才引智，充分吸收專業技術人員和高素質、高學歷人才，專業人才干專業的事情。不動產登記水平的高低，關鍵取決于檔案工作人員，所以，要完善檔案管理隊伍。二是加強學習，提升檔案工作者專業能力。要積極參加省市縣檔案部門和上級自然資源部門舉辦的培訓班，了解國家檔案法律法規體系，充分利用全縣不動產權系統干部職工在線學習的有利時機，加強業務學習，相互交流，提高從業者檔案業務知識和檔案管理能力。三是檔案學新理論、新技術指導和新實踐相結合，適時引進高科技人員，不斷增加投入，從不動產登記檔案的硬件設施基礎出發，購買電腦、網絡硬盤等，應加強交流學習，及時更新辦公設備和庫房，推進檔案信息化的開發和利用。

（三）促進提升不動產登記檔案信息化管理。網絡已深深影響到人們生活的各個方面，隨著互聯網的發展和深度融合，人們越來越習慣于利用網絡來實現所需的服務，現代信息技術為不動產登記檔案管理工作開辟了新領域。一是借鑒智慧郯城的建設經驗，整合不動產登記數據資源，加快推進不動產智慧檔案室建設，對現有紙質檔案進行數字化管理，整合原住建、房建等部門紙質材料，充分依托臨沂“自然資源云”技術框架，建立自然資源檔案管理系統，覆蓋整理、搜集、保管和利用全流程。二是加快不動產登記檔案的數字化進程，及時整理歸檔文件，原文及時掃描，把文字、圖片、規劃、地籍等重要信息整合到不動產登記平臺，實現登記、變更、查詢、利用一體化，加快推進“一次性辦好”電子文檔歸檔等，實現OA系統在線歸檔、保管、利用。三是構建強有力的保障，整合人、財、物，加強不動產登記檔案人員配備、檔案庫房設置、計算機設備采購、不動產登記檔案信息化工作的調整配備，為不動產登記檔案全方位提供人力、財力、物力、技術的支持，積極有效服務社會。

綜上所述，不動產登記是物權形式的有效體現，不動產登記檔案是實現不動產登記的前提和基礎。隨著經濟的快速發展，不動產登記、變更、交易的種類和數量越來越頻繁，人們的物權意識越來越強，維護權益是每個公民的基本權利。新形勢下，做好各類不動產登記檔案管理工作可以為不動產登記的全流程奠定堅實基礎，提供更加便利的服務。我們要及時轉變和更新觀念，更加重視不動產登記檔案管理工作，采取扎實有效的措施解決工作中遇到的各種困難和問題，爭取支持和全社會理解關注，完善有關監管和舉措，促進不動產登記檔案規范化、數字化、程序化管理，維護人們的合法權益，促進經濟社會可持續快速健康發展。