創(chuàng)新辦公室檔案管理工作 提高單位內(nèi)部工作效率
——談如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作

文/佛山市公盈投資控股有限公司 何鈺樺

進(jìn)入21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)得到迅猛發(fā)展，逐步滲透到人類生活的方方面面。在管理辦公室檔案時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中，是凸顯單位緊跟時(shí)代發(fā)展腳步的標(biāo)志，可為檔案管理者與應(yīng)用者帶來諸多便利。鑒于此，各單位均應(yīng)深刻認(rèn)知這一點(diǎn)，關(guān)注電子檔案，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理時(shí)出現(xiàn)的各種問題。通過有效管理方法，保障單位檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，真正發(fā)揮檔案使用價(jià)值，為內(nèi)部各項(xiàng)工作的落實(shí)提供可靠支持。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策做輔助。加強(qiáng)單位辦公室檔案管理工作，可在一定程度上輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高領(lǐng)導(dǎo)決策規(guī)范化水準(zhǔn)，充當(dāng)“參謀助手”的作用。在單位制定與修改有關(guān)制度、規(guī)章時(shí)，能夠提供可靠參考依據(jù)，增強(qiáng)單位工作效率。同時(shí)，也能針對(duì)單位發(fā)展時(shí)產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行精準(zhǔn)記錄。由于單位在歷史進(jìn)程中，某一階段內(nèi)發(fā)生的問題或事件，對(duì)單位未來運(yùn)營(yíng)均具有重大的參考價(jià)值。所以，辦公室檔案會(huì)詳細(xì)記錄這一部分內(nèi)容，有朝一日需要應(yīng)用檔案時(shí)，便可發(fā)揮重要作用。

（二）辦公室檔案工作是單位持續(xù)發(fā)展的保證。國(guó)企單位多年發(fā)展過程中，積累了大量檔案及資料，這些資料是單位資產(chǎn)憑證、活動(dòng)記錄，更是單位發(fā)展時(shí)的智慧結(jié)晶。通過檔案，可進(jìn)一步把握單位發(fā)展規(guī)律，增強(qiáng)日常決策的主動(dòng)性、預(yù)見性，國(guó)有企業(yè)檔案資源不只在企業(yè)改革時(shí)發(fā)揮巨大價(jià)值，同時(shí)在解決產(chǎn)權(quán)糾紛以及維護(hù)職工利益諸多方面都發(fā)揮著其他資料不能替代的作用。所以，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，高效保護(hù)檔案以及有效利用檔案，是國(guó)有企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)作以及規(guī)范管理的必要條件，可為國(guó)有企業(yè)未來發(fā)展做好后盾保障。

（三）做好辦公室檔案管理工作是提高企業(yè)實(shí)力的根本要求。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，需要依靠強(qiáng)有力的綜合實(shí)力。綜合實(shí)力普遍由“軟實(shí)力”以及“硬實(shí)力”共同構(gòu)成，硬實(shí)力主要包含設(shè)備、資金、規(guī)模，這些優(yōu)勢(shì)很容易被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手模仿或復(fù)制。要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下謀生與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，要以軟實(shí)力為主。辦公室檔案有效記錄了企業(yè)的每一項(xiàng)決策，全面真實(shí)地彰顯著企業(yè)成長(zhǎng)歷史，流露著企業(yè)單位發(fā)展時(shí)的智慧成果，反映出濃厚的企業(yè)文化，屬于企業(yè)軟實(shí)力的根本載體。實(shí)質(zhì)上，國(guó)有企業(yè)檔案不只能展示企業(yè)軟實(shí)力。站在更高的角度來看，這些檔案是無法替代的素材，具有史料價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)身份證明，也是突出效益和效率的媒介，可促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展，屬于珍貴的財(cái)富。

二、辦公室檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持的原則

（一）權(quán)威性原則。國(guó)有企業(yè)辦公室具有一定領(lǐng)導(dǎo)屬性，在推動(dòng)單位內(nèi)部工作時(shí)，應(yīng)表現(xiàn)出權(quán)威性。辦公室檔案管理工作應(yīng)制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒膛c原則，明確管理職責(zé)，并且要貼近國(guó)有企業(yè)具體情況。辦公室所保存的檔案資料，包含會(huì)議記錄、活動(dòng)資料、決策記錄、工作影像以及照片等。不管是站在工作作風(fēng)角度來看，或者是收集歸納檔案資料這一角度來看，辦公室檔案都具有權(quán)威性，具有其他素材無法比擬的優(yōu)勢(shì)。

