企業內控 優化信息系統是關鍵

馬孟義

數字時代，信息技術的飛速發展一定程度上推動企業內控工作的升級與轉型，豐富了企業內控路徑。在此背景下，企業如何充分利用信息技術優勢，積極探索企業內部控制的有效途徑，促進企業長遠、健康發展，是一個值得持續探討和交流的課題。

全面落實內部控制制度，可以監督和管控企業的經營狀態。無論控制企業內部經營環境和科層組織，還是控制企業風險，在進行信息監督交流工作時，都需要引進內部控制機制。企業內部控制的工作內容以控制結構、控制制度和控制體系為主。

信息技術是處理信息、管理系統所應用的各種技術總稱，通過對通信技術、計算機的科學合理利用，完成開發、設計、安裝信息系統或者應用軟件工作。信息技術又名信息和通信技術，其中涵蓋了通信技術、計算機技術、傳感技術和控制技術等。

在有效的信息技術條件支持下，可從以下方面對企業內部控制產生影響：

環境控制。企業內部控制工作中應用信息技術，有利于逐步調整企業內部控制結構，加強企業內部人員的溝通交流，提高企業內部控制工作效率和質量。與此同時，信息環境會逐漸減少企業內部控制工作的層次差異，讓各個層次的職員都參與到內控工作中，提高其責任感和使命感。信息技術和企業內部控制工作的結合，也能積極促進企業管理形式的多樣化發展，使企業管理人員獲得更多數據支持，借助信息系統完成有關工作，轉變以往工作方法和工作思想，為企業內部控制工作創設一個更加輕松、自由的環境，加快企業發展進程。

風險管理。任何企業在發展的不同階段都難免會遇到各種各樣的風險和困難，從具體層面看，信息技術有助于改變企業內部和外部環境，讓管理流程和業務流程變得更加流暢。同時，還有助于合理調整以往的風險評估形式，提升內部控制工作效率。如果企業堅持正確、有效運用信息技術，信息技術便可成為內部風險控制的一個工具，幫助強化企業內部人員的安全意識，革新以往傳統老舊的管理思想，促進企業開發新業務，開展新活動，在風險較低環境中完成內部控制工作。

活動組織。信息技術在企業內部控制工作中的應用，能夠讓企業遠離以往工作中資源和人員上的限制條件，幫助企業在短時間內實現內部控制目標。同時，推進內部控制工作的實施，使內部控制途徑變得豐富起來，讓控制方法靈活多變，從而增強企業內部控制質量和效率。信息技術和內部控制的結合，也有助于企業完成內部風險預防、問題檢查和糾正等工作，從而更好發揮活動組織作用，讓企業內部控制體系變得更加完善。

企業內部環境管理中信息技術的運用。信息技術在內部控制工作中的運用，有助于相關工作人員和企業決策人員在短時間內達成思想共識，提升整體工作效率。例如，某企業采用了信息技術支持的內部控制形式，在任務分配環節當中，會把工作目標、工作重點、工作內容通過釘釘、微信群或者是辦公系統發送給每一個職員。此種任務分配方式，不但會讓作業效率明顯增高，也方便在相關設備中快速記錄數據，為后續任務的查看和任務責任人確認提供幫助。

企業內部風險評價中信息技術的運用。信息技術是一種關鍵手段，在提前預判風險走向方面具有顯著優勢，可通過對大數據的應用，完成風險分析工作，最大程度降低企業經濟損失。例如，企業中的行政崗位主要工作內容包括資金調用、人事安排和企業內部方案的規劃。為了提高日常工作的便捷性，他們往往會采用電腦辦公的方式，有效運用各種管理系統軟件，上述內容都和企業內部控制狀況息息相關。

企業內部活動組織中信息技術的運用。現代技術在企業內部活動組織中的運用，不僅能大幅提高作業效率，還能幫助擺脫以往人員和資源上的限制，避免發生人才和資源的浪費現象，從而更好地完成資源運用工作，讓企業內部控制工作變得更加靈活、多元化。例如，對于一些生產企業而言，每日上班下班都要打卡，信息化工具的使用，使得全部簽到情況都能夠通過計算機系統查詢，并完成自主匯總數據任務，在保障作業效率的同時，也保障了信息的精準性。

提高信息質量。提高信息質量是做好企業內部控制工作的核心與關鍵，有利于構建更高效的企業信息系統。在信息系統運用階段，為了解決各種存在的問題，必須做好預先控制工作，并完成各種經營信息的審核，進一步核查信息的真實性。另外，輸入程序過程中，如果和以往預期不一致，此時應暫停輸入，做好相關處理，從而為輸入程序的真實性提供保障，在合法、精準的前提之下，提高信息質量，促進企業信息技術的穩定、可持續發展。

健全內部控制制度。內部控制工作通過對信息技術無紙化、靈活性特點的應用，能夠優化以往管理工作中的制度內容。對此，企業需結合自身實際情況，構建出完善的管理制度，借助互聯網的優勢，充分發揮內部控制工作監督與管理作用。此種方式，不僅有利于保障內部控制部門在監督環境下更好開展相應工作，還可發揮相互牽制的作用。

內部控制環境的優化。在信息技術支持下，企業內部控制工作會逐步改變內部控制環境。首先，在信息技術加持之下，企業能夠把之前的組織結構展開扁平化管理，提高職員的工作效率。其次，企業運用信息技術，有利于讓職員們掌握更多知識，促進其綜合素質的提升。此外，信息技術具有共享性，能夠在管理系統中存儲各種內部控制資源，便于職員的瀏覽和調用。

確保網絡使用安全性。共享性是網絡自身具備的顯著特點，企業開展內部控制工作時，有必要定期對各個系統和軟件進行殺毒，同時要求工作人員平日里不要隨意下載來源不明軟件，防止病毒進入到企業計算機系統中。另外，企業也要定期展開網絡安全培訓工作，讓員工學習計算機操作流程和安全維護方法，進一步提高職員的綜合素質，強化其安全意識，便于企業后續正常開展內部控制工作。

綜上所述，內部控制工作屬于企業管理中的重要內容，其實施效果一定程度上會影響到企業的發展和經營狀態。信息時代的來臨，使內部控制工作向信息化、智能化方向發展，提高了內部控制的便捷性，提供了更多內部控制渠道。對此，企業在內部控制工作中，有必要利用信息技術的優勢作用，構建出比較健全完善的內控機制，實現企業內部控制工作的持續優化。