信息化環境下文書檔案管理流程的優化思考

賀增太

關鍵詞：信息化;文書檔案;管理

【中圖分類號】 ?G472.4【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）16--01

科技進步為文書檔案管理提供了重要幫助，信息化環境下利用電子系統，聯合檔案工作集中辦理，辦理記錄都有序的顯示。推動了文件與檔案的整體化，信息檢索更為方便，有助于遠程辦公的順利開展。利用數據化的系統，歸納整理檔案方便快捷。數字化資料備份后，不易丟失，儲存時間久，可以設置多重密碼，增加保密性。通過網絡可以在線查閱資料，實現資源共享，信息傳遞范圍大。本文主要研究了信息化環境下文書檔案管理工作的優化思考，具體如下：

1 信息化文書檔案管理工作現狀

在信息化時代，文書檔案管理量巨大，如今已經開始實施辦公自動化系統，使用時間較短，相應的管理流程并不完善，管理中有許多漏洞，文書管理檔案的工作效率并不高。專業人員的技術水平有待提高，專業素養不夠，業務操作還未完全熟悉掌握，先進的功能不會使用，檔案工作效率不高。團隊人員素質水平參差不齊，難以統一化管理。信息化檔案可以在線查看，安全管理技術還未完善，存在極大的考驗。在查閱過程會出現資料泄露的風險，對管理工作帶來了巨大的挑戰[1]。

2 文書檔案管理流程的優化思考

2.1 普及信息化管理技術

信息化環境下文書檔案涉及到龐大的數據，借助電子系統可以將紙質版檔案管理模式轉化為數字化管理，數字化可以存儲更多的資料，電腦程序的執行可以減少人工錄入資料時發生偶然性錯誤。工作人員對電子系統的操作還并不熟練，許多快捷的操作方式沒有掌握，部門需要加強對相關人員的技術培養。在工作之余，按期準備相關文書檔案信息化系統的操作知識培養講座，鼓勵技術人員不斷的學習新的信息化技術，在實踐中優化自身的文書檔案操作技術，管理工作需要做到規范化與標準化，才能提高工作人員的效率。合理安排工作人員的職位，細分工作崗位，對應的崗位負責獨立的文書檔案管理工作。所有人員都需要進行專業知識培訓，了解從檔案收錄、歸納、登記、歸檔、索引等具體的操作，在日常工作中，嚴格謹慎的實行技術操作，避免出現失誤。整個系統需要統籌規劃，協調合作。管理人員要利用信息技術對檔案的目錄及時更新，作廢的檔案標記出來，部門商議之后統一將作廢檔案刪除，有效的檔案需要及時備份，防止丟失。文書檔案電子管理系統需要正式規整在辦公自動化系統中，文書檔案管理部門的工作人員都需要參與到自動化的電子系統中來，跟系統開發技術人員相互溝通，掌握基礎技術，來達到文件管理的高效、穩定、安全。在林靜[2]的研究中，對文書檔案部門采用了普及檔案管理信息化技術，其結果顯示能夠有效提高工作效率。

2.2 安全保密工作

信息化環境下文件在線查閱很容易泄露重要文件，科學技術不斷進步，網絡病毒與黑客的存在給文書檔案管理工作帶來巨大考驗。檔案保密部門、管理部門與其他部門應該嚴格遵守文件查閱的相關秩序，共同協力組建檔案安全保密體系。文書檔案必須具備原始性的特點，在管理收錄的過程中，不能隨意修改。在信息化管理時，管理人員對于重要文件設置密碼密碼權限，工作人員想查閱重要文件，需要向上級提交申請，經上級批準授權后，才能對相關的文書檔案進行查閱。對文書檔案管理系統設置防護系統，建立防火墻、采用電腦病毒防御技術來確保文書檔案的安全。在日常的工作中，注重對安全信息的檢查，工作人員需要對自身的工作負責，加強防范意識。管理人員需要加強安全意識，采取多途徑多種方式來保障文書檔案的安全。在李福裿[3]的研究中，對文書檔案采取了建立防火墻，查看文件需上級授權等操作，其結果顯示能夠有效的保證檔案保密安全的問題。

2.3 提高人員素質水平

文書檔案的管理工作離不開一支團結合作、高素質的隊伍。領導對工作人員進行適宜的引導，讓其能夠充分認識到自身工作的重要性，并且主動學習檔案管理的專業知識。整個部門建立有獎有罰的考核制度，明確獎懲內容，激發工作人員的積極性，對待工作主動并且認真。各個部門之間定期交流工作心得，豐富員工的工作經驗，分享一些快捷、穩定的操作技巧，拓寬員工的視野，促進人員綜合素質的提高。在文書檔案收納管理過程中，堅決杜絕工作人員蓄意修改檔案信息，管理人員無道德底線、業務能力不過關、沒有責任意識，對眼前的利益誘惑無法拒絕、拋棄原則、消極怠工，只要出現這類情況，領導小組需要嚴肅處理，執行嚴格的懲罰或者按規定辭退工作人員。保證管理部門的工作規范、無黑幕操作，將隊伍進行整改。責任心較強的員工，辦事認真，嚴格遵守規章制度部門給予適宜的獎勵，比如帶薪休假等，并且將綜合素質高的工作人員著重培養為管理團隊的中堅力量。部門可以面向社會招納人才，為文書檔案團隊招賢納士。整個管理部門的工作人員，都需要積極參與道德培訓與學習教育活動。提升自己的業務能力，在閆懷康[4]的研究中，對檔案管理部門實施了人員素質培養活動，包括專業知識，道德理論等，其結果顯示能夠有效提高團隊的綜合素質，有利于團隊協調合作。

3 結論

綜上所述，信息化環境下文書檔案管理工作需要提高工作人員的專業技術，提高工作效率，注重檔案保密且安全工作，防止重要文件的泄露引起不必要的麻煩，查閱重要文件都需要上級領導的審批與授權。管理部門員工的素質應該注重培養，素質低下道德敗壞的員工應該嚴懲，防止其影響整個部門的工作效率。在實踐中不斷優化文書檔案管理流程，提高檔案管理的效率，保證安全穩定性。

參考文獻：

[1]田麗萍.文書檔案管理現狀與管理創新路徑分析[J].蘭臺內外，2022（05）：37-39.

[2]林靜.改變傳統檔案管理模式 普及信息化管理技術[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（10）：79-81.

[3]李福裿.大數據背景下事業單位文書檔案安全保密管理研究[J].黑龍江檔案，2021（03）：186-187.

[4]閆懷康.淺談如何提升基層事業單位檔案管理人員素質[J].黑龍江檔案，2021（06）：100-101.