企業登記檔案信息資源共享利用研究

王韻哲 潘世萍 史愛麗 金文光

摘要：隨著商事制度改革的深入推進，社會上加速增長的企業登記檔案利用需求與現有檔案信息資源提供利用能力之間存在嚴重失衡，出現檔案查詢出證工作效率低、社會公眾有怨言等一系列問題。本文以北京市市場監督管理局為例，對企業登記檔案信息資源共享利用面臨的困境進行分析，提出企業登記檔案信息資源共享利用策略，以期緩解企業登記檔案利用需求與提供利用能力之間的矛盾。

關鍵詞：企業登記檔案 檔案信息資源 共享利用 困境 措施

商事制度改革是政府在商事主體準入環節出臺的一系列改革措施，旨在通過“輕審批重監管”，激發以企業為主的市場主體的創造活力，提升經濟發展內生動力，實現簡政放權。黨的十八大以來，我國商事制度改革經歷了開始實施、積極推進到深入改革的歷程，目前已取得顯著成效。近年來，新登記企業數量迅速增加，企業登記檔案數量快速增長，北京市市場監督管理局（以下簡稱“北京市市監局”）的檔案案卷僅2021年增幅就達到了4000余卷，給現有企業登記檔案管理工作，特別是在滿足社會公眾正常查檔需求方面帶來較大壓力。因此，研究企業登記檔案信息資源共享利用具有較強的現實意義。

企業包括企業法人、有限責任公司、股份有限公司、外商投資企業、私營企業以及外國企業代表機構。企業登記檔案是以上主體在辦理名稱預先登記、開業登記、變更登記、延期登記、登記公告、年度檢驗登記時提交的材料，是市監局登記管理工作的歷史記錄，在登記注冊行政許可工作及各類經濟活動中起重要依據、憑證作用。[1]企業登記檔案利用分為內部利用和外部利用。內部利用指市監局注冊登記部門在辦理業務時對企業原有登記材料的調取；外部利用既包括公、檢、法、審計機關在辦理各類案件時對企業登記檔案的查詢，也包括企業簽訂經濟合同，解決產權、股權糾紛，保護自身合法權益時對企業登記檔案的查詢，同時也包括個人在進行工傷鑒定或者辦理個人養老保險、工齡確認時需要獲取企業登記檔案作為憑據。

企業登記檔案信息資源共享利用指的是利用現有網絡條件，將企業登記檔案信息資源逐漸從內網拓展到政務外網乃至互聯網，實現跨層級（指同一地區各級市場監管部門）、跨部門（指同一地區不同政府部門）直至跨地域的快捷查詢，使檔案最終使用者（包括市監局內部、其他機關、企業及個人）無須借助查詢主體即可實現企業登記檔案的直接獲取，有效提高企業登記檔案信息資源的使用效率。

傳統企業登記檔案利用以紙質為主，存在檔案查詢與出證效率低、檔案原件易損毀的問題。自1998年起，北京市市監局開始對歷史檔案進行數字化，并通過電子檔案資源庫，面向社會公眾提供自助式觸摸查詢服務，有效緩解了檔案利用的壓力。

但隨著商事制度改革逐步向縱深推進，社會公眾對企業登記檔案信息資源利用需求越來越大。據北京市市監局統計數據顯示：2016—2020年，企業及委辦局等各類主體檔案查詢量上升趨勢明顯，受對外查詢服務時間及窗口數量的影響，實體及自助利用方式已無法滿足日益增長的查詢需求。為提高市場監管服務效能、提升用戶滿意度，對企業登記檔案信息資源的共享利用建設已迫在眉睫。

2016年，為緩解加速增長的檔案利用需求與現有檔案提供利用能力之間的矛盾，北京市市監局與市教委、經信委、人力社保局、住建委、交通委、商務委、旅游委、文化局、衛計委、地稅局、質監局、統計局、公安交管局等13個市級行政部門聯合簽發了《關于推進工商登記材料共享促進政府部門協同的工作意見》，對企業登記檔案信息資源共享利用工作進行了初步嘗試，一定程度上緩解了利用壓力，但也發現了不少問題。

