辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

文/青島大學國際教育學院黨政辦公室 宋倩

自改革開放以來，我國社會經濟高速發展，各企事業單位都不斷尋求創新的機會。就辦公室文書檔案工作來看，以往以人工為主的信息收集與文件歸檔方式不僅效率過低，且文檔錄入過程中容易出現錯別字，其他部門調取文檔使用時，也容易造成誤導。由此可見，對于企事業單位而言，辦公室文書檔案能夠反映出其發展全過程的各項活動情況，文書檔案收集和歸檔，對其他工作的順利開展有指導作用。因此，我們必須從思想乃至行動上，加強對文書檔案工作重要性的認識，采取有效方式提高文書檔案收集和歸檔工作效率，確保信息資料真實、安全、完整，充分發揮其應用價值。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

新時期，文書檔案收集與歸檔工作的加強尤為迫切，由于文書檔案內容繁雜、形式類型增加、信息數量增長，進而針對文書檔案收集與歸檔工作的研究也提上議事日程。辦公室文書檔案管理中，最重要的是信息資料的安全性、完整性，很多管理者結合人工與自動化方式開展管理，從表象上看，管理效率確實有所提升，但仔細觀察仍可發現內容方面二者容易混淆和重復，導致適得其反，因此開展文書檔案管理工作時有必要深度創新。眾所周知，對于企業和事業單位來說，文書檔案資料有著不可替代的作用，能夠為其他事務的開展提供指導，為領導決策提供參考依據，所以文書檔案管理工作中，要對本職工作內容和自身職責所在有清晰的認知，文書檔案收集、歸檔后，要定期檢查發現工作中的不足加以改正，這樣才能知道工作中的問題，有針對性地解決，促進文檔管理效率和水平不斷提升，為其他部門工作提供高質量信息服務。首先，文書檔案管理者要做好信息收集工作，這是其他工作開展的基礎，只有收集到完整信息資料，才能更加流暢地整理、分類，確保歸檔質量的完整性。其次，文書檔案管理者工作期間，必須有“認真、嚴謹”的工作態度，因為文書檔案管理工作本身具有保密性、政策性、專業性特征，因而作為管理主體，管理者更要謹慎。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作現狀分析

（一）文書檔案采集與歸檔趨于規范化發展。近年來，辦公室文書檔案信息從內容、形式、交互模式、載體媒介上都發生了一定改變，人們對文書檔案信息收集和歸檔工作規范性提出了更高的要求，如何科學地收集和歸檔信息資源已經成為業內熱議話題，且規范化標準化也廣受爭議，難以達成一致。相關部門針對上述問題，結合社會上企事業單位實際情況，具有針對性制定了檔案管理體系，進一步完善了文書檔案工作框架，為管理者收集、歸檔操作提供了有效的指標，引導整體工作邁向標準化道路。但是，工作中還有很多管理者尚不明確辦公室文書檔案資源利用價值，沒有采用合適的方法對相關信息進行收集，導致信息不真實、不完整，這些是當前我們必須認真、積極面對的問題。

（二）文書檔案內容呈多樣化發展。辦公室文書檔案傳統管理，以紙質文書檔案文件整理、存儲為主，收集信息時，一個人很難獨立完成工作，需要分支部門配合整理材料上交，輔助辦公室完成文書檔案收集工作，管理者再按照相關制度對這些紙質資料進行分類，最后歸檔儲存。互聯網時代，人們的生活方式有了巨大改變，社會生產形式也得以創新，辦公室工作中可以借助計算機設備實現智能辦公，文書檔案收集與歸檔工作也變得簡單。各部門工作內容和產生的信息內容不盡相同，文書檔案管理事務繁雜。基于此，文書檔案內容趨于多元化發展，文書檔案內容從以文字為載體的紙質資料向以數字為載體的電子、錄音、錄像內容轉變，以往文字、圖片結合類文書檔案居多，現在這些內容可以通過多媒體形式展現。同時，資料傳遞打破了口頭表述和原始資料借閱形式，可以直接在網絡平臺中發起申請，經批準將備份文件以電子形式發送，使得文書檔案資料得以高效、便捷應用，受到辦公室管理者青睞。這里還需注意，因為文書檔案內容與日俱增，所以信息收集和歸檔階段，拓展信息來源渠道，確保文書檔案完整性、安全性、使用價值成為當前關鍵問題。

