淺談企業檔案信息化建設

文/北京航天控制儀器研究所 高俊榮

隨著信息技術在企業產品設計、生產、制造等活動中的廣泛應用，CAD圖紙、三維模型、試驗數據等電子文件急劇增長。企業辦公自動化、生產智能化不斷提高，使得檔案信息快速地向數字化方向轉移。這些既是機遇也是挑戰，需要加快建設和發展檔案信息管理技術，否則檔案工作與企業發展脫節，勢必影響和制約檔案工作的開展。

一、企業檔案信息化建設目標

企業檔案信息化建設是以企業各部門檔案管理需求為牽引，以數字化檔案業務建設為基礎，通過軟件集成和工作流程再造，建立起覆蓋各部門的統一數字檔案信息管理平臺，提供基于網絡的檔案事務管理、文件管理、信息服務。是與企業信息技術接軌，實現檔案信息化，替代檔案業務中一般性、重復性的操作和質量不易管控的環節，將檔案工作從應急式管理模式向預先風險管控模式轉變。

二、加快檔案信息化建設策略

（一）以嚴格落實檔案管理責任與要求為切入點，帶動關鍵業務信息化。以嚴格落實檔案管理責任與管理要求為切入點，以有效控制、優化流程、降低成本、提高辦公效率為原則，加強檔案工作計劃管理，強化計劃跟蹤、過程控制。根據檔案工作組織管理模式、業務流程、人員安排，在局域網內搭建相同的應用基礎環境，開展檔案工作宏觀計劃和項目作業計劃管理應用，實現檔案工作計劃發布、進度反饋、任務分配等功能，推進檔案業務信息化管理。

（二）以企業產品工程信息化建設為切入點，推動電子文件管理與應用。以企業產品開發設計與生產制造信息化建設為切入點，在產品研發與生產制造兩級開展產品電子文件管理與應用，實現對產品生命周期中文件的質量與可靠性管理水平的整體提升，將產品設計文件及設計過程的管理工作從傳統紙質化手工管理模式轉變為電子流程化管理模式，對產品數據進行有效和全面的電子化管理，實現科研生產過程產生的電子文件全周期管理。

三、迭代發展的檔案信息化建設

（一）系統架構。企業檔案信息化建設在業務架構上由橫向、縱向兩個方面組成。橫向以部門為主，覆蓋企業各門類檔案文件管理；縱向以產品為主，從設計到工藝，從產品研發到生產的文件管理。在應用架構上，包括三個應用層次，分別為產品設計層、生產層、管理層。系統建設以增強管控力度、強化數據分析與預警、為企業戰略決策提供數據支撐的工作思路，將檔案工作中的各項要求及關鍵控制點全部植入系統管理，逐步形成了綜合檔案管理、產品數據管理、現行工作管理三條主線的檔案信息平臺。

（二）系統建設。1.建立綜合檔案管理系統，實現各門類檔案信息管理。把企業各類檔案資源轉化為數字化的檔案信息，改變以往以檔案實物為主的工作狀態。推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。1991年開發使用“綜合檔案管理系統”，用于已歸檔的文書、經營、科研、產品、質量、設備儀器、基建等各門類檔案文件的管理。在平臺建設使用初期，只完成了庫藏檔案的條目式管理。1997年和2015年檔案管理系統換代和升級，不斷將新的工作內容與管控手段內置于各功能模塊中。系統設計實施了預立卷管理、檔案管理、借閱管理等功能模塊。建立以各部門為主體的檔案預立卷管理，各部門兼職檔案員利用部門業務系統，采用數據自動導出導入的方式將文件信息錄入檔案預立卷模塊，檔案員通過系統實時監督、指導文件的分類和完整性，待確認完整后，檔案員負責將文件信息轉入檔案管理模塊。對于已存在的電子原文通過工具批量掛接于系統中，對于只存在紙質實體的文件通過數據化加工，人工干預實現電子化。綜合檔案管理系統實現了各門類檔案電子化管理和利用。2.利用產品數據管理系統，實現現行文件全周期管理。產品設計文件及設計過程管理直接影響產品的設計質量，對其進行有效管理已成為企業的一項關鍵性的業務工作。以企業產品工程信息化建設為切入點，實現產品現行技術文件電子化管理，帶動現行文件基礎資源庫建設。2007年用于科研生產圖文檔管理的“產品數據管理系統”正式運行使用，實現了產品設計文件從生成、審批、流轉的電子文件管理和使用。2016年系統更新換代，在原有功能模塊的基礎上，擴展、擴大系統功能和應用范圍，加強了文件配套、更改、分發等檔案管理控制重點的功能模塊設計。制定縝密的安全管理體系，保證跨組織協同的域間信任，使不同的職能管理部門、不同角色、不同人員分別擁有不同的系統功能和數據操作、訪問權限。系統中設置的產品結構樹實現完整的產品數據管理，圖文檔按照結構樹實現歸類建冊。加強了圖文檔資料的前端和后端管理，前端增加了圖紙使用單位的設置，后端可以按照前端設置好的圖紙的使用單位，自動啟動資料輸出流程，單位內部用戶根據需要可以閱覽或自行打印輸出文件，單位外部的用戶由檔案員負責打印分發。文件變更實行換版管理，保證數據更改的統一性和正確性，解決了產品邊研制、邊定型、邊批產技術狀態更改多帶來的質量管控難度大的問題。3.開發現行工作管理系統，實現檔案業務自動化管理。檔案工作是企業科研生產鏈條中必不可少的組成部分，起到服務保障作用，工作質量如何，直接影響企業各項工作能否順利進行。2014年檔案部門為加強企業科研生產、經營管理各項任務對檔案工作的需求，確保檔案任務及時辦理，以及實現各項業務臺賬的電子化管理，開發了“現行工作管理系統”。以檔案部門業務流程管理為基礎，用于對已歸檔技術文件的提曬、分發、更改、銷毀等事務工作辦理執行情況的管理。系統設置了任務管理、曬印管理、分發管理、銷毀管理等功能模塊。各模塊都是基于工作流程自動化管理，涉及多部門協同辦公，任務協同工作流可定義、可監控、可跟蹤。各部門用戶根據工作需要發起檔案需求，檔案員按照領導審批要求辦理各項任務，用戶可以實時跟蹤每項任務執行情況，遇到問題及時溝通，保障任務處理的及時性。系統自動生成了各項工作的電子臺賬，方便查詢統計以往工作數據，掌握工作狀態?，F行工作管理系統實現檔案業務可視化管理。

