檔案信息化建設的必然趨勢與實現路徑

文/海南省疾病預防控制中心 王靜

檔案信息化建設是在檔案管理部門的統一組織下，將現代信息技術應用到檔案日常管理中的建設工程。隨著信息化技術在社會生活及各領域中的推廣，檔案信息化已成為必然趨勢。為更好地實現檔案的數字化轉型，2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）新增了“信息化建設”這一專章，旨在通過信息網絡技術，進行電子文件歸檔和電子檔案管理，促進電子檔案的共享和共用。

一、檔案信息化建設已成為必然趨勢

（一）檔案信息化是檔案工作新技術發展的必然結果。當前社會正處于云計算、大數據、物聯網、人工智能普遍使用的時代，這類新技術在檔案管理中的功能日益凸顯，在面對急速增長的信息量、信息處理和信息傳播需求時，傳統的檔案管理模式明顯落伍，檔案信息化管理以高速、高效、高量的優勢應運而生。如今，檔案信息化管理已經成為全社會的一種普遍需求與行為。

（二）信息化普遍滲透檔案管理及檔案服務的全過程。新修訂的《檔案法》增加的信息化建設章節，正是這種普遍滲透的結果，檔案信息化已經成為檔案工作中一個必然且需要常態化管理的環節。

（三）檔案信息化是檔案管理發展的一個階段性歷程。隨著與檔案管理有關的科技成果不斷推陳出新，檔案事業也歷經了一系列發展過程，檔案信息化是檔案自產生至今發展過程中諸多技術變遷的一種，現階段檔案信息化建設的目標，即是檔案信息的數字化，檔案信息的管理標準化以及檔案信息的網絡化。

二、檔案信息化建設的重要意義

檔案信息包含了歷史發展中的各類信息，可為現實工作提供依據。面向海量的檔案信息，在現代信息技術普遍應用的前提下，應用信息化檔案管理系統是未來檔案管理的主要方向，基于此背景，檔案信息化建設具有重要意義。

（一）檔案信息化建設對檔案管理工作的提質增效具有重要意義。檔案管理工作量大、專業性強、使用頻率高，傳統的檔案管理工作程序復雜且繁瑣，且易產生錯漏，需要耗費大量的人力物力進行查找與利用。檔案信息化建設有效緩解了上述問題，利用計算機和網絡，能夠實現快速全面檢索，提高檔案查詢、管理的效率和質量。

（二）檔案信息化建設對黨和國家的事業發展具有重要意義。檔案形成于人們的社會活動，具有客觀性、真實性、可靠性等特征，可作為歷史依據，為黨和國家決策、構建和諧社會提供重要參考。在實際工作中，無論是政府機構還是普通民眾，對檔案信息的需求量越來越大，檔案利用頻次逐年增加，利用領域不斷擴大，檔案信息化建設可適應多樣化需求，充分發揮檔案信息的服務性作用。

（三）檔案信息化建設對檔案事業的轉型再發展具有重大意義。目前，我國信息化進程加快，檔案事業呈現迅猛發展的勢頭，各地檔案部門的管理理念也從單一保存式向檔案的開發與利用等多元化方向轉變，檔案的信息化建設能夠在檔案的信息挖掘、歸納整理方面，豐富檔案管理內涵，提升檔案服務質量，在社會發展的過程中充分發揮檔案的重要作用，促進檔案事業的轉型發展。

三、檔案信息化建設現狀及面臨的主要問題

從目前檔案管理的情況可以看出，檔案信息化是大勢所趨，新修訂的《檔案法》有所體現，一些有條件的單位已經逐步開始實施檔案信息化，使用信息技術手段對檔案進行管理和服務，然而一些地區的檔案信息化建設情況卻不容樂觀。通過文獻調研發現，檔案信息化建設現狀仍存在一系列問題。本文進行梳理，并在此基礎上，針對存在問題提出優化檔案信息化建設的舉措。

（一）對檔案信息化建設的認識不夠全面。首先，檔案信息化是指將社會、文化、經濟、政治等信息整合，然后通過現代信息技術促進檔案資源的共享和利用。具體來講，就是將傳統紙質檔案轉化為數字形式，結合信息化平臺等手段，實現檔案信息的共享，提升檔案管理工作的效率及科學性。檔案管理傳統觀念就是對檔案進行整理和保存，如今信息資源的重要性越來越凸顯，檔案信息化管理的核心就是資源的“共享”和“利用”，而不僅僅局限于把檔案保存好，方便查閱，部分檔案工作者傳統守舊，對于檔案信息化缺乏全面認知，一定程度上影響了檔案信息化的進程。

