事業單位人事檔案管理工作中存在的問題及優化措施

高艷龍

在新時代下，隨著黨的建設和社會發展需要，事業單位機構也在不斷的改革，在事業單位機構改革過程當中，事業單位專業技術人才隊伍的選拔與培養也是重要的內容。而管理和利用好干部人事檔案，可以更好促進專業技術人才隊伍的選拔和培養。干部人事檔案記載、反映著一個干部的基本信息和成長經歷，是選拔、評價、培養人才的基本憑證和重要依據，一個干部的檔案內容是否真實，基本信息是否準確，體現著干部檔案的權威性，影響著組織在選拔、培養人才方面的公信力。管理和利用好干部人事檔案可以更好地促進人才隊伍的建設，建設好人才隊伍，可以直接提高事業單位服務水平。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要意義

干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源。人事檔案可以讓組織對干部職工的個人基礎信息、工作情況以及崗位變動進行掌控，并且能夠作為人才培養、選拔主要參考依據，具有較強的公信力。尤其是目前各單位對人才非常重視，管理和利用好干部人事檔案可以更好促進人才隊伍的建設，同時管理好干部人事檔案是人才隊伍建設的基礎與前提，高質量人才隊伍對事業單位的高效運行能起到重要的作用[1]。

二、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理機制不暢

所有的人事檔案管理工作都要基于一個完善的、可行的管理機制，檔案形成單位管理制度不健全、不科學，在檔案管理工作實際過程中，造成單位對材料收集不主動、檔案材料內容審核不專業、材料歸檔不及時等情況。這些問題匯集到一起，造成干部人事檔案材料內容更新不及時，嚴重影響了組織在人才選拔、培養方面的工作。干部人事檔案管理工作是一個長期的工程，檔案管理部門和檔案形成單位要建立科學合理的管理制度，嚴格依照制度管理干部檔案，科學合理地做好檔案管理工作。

（二）人事檔案管控辦法不新

人事檔案管理工作并不是固定不變的，而是需要隨著事業單位的運行情況進行調整與革新，要有敢于創新的意識，然而，當前很多單位局限于以往的人事檔案管理機制，沒有隨著事業單位的實際運行情況創新管理機制，這種情形會直接影響檔案管理工作。檔案形成單位管控辦法不新，再加上檔案專職人員的不專業、專職人員的常態化學習教育不足，導致專職人員對最新政策的理解和把握不能及時追蹤跟進，補充人事檔案專業知識的能力有限，欠缺革新精神和創新能力，這使得檔案管理工作會出現滯后現象[2]。

（三）檔案形成單位重視不足

檔案形成單位對檔案工作重視程度不足，一是干部自身不夠重視，有的干部崗位頻繁變動，自己的檔案卻沒有隨著變動，沒有把形成材料及時歸檔，需要檔案材料的時候發現檔案材料短缺。二是領導對單位的檔案工作重視程度不夠，每年形成的歸檔材料較多，單位領導沒有配專人負責檔案收集、整理、保管、移交等工作，形成歸檔材料不能及時歸檔，造成干部職工檔案內材料短缺的情況。

三、事業單位人事檔案管理優化策略

（一）加強學習培訓，檔案隊伍專業化

首先是加強檔案管理人才的選拔和培養，提升檔案工作，立足本身，發掘系統內的人才資源，是加強人才隊伍建設的首要任務。檔案管理部門和檔案形成單位要培養和選拔好系統內的人才，投入管理檔案工作，對檔案管理人才組織常態化的學習培訓，通過各種學習渠道，加強檔案工作人員專業理論、新技術、新知識方面的教育和培訓。通過學習培訓和實踐鍛煉，不斷提高檔案人才隊伍的數量和質量。最后，優化工作環境，積極營造良好的工作環境，選拔具有較高工作熱情的年輕干部進入檔案管理干部隊伍，對于表現優秀的干部人事檔案工作人員，應當注重培養使用。優化人員配置和激勵政策，激發廣大管理人員的積極性和創造性，促進檔案管理工作有序開展。

（二）健全管控機制，檔案存放安全化

首先，隨著事業單位機構改革不斷深入，社會的快速發展，信息化的推進，新形勢下干部人事檔案管理也面臨著新的挑戰。檔案管理部門和檔案形成單位要健全干部人事檔案收集、鑒別歸檔、保管保密、干部檔案查借閱、檢查審核、送交檔案材料歸檔、轉遞等制度，同時選配政治素質好、專業能力強、作風正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，提高檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔等工作。其次，隨著信息時代到來，網絡應用廣泛，很多內容都可以通過互聯網進行查找，使信息逐漸透明化，使得隱私問題也受到了更多人的重視，檔案管理部門和檔案形成單位也面臨著新的挑戰。人事檔案管理過程中，檔案管理部門和檔案形成單位要提高安全和保密意識，認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規做好人事檔案的保密和安全工作，防止檔案的泄露和損壞。最后，管檔機構要建立完善檔案查借閱制度，防止不法分子以查借閱人事檔案的名義，查看他人信息，利用人員隱私進行違法活動，帶來不可預料的嚴重后果[3]。

（三）明確各方責任，檔案利用規范化

首先，檔案形成單位根據檔案管理工作制度，確定專職人員來負責收集、保管和移交本單位的歸檔材料，專職人員要認真負責審核收集到的歸檔資料，保證收集的檔案資料的真實性、可靠性。其次，檔案形成單位配備的專職人員必須熟悉黨的政策和檔案工作的專業知識，掌握收集檔案材料的有關規定，積極主動收集單位工作人員工作中形成的調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等反應個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容，形成屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，及時進行收集、歸檔。屬于歸檔的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規范、文字清楚方可移交檔案管理機構歸檔。檔案管理機構認真審核查看檔案形成單位移交的歸檔材料，經鑒別屬歸檔的材料，及時歸入干部人事檔案庫中，不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別視情況予以處理，凡銷毀材料需經批準，由專人負責監銷。最后，檔案形成單位和管檔機構要根據事業單位改革不斷深化制定干部檔案管理的長久管理機制，將以往不重視轉變為常態化工作，全面提升干部人事檔案的管理水平和利用價值[4]。

（四）善用信息技術，檔案工作效率化

首先，需要創建統一的電子設備存儲管控體系，加快檔案信息化管理進程，數字檔案信息化推進當中，要注重檔案信息的生成、匯總、篩選和查看工作，并且還需要制定更加標準化的管理體制，保證電子檔案的可靠性與安全性。其次，需要做到及時更新，數字檔案的內容要隨著時間的推移、崗位的變動與調整，及時進行更新與完善，保證電子檔案和紙質檔案同步更新，凸顯檔案信息化的價值。最后，可以結合先進信息技術，優化網絡信息備份環節，避免在檔案轉移或者是存放階段出現丟失與毀壞的情況。

四、總結

要根據新時代黨的建設和組織人事工作以及經濟社會發展需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容，充分發揮檔案資政作用。與時俱進根據國家在全國檔案系統推行檔案數字化，干部人事檔案管理工作也融入先進管理技術，加快檔案信息化管理進程。同時對在管理當中遇到的問題進行科學優化，創新管理機制，把控好管理要點，全面提升檔案管理水平和利用價值。

參考文獻：

[1]譚旭.事業單位人事檔案管理工作的重要性及優化措施[J].就業與保障，2020（5）：169-170.

[2]張欣.加強信息化和標準化，推進事業單位人事檔案管理的規范化[J].中國信息化，2020（11）：76-77，80.

[3]淑萍魏.淺議大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].現代經濟管理，2021（2）：94.

[4]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020（28）：7-9.