（二）示范性原則。國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作應(yīng)明確責(zé)任，將每一項(xiàng)責(zé)任都落實(shí)在具體人身上，并且在執(zhí)行檔案管理工作的過程中，要敢于突破及創(chuàng)新，為各部門管理檔案發(fā)揮示范性作用。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作逐步朝著數(shù)字化方向前進(jìn)，形成了數(shù)字檔案。因此，傳統(tǒng)檔案管理方法應(yīng)適當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，追隨新時(shí)代發(fā)展潮流。在歸檔管理紙質(zhì)檔案之外，要?jiǎng)?chuàng)建電子檔案，通過數(shù)字化管理方法管理共享電子檔案。但需要注意，要保障圖像、照片以及各種文件等資料都能被妥善儲(chǔ)存、備份，并且按照年份以及類別劃分種類，分別放在專用的檔案儲(chǔ)存柜之中，保障辦公室檔案資料品質(zhì)，為各部門樹立榜樣。

（三）服務(wù)性原則。辦公室檔案可為其他部門提供優(yōu)良服務(wù)，檔案管理并非只是保存檔案、數(shù)據(jù)、資料，而是要為查閱檔案、借閱檔案以及應(yīng)用檔案的人提供全面性的服務(wù)。在提供服務(wù)之際，要注重遵守規(guī)范，嚴(yán)格遵循辦公室檔案管理機(jī)制及相關(guān)規(guī)章制度。在允許借閱的范圍內(nèi)，提供高質(zhì)量的檔案借閱服務(wù)工作，充分發(fā)揮所在辦公室檔案的使用價(jià)值。

三、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對(duì)辦公室檔案管理工作的重視。國(guó)有企業(yè)辦公室，是單位管理工作中的必要部門，發(fā)揮著服務(wù)、協(xié)調(diào)以及助手等各種各樣的作用。在辦公室運(yùn)行時(shí)，會(huì)接觸大量工作，各項(xiàng)工作并非按照固有順序進(jìn)行排列的，難免會(huì)顯得雜亂無章。同時(shí)，在單位辦公室工作中，要針對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行處理，安排會(huì)議，接待賓客等，并且要統(tǒng)計(jì)每一部門的相關(guān)事項(xiàng)。辦公室工作量較為繁瑣，產(chǎn)生并接觸大量檔案，如果不能及時(shí)處理，便會(huì)影響后期檔案應(yīng)用質(zhì)量。正因辦公室日常工作繁雜，所以檔案管理工作方面的投入力度并不大。在個(gè)別單位管理者眼中，辦公室檔案管理工作雖然必不可少，但屬于常規(guī)化工作，不會(huì)為單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更不會(huì)直接提高單位的社會(huì)形象。長(zhǎng)期受這種固有思想制約，國(guó)有企業(yè)針對(duì)辦公室檔案管理工作，常常抱有“不出錯(cuò)”就行的態(tài)度。在分配人員、資金過程中，經(jīng)常將辦公室檔案管理放在末尾處，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作缺少經(jīng)費(fèi)，工作人員待遇水準(zhǔn)偏低，致使檔案管理工作質(zhì)量差強(qiáng)人意。

（二）辦公室檔案管理人員素養(yǎng)稍低。與其他部門工作相比，辦公室檔案管理工作任務(wù)多，而且特別枯燥，很多年輕人都不愿意進(jìn)入這一崗位。因此，國(guó)有企業(yè)常常將辦公室檔案管理工作交給年齡稍大或者欠缺經(jīng)驗(yàn)的員工負(fù)責(zé)，這一類人缺少超強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)代信息科技的掌握度、應(yīng)用度不高。實(shí)質(zhì)上，負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作的人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，還要靈活操作計(jì)算機(jī)軟件，這樣才能保障辦公室檔案管理工作高效進(jìn)行。但是，目前很多辦公室檔案管理人員在崗時(shí)間偏長(zhǎng)，工齡較長(zhǎng)，學(xué)歷不高，工作方法比較刻板，缺少創(chuàng)新活力，無法高質(zhì)量完成本職工作。

