煤炭企業檔案管理的重要性及實踐思考

摘 要：本文簡要概述了煤炭企業檔案管理在宣傳以及人力資源管理工作方面的重要性，對其當前在大數據環境下的管理現狀進行分析，重點對其檔案管理工作中存在的意識不足、技術不強、制度落后以及效率較低的問題進行梳理，并針對以上問題提出了強化意識、加強技術、健全制度、信息建設、人才管理以及加強檔案安全性等對策，以望借鑒。

關鍵詞：煤炭企業;檔案管理;信息化管理

對于煤炭企業而言，檔案管理工作非常重要，尤其在煤炭行業不斷發展、檔案管理日漸完善的情況下，其檔案數量不斷增加，此時需要提高對檔案管理工作的重視，如果依然采用傳統方法進行檔案記錄和管理，非常容易出現資料缺失或遺漏問題，因此需要對煤炭企業檔案的管理現狀和存在問題進行積極探討，采取更先進的管理手段落實檔案管理工作。

一、煤炭企業管理的重要性

科技飛速發展，煤炭行業的競爭也十分激烈，其作為經濟發展中的重要支撐，在如今的大環境中面臨著諸多挑戰，為了在市場經濟中站穩腳跟，必須要做好檔案管理工作。由于煤炭企業業務范圍非常廣泛，擁有復雜的組織結構，員工數量眾多，企業規模通常較大，因此，對煤炭企業的檔案管理工作有更高要求。煤炭企業的檔案管理工作包含較多內容，優秀的檔案管理工作者能夠幫助煤炭企業更順利地開展宣傳工作，為煤炭企業節省人力、物力，幫助煤炭企業避免不必要的損失。除此之外，做好檔案管理工作，還能夠幫助企業更好地進行人力資源管理，使煤炭企業健康化發展。對于煤炭企業而言，人力資源管理工作是非常重要的工作，完成度較高的人力資源管理能夠幫助企業做大做強，在當今大數據背景下人力資源管理工作面臨著諸多困難，因此煤炭企業需要更加重視檔案管理工作，對其人事檔案進行完善，進而達到持續有效地為煤炭企業服務的目的。

二、煤炭企業檔案管理現狀

煤炭企業的檔案數量較多，管理的難度較大，隨著數字時代的降臨，大數據已經成為人民群眾生活和工作中必不可少的一部分，在數字化背景下，檔案管理的長遠發展迎來了希望。檔案管理工作效率發生了巨大提高，但由于檔案數字化的推進需要充足的資金支持，還需要先進設備進行基礎設施支持，而目前看來，部分煤炭企業并沒有做好融合大數據的準備工作。

并且，檔案數字化技術屬于較為先進的科學技術，其操作方式相對于傳統的檔案管理方式而言比較困難。檔案管理人員大多并不具備此項技能，導致其工作與電子化技術脫節。如今還存在部分工作人員怠惰不前的現象，其對于新興技術報以漠視態度，個人思想覺悟尚未跟上時代的發展步伐，導致其工作效率極低，也不利于檔案管理。

三、煤炭企業檔案管理實踐中的困難

1.意識不足

當前大部分煤炭企業在應對檔案管理工作時意識不足，其尚未認識到檔案管理在煤炭企業發展中的重要地位，對檔案管理工作要求較低，導致其在查找檔案資料時需要花費大量時間，也沒有徹底落實電子化檔案管理，并未意識到檔案管理工作需要跟隨企業現代化發展步伐，導致檔案管理與企業發展嚴重脫節，為煤炭企業的其他工作帶來困擾。

2.技術不強

在進行檔案管理時，依靠傳統手段進行海量檔案的有效管理難度較大，在大數據浪潮之下，部分煤炭企業的檔案管理工作缺乏技術性。在圖像采集檔案信息時沒有根據實際需要對采集技術進行合理利用，檔案存儲時也存在一定技術難題。部分煤炭企業在利用信息化技術推進檔案數字化管理時難以做到與時俱進，往往會由于技術不強而導致檔案管理存在一定缺陷。

3.制度落后

煤炭企業在進行檔案管理工作時需要依靠完善的制度保障，而部分企業針對此項工作建立的管理制度不夠全面，沒有對工作人員提出具體的工作要求，對其工作評判也較為隨意，缺乏嚴格的規章制度，導致檔案管理人員在進行檔案管理時沒有全面的制度支撐，在實際開展管理工作時或隨意散漫或縮手縮腳，同時缺乏合理的獎罰制度，使檔案管理人員的工作積極性不高。

4.效率較低

部分煤炭企業的檔案管理工作并未跟上大數據的發展步伐，完成檔案管理數字化建設，導致其在進行檔案整合與管理時，在實際操作過程中非常容易出現檔案缺失的問題，并且管理效率較低，在需要查找資料的時候往往由于資料過多而難以準確定位到需要的檔案資料。部分煤炭企業雖然應用現代化的管理方式，但由于其設備、技術落后等原因，也無法保證檔案管理的效率與安全。

