社區科學健身檔案管理研究

摘 要：社區科學健身檔案管理工作優化不僅有助于更加全面翔實地了解現實情況，也是為了幫助管理者及時發現潛在問題加以整改。然而，部分社區在科學健身檔案管理過程中長期存在制度不完善和形式手段落后等問題，已經不同程度制約了科學健身檔案管理提質增效。在新的歷史時期背景下，社區科學健身檔案管理優化應堅持多元化、精細化、數字與信息化等戰略方向，不僅需要轉變思想觀念，提高認識水平，完善制度建設，也需要加快信息化管理模式構建，突破信息壁壘，落實責任制，還需要深化數據分析，強化價值挖掘，提升指導性、前瞻性。

關鍵詞：社區;科學健身;檔案管理

在北京冬奧會進入一百天倒計時之際，越來越多檢驗冬奧場館設施建設水平的測試賽陸續舉辦。這不僅使各種冬季競技運動項目逐漸成為全國各地關注的焦點，也使“三億人上冰雪”再次成為激發全民健身運動浪潮的熱點。作為推進全民健身運動有序開展的基層單位，社區不僅是為居民積極參與全民健身運動創造良好條件的服務者，也承擔著執行并落實各項宏觀決策與戰略規劃的重要職責。正所謂“上面千條線，下面一根針”。社區需要借助多種多樣的輔助工具維護和推進科學健身行動，其中檔案管理就是社區科學健身管理工作不可或缺又至關重要的組成。

一、社區科學健身檔案管理的重要意義

1.了解現實情況

作為記錄歷史信息的重要載體，檔案隨著時代發展和社會變遷而不斷衍生出各種各樣的記錄手段和技術，一切技術手段或技巧的出現是為在更大程度上貼近或還原歷史原貌，查詢和使用檔案也是后人為了解歷史客觀狀態的重要途徑與渠道。因此，做好社區科學健身檔案管理最直接也最顯著的意義就是了解現實情況。

比如，從數量上的變化可以大致掌握不同時期、地區的社區科學健身參與群眾的基數或變量，從檔案記錄人員年齡則可以了解不同時期基層科學健身群眾的分布狀態、發展方向等。

從宏觀層面看，做好社區科學健身檔案管理有助于決策層在各項規劃方案制定時更加貼近基層，使宏觀戰略符合各地實際情況并有相對扎實的群眾基礎。這有助于各項戰略規劃得到更多基層民眾的認可和接受，使宏觀決策順利落實和執行。

從微觀層面看，優質高效的檔案管理是對社區科學健身管理工作的全面總結，有助于社區工作者繼承和弘揚優秀傳統。同時，不同社區之間也可以在相互交流中互幫互助，利用各自行之有效的策略、方法實現更大范圍內、更多社區的共同進步。

2.發現潛在問題

檔案是對客觀現實的真實反映，其中既有卓有成效的成功經驗，也有各種短板和弊端。因此，做好社區科學健身檔案管理也有助于各方及時發現潛在問題并盡快予以修正和彌補。

就宏觀管理層面而言，針對檔案管理中發現的問題，決策者可以在未來的規劃設計中主動規避，并就已經存在的缺陷制定優化調整的方案。這是通過修正缺陷提升未來規劃正確性、準確性、執行力的重要舉措。

就微觀方面來說，發現一方面，社區可以結合科學健身發展方向及時填補現存空缺，進一步縮小、彌合管理工作的盲區。另一方面，對比不同時段檔案記載的內容，社區也可以得到修正缺陷、改正錯誤的靈感。尤其是前人解決問題的思路往往可以成為后來者突破瓶頸的切入點。

二、社區科學健身檔案管理常見問題

1.制度不完善

作為推進全民健身運動發展的“末梢神經”，社區在科學健身檔案管理工作中存在較大的地區差異。尤其受到不同地區經濟發展水平不均衡的影響，一些地方的社區科學健身工作存在較為嚴重的不系統、不規范問題，進而影響到管理事務的方方面面。

比如，在填寫日期時存在漢字、阿拉伯數字隨意穿插情況。填寫檔案人員往往憑經驗、習慣甚至喜好填寫檔案日期。也有個別人員填寫檔案時忘記日期，或者在需要同時簽章的部位只有簽字或者蓋章其中一種。還有個別人員填寫檔案時不求甚解，遇到不甚清楚的問題并不深究確切情況，而是想當然、憑印象隨意填寫了事。

2.形式手段陳舊落后

部分社區科學健身檔案管理還存在形式手段陳舊落后的問題。比如，完全依賴人工管理。一些社區受限因素眾多且范圍較大，導致科學健身檔案管理長期維持在最低水平運轉，最顯著的表現就是完全依賴人工工作。一方面，完全依賴人工管理無法從根本上避免人為疏忽造成的各種缺失、錯誤或漏洞。尤其在檔案數量與日俱增的狀態下，寥寥無幾的工作人員面對不斷增加的檔案數量時更易增加出錯的概率。個別社區在檔案管理過程中逐漸出現破損、缺失、遺漏等問題的根源也在于管理人員在高強度工作狀態下注意力下降所致。