（三）辦公室檔案管理信息化水平不高。如今，眾多國(guó)有企業(yè)所產(chǎn)生及應(yīng)用的檔案，依舊以紙質(zhì)檔案為主，信息化管理水準(zhǔn)待提升。在分類及保管紙質(zhì)檔案時(shí)，需要消耗相關(guān)人員的太多精力，而且極有可能因人為操作失誤影響檔案管理、應(yīng)用質(zhì)量。同時(shí)，如果欠缺經(jīng)費(fèi)以及領(lǐng)導(dǎo)重視度不足，檔案管理人員所提出的電子檔案信息化發(fā)展建議則不會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)考慮，致使檔案管理工作長(zhǎng)期依賴人工操作，難以迅速提高整體管理成效。

（四）辦公室檔案管理制度欠缺合理性。若想全面優(yōu)化國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理工作，首要任務(wù)就是制定健全的管理機(jī)制，否則一切都將變?yōu)椤凹埳险劚薄Ｈ欢壳皟H有少量單位有健全的檔案管理制度，大多數(shù)單位未創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)制，致使辦公室檔案管理工作缺少規(guī)范性。舉例來說，個(gè)別單位針對(duì)各部門應(yīng)用的資料進(jìn)行整理歸檔，但在歸檔時(shí)如何裝訂以及應(yīng)用哪一種紙張、在提交電子檔案過程中需要應(yīng)用哪一種文本格式、檔案資料歸檔與整理期限有多久，未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，致使辦公室檔案長(zhǎng)期陷入于無序且混亂的狀態(tài)。

四、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的建議

（一）改變管理思想，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的重視度。有了什么樣的思想，就會(huì)產(chǎn)生什么樣的態(tài)度，而在端正態(tài)度后，又會(huì)直接影響行動(dòng)結(jié)果。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)改變落后管理觀念，積極創(chuàng)新管理思路，高度重視辦公室檔案管理工作，深刻意識(shí)到推動(dòng)規(guī)范化辦公室檔案管理工作的重要意義。辦公室檔案總結(jié)與記錄了單位發(fā)展過程中的各種經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也在沉淀單位歷史以及宣揚(yáng)單位發(fā)展成果，這是推動(dòng)單位良性發(fā)展的有利條件。所以，要注重依托先進(jìn)的檔案管理理念，將辦公室檔案管理工作納入單位整體發(fā)展方案中，在人員、資金等方面作出政策傾斜，構(gòu)建促進(jìn)檔案工作迅速落實(shí)以及有效發(fā)展的管理新格局。

（二）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，改進(jìn)檔案管理人員素養(yǎng)。重視辦公室檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，加強(qiáng)相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)水平，提高其職業(yè)道德修養(yǎng)，這是規(guī)范管理辦公室檔案以及有效利用辦公室檔案的必然要求。正視目前辦公室檔案管理人員水平偏低的問題，不斷改進(jìn)人才培養(yǎng)制度。首先，要加強(qiáng)知識(shí)培訓(xùn)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，以便能擴(kuò)寬這些人員的檔案管理知識(shí)面。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)工作，促使其主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，累積檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以保證后期在管理辦公室檔案時(shí)，能高效落實(shí)崗位工作。要針對(duì)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)加以調(diào)整，吸引更多年輕人員投身于檔案管理崗位，為這些人員提供優(yōu)良的工作環(huán)境，并適當(dāng)提高工資福利待遇。除此之外，需注重鼓勵(lì)相關(guān)檔案管理人員自學(xué)，通過購(gòu)買有關(guān)書籍或者通過互聯(lián)網(wǎng)渠道等方式，掌握熟練操作計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)性知識(shí)，或者參加相關(guān)講座。通過多元方法，全方位提高檔案管理人員素養(yǎng)，為辦公室檔案管理工作有序、有效落實(shí)提供堅(jiān)強(qiáng)的人才后盾。