四、加強煤炭企業檔案管理的實踐措施

1.增強意識

要想加強煤炭企業檔案的高效利用，使檔案管理工作在當前大數據的環境之中取得進步與發展，必須要提高煤炭企業領導者對檔案管理的重視。在進行檔案管理過程中，只有將煤炭企業領導層的檔案管理意識提高，才能夠將檔案管理工作在企業中的地位提升，進而幫助檔案管理工作更加順利開展，把檔案管理的作用最大化，擴大此類工作的影響力以取得更好的管理成果。尤其對于檔案管理涉及內容較多的煤炭企業而言，只有不斷提高檔案管理意識，才能夠跟上時代的發展。

2.加強技術

在大數據時代下進行檔案管理的關鍵技術有圖像采集、檔案存儲等，要想更好、更快地進行煤炭企業的檔案管理，需要加強對先進技術的應用。電子類型的檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個圖像實時融合，最終形成了電子化檔案。圖像的采集技術主要有三種標準，一種是TWAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來說，應用TWAIN和WIA標準的較多，其都可以從掃描儀以及各種相機設備中進行圖像的采集，從圖像采集相應的對話框之中取得圖像的文件，并且都能夠利用編程方式來進行圖像的采集。相對來說，TWAIN的對話框能夠為其提供更豐富的選擇以及更先進的設備。同時，TWAIN的傳輸模式比WIA多了一種本地模式，且大部分的TWAIN能夠將上次掃描的相關設置保存下來，而WIA沒有此類特征。在實際的應用過程之中發現，TWAIN能夠有更優秀的擴展性以及兼容性，且被多數設備支持。在實際應用過程中，煤炭企業應當選擇合適自身企業檔案管理的采集方式。電子檔案的圖像存儲格式豐富多樣，單一靜態的格式有BMP、PCX等，多圖融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會獲得多份材料，而對其進行分別存儲的話則會對其信息的完整性進行了破壞，在后續的查看過程中難以快速獲取全部資料，因此檔案電子化時，大多是將采集到的單一圖片匯總起來，構成多頁的文件檔案。在檔案電子化的過程中，PDF成為最常見的應用格式。在管理電子檔案存儲時，還需要選擇適當的文件系統或數據庫，在實踐驗證之后發現，數據庫存儲更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技發展的勢頭非常迅猛，檔案管理技術的更新換代極快，因此還需要及時對技術進行更新以獲得更完備的性能，保障檔案數據的安全以及錄入信息的效率。如今煤炭企業中檔案管理技術仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不斷更新電子化技術才能夠保證檔案管理工作更方便、更快捷、更安全。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE

3.健全制度

為了更好地進行煤炭企業的檔案管理工作，加強煤炭企業檔案管理發展步伐，需要制定一套科學合理的管理制度，充分保障檔案管理在煤炭企業內部的地位，發揮其巨大優勢，有效增強檔案管理效果。在進行檔案管理的過程中需要做到集中領導，對檔案管理工作進行分層負責，同時做好其監督控制工作。煤炭企業需要向各個管理人員發布檔案管理的具體任務，在落實電子化檔案管理時應當指派專門的信息技術人員對檔案管理人員進行指導和監督，確保檔案的管理責任能夠落實到具體個人，避免檔案管理人員產生置身事外心理。同時，需要建立健全考核指標體系，監督檔案管理人員妥善完成指標。在建設相關制度時，需要清晰梳理煤炭企業檔案管理工作，同時要明確設置工作規范標準與嚴格要求，在此基礎之上，構建完整的檔案管理制度，方便檔案管理人員能夠依照制度進行日常工作，杜絕其工作上的僥幸心理。煤炭企業可以依據該制度對檔案管理工作進行定期檢查或抽查，了解該制度的實際落實情況，判斷檔案管理人員的工作水平，對檔案管理人員的工作態度和能力作出正確判斷。

