人事檔案管理在醫院人力資源管理中的重要作用

謝曉琳

摘 要：本文通過概述人事檔案管理與醫院人力資源管理的關系，闡述了人事檔案管理在醫院人力資源管理中的重要作用，指出了醫院人事檔案管理中存在的問題，并就如何加強醫院人事檔案管理提出對策和建議。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;醫院;作用

醫院科技人員密集、業務專業性強，人事檔案管理具有特殊性。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發和使用的效率。人事檔案管理必須適應現代化管理的要求，積極拓展服務職能，為識別人才、選拔人才、使用人才提供重要的依據，為人力資源開發、使用提供保障。加強醫院人事檔案管理，有利于科學、合理管理醫務人員，發揮他們的積極性，提高醫療質量和服務水平。人事檔案管理是醫院人力資源管理的重要組成部分，做好醫院人事檔案管理工作，對有效推進醫院人力資源管理至關重要。

1 醫院人事檔案管理的現狀

1.1 材料信息缺乏

有些人事檔案缺失必要信息，如簡歷、學籍檔案、職稱文件、工資表等材料，或者缺少出生年月、畢業時間、工作時間、入學、入黨記錄等信息。這是因為一些醫務人員對人事檔案了解不夠[1 ]，在申請過程中只填寫了簡歷，其他則由工作人員填寫。醫院的中心工作是臨床醫療工作，是為患者提供優質、安全的醫療服務，在醫院管理中，一些醫院存在側重臨床醫療業務，輕視人事檔案管理的現象，致使人事檔案管理在人力、物力、財力等方面受到限制，缺乏適應現代社會發展的設備和先進的管理手段，影響檔案管理的發展。一些人事檔案管理也存在重管理，輕利用的現象，認為只要保管好檔案，不丟失、損壞，能提供一些基本信息查詢就可以了，沒有意識到人事檔案管理的最終目的是為醫院的管理服務，為領導決策提供依據。一些醫務人員的檔案意識淡薄，不了解檔案的重要價值，甚至有一些職員將一些重要的檔案數據存儲在自己手中或隨意丟棄，導致檔案資料缺失、類別不全，致使檔案不能全面反映個人成長的客觀情況。

1.2 管理方式單一

有些醫院的人事檔案只是按照統一的分類和保存方式進行管理的。對綜合性的人事檔案[2 ]，數據沒有提及個人能力和特征，無法對相關人員進行全面評估，不能滿足人才分類管理的需求和人事工作的要求。醫院檔案管理不到位，信息資源無法有效利用。沒有統一使用人事文件的現代管理，許多內容標準不一致，下載數據和軟件不兼容，信息資源無法使用。

1.3 檔案利用率低

人事檔案的保存只是人事檔案管理的一種手段，而不是目的。醫院人事檔案管理的目的是為管理者識別人才、選拔人才、使用人才提供重要的依據，為人力資源開發、使用提供保障。但在實際工作中，有些醫院對人事檔案管理重視度低，管理目的尚不明確，人員檔案利用范圍狹窄，大多數檔案僅具有保存價值[3 ]，不能很好地發揮檔案信息對人力資源管理的作用，不利于科學、合理管理醫務人員。

1.4 信息更新遲緩

研究學者莊惠嫻表示[4 ]，有些醫院的個人人事檔案沒有及時更新。醫務人員檔案信息的收集、更新與醫院選拔管理人才有著密切的關聯，如果醫務人員個人檔案資料不全，就不能為管理者識別人才、選拔人才、使用人才提供有力的依據，不利于醫院人才隊伍建設，不利于發揮醫務人員的工作積極性，不利于促進醫療工作的有序、健康發展。

1.5 重視程度較低

目前，一些醫院對人事檔案管理的重視不夠，對人事檔案管理在人力資源管理中的重要性認識不足，一些醫院在人事檔案管理方面投入的人力和財力較少，缺乏專業的人力資源管理設備和團隊。