（一）檔案資源建設質量不高

檔案資源建設質量不高指的是用戶查檔存在“找不到”或者檔案信息不全的問題。究其原因包括：檔案人員配置不足、各業務處室人員不具備歸檔能力、開放鑒定工作缺乏規范性文件指導。首先，檔案信息資源共享利用區別于傳統紙質檔案管理，其實現需依靠“系統”及“數據”來完成，這要求檔案管理人員具備數據著錄、數據管理及系統管理的能力。其次，由于企業登記檔案在各業務處室形成，檔案歸檔工作只是經辦人員在履行其工作職責過程中“捎帶”完成的工作，其歸檔能力有限。最后，由于企業登記檔案涉及企業隱私，檔案信息資源共享利用的實現必須建立在不侵犯企業隱私及安全性的基礎之上，這就需要對企業登記檔案進行開放鑒定，而就目前而言大多數市監局檔案開放鑒定工作的責任主體尚未明確，存在相互推諉的現象。

（二）共享利用意愿不強烈

這里的“意愿”涉及三個方面：一是市監局是否有意愿開展檔案信息資源共享利用工作，二是企業是否有意愿公開與其相關的企業登記檔案，三是利用主體是否有意愿直接獲取并利用所需檔案信息。首先，從前文可知，北京市市監局已初步實現檔案信息跨層級和部分跨部門的共享利用，表明北京市市監局有意愿開展檔案信息共享利用工作，但并不代表其他地區的市監局也有相同的意愿，再加之檔案信息共享利用的開展必然需要充足資金作為保障，而偏遠貧困地區尚難具備此條件，這就意味著企業登記檔案信息資源難以全面實現跨地域（指不同地區）共享利用。其次，由前文可知，企業登記檔案信息資源共享利用工作的開展涉及企業隱私，企業是否愿意公開其相關檔案信息資源及所愿意公開的程度都將直接影響檔案信息資源共享利用工作的開展。最后，利用主體（指檔案的最終使用者）直接獲取所需檔案信息勢必會比借助查詢主體獲取所需檔案信息要具備更多的條件，比如利用主體與市監局間應具備良好的網絡關系，利用主體應學習并熟練掌握檔案查詢系統的使用方法等。但就目前而言，能夠符合以上條件的利用主體并不多。基于此，存在利用主體共享利用檔案信息資源意愿不強烈甚至無意愿的問題。

（三）缺乏相應資金保障

傳統紙質檔案數字化、全程電子化及業務標準相統一是企業登記檔案信息實現跨層級、跨部門、跨地域共享利用的基礎性條件。但無論是傳統紙質檔案數字化還是全程電子化，以及跨層級、跨部門、跨地域共享利用檔案信息資源都必然會對網絡條件、硬件設施、操作系統及數據庫等提出更高要求，需要大量資金作為保障，而就目前整個大環境而言，受歷史原因、現實和自身因素的影響，檔案工作或多或少都存在經費不足的問題。

（四）缺乏相應技術支持

2014年2月，國家企業信用信息公示系統正式上線運行。此系統是全國企業、農民專業合作社、個體工商戶等市場主體信用信息填報、公示和查詢的橋梁。同理，企業登記檔案信息資源要實現跨層級、跨部門、跨地域共享也需搭建相應的“橋梁”，即共享渠道。為保證該橋梁具有堅固的“根基”，檔案資源體系和利用體系建設必須更加完善，特別是對檔案信息資源安全體系建設提出了更高的要求，而這些都需要技術支撐。缺乏相應技術支撐也成為制約企業登記檔案信息資源共享利用目標實現的主要因素。

