基于工作流的協同辦公平臺設計與實現

方 華(中瀚地信科技有限公司 安徽馬鞍山 243000)

1 項目背景

隨著現代企業的發展和經營管理企業脫離不掉信息化管制。由于網絡時代的迅速發展，數據化管理有效提高，老的辦公模式極大地約束了人的智慧和潛能，埋沒了人的創新和想象。因此，設計并實現了基于工作流的協同辦公平臺，有利于公司各部門轉變觀念和工作模式，提高工作效率；有利于節省行政開支，節省人力和財力；有利于公司領導監管，增加員工意識。

2 基于OA的協同辦公系統的設計

模塊組成及特點

整個系統由以下模塊構成 :項目統計、日志管理、文件管理、會議紀要 、考勤管理 、系統管理。基于OA協同辦公平臺工作流模型如圖1所示。

圖1 模塊組成

3 主要業務流程分析

3.1 系統管理

(1)用戶與權限分配：用戶和部門、角色、崗位綁定。管理員通過用戶所屬角色可以進行權限的分配，針對特殊的用戶可以進行單獨的權限處理，完成權限分配過程，減輕信息維護人員的工作量。

(2)操作日志：記錄公司各部門員工操作記錄，如遇到問題即可追蹤操作日志，快速發現問題解決問題

(3)參數設置：在系統設置中可以對短信發送設置，模板配置設置，編碼生成設置，系統業務設置等參數管理

(4)OA流管理：通過“流程設置，節點定義，條件規范”，采取文字和圖形配置相結合的方式，實現各業務處理流程的管理與配置。掌握業務流程過程，可查看和編輯的信息，在不同環境和條件下，業務流向的條件化設置。

3.2 項目管理

公司各個部門對完成的項目信息進行錄入操作，項目信息包括項目名稱，業主單位，承接單位，項目的開始和結束時間，項目負責人，項目合同價款等主要信息的錄入。各個部門只能查看自己部門的項目信息，管理員可查看全部，可以根據搜索條件查出自己想看的數據，也可以對項目的年統計，月統計，日統計進行分析及直觀的查看。

3.3 日志管理

日志和考勤相關聯，添加一條日志信息，就會自動打卡考勤，日志可以設置位私有，公共，限制三類，每一類所代表的含義分別是只可以自己查看，全部人員查看，部分人員查看。日志管理方便個人問題總結，領導查看員工工作情況，及和同事分享工作經驗，用戶可以對個人日志進行增刪改查的操作。

3.4 考勤管理

考勤和日志相關聯，員工每天在系統中提交一篇工作日志，將會自動考勤一次，如遇特殊情況，日志不能及時提交，可由各部門管理員代為簽到考勤。

3.5 文件管理

基于網絡的文件管理模塊，公司各個部門對簽訂的合同和資料進行規范的上傳，避免了頻繁向領導發送大量的文件，領導登錄即可查看所有的文件和資料，也可以進行下載和打印。

3.6 會議管理

提前添加會議計劃，發布會議信息，安排會議行程，系統會通知參會人員準時參加會議，對不能參加會議的成員進行缺會原因記錄，保障會議工作的順利進行。

4 主要業務功能介紹

4.1 系統管理

系統管理設計的內容較多，也比較關鍵，因此只有超級管理人員才能夠對此模塊進行一定的修改，而普通用戶只能夠進行查看并不能操作。系統管理中也可以對用戶，角色 ，部門進行添加，修改，刪除，用戶綁定角色設置權限，字典數據的增刪改查的操作，參數的配置，操作日志的監聽。

4.2 項目管理

通過參數配置，動態展示公司部門對應的表頭數據；支持各種項目管理的條件搜索，導入，導出功能；支持項目的增刪改查操作；支持項目echarts各種時間范圍的統計，數據的波動很直觀的在圖中可以反應出來。

4.3 日志管理

支持多維度日志查詢，查看日志詳情，日志列表數據的導出；日志的增刪改查操作；監聽員工每天錄入日志自動進行簽到考勤。

4.4 文件管理

搭建minio文件服務，支持文件的批量上傳；通過合同名稱，或者合同編號直接查詢文件資料；支持文件的增刪改查操作，支持文件下載和預覽。

4.5 考勤管理

非常直觀的展示員工考勤狀態，采用各種顏色標記員工考勤；通過時間篩選查詢考勤記錄；管理員身份可以編輯考勤記錄。

4.6 會議管理

支持發布會議通知；記錄會議主題，會議時間和地點，會議參加人員，會議內容的記錄；會議的導入和導出。

5 數據庫設計

根據企業需求，我們選用MYSQL數據庫進行設計，它是協同辦公系統的重要組成部分。考慮到協同辦公系統數據使用頻繁，重復性大，我們對數據庫進行物理設計，邏輯分析，并建立好表與表之間的關聯關系，使之可以有效的對數據庫進行高效率的訪問。

5.1 主要數據庫關聯關系如圖2所示

圖2 關聯關系

5.2 數據庫連接配置

1.在pom.xml文件中引入數據庫相關依賴包例如jdbc，mysql

2.在application.yml文件配置連接數據庫信息如下

spring:

datasource:

url: jdbc:mysql://localhos:3306/zhbg?useUnicode=true&characterEncoding=utf-8&useSSL=false&allowMultiQueries=true&serverTimezone=Asia/Shanghai

username: root

password: 123456

driver-class-name: com.mysql.jdbc.Driver

3.后端建立三層架構實現數據庫訪問

6 主要功能模塊設計與實現

6.1 登錄模塊

當輸入用戶名和密碼，及驗證碼系統會進行格式校驗，若不符合，頁面將進行提示，若符合要求則將用戶名和密碼加密發送到服務器后臺作比較，code返回200，則用戶通過驗證，系統跳轉到首頁，否則就是登錄失敗，出現錯誤信息提示。

6.2 項目統計

點擊項目統計菜單，選擇一個部門，即可展示對應部門項目統計數據，可以通過get方式請求進行相關數據的搜索。點擊新增或者修改按鈕，出現項目統計的編輯頁面，錄入或者修改數據，點擊確定按鈕，前端通過form表單的形式將數據發送給后端，完成相應的操作點擊導出按鈕，可以生成excel表格，點擊統計按鈕可以對項目進行一個統計和分析如圖3所示。

圖3 項目統計

6.3 文件管理

文件管理頁面的設計，管理員可以對文件管理模塊進行新增，修改，和上傳，可以通過get方式請求進行相關數據的搜索，圖略。

圖4是新增或者修改頁面，點擊確定按鈕按鈕可以文件管理模塊進行相關操作。

圖4 文件預覽

文件資料可以進行預覽或者下載，點擊導出按鈕，可導出excel文件。

7 系統實現效果

協同辦公系統是大多數規模較大的企業選擇的管理軟件，通過對協同辦公系統的使用可以提高辦公效率，內部交流更加便捷，信息傳遞更加準確和方便。使用協同辦公系統領導可以有效的了解企業員工每天工作的進度和信息反饋，及時跟員工交流溝通，提升了企業員工的積極性，這對企業內部的凝聚力得到有效的加強。通過協同辦公系統，實現了企業合同資料的有效管理，領導查看文件更加方便，文件管理更加統一。所以說提升企業的執行率，加快企業的辦公效率離不開一個有效的協同辦公系統。

8 結語

基于OA的協同辦公系統目前已正式投入運行。結合中瀚地信科技有限公司的明確要求，協同辦公系統的設計基本做到了簡單實用的良好結合，使中瀚地信科技有限公司的信息化管理水平更上一層臺階。