淺析如何規范企業接待管理工作

馬騰

摘要：改革開放的深入和發展，以及社會的不斷進步，不但增加了企業之間的競爭力度也大大的拓寬了企業的發展空間和交流渠道。企業之間的溝通也已經成為企業日常的生產經營活動中的重要內容，而接待工作作為企業外在表現形式的平臺，對企業的發展具有一定的推動作用，由此對企業的接待工作進行規范的管理就顯得尤為重要。因此文章通過對企業接待工作進行正確的定位，分析管理好企業接待的重要性，從而提出有效措施規范企業的接待管理工作以便企業更好的融入到市場經濟的發展中去。

關鍵詞：企業接待；管理；正確定位；重要性；規范措施

我國經濟體制的改革和社會的轉型極大的促進了企業經濟結構和管理理念的轉變。隨著企業經營范圍的不斷擴大，全球的經濟競爭力度也上升到了一定的高度，從而為了便于企業之間的溝通和宣傳，企業接待工作則成了推進企業發展的重要手段。做好企業的接待工作，無形中將企業的精神面貌也呈現在了世人面前，不僅樹立了良好的企業形象，同時也將企業的文化和發展模式以及前景也進行了積極的宣傳，另一方面，通過企業和企業、企業和世界之間的互相溝通和交流，以接待為平臺從中互相借鑒和學習了各企業間成功的經驗，從而開拓了自身的經營思路，成為企業自身發展的推動力。鑒于目前企業改革工作的進行和深入，企業內部的各項生產經營活動在制度執行和實際操作過程中還存在一定的問題急需完善，難免會在接待工作中出現紕漏。因此對接待工作進行規范的管理，從而增加企業的知名度和競爭力，保證企業的運轉科學有序。

一、正確定位企業接待工作

（一）接待工作是指各種組織在公務活動中對來訪者所進行的迎送、招待、接談、聯系、咨詢等輔助管理活動，是行政部門的一項經常性的事務工作。接待工作就是為企業經營活動提供物質條件和服務保障的工作，是為公司客戶服務的工作。基本要素主要包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務及接待方式。目的則是為樹立公司良好形象，顯示高強的管理水平，擴大企業對外聯系和交流。

（二）企業的接待工作是企業的窗口和“門面”，是實現多領域、多層次、多方位的對外合作交流的橋梁和紐帶，具有塑造、維持和創新企業形象、宣傳企業文化的作用，同時也利于創樹企業品牌，提升企業在外界的知名度。其次，接待工作作為企業的一種外在投資，可以延伸企業的外在生存環境，為企業贏得更為廣闊、更加優越的發展空間，從而實現企業接待工作向生產力轉化的目的。

（三）禮儀是接待工作向外界展現的重要表現途徑，而現代市場經濟存在的競爭在很大程度上是一種形象的競爭，而企業的核心力量則是企業工作人員，因此企業樹立良好的形象就必須加強對人員思想素質、服務意識、言行舉行等方面的培養，使接待工作人員在外在形象上能給訪者留下深刻的第一印象，進而加到了訪者對該企業的好感和認可。

二、企業接待管理工作的重要性

（一）加強企業接待的管理工作利于企業的可持續發展。企業作為經濟活動的主體，各項工作都必須嚴格的進行監管，從而約束主體的行為和思想意識，實現經濟行為的規范化，同樣企業接待工作不僅與企業的政治面貌相關，也直接反映了企業的外在形象，而企業的發展又是以科學的發展觀為宗旨，謀取企業的長遠發展。因此企業只有建立完善科學有效的的管理工作機制，不僅可以規范接待人員的行為準則，為客戶提供更加優質的服務，也使訪客對企業留有較好的外在印象，鞏固了企業的外在形象，發揚了企業的精神，才能充分的發揮企業接待工作的先鋒作用，進而增加了企業合作成功的概率。長久下去利于企業的可持續發展。

（二）接待管理工作為企業的經營活動提供了物質條件和服務的保障，加強了企業的對外交流范圍和力度。首先，接待管理工作是為公司客戶服務的工作。這就要求公司各職能部門與接待的主體部門相互合作、相互配合，共同籌劃和運用公司的人力、物力、財力，以保證接待活動的正常運行，通過為來訪者來企業的訪問、參觀、考察、技術交流等各項活動提供必要的工作和生活條件，為企業的發展提供了服務保障。由此可以看出服務保障是接待管理工作的基本屬性。其次，接待作為企業的一種無形資產，有著明顯情感效應和延伸效應。通過熱情、周到、細致的服務和良好的印象，擴大了企業的發展范圍。同時在接待過程中，通過與各級、各類客戶的接待服務接觸，形成適宜企業發展的良好市場環境和牢固的經濟合作關系，從而進一步的加強了企業的對外交流，提高了競爭力度。