另外，持續增加的工作量也是造成工作效率下降的重要原因。部分社區科學健身檔案管理存在明顯滯后、拖延問題，根本原因之一也是快速增加的檔案數量超出工作人員承受范圍，管理工作效率因此受到負面影響。

又如，只有單一的紙質檔案模式。時代發展與技術進步催生了越來越多樣化的檔案載體，包括記錄影像、音視頻的物理介質快速推陳出新。這是新時期檔案管理多樣化、多元化發展的潮流趨勢。不過，一些社區在主客觀因素等多重限制下，科學健身檔案管理長期僅有單一紙質檔案一種模式的局限。即使是互聯網已全面普及的背景下，這些社區依然沿襲刻板機械的傳統模式原地踏步。這其中固然存在人、財、物等投入匱乏的束縛，但也不排除管理人員在思想觀念上故步自封的缺陷。

三、社區科學健身檔案管理優化方向

1.多元化、精細化

時代發展和社會進步使越來越多競技體育運動項目具有了大眾化的機遇和條件，也使現代檔案管理工作擁有了更加多樣且可細分的技術手段與管理策略。因此，新時期社區科學健身檔案管理優化創新需要堅持的基本方向之一就是多元化與精細化。

堅持多元化方向就是立足社區實際和發展目標，選擇更多種類與形式的檔案管理方法，提高社區科學健身檔案管理的品質和效率。比如，在傳統紙質檔案基礎上增加電子檔案，在使用檔案袋、檔案盒等小容量設施基礎上增加更多光盤、硬盤、云存貯的擴容方式等。BF751EA3-644D-4795-BEC9-C8EEE8102281

堅持精細化方面就是改變傳統模式下相對粗放、隨意的管理局限，使社區科學健身檔案管理大幅提高系統性、規范性。比如，一些社區早期針對科學健身的信息登記往往只包括姓名、年齡、住址等寥寥數項，通常采取表格式登記辦法獲取最粗略的信息資料。而在新形勢、新要求下，為進一步落實全民健身各項戰略決策，詳細掌握基層科學健身基礎信息至關重要。這就需要社區在科學健身檔案管理中進一步明確基層民眾參與健身運動的各種精確信息。比如，運動項目、參與時長、運動頻率、鍛煉效果等。如此個性化的信息顯然無法在兩三項表格中得以體現。因此，社區需要更加精細和精準的設計，并通過逐一落實登記提升科學健身檔案管理的客觀性、真實性與可靠性。

2.數字化、信息化

信息時代背景下，檔案管理早已跨越紙質化發展到電子化、數字化、信息化的新階段。新時期社區科學健身檔案管理優化的又一基本方向就是數字化、信息化。

堅持數字化是改變單一紙質檔案落后模式的方向，選擇速度更快、容量更大的數字檔案才是促使檔案管理提質增效的正確路徑。同時，數字檔案在記錄基礎信息時采集類型更加多樣，可以涵蓋檔案記錄對象的全部信息而不用考慮篇幅限制。加之數字檔案在管理形式上可選擇平臺多種多樣，既可以在固定終端操作，也可以利用手機等移動終端實現隨時隨地、每時每刻的管理。

堅持信息化方向可以實現社區科學健身檔案管理互聯互通。只有將每個社區科學健身檔案基于統一的信息化平臺實現全面融合，城市之間、省份之間、地區之間才能匯集成為整體，才能展現國家范圍內全民健身、科學健身的全貌。這不僅有助于較大區域內統一規劃部署、優化資源配置，也是在宏觀決策層面為更長時期的戰略設計提供更加準確、翔實的參考資料。同時，基于信息化管理得到的社區科學健身數據分析結果也更具時效性和針對性，是大幅提高社區科學健身管理與引導可靠性、可行性的基礎保障。

四、社區科學健身檔案管理優化路徑

1.轉變思想觀念，提高認識水平，完善各項制度

雖然不同社區在科學健身檔案管理工作中存在的問題各有不同，但在復雜表象之下卻是基本相同的主觀誘因，就是管理思想上重視不足、關注有限。正是由于管理理念陳舊，這些社區科學健身檔案管理才會出現形形色色的缺失與漏洞。

因此，新時期社區優化科學健身檔案管理需要轉變思想觀念，提高認識水平，完善制度。

一方面，主管單位需要對社區開展常態化宣傳教育，幫助社區工作人員認識到科學健身檔案管理的重大價值與意義，進而以更加科學的管理定位帶動檔案管理實務提質增效。另一方面，各地應針對社區科學健身檔案管理盡快出臺更加系統且規范的規章制度、操作細則。比如，明令規定專職人員和專門場地的設置。社區雖小但五臟俱全，檔案管理作為必不可少的管理環節必須有專門的辦公場所和專職人員負責。即使是一間小辦公室和一位檔案管理員也是從規則體制層面突出檔案管理重要性的表現。