（三）文書檔案信息利用價值提高。文書檔案管理工作的開展，目的是為了收集、采集有效信息，對其進行加工整合后成為具有利用價值的信息，其他部門做決策工作時可提供重要參考，其中部分信息是廣大群眾關心的問題，必要情況下可在網絡平臺中實施共享，為社會穩定發展奠定基礎。對于企事業單位而言，文書檔案信息對其發展有著重要意義，對自身長遠戰略的制定和目標的實現具有推動作用。由此可見，新時期背景下，文書檔案信息利用價值不僅為個別部門決策提供參考依據，更是企事業單位制定長遠發展目標的重要參考依據，調查數據顯示：文書檔案資料利用價值日益提高，使用頻率也不斷提高，所以我們必須做好文書檔案收集和歸檔工作，使信息資源更加安全、完整，充分發揮辦公室文書檔案管理者職能，促進文書檔案管理工作水平和效率的提高。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（一）缺乏信息資源獲取渠道。一般來說，文書檔案信息收集需要獲取得到信息提供者的支持，只有各部門配合，才能收集到更加真實、有效、完整的信息資源。辦公室文書檔案管理者明白自身工作的重要性后，應做好文書檔案定期收集工作，其中有些檔案內容相互關聯、密不可分，需要多部門配合才能收集到完整的資料，這對管理者專業素養和溝通能力是極大的考驗。由于文書檔案資料涉及諸多關于利益的信息，進而必須要呈現完整的信息，才能夠充分發揮其價值，管理者收集信息資料期間，還要注意不斷完善和補充，使形成的文書檔案達到文檔標準要求。但實際工作中，一些部門對文書檔案信息收集工作重要性缺乏認識，配合工作時敷衍了事，沒有認真的態度，導致文書檔案信息來源渠道堵塞，難以形成信息間的貫通，重大信息資源不完整，缺乏連續性，對文書檔案收集工作造成極大的阻礙，是影響文檔資料資料的重要因素。

（二）缺少專業素質強的專業文檔管理人才。現階段，許多企事業單位對文書檔案管理工作重要性缺乏正確的認知，忽略了信息收集和歸檔工作的價值，甚至沒有設立專門的文書檔案管理部門，出現大量文書檔案時，靠臨時調派其他部門人員兼職救急，關于文書檔案管理者待遇問題，缺乏具有激勵性的獎懲制度，導致管理者積極性不高，并且管理者崗位門檻不高，一些不具備專業知識、技能的人未經培訓上崗，最后的結果可想而知，辦公室文書檔案管理隊伍綜合水平參差不齊，信息資源收集、歸檔效率低，文件質量得不到保障，最明顯的表現是：管理者收集信息時抓不住重點，將所有信息收集在同一模塊中，給后續分類、歸檔工作留下難題，且信息資料規范性和完整性得不到保障。還有部分企事業單位雖然設立了專門的文檔管理部門，且派遣專業人員進行管理，但僅注重管理者經驗，沒有向管理隊伍中注入新鮮血液，管理者沿襲傳統方式開展文書檔案收集和歸檔工作，對現代文檔管理知識、技能掌握程度低，工作效率不高。

（三）文書檔案收集與歸檔工作體系尚未落實。文書檔案管理過程中，辦公室管理者僅注重管理體系建設，但卻沒有真正落實，導致文書檔案管理流于形式化、表面化。同時，文書檔案管理部門存在條件落后、設施設備老舊問題，對信息資料收集、歸檔工作的順利開展造成影響，以傳統人工操作方式進行信息收集和歸檔，不僅耗時、耗力，資源得不到最大化利用，工作效率不高，無法滿足當前時代信息化建設發展要求。當前，隨著多媒體技術的發展，影像、數字信息資料增多，對傳統以紙質媒介為主的信息收集、歸檔管理模式產生巨大沖擊，辦公室傳統文書檔案管理體系專業化不足、硬件設施落后等問題也愈加凸顯，無法為辦公室自動化、智能化發展提供助力。這些問題對文書檔案信息收集和歸檔質量造成直接影響，阻礙了后期文書檔案信息的交流和使用，因此相關領導應重視文書檔案收集、歸檔工作體系的落實，加大投入力度，為文檔管理工作高效率、高質量進行奠定堅實的基礎。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作改進措施

要想提高辦公室文書檔案收集歸檔工作質量和效率，使其與新時期發展相適應，突破文書檔案管理工作發展瓶頸，管理者應不斷提升自身思想意識和工作能力。從整體上看，只有完善和落實檔案管理制度，形成規范化管理體系，才能促使文檔管理工作不斷改革與創新，充分發揮其利用價值。