三、規范企業接待管理工作的有效措施

（一）加強對員工的教育和培訓，提升其綜合素質，豐富和深化接待工作的內容，對該項工作進行正確的地位和認識。首先，電廠電廠作為電力資源的發送端口，應該更加的重視接待管理工作，定期對從業人員進行培訓和教育，宣揚和倡導企業文化、國家對行業所作出的具體的政策和方針，培訓員工的業務技能和相關知識，提升員工的綜合素質和業務水平。其次，要豐富接待工作的內容，并加深認識，將該項工作的內涵向多元化方向發展和延伸，不再單純的局限于衣、食、住、行等方面的安排，其中也可以適時的穿插企業的文化、員工的工作情況、單位的發展前景以及對未來的展望等積極的信息，使來訪者感受到企業充滿朝氣、積極向上的工作氣氛，看到單位所蘊含的巨大的社會價值和經濟價值；第三，單位也可以通過采用“走出去，請進來”的互動方式，或者請教相關的專家，對接待的工作人員進行禮儀、接待的具體流程、語言、行為等其他相關方面的知識和業務的教育和培訓，從中學習和吸取先進經驗，提升自身的文化內涵和職業修養，以便在接待過程中能夠讓來訪者充分感受到濃濃的文化和禮儀氣息，從而加深對企業的印象，無疑增大了企業的合作幾率。

（二）建立并完善接待工作的管理制度。有效科學的管理制度是保證企業工作正常開展的基礎。包括接待工作。因此企業要嚴格遵循企業八項規定的要求，結合企業本身的實際情況制定行之有效的管理制度，明確接待工作的范圍、標準、程序和監管等各個細節的準則，實現責任明確化和內容的透明化，從而避免了謊

報費用、接待混亂等不利現象的出現，規范了接待人員的行為。

（三）強化細節，規范流程，合理利用和配置接待資源，對接待工作統籌安排和規劃。首先，整合企業內部的各項資源，結合工作性質，對接待工作進行事先的統籌規劃，包括人員、車輛、設備等細節，使資源得到最大優化和利用，其次，注意細節問題，理順受接待者的心理和需求，分清工作內容的主次，將工作的各個環節緊密的銜接起來；最后，要事先對接待工作的策劃方案反復推敲，并對可能出現的狀況進行預測和預防，同時落實好工作各環節的人員溝通，運用各種新型的終端媒體和平臺反饋、收集和公布不斷變化的動態信息，及時更改方案從而提高了管理水平，也提升了接待隊伍的應急能力。

（四）加強對接待工作資料的存檔并及時做出總結。工作伊始要對來訪進行登記，在接待過程中將來訪的傳真、接待方案、與參與人員的互動情況等資料進行及時整理和存檔，利于后期查閱，同時在工作完畢后將本次接待工作進行回顧和總結，尋找不足之處加以改進，發現優勢繼續發揚，從而提高了工作效率。

（五）堅持平衡和諧的適度原則。接待工作并非單一的接待部門去操作，也需要企業內部各個部門機構的相互配合、相互協調在一定程度上給予絕對的支持，而接待工作在現代企業制度中又貫穿整個接待的過程，從事前到事中直至來訪者來訪結束，接待人員要掌握好平衡和和諧的原則，從來訪者的衣食住行到意見收集、返程聯絡等都要進行全方位的跟蹤和落實，另外還要進行創新，結合企業本身的特點，創造個性服務，從來訪者的興趣、愛好等方面進行了解，深入到來訪者內心，做到以人為本，和諧融洽。

四、結語

綜上所述，企業的接待工作不僅是企業外在形象樹立的有效手段，也是世界認識企業的窗口，做好企業的接待工作，不僅可以宣揚企業的文化，也將企業的政治和精神面貌呈現在了社會公眾面前，從而提升了企業的知名度。因此提高企業接待工作的管理水平，規范管理行為，對企業的可持續發展具有一定的推動作用。

參考文獻：

[1]路鑫.論適度管理在企業接待工作中的運用[J].辦公室業務，2012（17）.

[2]李光輝，宮艷艷.淺談如何做好企業接待工作[J].赤峰學院學報：漢文哲學社會科學版，2013.

[3]沈小朝.規范企業接待管理之管見[J].經濟師，2012（12）.