（二）檔案信息化建設的資源分配不均。檔案信息化最基礎的工作就是將紙質、音頻和視頻等資料轉化為信息化存儲，掃描及記錄的精度決定了信息化的質量，這些都少不了設施及設備的支撐。從目前檔案信息化進程不難看出，基層檔案部門在這一方面較為薄弱。檔案信息化建設資金不足，導致基層檔案部門軟硬件基礎設施購置不完善，缺乏專業的信息處理系統、掃描儀器、聲像檔案采集系統、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機等軟硬件。另一方面，一些檔案部門雖然配備了一定儀器設施，但是由于思想重視程度不夠或技術受限，沒有真正發揮這些儀器的最大效用，造成一定程度上的資源浪費。對于檔案陳列室、數字化用房等專門用于檔案信息化的場所，在基層單位，尤其是高校和企業也很少見，對檔案信息化造成了一定阻礙。

（三）檔案信息化建設專門人才稀缺。檔案管理工作有一定的復雜性，特別是檔案信息化過程中需要大量檔案管理、信息技術類專業人才。但目前大學檔案專業屬于冷門，檔案相關部門工作強度大、難顯成績，薪資待遇一般，難以吸引優秀人才投入檔案信息化事業中。現有的大多數人員工作結構固化，學習意識不強，難以適應飛速發展的現代信息技術，盡管通過一定的培訓能夠提高業務水平，但與專業人員相比，能力明顯不足，在檔案信息化大趨勢下，顯得較為被動。此外，檔案人才隊伍一般為勞務派遣或事業編制人員，一些能力突出的工作者通過遴選或考公務員等方式離開檔案管理隊伍，因此，信息化建設人才不斷流失。從總體情況來看，專業人才缺乏是制約檔案信息化建設的一個重要因素。

（四）相關管理制度存在缺陷。各項工作的順利開展脫離不了科學規范的執行標準和制度。目前，隨著檔案信息化發展進入深水區，現行的檔案管理制度難以適應新的管理需求，新的運行制度調整不及時，檔案管理制度的制定不夠及時、規范，缺乏一定的時效性和統一性。監督機制也有待完善，對于檔案信息化管理過程中產生的新漏洞及新問題，不能及時發現和解決。此外，安全制度也是不可忽視的一部分，檔案信息化涉及計算機、網絡等技術，均具有一定的安全隱患，存在機密檔案泄露和丟失等風險，科學完善的檔案數據安全管理制度也亟待構建。

四、推進檔案信息化建設的措施

（一）構建檔案信息化建設資源及信息服務系統。檔案管理水平的提升對推動黨和國家事業發展具有重要作用。要切實增強檔案信息化建設的有效性，提高檔案信息化的效率和質量，有關部門需加大財政投入，購置建設所需的高質量掃描儀、計算機、信息化管理系統等基礎軟硬件，為檔案信息化建設奠定基本的物質基礎。在此基礎上，按重要等級對檔案進行分類管理，利用專業信息設備及系統，可實現對檔案資源的采集、整理、存儲、利用等，從而建立集成平臺，即檔案信息資源庫，真正達到高效管理、共享和應用的要求。同時，可對管理流程進行科學優化，提升管理效率。

（二）提高檔案管理人員的專業素養。人才是檔案信息化建設的關鍵，因此，必須注重檔案信息化專門人才的培養。一方面，要注重高層次檔案信息化專門人才的引進，加大人才引進力度；另一方面，要轉變現有檔案工作人員的工作理念，檔案管理人員要對檔案信息化建設建立全面的認知，才能投入信息化建設中。相關部門可以通過組織學習、培訓、專家講座等方式，為檔案管理人員普及知識，使檔案管理人員理解信息化建設的重要性及實際效用，樹立先進的檔案管理觀念。加強網絡技術、計算機技術、大數據分析等知識的學習，提升檔案信息化人才培養的針對性，打造一支專業信息化檔案管理人才隊伍，使檔案信息化更好地為黨和人民服務。

（三）完善檔案數據科學管理制度。一是完善監督管理制度。完善的監督管理機制是檔案信息化高效發展的前提，因此，在信息化過程中，針對新問題、新漏洞，需要及時調整完善管理流程，確保檔案管理過程中的科學規范。此外，需利用信息技術手段對檔案管理的全過程進行監督，及時應對，并形成長效管理和監督機制。二是完善安全保密制度。檔案的安全性是檔案管理的重要環節，要確保檔案的安全性，首先要完善檔案數據安全管理制度，制定檔案數據安全工作規范，細化責任范圍。在檔案信息化建設中，要改善網絡環境，加強網絡安全防護體系建設，使用先進技術，抵御黑客等入侵，從而保障檔案信息在傳輸及共享過程的安全。運行維護人員應定期實施運維，提升電子檔案的管理效率和安全性。

五、總結

綜上所述，檔案信息化能夠提升檔案管理效率，提高服務水平，賦予檔案資源更多的價值。檔案相關部門應當認識到檔案信息化的重要性以及管理服務工作中的不足之處，針對這些不足，早日制定改善的方案，推動檔案事業不斷發展。