（一）加強管理者對檔案收集與歸檔工作的正確認識。首先，領導層人員應給予文書檔案管理工作應有的重視，起到帶頭作用，為管理者工作提供指導，使管理者意識到文書檔案收集、歸檔的重要性，構建上下一心的工作態度，形成統一完備的檔案管理協調配合體系，這是辦公室文書檔案收集與歸檔工作效率提升的重要前提。文書檔案信息資源包括企事業單位重大活動、事件全過程的記錄等，未來發展中這些資源的參考、利用價值不可估量，可以說是其最為寶貴的信息資源，如果全體管理者乃至員工都能認識到文書檔案管理的重要價值，那么管理者收集信息時，會得到各部門人員的全力配合，打破從前文書檔案信息收集難的困境，各部門也都能夠按時提交文書檔案資料，遇到問題時，各部門協同管理者共同解決，這樣的情況下，文書檔案信息獲取渠道得以擴展，收集工作變得簡單，整體工作效率也自然得以提高，促使文書檔案管理向著規范化發展。

（二）構建和完善檔案管理制度。上文提到，辦公室文書檔案信息資料內容多種多樣，電子文檔和紙質文檔并存，信息得以在網絡平臺中順利流通，且更具時效性，這樣的前提下，有必要構建和完善檔案管理制度，對文書檔案管理者行為產生約束。實際工作中，管理者應嚴格遵照管理制度，實施符合管理標準的操作，同時明確劃分工作任務，有必要將文檔收集、歸檔工作具體責任落實到每個人身上，使文書檔案信息資料從收集、整理至歸檔、存儲、使用全過程各個環節都嚴密高效，符合標準。日常工作中，相關企事業單位可以定期組織管理者開展座談會，邀請專業人員為其傳授最新檔案管理知識，提升文檔管理者業務能力和管理能力，以此提高文檔信息收集階段內容的完整性、文件歸檔階段的嚴密性。此外，文檔管理者要規范自身行為，進行標準化收集、歸檔操作，其他部門借閱文書檔案文件后，管理者應實施跟蹤式管理，以防信息丟失或被篡改。

（三）提高文書檔案收集與歸檔工作信息化水平。信息技術被廣泛應用到各個領域，且對各行業發展起到積極意義。對于文書檔案管理工作來說也是如此，管理者若能熟練操作計算機，掌握自動化、現代化管理技術，則能夠更加高效地收集、分析和歸檔文書檔案，并且杜絕了從前由于人為行為造成的誤差，起到事半功倍的管理效果。首先，應根據實際情況，構建文檔管理信息化工作體系，借助計算機、互聯網技術，構建各部門與辦公室間聯系的橋梁。同時，完善文檔管理系統，落實數字化文檔網絡傳輸、信息共享體系，更加高效地進行文檔收集、歸檔和其他管理工作，即便管理者更換，也能第一時間完成交接，不會造成太大影響。其次，關于一些重大活動、事務或關于利益經濟的文檔，對其進行收集與歸檔時，管理者在保存、備份原始文檔后，對文檔資料利用情況要實時監督，發現異常問題及時上報和處理，保證文檔安全。最后，辦公室文檔管理者作為管理的主體，其專業能力對文書檔案收集與歸檔工作質量有著決定性影響，因此必須改變管理隊伍整體素質參差不齊的現象。可以建立與健全崗位管理制度和獎懲制度，激勵管理者認真完成任務，更加努力工作，為管理者營造積極向上的工作環境，鼓勵他們主動參與到理論和實踐學習活動中，提升自己，建設一支專業能力強、素質高的文書檔案管理隊伍，為文檔收集、歸檔水平的提高奠定人才基礎。

五、結語

綜上所述，互聯網時代，社會生產、生活方式都迎來重大變革。辦公室文書檔案收集、歸檔工作關系到其他部門事務能否順利開展，能為其他工作決策提供參考依據。管理者要不斷提升自己，以嚴謹、認真的態度對待文檔收集、歸檔工作，可以適當提高文檔管理崗位門檻，建設高質量、高素質管理隊伍，這是辦公室文書檔案管理工作效率提升的關鍵。同時，要不斷完善文檔管理制度，結合實際情況提高文檔收集、歸檔過程中的信息技術利用水平，促進文書檔案管理事業健康發展。