四、應用效果

通過開發、迭代升級檔案信息系統，從設計源頭到生產現場，檔案信息化建設逐步覆蓋了檔案業務的各個方面，能有力支撐企業檔案工作管理體系的深化，取得了顯著成效。

（一）涵蓋檔案管理關鍵領域和過程。檔案管理包括文件管理和事務管理。檔案信息化覆蓋現行和檔案工作關鍵環節，對企業內質量體系覆蓋全部過程進行文件控制，且文件在需要的場合和時機均可獲得并適用，即可滿足各部門對文件移動過程、使用過程等方面的需求，也滿足檔案部門及時反映文件使用的要求，從根本上解決了檔案事務管理與文件管理相脫節的狀況。

（二）實現完整的產品文件數據管理。實現以科研生產圖文檔應用為基礎的技術文件電子化管理，從文檔創建、審簽、更改、分發、利用到歸檔的全生命周期管理，過程可控，數據可查。系統可以進行多版本數據管理，解決了現行文件由于批次多、狀態多、更改頻繁等管理煩冗復雜、耗時耗力、極易出錯等工作難題，一些處理彈性大而不易規范的工作流程也變得井然有序，建立、健全、完善了產品技術文件管理的體系、方法、工具與手段。

（三）實現多項目多部門協同管理模式。系統支持多項目多部門協同管理模式，充分協調和分配現有資源，獲取最佳項目實施方案，實現了以信息系統為驅動、以統一電子數據流為載體，在不同部門、崗位和人員間進行流轉，完成文件申請、審批、歸檔以及信息發布的業務協同工作。既保證上下級工作的配合與協調，又解決任務之間的沖突與矛盾。促進了檔案室與各部門、各員工之間的協調工作能力。

（四）基于流程驅控實現職能有形化。檔案業務處理全過程，都納入流程化管理，實現檔案業務處理、業務監控和文件監控一體化。所有項目執行數據可借助工作流程實現在各級部門之間的縱向審批與部門內部的橫向審批，使得組織內各級業務部門在統一軟件平臺上的 “職能有形化”，增加了各部門在計劃執行中的參與感和責任感，確保了任務執行過程中問題的提前發現和及時解決，降低了項目風險。

（五）構建多維度檔案數據統計分析。檔案各項業務數據、流程數據、可總結和歸納的歷史記錄等都有機保存在系統中，隨時可調用、可查找、可交互、可統計、可導出，保障了數據的準確性和時效性。系統實現高效率、高質量的成果管理及分析，可以從項目、部門、個人等多維度、多角度進行數據統計分析，實現從全局到局部、從多項組合到單項數據監控，滿足各類人員不同的數據需求。

五、認識與建議

檔案信息化建設是新時代檔案事業發展的方向，也是檔案創新發展的重要手段，要與企業信息化建設相協調，與發展戰略相一致。檔案信息化的健康和可持續發展，需要做好幾項工作：一是建設體系，完善職能。檔案信息化體系建設不單是檔案部門的事，也是企業共同的事，管理者應給予足夠的重視，在檔案管理硬件和軟件等各方面積極創造條件，否則就會出現短板問題，影響檔案信息化進程。二是以點帶面，逐步完成。檔案信息化工作是一個過程，沒有終點，要結合企業實際需求和資源能力統籌規劃，以重點或難點工作帶動檔案全面發展，將信息技術應用穩步扎實地融入各項檔案業務之中。三是學習改善，不斷創新。持續深入開展檔案信息化能力建設，通過不斷迭代更新、系統集成，使檔案工作與企業各層面形成良性的互動，開創檔案工作新局面，從而提高檔案工作的影響力和服務企業中心工作的能力。