新時期高校工會檔案管理新路徑探究

摘 要：高校檔案是高校在社會發展過程中經過長期積累沉淀而成的重要基礎資料，而高校工會檔案管理工作則是工會所在組織直接記述檔案資料和準確反映工會日常工作、保存備查檔案信息和各種記錄文件材料的總稱。它完整記錄并體現了工會組織發展的歷史軌跡，反映出高校工會組織自身形象和價值觀理念，對促進工會工作的開展具有重要的參考價值和借鑒作用。因此，有必要加強工會檔案的管理，具體來說，這意味著高校工會檔案管理的信息化，使工會工作適應信息化社會發展的需要。

關鍵詞：高校院校;工會檔案;工會檔案信息資源;工會檔案利用

在大數據環境下，信息技術不斷進步，為滿足新時代高校工會檔案的利用需求，對新時代高校工會檔案管理工作也有了新的挑戰。解決傳統工會檔案管理模式中存在的弊端，完全發揮出工會檔案的作用，同時信息化建設已成為高校工會檔案管理發展進程的必然趨勢，所以亟須加強高校工會檔案信息化建設，通過深入分析其中存在的問題，提出準確的參考依據，提高高校工會檔案管理的信息化水平，優化其資源配置，有效增強高校工會檔案管理的有效性。這也是實現高校檔案管理現代化的必然趨勢，對于提升高校工會檔案服務質量有著極大的促進作用。

一、高校工會檔案管理的價值與意義

高校工會組織的成立、發展過程以及日常工作中所形成的各種資料信息就是高校工會檔案，工會與教職工代表大會制度作為落實“民主管理”的一項重要工作內容，在依法參與高校治理、保障所有教職員工權益的過程中形成了相當數量的具有存錄價值的音像、圖文等檔案資料信息。這些檔案資料信息統稱為工會檔案，這不僅僅是高校工會職工開展工作的原始記錄憑證，也是能夠保障所有教職員工權益的重要信息資源。進行高質量的高校工會檔案管理，對有效促進高校工會組織工作有十分重要的意義，為了保障新時期高校工作的順利開展，做好高校工會檔案管理工作就顯得格外重要。

1.是高校存檔資料的重要保存方式

高校工會檔案中存錄著建校以來所有從業的教職員工工作的重要資料，包括工作計劃、工作總結、各類報表，以及通知文件等，其中也存檔著所有教職員工的履歷信息資料，以及工作中獲得過的榮譽，包括先進集體和個人事跡材料、審批表、決議通知、會議記錄、會議紀要，及其對所任職高校工作產生的業績價值評估。工會檔案記錄了高校發展工作的進程資料，還記錄著所有教職員工在校期間參加過的工會組織的各項活動記錄，這些資料都是教職員工個人進步的史料，也能為促進高校工作順利開展提供準確、有價值的完整資料信息。

2.是構建高校穩定和諧發展的重要記載

每一個高校的發展都離不開教職員工的辛勤付出，高校工會檔案是維護全校教職員工民主權益以及切身利益的資料。高校工會在日常工作中組織開展的教代會、工會會員代表會議、全校校務公開通知、教職工座談會等形成一系列的會議資料記錄，包括會議通知、工作報告、領導講話稿件、代表發言稿、與會代表名單、候選人情況登記表、會議提案及提案辦理情況介紹等，里面涉及每一位教職員工的切身利益，如教職員工的職工工資水平、崗位津貼、職稱評定資料、職務聘任等方面的資料信息，以及包括提交方案、完善高校的規章制度、合理化建議的討論等，都是教職員工行使民主權益的重要體現。這些信息資料的記錄對促進高校工會管理日常工作有著重要作用，利于高校教職員工民主管理的實施，以及工作職權能夠順利落實。校務公開對促進高校工會工作的開展具有十分重要的借鑒和參考價值。高校工會檔案資料為構建高校穩定、和諧、快速發展奠定了堅實基礎。

3.是提高高校工會整體工作水平的重要保障

我國《工會法》明確提出了各地各級工會組織必須緊密聯系職工利益，聽取和反映職工的意見和要求，關心職工日常生活，幫助職工解決困難，全心全意為職工服務的要求，對有需要幫助的教職員工給予實際幫助，是高校工會組織義不容辭的義務和職責。高校工會是教職員工自發形成的群眾性的群體組織，既能積極主動接受黨政機關的領導，又能保障普通教職員工的利益，高校工會檔案信息如何得到充分利用，是高校工會組織在日常工作中亟須解決的重要工作部分。工會檔案資料信息記錄著高校發展中的各項工作記錄，不僅記錄著高校工會組織的發展歷程，也記錄著高校先進教職員工的光榮事跡，還有高校民主建設等寶貴的資料信息，發掘高校工會檔案的潛在效益，便于高校工會更好總結工作經驗，從而不斷提高高校工會工作整體水平。