要推進企業登記檔案信息資源共享利用工作，必須進行體系化建設，具體參見圖1。

（一）制度層

制度層是企業登記檔案信息資源共享利用體系化建設的基礎。國家檔案主管部門應與國家市場監管部門合作出臺相應政策性文件，以明確各地區市場監管部門檔案共享利用工作計劃、檔案業務標準規范及檔案信息資源共享利用系統平臺建設標準規范等。各地市場監管部門應依據本單位實際情況，細化規范要求，落實建設經費，制定開放鑒定標準，劃分檔案利用主體權限等。

（二）機制層

機制層是企業登記檔案信息資源共享利用體系化建設的推動力。共享利用工作的推進需要多方聯動、相互配合、協同構建。我們應為企業登記檔案信息資源共享利用營造良好的社會文化及網絡環境，采取正激勵與負激勵、內部激勵與外部激勵相結合的方式，充分激發各方主體共享檔案資源的積極性。

（三）技術層

技術層是企業登記檔案信息資源共享利用體系化建設的橋梁，應用技術的研究應立足快捷查詢和安全傳遞。

1.RPA（Robotic Process Automation，流程自動化機器人）替代查詢主體完成查找任務。RPA系統通過運用大數據、人工智能、云計算等技術，能夠操作企業登記檔案信息資源用戶圖形界面（GUI）元素，模擬查詢主體與計算機交互過程，替代人工完成大批量、可重復性任務，實現對存量數字化圖像內容的批量智能自動識別預處理和精確查找定位[2]，保證圖2路徑b的有效性與可行性。

2.區塊鏈+CA數字證書規避風險。區塊鏈作為一種透明、可追溯、不易篡改的分布式賬本數據庫，能夠有效預防企業登記檔案信息資源被篡改，有利于檔案信息資源信任共享機制建設，能夠最大限度實現檔案信息資源的釋放與共享。同時，借助CA數字證書（即法人一證通）能夠準確確定檔案用戶（社會企業、個人和各市屬委辦局）身份，自動識別檔案用戶權限，為檔案用戶帶來方便（“一次申請，重復使用”）。

（四）保障層

保障層是企業登記檔案信息資源共享利用體系化建設順利推進的前提條件。

1.加強檔案資源建設。沒有檔案資源的高質量就沒有檔案事業的高質量。實現企業登記檔案信息資源共享利用，應在按時保質完成紙質檔案數字化的基礎上，加強對數字化副本與全程電子化之后形成的原生電子檔案的一體化歸檔管理，保證檔案數據的完整性，并通過建立資源共享、運轉高效的信息化體系，保證檔案信息資源的互聯互通。

2.強化檔案人員建設。在推廣企業登記檔案信息資源共享利用的大背景下，市場監管部門檔案機構及檔案人員配置也應“推陳出新，與時俱進”。比如引進數據處理人才，加強與技術部門的合作，在檔案部門內設專門的檔案共享利用小組等，以便更高效地推進檔案信息資源共享利用工作。

近年來，北京市市監局一直在積極探索“檔案+互聯網”“檔案+人工智能”等多種檔案利用模式。2019年，《國務院辦公廳關于做好優化營商環境改革舉措復制推廣借鑒工作的通知》做出了面向全國推廣借鑒北京“容e查”改革舉措的決議。隨著商事制度改革的進行，通過流程再造、高效協同推進企業登記檔案信息資源共享利用，滿足民眾更多元化的需求，既是數智時代對智慧市場監管的要求，也是檔案工作高質量發展的必然選擇。

*本文系國家檔案局“人工智能技術在工商檔案管理中的應用研究”（課題編號：2018-X-23）和北京市檔案局“數字化改革下市場主體檔案共享利用研究”（課題編號：2021-22）科研項目階段性研究成果。

注釋及參考文獻：

[1]史愛麗.論工商部門企業登記檔案資源開發利用的必要性[J].北京檔案，2012（7）：34-35.

[2]陳會明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能在檔案工作中的應用實踐與挑戰——以北京市市場監督管理局為例[J].檔案與建設，2019（7）：53-56.

作者單位：1.北京聯合大學應用文理學院檔案系2.北京市市場監督管理局檔案管理中心3.北京東方基業科技發展股份有限公司