展覽檔案資料的收集和歸檔探討

郭瑾琳

近些年來，我國社會經濟發展速度越來越快，人民在滿足了基本的生活需求之外，對于文化層次的需求越來越強烈。為了加快我國物質文明建設的步伐，在各種文化媒介領域中都有了不同程度的變革。其中，美術館作為文化藝術氛圍極強的一個平臺，在美術展覽過程中既能夠陶冶參觀者的情操，也能夠促進文化的復興，與此同時，在美術展覽過程中還會出現大量的檔案資料，本文針對這些檔案資料的收集和歸檔進行探討，希望能夠促進美術展覽檔案資料的規范化。

本文主要結合呼和浩特市美術館，該館位于呼和浩特市，是進行群眾性文化活動的高雅藝術展覽、活動中心。呼和浩特市美術館歷經多年的演變，舉辦了多種多樣的展覽活動，因此也在展覽過程中獲取了繁雜的檔案資料。所以呼和浩特市美術館在新時期的首要任務就是如何針對這些檔案資料進行收集與歸檔，促進自身的高效工作，切切實實的服務于社會、服務于國家。在以下內容中，結合信息化時代的檔案資料收集歸檔模式以及具體的收集與歸檔實踐措施進行論述。

一、美術館展覽檔案資料收集與歸檔在信息化時代的重要性

（一）有利于提高檔案資料管理的效率

新時期我國的科學技術水平越來越高，在各項工作當中都開始追求高效率的工作目標，因此美術館展覽檔案資料的收集與歸檔也應順應這一趨勢。在以往的美術館展覽檔案資料查找與利用當中，經常會受限于各種因素，同時現代化信息技術的不斷發展也給美術館展覽檔案資料的管理帶來了沖擊，所以目前的美術館展覽檔案資料已經被迫由傳統的模式步入信息化模式。在這個過程中，著重要求的就是檔案資料管理的效率，而信息化技術的普遍應用則恰好滿足了這一需求，既提高了美術館展覽檔案資料管理的效率，也提高了收集與歸檔工作的科學性[1]。

（二）有利于順應社會的發展趨勢

隨著各行各業信息化步伐的加快，有關美術館展覽檔案資料管理的工作也被提上了日程。在這個信息化時代，任何信息資源首先應當具備的功能就是共享性，而傳統的檔案信息獲取模式已經無法滿足越來越龐大的受眾群體，他們也早已經將目光由傳統的美術館展覽檔案資料管理模式轉移到了數字化互聯網之上。目前，傳統的紙質檔案資料已經逐漸演化為電子數據、信息平臺等數字化設備的形式，由此可以看出這也是社會的實際發展趨勢，因此美術館必須要順應這種趨勢，積極向信息化轉變，提高自身美術展覽檔案資料收集與歸檔的質量，避免以往的損壞、丟失等情況出現。本人從事近6年時間美術展覽檔案資料的收集整理歸檔，形成了展覽的圖文影像等多媒體資料，其中以數字媒體資料為主。

（三）有利于滿足社會市場的基本需求

在這個“快節奏”的社會當中，人們越來越注重追求方便性，而社會的主要發展趨勢也正在朝著這個方向轉變，力求所有事情都近乎“完美”，即便可能性較小，社會市場依然要滿足人們的各種方便性需求。其中在檔案信息的獲取方面更是如此，面對復雜多變的檔案信息，人們迫切需求一個方便的收集與歸檔方式。因此美術館檔案資料的信息化發展是滿足社會市場基本需求的體現，同時也要求檔案信息資料的全面性、便捷性、新穎性以及及時性，從而促進檔案信息的高效率共享[2]。在為美術展覽寫簡報這項工作中深深體會到這一點，從前幾年僅上報上級單位到后來發展出自己的公眾平臺，社會市場需求在不斷快速的變化，這就要求我們不斷的調整不斷的創新以跟得上變化。

二、美術館檔案資料收集與歸檔的原則

（一）要結合展覽主題收集檔案資料

通常情況下，美術館在展覽時所有的檔案資料都與展覽主題息息相關，是服務于展覽主題的，所以在美術展覽檔案資料的收集過程中，一個最基本的前提就是要結合展覽的主題進行資料收集。但是具體的檔案資料收集工作往往是比較困難的，在遇到一些展覽主題過大、展覽時間過長或者是展覽內容過多的展覽活動時，往往無法結合主題收集更加全面的資料，所以在這時就需要結合展覽主題中的重點內容進行收集，進行層次分明的檔案資料收集工作，確保資料收集的范圍與內容符合展覽實際，從而提高美術館檔案資料收集的科學性[3]。