4.給高校提供決策性依據的重要手段

每一所高校的發展都離不開科學依據，而高校工會組織是緊密聯系高校黨委高層和每一位教職員工的橋梁和紐帶。高校工會是中國特色社會主義工會組織的重要特征，工會組織參與高校的決策是體現高校民主管理的重要方面，而高校工會檔案可以全面總結高校在現代化建設發展過程中的經驗教訓，為領導者作出正確決策提供準確的科學依據。

二、高校工會檔案管理中存在的問題與分析

時代飛速發展，隨著高校教育改革腳步的不斷加快，各高校教育發展水平亦不相同，導致了各高校工會檔案管理水平的不平衡，下面筆者將對目前高校工會檔案管理中存在的基本問題進行分析。

1.高校工會檔案管理不規范

在傳統的高校工會檔案管理模式中檔案信息是以最傳統的紙質載體來進行存儲管理的，這就對人工、紙張、筆墨有了一定要求，這類基礎工作很繁重，而且效率低，因為收集、記錄、搜索、使用等都需要人工操作，并且在重復記錄大量資料的過程中特別容易出錯。

比如，由于高校工作的復雜性，高校細分為各個學科、各個部門，每個院系都有很多教職員工，所以每天都會生產出大量的資料，如果是依靠傳統人工記錄檔案的方法來進行存檔，極易出現保管不當，造成原始檔案丟失。由于檔案管理工作人員素質參差不齊，所以在使用傳統人工檔案資料整理的過程中會產生很大的不確定性，而且檔案管理人員也有可能會因為各種主觀或者客觀原因漏記資料信息。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1

同時，由于許多文件不是存儲在同一個地方，檔案管理員在進出倉庫和搜索信息上浪費了大量時間。此外，由于工會檔案中可獲得的文件種類繁多，歷史比較久，甚至早期用的紙張比較脆，很容易就會發生殘缺，造成字跡模糊不清，導致工會檔案資料的缺失。對于高校工會檔案管理工作，一些高校的工會管理模式比較隨意，導致在工會檔案管理過程中存在一些問題和疏漏。雖然高校工會組織已經初步建立了基本的檔案管理制度，但大多數高校工會組織并沒有意識到規范化管理高校工會檔案的重要性，其管理缺乏系統性、完善性、規范性、可操作性。科學、全面的高校工會檔案管理制度和流程，具體體現在以下兩個方面：

一是檔案管理人員有完善完整的崗位責任制和監督考核制度;

二是建立高校工會檔案管理制度和具體工作流程。部分高校對檔案管理人員缺乏必要的約束和監督，對工會檔案管理的實施情況缺少切實有效的外部監督措施，在許多情況下，對工會檔案管理的控制只能受到其工作人員的專業和道德水平的限制，這無疑會造成檔案管理方面的疏漏。

此外，一些高校雖然建立了相對完整和健全的檔案管理的大學聯盟，但沒有建立檔案管理制度，高校聯盟的檔案管理，只是形式上的理論，甚至是形式主義，未能達到預期的實施結果，它的作用也體現不出來。

2.高校工會檔案管理投入的人員不足

一般來說，檔案的管理僅限于記錄、收集、接收和保存現有檔案。這些日常任務通常不需要具有高水平培訓和專業知識的管理人員。但現在，隨著信息技術的快速發展，檔案管理業務的范圍逐漸涉及檔案的深入研究和利用，以及二次開發和拓展，呈現出多學科發展的趨勢。檔案管理的標準化和現代化需要高水平和經驗豐富的技術人員支持。

3.高校工會檔案管理人員的專業素質不足

高校工會檔案管理工作繁雜，有很大一部分人雖然了解檔案工作的重要性，但是在具體的工作中受到學校編制、資金儲備、檔案管理人員知識素質等因素的制約，在日常開展工作中就會遇到這樣那樣的一些問題，也有一小部分人對高校工會檔案管理工作缺乏正確認識，他們認為工會檔案工作無非就是組織活動、發福利等瑣碎小事，認為工會檔案管理工作影響不了學校的發展，可有可無，所以得不到充分重視，制約了高校工會檔案管理工作的進步。

4.高校工會檔案管理的設備設施不完善

隨著大數據時代信息化建設的飛速發展，有的高校因為資金不足，所以在設備引進以及人員招聘等諸多方面都顯得力不從心，檔案管理的基礎設施和人才儲備方面受到了極大限制，導致高校沒有專門的工會檔案保管室，產生一些混合辦公，嚴重制約了高校工會檔案管理工作的開展。工會檔案管理信息化程度不高，開發利用不夠。信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢，編研和開發利用檔案信息資源是檔案事業發展的需要，如何利用信息化手段，加強檔案的編研和開發利用，實現檔案資源共享，是一個值得研究的課題。

在調研中發現，工會檔案管理存在著信息化程度普遍不高的問題，表現為工會電子檔案的保存意識不強，檔案信息化工作專業程度不夠，不利于開發和利用。隨著工會工作的開展和高校擴招后教職工人數的增多，工會工作量激增，再加上現代高校普遍把校務公開、民主管理和依法治校提到一個很高的層次上，這對工會檔案工作提出了新要求。

5.工會檔案歸檔范圍不夠完善，收集力度不夠。

根據調研，工會檔案一般都是列入黨群類檔案，工會一般都是黨群類目錄下的二級目錄，有明確的三級類目和對應保管期限。但實體分類法中工會檔案類目劃分太籠統，是一個基礎性的指導意見，可適應當時高校的普遍工會檔案歸檔的基本要求，但并不能完全適應新時期下普通高校工會工作發展的特點和需要，一些新的工會工作內容特別是二級基層工會的一些內容應該被包括在歸檔范圍之內。且根據不同高校工會工作的開展情況，歸檔范圍可以有重點和普通的區別，這需要根據高校實際情況進行具體規定，工會工作開展好的高校可以把歸檔范圍的覆蓋面增大，從而為充分地開發和利用工會檔案打下基礎。

三、新形勢下改進高校工會檔案管理工作的措施

1.提高高校工會檔案管理人員的管理意識

高校工會作為學校與教職員工的橋梁，為了更好發展工會組織的職能，協調好學校與教職工之間的關系，切實維護好教職員工的合法利益，要想把這些工作做好，必須要以豐富的工會檔案管理經驗為理論依據，依靠前輩多年積累的真實可靠的工會檔案資料。

因此，為了高校工會工作能夠規范化順利開展，有必要提高高校工會檔案管理人員的管理意識，密切關注涉及所有教職員工切身利益的規章制度，并對此進行收集、分類整理。提高服務質量，從而實現高校工會檔案的充分利用。

2.加強高校工會檔案管理的信息化建設，實現檔案資源共享

（1）強化高校的硬件設施，提高網絡信息化技術水平，充分利用計算機高效進行檔案資料的接收、儲存、分類、查閱、歸還等工作。

（2）強化高校軟件建設，在工會檔案管理工作中，建立完善的高校工會檔案信息管理系統和規范化的軟件，努力提高高校信息化網絡建設的水平，充分發揮出高校工會檔案的作用，在最大程度上實現高校工會檔案信息資源的共享。

（3）建立一支高素質的高校工會檔案管理團隊，是確保檔案系統有效有序運行的重要因素。紙質文件都可以掃描到電子檔案中，檔案的歸檔、檢索、收集、記錄、處理也可以由機器完成。實行檔案信息化管理后既保證了檔案安全，也實現了檔案管理的完備性、系統性和高效性，從而有效避免傳統檔案收集所存在的問題。

3.強化高校工會檔案的管理制度

高校工會檔案的管理制度具體劃分為：歸檔等級、歸檔時段、歸檔范圍、歸檔的具體實施辦法，以及制定各級工會檔案資料總結收集、管理及其呈報要求等方面。通過相關的高校工會檔案管理制度的貫徹實施，以此來規范檔案管理工作人員的行為，做到有章可循，有據可依，實現從高校黨委領導層到基層教職員工，都能充分認識到高校工會檔案管理工作的重要性。

4.培養檔案管理專業人才，提高其專業素養

現代化的高校工會檔案管理人員，不僅需要掌握現代辦公設備利用技術、統計分析等專業知識，還需要具有一定的計算機操作能力，同時掌握現代專業設備維護技術。但在現實中，高校工會檔案管理人員素質參差不齊，缺乏專業人才，嚴重影響了工會整體服務效率和服務水平。

四、結語

總之，目前我國高校工會檔案管理工作中還存在著一些缺陷和不足，高校工會檔案管理思想觀念創新是大數據時代的迫切需要，是“以人為本”思想的內在要求。為了實現高校工會檔案管理的創新，就要強化高校工會檔案工作的創新思維模式，保證高校中心工作的完成;加強高校工會檔案工作的制度創新，能夠實現高校工會檔案工作規范化;加強高校工會檔案工作的思想創新、管理創新，才能夠有效促進高校工會檔案工作的順利開展;加強高校工會檔案工作的技術水平創新，才能夠加強高校工會檔案信息化建設;提高高校工會檔案管理意識，建立完善的高校工會檔案管理機制，提升高校工會檔案管理人員的職業技術水平，需要全校師生教職員工的共同努力，保持創新精神，堅持不懈追求高校工會檔案管理的改革創新之路，使高校工會檔案管理水平有顯著提高，必定會迎來嶄新的未來和良好的發展。

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（作者單位：安康學院）

基金項目：本文系安康學院校級科研項目：健康檔案分類儲存裝置，項目編號：2021AYHXA038。

作者簡介：肖雯（1984—），女，漢族，陜西漢中人，本科，講師，研究方向：檔案管理及研究。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1