1.6 人員配置缺乏

人事檔案管理是一項專業的、政治性強的、高度保密的工作，人事檔案文件應分開管理和保存。醫院人事管理工作量大，但人事管理工作人員不足，且大多是人事科工作人員兼職，沒有人事檔案管理專職人員。這些人事檔案管理人員缺乏專業知識、對檔案的重要性，檔案的管理、收集、整理、歸檔、裝訂等缺乏了解，嚴重影響了人事檔案管理水平。

1.7 信息化程度低

隨著科技手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統得到了進一步推廣，信息化水平不斷提高。但是，一些先進的技術手段還沒有得到充分的開發和利用，信息技術在人事檔案管理中的應用還不夠廣泛，不利于提高人事檔案管理的效率，從而造成資源的一些浪費。具體體現在人事檔案資料基本上是人工操作，浪費人力、物力。此外，手工處理的檔案材料不易檢索和使用，容易受到人為破壞，也不利于科學、系統、規范的管理。

2 人事檔案管理與人力資源管理的概念

2.1 人事檔案管理的概念

人事檔案是指在一個組織中，通過對個人基本信息的近距離記錄而形成的書面、圖形等形式的歷史記錄。基本信息不僅包括姓名、性別、民族、學習經歷等信息[5 ]，還包括工作經歷、工作表現、獎懲等信息。人事檔案管理，是開展人事檔案管理活動的總稱，是人力資源管理的重要組成部分。

2.2 人力資源管理概念

研究學者杜彥表示[6 ]，人力資源管理，是指為科學分配和整合人力資源而進行的多種管理工作，它的總稱是與人力資源有關的各種管理行為。

醫院人力資源管理在醫療技術和財務管理方面都與管理密切相關。因此，以醫療技術為基礎的服務建設理念是醫院人力資源管理的重要理念。醫院人力資源管理的核心任務是大力發展公共服務。醫院人力資源管理從人員選拔到留任[7 ]，必須以人為本，以醫院共同發展為前提。醫院人力資源管理必須為醫院的發展和人民群眾的醫療服務做出寶貴貢獻。統一整合醫院人力資源管理與社會服務效果。

2.3 兩者之間的關系

以人為本是發展的核心，人力資源管理的重點是人的管理，不僅要尊重員工，更要重視員工，實現員工的個性化管理。在這一管理過程中，有一個準確記錄基本信息、工作經歷、業績等的個人檔案是非常重要的。人力資源管理與人事檔案管理之間存在著非常密切的相互促進的關系，人力資源優化必須以全面的信息為基礎，把人事檔案作為發展的重要依據，從而識別、拔除優秀人才。

3 人力資源對醫院發展的作用

3.1 人力資源管理促進醫院日常業務活動的規范性和嚴謹性

病人一進醫院，醫患關系就被建立起來，醫患關系管理是醫院運行的主要工作。醫院醫務人員的日常工作由人力資源部門管理和約束。醫務人員入職后，應建立個人檔案，并根據醫院的人員需求分配工作崗位。醫院把人力資源管理放在首位，這正是因為人在醫院里扮演著主要角色。人的素質決定著醫院各科室之間的管理關系[8 ]。醫院的大部分日常工作都是嚴格科學的，這就要求每個員工都要有專業的知識和技術技能，以滿足醫院不同的臨床的需求。人力資源管理的嚴謹性和方向性，對保證醫院基本業務的規范性具有重要意義。

3.2 人力資源管理加快了醫院體制改革的步伐

隨著我國衛生體制改革的不斷深化，醫院管理模式也在不斷更新，特別是在用人方面有了更大的自主權。醫院在制度建設、人員的任免、人員的構成和薪酬管理等方面都需要自主制定相應的政策措施，不斷嘗試將現有的人力資源進行全面整合。作為衛生系統改革的先鋒，人力資源的作用是顯而易見的。優化人力資源管理可以提高醫院體制改革的水平，平衡醫院資源關系[9 ]，為衛生體制改革提供現實依據。