（二）檔案資料的收集要全面

在現代化的美術展覽當中，除了基本的實體美術展覽之外，往往還會借助于圖片、影像以及音頻等資料來突出展覽主題，向參觀者清晰的表達展覽意圖。所以就要求我們在美術展覽檔案資料收集與歸檔工作中，首先要確保檔案資料收集的全面性，但是要注意也不是一味地收集全部檔案資料，而是要契合展覽主題。具體可以分為兩點全面性：第一就是確保檔案資料內容的全面性，要確保有頭有尾、有始有終，體現檔案資料的連續性;第二就是確保檔案資料形式的全面性，除了收集紙質檔案之外，還需要注重音頻檔案資料、圖像檔案資料等形式。

（三）檔案資料的收集要真實

除了美術館展覽檔案資料收集的全面性之外，還要確保收集的檔案資料絕對準確、絕對真實，為后續的歸檔工作打好基礎。只有真實的檔案資料，才能夠讓人信服，也只有真實的檔案資料，才更加便于管理，更加具有價值。所以就需要相關工作人員在收集檔案資料時始終堅持真實性的原則，并且對收集完成的檔案資料進行二次審核，要通過不同的渠道、不同的手段進行取證，盡最大可能提高檔案資料的真實性。對此，可以采用內部和外部兩種檔案資料收集方式，在內部確保檔案資料收集的完整性，在外部確保檔案資料收集的公平性[4]。

三、美術館檔案資料收集與歸檔的具體措施

（一）美術館領導人員的重視

歷經多年的發展與變革，美術館的領導人員越來越重視展覽檔案資料的收集與歸檔工作，將這些基礎的工作內容作為重點目標，加大了展覽檔案資料的收集與歸檔工作力度。與此同時，為了讓美術展覽檔案資料收集和歸檔工作更好的開展，領導人員不斷的走訪，積極主動的與當地不同美術館進行溝通。除此之外，還要加強政府的引導作用，制定相關的政策來保障展覽檔案資料都能夠進行統一的收集與歸檔。

（二）主動參與展覽活動提高資料收集全面性

除了領導人員的高度重視之外，還需要在一些大型美術展覽開展的時候主動委派一些檔案資料的收集人員參加到活動中來，并且在活動過程中要時刻關注檔案資料的狀態，在展覽活動結束之后，保障本次展覽的所有檔案資料都能夠收集到美術館當中。與此同時，還需要這些收集人員從展覽活動一開始就要參與到活動中來，確保從檔案資料的起點開始收集，避免由于重復利用或者其他因素導致的檔案資料遺漏等情況，從而提高檔案資料收集的全面性。在展覽活動結束之后，還需要將展覽的主題、內容以及形式等與檔案資料歸檔到一起，進一步確保資料的完整性[5]。

（三）借助于美術館館藏優勢提升自身知名度

由于美術館中包含了各種展覽的全部檔案資料，所以為了進一步提高美術館資料收集的能力與影響力，就可以充分借助于自身的館藏優勢來提升知名度。對此，就需要美術館時刻關注各種各樣的展覽活動，積極參與其中，并且能夠為這些展覽活動提供他們所需的檔案資料，以此來為展覽活動提供便利。久而久之，不論哪種展覽活動，在開始之前就會想到美術館的優勢資源，從而提高了美術館的社會認同度以及自身的知名度，對于美術館檔案資料的收集與歸檔來說有百利而無一害。

（四）規范檔案整理歸檔工作

一般來說，美術館需要面對各種形式的展覽檔案資料，所以檔案資料的內容各不相同，在歸檔工作中會十分復雜，在美術館檔案資料歸檔過程中，要在確保檔案資料完整、合理的同時，方便后期的檔案利用，同時還要及時發現不同展覽活動當中的相同之處，從而避免檔案資料歸檔重復等情況發生。另外，還要加強對美術館檔案資料歸檔人員的培訓工作，提高他們的工作能力，從而避免由于工作失誤而導致的檔案資料歸檔混亂等現象，提高美術館檔案資料歸檔工作的規范性[6]。

四、總結

在新時期的美術館檔案資料收集與歸檔工作當中，需要充分結合社會發展實際，不斷提升收集與歸檔能力，真實的服務于社會、服務于國家。

參考文獻：

[1]王婧.規劃美術館建設與檔案資源利用探討[J].黑龍江檔案，2020（4）：125-126.

[2]羅旭.檔案文件資料收集工作面臨的問題及對策[J].蘭臺內外，2020（23）：73-75.

[3]齊曉磊.新時期檔案資料收集工作初探[J].蘭臺內外，2019（21）：45-46.

[4]呂元亨.把“死檔案”變為活教材：記岐山縣檔案局檔案資料美術館[J].陜西檔案，2017（6）：48-49.

[5]朱海林.從建設規劃美術館的經歷談檔案的重要性[J].城建檔案，2017（10）：88-89.

[6]徐華妹.如何做好檔案資料的收集與有效管理[J].科技資訊，2017，15（11）：161-162.