（三）革新工作制度，創(chuàng)新辦公室檔案管理機(jī)制。前面提到過，個(gè)別國(guó)有企業(yè)在制定辦公室檔案管理制度時(shí)，相對(duì)隨意，甚至還有一些事項(xiàng)至今未明確，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作狀態(tài)混亂。所以，有必要?jiǎng)?chuàng)新辦公室檔案管理機(jī)制，明確每位管理人員的職責(zé)，并且精準(zhǔn)界定各類檔案管理要求、標(biāo)準(zhǔn)。在形成檔案后，無論是保管檔案，抑或應(yīng)用檔案，都要參照具體制度，將檔案管理責(zé)任分配到個(gè)人，通過健全制度規(guī)定哪些資料可以形成檔案，哪些資料要?dú)w檔處理，以及哪些檔案資料需要保密處理，如果出現(xiàn)檔案泄密、丟失等問題，則應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。一方面，國(guó)有企業(yè)辦公室檔案管理人員要改變自己的觀念，跟上時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，意識(shí)到傳統(tǒng)辦公室檔案管理僅應(yīng)用文字工具、圖像工具操作檔案管理任務(wù)，無法滿足當(dāng)今時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理工作提出的要求。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作顯得異常繁瑣、低效，而且在檔案資料完整度與便利度等方面，都不符合現(xiàn)代化辦公室檔案管理要求。所以，在辦公室檔案管理工作中，要盡快把實(shí)體檔案變?yōu)樾畔⒒瘷n案，發(fā)揮多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作發(fā)生改變。這就意味著，要強(qiáng)化現(xiàn)代化設(shè)備建設(shè)工作，引入高品質(zhì)的電子計(jì)算機(jī)，以便儲(chǔ)存海量檔案信息。另一方面，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，打造完整信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建完整的檔案信息管理系統(tǒng)，令檔案整理工作更便捷。此外，通過使用現(xiàn)代化辦公室檔案管理技術(shù)，還能無障礙傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)高度共享信息檔案的效果，把傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作變?yōu)樾畔⒒k公室檔案管理工作，非常契合未來辦公室檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)引起企事業(yè)單位辦公室檔案管理工作人員的重視，并多加嘗試。

（五）做好安全防護(hù)，完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作，應(yīng)得到完善的辦公室管理系統(tǒng)的輔助。伴隨時(shí)代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題引起社會(huì)各界人士的重視。比如，相關(guān)設(shè)備病毒入侵，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而其中的信息也會(huì)失竊，再加上有黑客的入侵，會(huì)對(duì)辦公室檔案管理系統(tǒng)造成嚴(yán)重的危害，發(fā)生難以挽回的負(fù)面影響。所以，加強(qiáng)辦公室信息化檔案管理安全保護(hù)工作尤為重要。一方面，在辦公室檔案管理時(shí)，應(yīng)創(chuàng)建完善的管理系統(tǒng)，應(yīng)用內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，并且要裝上防護(hù)軟件、殺毒軟件。與此同時(shí)，為了保障辦公室信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性，要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)添加殺毒軟件，定期針對(duì)數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行備份及維護(hù)，并增強(qiáng)用戶訪問安全驗(yàn)證，全面加強(qiáng)信息化辦公室檔案管理安全指數(shù)。

（六）完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障辦公室檔案安全。為了保障辦公室檔案管理工作取得理想成果，應(yīng)保障辦公室檔案的安全性，這就意味著應(yīng)配備專業(yè)的硬件及軟件。應(yīng)在辦公室內(nèi)配備專業(yè)的防盜儲(chǔ)存柜、監(jiān)控系統(tǒng)以及空調(diào)，并且要保障有滅火毯以及防毒面罩等消防器材，這樣才能保障檔案安全。所采取的監(jiān)控設(shè)備，應(yīng)具有超強(qiáng)的保護(hù)功能，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求定期升級(jí)。另外，還要準(zhǔn)備充足的打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)并進(jìn)行設(shè)備維護(hù)。在選擇儲(chǔ)存設(shè)備時(shí)，要確保檔案信息儲(chǔ)存實(shí)際要求得以滿足。如果檔案信息非常重要，儲(chǔ)存設(shè)備則應(yīng)具有穩(wěn)定性、專業(yè)性等特點(diǎn)，并且要同時(shí)將其轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)材料，這樣才能防止系統(tǒng)癱瘓、崩潰時(shí)損傷檔案，留有紙質(zhì)材料原件，以備不時(shí)之需。

五、結(jié)語

綜上所述，怎樣提升辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量，已成為國(guó)有企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)課題。分析發(fā)現(xiàn)，單位要想保障辦公室檔案管理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，就應(yīng)注重培養(yǎng)專業(yè)管理人才，強(qiáng)化辦公室檔案管理規(guī)范意識(shí)，配備現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)設(shè)備，保障單位辦公室檔案管理工作效率的提升。