4.加強信息化建設

對于檔案數量較多、檔案管理工作量較大的煤炭企業而言，需要以更快的速度進行信息化建設，才能夠更好落實檔案管理工作。尤其對于自動化的煤礦企業而言，其涉及的信息化數據較多，傳統的檔案管理方式之下工作量非常大，將區塊鏈技術應用其中則可以改善這一問題。區塊鏈技術能夠快速對相應的數據進行處理，極大減少檔案數據錄入的時間，將工作人員的壓力減輕不少。同時，煤炭企業中的部分檔案工作還具有易變性特點，因此對數據的管理提出了更高要求。區塊鏈技術能夠利用其不可篡改性特點，每一次變動產生的數據會被實時傳輸至區塊鏈上，每個節點上的數據只有在其他節點全都驗證無誤之后才能夠被判定有效，將其鏈接到區塊鏈中，而沒有通過驗證的數據則被判定為錯誤數據，被拒絕鏈接，同時每一個區塊上都會帶有各自的時間戳用以記錄數據傳輸的時間，一旦信息遭到篡改則會留下修改的痕跡，因此檔案管理人員可以通過區塊鏈嚴密進行檔案管理操作，確保每次歸檔的數據都是真實且其變更過程不會消失。此外，部分檔案還會發生數據重復現象，因為煤炭企業處于不斷發展的過程之中，其檔案涉及的內容越來越多，因此會出現大量重復的數據，導致其管理工作進度緩慢。區塊鏈技術則能夠對重復的數據進行分類管理，其自治性能夠幫助管理人員分擔數據識別、整合、分類的工作，當管理人員在進行數據搜索過程中能夠快速處理重復數據并將其作出對比，讓管理人員對重復性的數據以及重復原因一目了然。在全球信息化大環境下，只有積極進行信息化建設，才能夠提高煤炭企業中的檔案管理效率。

5.其他措施

（1）強化人才管理。為避免煤炭企業檔案管理人才的流失導致企業難以正常開展檔案管理工作，需要積極引進優秀人才。在招聘過程中，優先錄取綜合能力較強的人員，在面試前先通過大數據和云計算方式對面試員工進行嚴格篩查，確保其符合煤炭企業檔案管理需求，探討其對檔案管理未來發展的認知，要求其能夠順應時代的發展提高自己的工作能力。要想檔案管理工作在當前環境中取得進步與發展，必須要重視檔案管理人員的素質培養。一方面煤炭企業應當對檔案管理人員積極開展培訓工作，組織檔案管理人員進行培訓，培訓內容除了檔案管理的常規工作之外，還需要包括各種先進技術的應用，如圖像的采集、存儲技術、數據庫的維護與升級等，在日常培訓中加強其檔案管理能力。另一方面企業還需要對其進行嚴格的績效考核，將其信息化管理工作與績效考核結合起來，讓其了解檔案的管理工作與其獎懲息息相關，進而擺正其工作態度。除了做好人才招募之外，還需要做好人才挽留。一方面是企業文化，讓員工認同企業能夠極大增強企業的凝聚力，讓檔案管理員工發自內心熱愛工作，熱愛煤炭企業并對企業產生歸屬感。利用先進的大數據，在潛移默化中讓檔案管理員工認同企業文化。另一方面需要注重人力資源工作，工作人員需要對提出離職的檔案管理員工做好數據分析，必要時對其進行電話回訪，了解其離職原因，邀請其對企業提出改進意見，再將獲得的數據進行匯總整理和分析，從而制定出相應的對策來解決此類問題。只有利用好大數據與云計算思維，才能夠為煤炭企業留住優秀的檔案管理人才，并不斷調整企業的相關制度，采取針對性措施進行檔案管理人才的挽留。

（2）加強檔案安全性。對于煤礦企業而言，檔案管理工作的實踐還需要注意檔案的安全性，尤其在應用信息化技術進行檔案管理時，需要重點關注其信息安全。檔案管理人員需要具備強烈的數據安全意識，在平時的檔案管理工作中積極應用備份軟件進行信息備份，保障企業中的數據不會缺失。同時，在查閱電子檔案的數據內容時，必須要按照嚴格規定進行，如使用人臉識別技術、指紋識別技術等手段來保證用戶的合法訪問，確保數據發生問題時能夠將責任落實到具體個人。此外，還需要積極應用數據加密技術進行安全防護，確保企業檔案的數據安全。數據加密需要安排專業信息技術人員管理，不僅需要對數據本身進行加密，還需要對其傳輸的全過程進行加密。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強數據的保密性，同時技術人員還需要及時安裝好防病毒補丁，保障檔案系統網絡的信息安全，充分利用防御系統，徹底攔截不法分子對檔案信息網站的攻擊，避免數據泄漏的情況發生。

五、結論

總而言之，煤炭企業的檔案管理在企業發展中具有相當大的作用，其能夠幫助企業落實宣傳工作，還可以完善人力資源管理方面的工作，只有做好檔案的管理才能夠保證企業后勤工作順利進行。為了在煤炭企業中更好進行檔案管理，傳統的管理方式已經不適用于當下企業的發展，需要提高管理意識、加強管理技術、健全管理制度、加強信息建設，進一步提高檔案管理的質量與效率。

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（作者單位：陜西彬長礦業集團有限公司礦區生態建設分公司）

基金項目：中國管理科學研究院教育科學研究所：大型能源企業數字化檔案管理模式研究（項目編號：JFYF3983）。

作者簡介：常娜（1984—），女，漢族，陜西咸陽人，本科，館員，研究方向：國企檔案管理。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE