財務管理信息化在快銷品零售連鎖企業耗材管理中的應用

林 輝

（秦皇島家惠商貿集團有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、快銷品零售連鎖企業耗材管理財務信息化的應用現狀

快銷品零售連鎖企業耗材日常使用量很大，如收款機用的熱敏打印紙，條碼秤用的秤簽、標識價格用的物價簽和生鮮果蔬用的撕拉袋等。有的企業用手工管理，沒有應用信息化，部分企業就算應用了信息化也是獨立于財務信息化的，是一個單機版的信息管理，很容易形成信息孤島。這與統一采購、統一配送的快銷品零售連鎖企業正常商品能達到財務核算和監管差距很大。為此，把耗材看作為同正常零售商品一樣管理的進銷存配十分關鍵。

二、使用單機信息化軟件管理耗材存在的問題

1.配送中心耗材進貨環節

連鎖零售企業一般都有配送中心，所以耗材一般都是統一進貨，送至配送中心。單機版的信息化軟件只能管理配送中心的進銷存，在成本核算方面，通常單機版的信息化軟件較為落后，無法有效管理耗材的批次價格，使出庫時成本無法準確計算。當價格因通貨膨脹等原因出現異動時，會導致庫存成本不實。

2.門店耗材要貨環節

由于采用單機信息化管理軟件，所以各連鎖店無法查實到配送中心庫存，也無法進行系統訂單要貨，只能通過電話要貨。時效性差，也無法在系統中留痕。同時配送中心也無法掌握各連鎖店的耗材庫存，無法對配送中心是否需要補貨提供數據依據。經常會出現當門店需要耗材時，給配送中心打電話卻被告知缺貨，從而影響門店的正常經營業務。

3.配送中心耗材配送環節

配送中心需要給門店配送耗材，由于上文第1點提到的批量價格問題，商店記錄的耗材費用也不真實。而且，由于是單機耗材管理系統，所以配送單并不能進入門店的系統，只能通過紙質配送單進行驗貨，門店并不能用系統管理耗材庫存。也就是說耗材的庫存管理，只能針對配送中心，并不能管理到門店。

4.配送中心及門店耗材盤點環節

由于使用單機信息化軟件管理只管理到配送中心的庫存，門店盤點工作就是手工操作，這給門店增加了人為工作量，而且做不到永續盤存。無法核對配送中心與門店的庫存差異。雖然配送中心庫存可以做到單機版的信息化軟件盤點，但由于批次價格問題，盤點金額并不準確。

5.財務賬存與實務庫存不符的追溯問題

由于財務的耗材記賬，是憑配送中心的耗材進貨單據、配送中心的耗材配送單據、配送中心的耗材庫存盤點損失單據。當出現賬存和實際庫存差異的時候，因為沒有管理到門店庫存，就無法查明庫存不符的原因，不能對相關責任人進行追責。讓財務的核算和監督失去意義。

三、由單機耗材信息化管理合并到財務連鎖ERP信息化的改造過程

單機耗材管理系統需要合并到財務連鎖ERP系統中去，視同于正常零售商品管理，只是在自動形成財務系統憑證時予以區分，此外的進銷存管理都和正常商品一樣。

1.基礎信息確定

財務EPR耗材管理的基礎信息包括耗材分類、商品基礎信息（見表1）。

表1 財務EPR耗材管理的基礎信息

2.導入期初庫存

基礎信息準備完畢后，需要導入期初庫存，期初庫存取自單機版的耗材管理系統。在導入之前，在原系統里做一次全面盤點。以盤點實存做為導入的基礎數據。同時將盤點損失記入賬務賬相應科目，以保證庫存的連續性（見表2）。

表2 導入的部分期初庫存

3.耗材廠家入庫

耗材廠家入庫并入財務ERP，視同正常零售供應商入庫。同時也一并納入財務和監察的監督體系，由財務部結算人員對耗材的入庫單據和原始單據逐筆進行形式檢查，由監察部不定期的根據原始單據和入庫單據，以及供應商基礎資料中的通訊方式和地址進行實質性抽查（見表3）。

表3 耗材廠家入庫表

耗材的入庫，也一并納入正常商品的結算流程，取消原有的獨立結算流程。新的結算單（見表4）。

表4 廠家結算單據明細表示例

4.重構要貨流程

期初庫存導入之后，基礎數據準備工作完成。這樣各門店就可以通過財務ERP查到配送中心的耗材庫存了。要貨方式也從電話要貨，改為系統訂貨，視同為正常零售商品訂貨一樣。訂單要貨（見表5）。

表5 門店向配送耗材樣例

5.配送中心配送耗材

配送中心在接到門店耗材訂單后，根據實時庫存自動轉為配送單。形成耗材配送記錄。門店可以在系統中實時跟蹤單據狀態，并于耗材到貨時，在門店系統里確認收貨，形成門店的庫存（見表6）。

表6 門店接收到的耗材配送單

6.配送中心和門店盤點

月末，配送中心和門店在核對完配送單據后，同時對各自的耗材進行盤點，配送中心的盤點損溢記入相關財務科目。而門店的盤點損失，默認為門店的實際耗用。配送中心的耗材盤點，盤點計劃：[ST210900007]20210925配送耗材盤點，盤點部門：[501]配送中心（見表7）。

表7 配送中心的耗材盤點

7.財務EPR自動形成相關憑證

由于將耗材視同為正常商品管理，所以在形成耗材憑證的同時，要注意不能影響到原有正常零售商品的自動形成憑證。這需要在形成正常商品的自動憑證時，應在導入時在條件中把耗材商品分類排除，而耗材憑證要單獨處理。

四、耗材管理由單機版合并到財務連鎖ERP的其他問題

其一，耗材管理由單機版合并到財務連鎖ERP后，配送中心、門店的耗材庫存都已經建立，對于配送中心而言，只有入庫和出庫，這兩項均在系統中留下記錄，如果賬實不符，認為是損溢。對于門店來說有配送入庫和正常消耗兩種流向。配送入庫在系統中留下記錄，但消耗沒有記錄，通過盤點倒擠消耗，容易把不正常消耗與正常消耗混在一起，無法區分。這需要進一步的研究解決。

其二，耗材管理由單機版合并到財務連鎖ERP后，能實現耗材的店間調撥、店內領用、店內報損報溢。但是如果門店將其用于生鮮加工等業務中，還不能視同于正常商品管理，這也有待進一步解決。