大數據背景下事業單位干部人事檔案管理模式的優化

徐艷

摘 要：隨著大數據時代的到來，社會生活的各個領域也都發生了巨大變化，各行各業對大數據技術的了解和應用在一定程度上決定了該行業的發展，事業單位干部人事檔案管理也面臨著新的契機，對檔案管理人員提出了更高的要求。在大數據背景下，我們應摒棄傳統的檔案管理模式，與時俱進地進行改革創新，彌補原來管理模式不合理、應用效率低等缺陷，優化干部人事檔案管理工作。

關鍵詞：大數據;事業單位;人事檔案;管理模式

隨著經濟社會的快速發展，信息技術也在不斷進步和完善，為我們的工作和生活帶來了很大的便利。事業單位的服務職能覆蓋了我們生產、生活和工作的各個方面，對社會公共服務的發展起到了積極作用。事業單位干部人事檔案管理工作對其職能發揮具有重要意義，能為事業單位人力資源開發提供決策依據。傳統的干部人事檔案管理手段占用大量保管空間，費時、費力，容易出現檔案信息的錯漏和遺失。大數據背景下，在事業單位干部人事檔案管理中融入信息化技術，是順應社會發展的必然舉措。在大數據時代，怎樣借助信息技術優勢，創新干部人事檔案管理理念，優化管理體制，健全管理制度，是目前干部人事檔案管理者需要研究的重要課題。

1 干部人事檔案管理中大數據技術的利用優勢

1.1 有利于干部人事部門工作的順利開展

在實際工作中，應保障干部人事檔案管理工作的科學性、規范性。作為事業單位人才招聘、考核、任免、評估的重要依據，對干部人事檔案實行數字化管理，實現人事檔案管理模式的優化，能夠更好地保障人才價值的充分發揮，推動事業單位的穩定發展。另外，在大數據技術和干部人事檔案管理相協調的過程中，借助信息化管理手段能夠避免對這些數據進行人為改動，提升檔案管理工作的安全系數。[1 ]同時，事業單位干部人事檔案管理可以借助大數據信息處理技術，完成對人事檔案信息的采集、重組、劃分和處理，增強事業單位干部人事檔案部門的科技創新能力，為需求者提供更好的服務體驗。

1.2 有利于干部人事檔案管理科學化進程

大數據背景下，干部人事檔案管理信息化變革迫在眉睫。敏銳捕捉到干部人事檔案管理改革的動向，高效開啟人事檔案管理的新征程，是順應時代發展的需要。在大數據技術的支撐下推進事業單位干部人事檔案管理標準化，可以引領事業單位干部人事檔案管理向著更科學的方向邁進。為干部人事檔案管理現代化提供多元化的轉移路徑，推動辦公自動化和干部人事檔案信息化的融合，可以增強干部人事檔案管理的科學性。

1.3 有利于促進資源共享

信息化背景下，各個部門之間可以設立干部人事檔案溝通機制，以此來增強干部人事檔案資源的功能和效用，推動干部人事檔案管理價值的不斷提升。尤其是在當前共享經濟迅速發展的時代環境中，借助互聯網技術對干部人事檔案管理工作進行協調，將這種共享理念貫穿于干部人事檔案的日常管理之中，可以全面展現數字檔案管理的現實意義。

2 當前事業單位干部人事檔案管理模式的不足之處

隨著經濟社會和網絡信息技術的快速發展，干部人事檔案管理的傳統模式越來越不適應時代發展的需要，存在一些明顯的不足，直接影響了干部人事檔案作用的發揮。

2.1 干部人事檔案管理信息化水平低

現階段，很多機關事業單位的干部人事檔案管理機制還沿用傳統模式，尤其是一些經濟比較落后的地區，由于資金投入不足，計算機硬件普及比較緩慢，對人事檔案管理軟件的研發和利用也比較滯后，再加上檔案管理者的素質不高，導致其信息化管理進程發展緩慢。在大數據時代，事業單位在實際工作中對信息技術高效利用的覆蓋率較低，很多單位只是在網絡上對檔案信息進行簡單的查找和檢索，整體的管理水平并未得到實質性提升，在檔案利用上存在較大的局限性。現階段很多事業單位已經開始推進管理模式的創新，但是相關工作者由于自身能力的制約，未能將云計算、云存儲、大數據技術等落實到對檔案信息的篩選、收集和分析利用上，拉長了工作時限，弱化了工作效率。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度的支撐

現階段，事業單位一些干部人事檔案管理工作人員缺乏信息化管理理念，對檔案管理工作的實質性內涵理解過于片面，缺乏對數字檔案管理模式的正向認知，認為干部人事檔案管理只是對檔案信息簡單的收集和保存，導致事業單位還沒有落實完善的數字檔案管理體系，難以全面發揮信息化手段的功效，改革和創新現有的管理制度。同時，由于目前檔案管理體制不完善，無法為干部人事檔案管理工作的實際開展提供科學的引導，提出更詳細的工作要求，導致了在平時的工作中經常出現檔案信息價值被低估的狀況，從而使得檔案信息資源的應用和共享受到了很大的限制。[2 ]此外，一些工作缺陷及制度不完善，使得檔案管理人員對其工作內容和崗位職能并不明確，無法實現有針對性的獎懲和問責，降低了這些人員的工作熱情，使得他們的工作不認真、不嚴謹，引發了數據信息的混亂，難以滿足工作要求。

2.3 干部人事檔案數字化管理的安全性未能得到保障

保障檔案信息的安全性是檔案管理工作模式改革的主要內容之一。目前，有的檔案資源管理工作沒有落實安全防護機制，出現了許多安全隱患，應當引起重視。事業單位的干部人事檔案信息有一定的機密性，應做好保密工作，避免信息泄露。但據了解，很多事業單位依然保留著傳統低效的管理模式，并且在數字化存檔代替紙質檔案的過程中，忽略了對紙質檔案的管理，對新產生的電子檔案也沒有進行科學穩妥的保密防護，面對突發的網絡病毒以及黑客攻擊時，非常容易導致機密數據的外泄、管理系統的崩潰等狀況。所以，為了保障檔案數據資料的安全性和完整性，不管是紙質文件還是電子文檔，都要及時進行備份以及完善相關的保密措施，否則就會給干部人事檔案數字化管理帶來無法挽回的損失。

2.4 干部人事檔案信息資源未能充分開發

事業單位檔案管理人員為了協調整合干部人事檔案信息而建設了檔案信息數據庫，但一些數據資料不夠詳細和充分，管理效率不高，未能實現全面和更深層次的檔案信息資源的挖掘，對后期檔案數據的應用產生了很大的負面影響。檔案信息資源的開發和利用不充分，使得事業單位在檔案管理中缺乏準確的數據支撐，不利于事業單位的長期穩定發展。同時，許多事業單位出于對傳統管理模式的依賴，尚未認識到數字化管理開發的重要性，限制了檔案管理的工作效率。我們應發揮大數據技術的優勢，推動信息化干部人事檔案信息資源的開發，不斷整合挖掘數字檔案價值，推動檔案信息資源共享。

3 大數據時代事業單位干部人事檔案管理模式的創新路徑

為了能夠使大數據技術在事業單位干部人事檔案管理上發揮更好的作用，需要我們對當下管理中存在的問題進行反思，借助科學的管理理念，構建完善的管理體系，提升電子檔案的安全系數和信息化水平，優化人事檔案管理模式，實現檔案資源的充分開發和應用，保障大數據時代事業單位干部人事檔案管理的健康發展。

3.1 創新干部人事檔案信息化管理模式

根據大數據時代檔案管理的發展要求，各事業單位及從事檔案管理的相關人員應根據實際情況落實科學的管理方案，完善信息化基礎設施，加大對干部人事檔案數字化管理的設備投入力度。通過信息技術改革檔案管理模式，實現干部人事檔案管理系統和自動化辦公系統的有效銜接，為大數據技術在人事檔案管理中的利用奠定牢固的基礎，推動檔案事務的高效運轉。[3 ]應依照事業單位干部人事檔案管理工作的需要，單獨或者兼職設置干部人事檔案管理科室，合理劃分工作人員的具體職責，保障各項工作能夠在允許范圍內得到順利實施。在管理機制履行中，應及時對運行模式進行查驗和數據評估，以便迅速發現檔案數據庫系統中存在的問題并優化改進，保證事業單位干部人事檔案管理工作健康進行。應根據本單位發展需要進行干部人事檔案關鍵板塊的構建和數據更新，使干部人事檔案管理系統的核心數據與其發展的基本要求相契合。在實施新的管理模式時，不能脫離事業單位的實際情況，應根據實際管理工作的需要科學合理地擬定實施方案，設置短期和長遠的發展目標，有序進行檔案資料數據的管理工作。同時，檔案管理人員在管理干部人事檔案信息資源的時候，應當利用數字化的技術方法來提升管理效率，應用數據和文字以及圖像及視頻相結合的措施，來代替傳統檔案管理，保障這些檔案資料在進行轉移傳輸時的安全性和完整性，確保這些重要檔案資料不會遭到損壞。

3.2 完善干部人事檔案信息化管理制度

為了跟緊大數據時代發展的步伐，事業單位必須改進完善檔案管理制度，以滿足時代發展的需求。應強化干部人事檔案管理者的創新意識，提升他們對工作價值的認知，促使其重視干部人事檔案管理工作。當前，應進一步完善事業單位干部人事檔案管理的法律法規及規章制度，更好地促進事業單位干部人事檔案管理體系和管理模式的轉變，更好地側重檔案管理和大數據技術的有機融合。對于經驗不豐富和技術不成熟所引發的問題，應始終堅持與時俱進，根據實際情況并依照相關的規章制度來進行調整和完善，落實監管機制，避免走大的彎路。同時應完善管理流程，推進操作程序標準化，對管理人員的工作職能進行明確的規定和科學的劃分，引導他們積極嚴謹地對待工作。同時，在制度健全的過程中，也要重視對檔案使用權限的規范，不光要統一檔案的處置手續，還要規范關聯人員的應用權限，保障檔案機密的安全。此外，為了提升干部人事檔案管理人員的整體素質，應定期組織專業培訓，使得管理人員工作能力符合大數據技術的推廣要求，使得檔案管理工作能夠高效、有序地開展。

3.3 保障干部人事檔案數字化管理安全

信息化的廣泛應用給各行各業帶來新的技術革新的同時，也帶了一定程度的網絡安全威脅。大數據技術以網絡為基礎，如不注意，在事業單位干部人事檔案管理中會潛伏一定的安全隱患。這就要求我們制定完善的安全操作使用制度，加強對信息系統軟件和硬件相關設備的管理，對系統中可能存在的安全隱患進行實時核查，及時修復系統運行中的漏洞，并加強對檔案管理者技術能力的提升，增強相關工作人員的安全防護理念。一是事業單位檔案管理人員應認真落實檔案信息資源數據存儲和應用的法律規范，重視提升他們對檔案數據的保密意識，以防出現由于工作疏忽而導致檔案信息的損壞和丟失。二是應通過對檔案管理工作人員進行專業知識和職業能力的培訓，來鞏固和提升他們的信息技術運用操作水平，使他們在干部人事檔案管理工作中駕輕就熟，提高管理效率。三是對數據管理系統進行不定時的更新和優化，加強日常維護，提升風險防控，增強信息系統及數據的安全系數，借助軟件和硬件的疊加防御，實現電子檔案管理體系的安全保護最優化。由于信息技術的不斷進步，網絡病毒和黑客也是屢見不鮮，檔案管理者部門及人員應通過將檔案數據進行加密處理以及加強構建管理系統防火墻，實現對電子檔案病毒和黑客的嚴防死守，阻止數據信息的外泄。另外，也可以利用人臉識別、指紋識別、電子簽名以及數字標識等安全技術手段來遏制機密暴露風險。

3.4 促進對檔案資源的深入開發和應用

事業單位干部人事檔案管理部門及人員應積極將信息技術轉化應用到具體工作中，這不僅能給檔案管理工作打開方便之門，也有助于引導管理人員對檔案資源更加廣泛深入的發掘，拓寬檔案資源的覆蓋面，最大限度地提升檔案資源的利用效率。[4 ]因此，在實際工作中，應根據檔案信息資源的動態變化，不斷優化檔案資源管理體制，將雜亂無序的檔案資源進行系統化的梳理，憑借強大的數據技術來應對持續增加的檔案資源開發和利用任務。此外，檔案管理人員在對檔案資源信息篩選整合的時候，應采用先進的技術手段對檔案信息進行分析和處理，提升檔案信息資源的利用層次和效率，更好地實現檔案數據資源的整體效用和長期價值。

事業單位的發展，人才是關鍵。因此，構建科學的事業單位干部人事檔案管理體系，探索高效的干部人事檔案管理模式至關重要。為應對大數據時代的發展要求，我們應增強事業單位干部人事檔案管理者的創新意識，摒棄傳統的管理模式，將大數據技術與干部人事檔案管理工作相融合，完善管理制度，重視檔案信息的開發和利用，提升信息化技術能力，優化人事檔案信息化管理機制，提升檔案管理的工作效率，維護檔案數據的安全，推動我國事業單位干部人事檔案管理工作長期穩定發展。

參考文獻：

[1]黃小玫.淺議大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].文化產業，2021（36）：145—147.

[2]劉洋.大數據環境下事業單位人事檔案管理現狀及改善策略[J].黑龍江檔案，2021（02）：88—89.

[3]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020（28）：4—6.

[4]李薇薇.大數據時代事業單位人事檔案管理創新路徑研究[J].中國新通信，2021，23（10）：109—110.

（作者單位：江蘇省揚州市中心血站）