3.3 人力資源管理可以加強醫院衛生服務的職能

公共衛生服務是國家生存和發展的保障，我國現階段的社會發展需要一個完整的公共衛生服務職能體系。作為一個發展中國家，我國的醫療服務水平還處于初級階段，人們對醫療服務的需求非常廣泛。衛生保健水平在很大程度上決定著經濟和社會的發展水平。醫院人力資源管理的重要性在于從根本上保證醫療水平的進步。通過調整和提高人才素質，使醫院從根本上成為為人民服務的社會基礎產業[10 ]。

4 如何加強醫院人事檔案管理

4.1 完善醫院人事檔案信息

創建、完善和利用好醫院人才績效檔案，科學管理好醫院人才，對合理配置人力資源具有重要作用。相關工作人員應在醫院領導的統一安排下與醫務科等職能部門協作[11 ]，及時利用計算機信息技術建立動態檔案數據庫，提高醫院對于相關信息的檢索水平，加強人力資源合理配置。它可以促進人才在科室、學科之間的合理有序流動，合理配置人力資源，促進醫院的快速發展。

4.2 提升人事檔案信息速度

研究學者馮葉露表示[12 ]，在以前的工作中，人事檔案的管理過于注重保密性。應在不危及個人隱私的情況下，提高其公開性，以便及時發現和糾正錯誤和歪曲的信息。如果本人或他人發現信息有誤，可向有關部門反映，并提供線索，以獲得正確的信息;如對考核、獎懲等信息有異議，可及時向有關部門申請更正。此外，還需要明確歸檔范圍，確保個人記錄的完整性、真實性、準確性和獨創性。

4.3 提高檔案管理人員素質

目前，人事檔案管理崗位的管理人員大多是轉行或兼職的“專業人員”，知識結構不完備，對醫院管理工作不熟悉。他們只能處理簡單的收集和裝訂任務，無法管理新時期的檔案。

檔案管理人員的素質高低直接影響著醫院工作人員的工作行為，甚至影響著醫院的發展。因此，必須按規定配備專職檔案管理人員，此外，必須是從事人事檔案管理的專業技術的人。必須確立檔案員崗位職責[13 ]，通過舉辦檔案工作者培訓班，提高檔案工作者的業務水平，助其不斷更新知識，掌握人事檔案管理的科學操作方法和技術，培養一批高素質的人事檔案專業人員和管理人員，注重工資待遇，關心他們的培訓和成長，更好地為醫院人事檔案管理工作服務。

4.4 加強人事檔案管理建設

人事檔案是人才的信息資源。人事檔案管理是合理利用各種資源，使其發揮最大的作用。要運用先進的科技手段，提高工作效率，延長人事檔案的使用壽命。人事檔案管理現代化是人事檔案為人事工作服務的需要，是人事改革和發展的需要，是醫院日益增長的檔案信息需求的客觀要求。這就要求醫院人事檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳遞人事信息，提高人事信息管理的及時性。為了有效運作，需要掃描儀等現代設備和現代技術。檔案文件將通過相應的技術傳送到計算機，以輔助人事檔案管理。如有必要，可通過屏幕查看相關內容。同時，要充分利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新，為醫院提供優質高效的人才檔案信息服務，不僅實現人事檔案信息資源的有效共享，而且提高了人事檔案工作的效率和質量。隨著檔案管理水平的不斷提高，檔案管理工作將更加科學、高效，達到一個新的水平。

5 小結與展望

總之，在此基礎上，人事檔案管理是醫院人力資源管理的重要組成部分，可以為醫院人力資源管理到人力資源的優化配置，提供科學的綜合信息基礎，幫助醫院進行人才考核，實現對勞動力需求的預測，提高醫院人力資源效率，實現可持續健康發展。人事檔案管理在人力資源管理中起著重要作用，然而，在醫院人事檔案管理的實際過程中，面臨著人事檔案丟失、人員檔案造假、檔案不全、檔案管理手段落后等問題[14-15 ]。醫院應通過加強人事檔案管理，健全人事檔案管理體系，豐富和完善人事檔案，建立人事檔案信息管理系統，在人力資源管理中進行人事檔案管理，有效促進人力資源管理健康持續發展，為醫院更好更快的發展提供源源不斷的優秀人才。

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（作者單位：靈山縣人民醫院）