又如，應針對科學健身各類檔案填制方式、形式、內容等給予明確、明文的指導和要求。即使是填制時間這類看似雞毛蒜皮的小事也不能含糊。只有從每個細節上高度精確化，檔案管理才能從源頭保持高品質，才能在不斷提高管理效率的同時持續提升檔案信息價值挖掘的成色和有效性。

再如，需要在上交檔案的頻率、時間、責任人、違規懲處形式等方面出臺嚴格規定。這不僅是為了保障社區科學健身檔案及時全面地匯集到指定地點，從而保障后續數據分析工作順利推進，也是為了從根本上落實責任制，避免基層麻痹大意產生管理事故。這也是強化源頭管理、在整體上保證和提高科學健身檔案管理品質與效率的重要手段。

2.加快信息化管理模式構建，突破信息壁壘，落實責任制

信息化不僅是社區科學健身檔案管理的未來發展方向，也是以信息技術推動檔案管理提升整體水平的重要策略，還是基于技術引導規避多種潛在風險隱患的重要途徑。因此，新時期社區探索科學健身檔案管理現代化發展還需要加快信息化管理模式構建，突破信息壁壘，落實責任制。

一方面，社區應盡快構建包括檔案管理在內的統一信息化管理平臺。若已有部分信息化管理平臺則應盡快拓展到檔案管理環節，或將檔案管理納入既有信息化平臺管理范圍內。統一的平臺化管理不僅有助于檔案管理徹底解決人員有限而工作量持續增加的矛盾，而且有助于在根本上避免人工管理存在主觀疏忽導致管理錯誤的問題。

另一方面，社區需要明確各管理部門、人員等對檔案管理的協助和合作義務。只有社區內部所有部門及其人員充分協助和配合檔案管理工作，科學健身檔案管理才能在根源上避免局部化、片面化的信息傳遞阻礙。這也是在最大程度上避免信息壁壘風險的重要措施。

此外，堅決落實責任制也是保障社區科學健身檔案管理品質與效率的措施。落實責任制并非簡單懲罰管理失誤、失當等行為，而是要從思想上和行為上提升規范性。這也是在社區內部營造更加良好、健全的管理業態的重要手段。

3.深化數據分析，強化價值挖掘，提升指導性、前瞻性

加強檔案管理工作的初衷不僅是完善管理工作系統性，更要充分利用檔案作為珍貴信息集合的載體而深入挖掘其中潛在的價值以供利用。因此，新時期社區科學健身檔案管理還需要深化數據分析，強化價值挖掘，提升指導性、前瞻性。

比如，用好大數據、云計算和人工智能技術。一方面深化數據分析要利用各種前沿技術實現數據采樣的全面與完整，改變傳統模式下以抽樣代替全部樣本的做法。另一方面利用多種信息技術手段能夠實現定量數據與定性數據的全面覆蓋。這是保障最終分析結果真實與可靠的前提。

同時，要利用數據分析結論為社區科學健身作出更加有的放矢的指導。特別要努力提高各種規劃設計的前瞻性與預見性。要通過數據分析提前布置未來一段時間內社區科學健身的發展方向、形式、手段、內容，使有限的資金、資源最大限度發揮作用。

五、結語

表面上看，檔案管理與社區科學健身管理工作實務之間關聯性并不緊密，屬于相對后端的管理工作組成部分。然而，若能充分挖掘檔案作為歷史信息的潛在價值，社區不僅可以及時發現工作缺陷快速彌補，而且能夠基于過往的經驗教訓充分提高管理效率并減少不必要的投入與支出。從這一角度講，做好科學健身檔案管理其實是社區管理工作提質、降耗、增效的強大助力。不過恰恰由于缺乏對檔案管理足夠重視，部分社區在科學健身工作中長期陷入陳舊落后模式難以突破的困境，這其實是檔案管理缺乏系統性、規范性不良后果的表現。因此，新時期社區科學健身檔案管理工作優化不僅是各種先進技術手段的應用，更需要轉變固化與僵化的思想觀念。只有在管理理念的高度給予檔案管理更加科學的定位，社區科學健身檔案管理才能基于科學發展觀探索一條更加個性化、現代化、高質量的發展路徑。這不僅是新時期社區科學健身檔案管理提升品質和效率的重要途徑，也是新形勢下以優質高效的檔案管理助力社區科學健身提質增效并實現可持續發展的必由之路。

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（作者單位：煙臺市水上運動學校/煙臺市水上運動訓練中心）

基金項目：2020年度山東省人文社會科學課題：基于“體醫融合”的社區衛生服務體育功能實現路徑研究（項目編號：2020-NDJY-09）。

作者簡介：于守娟（1972—），女，漢族，山東威海人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理、開發利用等。BF751EA3-644D-4795-BEC9-C8EEE8102281