探究計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的應用

任保領

摘 要：計算機信息網(wǎng)絡技術的應用，有效解決了醫(yī)院檔案管理中效率、效果和質(zhì)量等方面的一系列問題，提升了醫(yī)院管理的整體信息化水平。本文從計算機技術、信息網(wǎng)絡技術兩個方面詳細分析了對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實影響，并提出了計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的具體應用，以及應用的現(xiàn)實意義和可能面臨的問題，為深化和拓展計算機網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的應用研究做出了有益探索。

關鍵詞：信息網(wǎng)絡技術;醫(yī)院檔案管理;計算機

概述

計算機網(wǎng)絡技術包括計算機處理技術和網(wǎng)絡信息技術。其中，計算機處理技術是指在計算機軟、硬件支持下實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準化處理;網(wǎng)絡信息技術則是利用計算機互聯(lián)的信息傳輸功能實現(xiàn)信息共享。醫(yī)院檔案管理是一項管理性、服務性、社會性很強的管理工作。信息時代，信息作為一項重要價值之源，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)療事業(yè)及其管理過程的原始記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實踐的客觀實在反映。醫(yī)院檔案具有知識屬性、信息屬性，是社會信息的重要環(huán)節(jié)。利用計算機網(wǎng)絡技術可有效提升檔案現(xiàn)代化管理，構(gòu)建網(wǎng)絡信息工作和服務平臺，強化醫(yī)院各相關職能部門之間橫向聯(lián)系，打通上下級檔案管理工作的縱向轉(zhuǎn)型[1 ]。

醫(yī)院檔案管理工作過程包括檔案資料收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案類型及數(shù)量呈現(xiàn)急劇增加之勢，對醫(yī)院檔案管理的要求也越來越高。傳統(tǒng)的管理方式帶來的信息共享不暢等現(xiàn)實問題，亟需利用現(xiàn)代化手段化解。計算機信息網(wǎng)絡技術的應用有效解決了醫(yī)院檔案管理中效率、效果和質(zhì)量等方面一系列問題，提升了醫(yī)院管理的整體信息化水平[2 ]。

1 計算機技術對醫(yī)院檔案管理影響

計算機技術應用于醫(yī)院檔案管理，是指在一定應用程序控制下，將已經(jīng)過著錄、標引后的檔案信息，輸入計算機存儲起來，并對存儲的醫(yī)院檔案信息進行分類、編目、查找、檢索、閱讀及打印[3 ]。從影響方面來看，計算機技術應用的主要影響體現(xiàn)在：

1.1 自動編目、檢索

計算機技術應用，能夠?qū)⑹占降臋n案著錄信息，制成若干檔案目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)醫(yī)院不同管理要求，利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)全宗目錄、案卷目錄、專題目錄、分類目錄等若干目錄及索引的自動化，克服傳統(tǒng)檔案編目深度不夠、廣度不足、項目不全的弊端，且編目更加規(guī)范、標準。利用計算機技術檢索，可通過醫(yī)院檔號、分類號、主題詞、責任者等單一或多個條件進行檢索，自動檢索的效率更高、形式更為靈活。

1.2 自動統(tǒng)計、借閱

利用計算機技術可實現(xiàn)醫(yī)院檔案的內(nèi)容統(tǒng)計和利用情況統(tǒng)計。前者，如按照醫(yī)院檔案專題、發(fā)文單位、責任者、日期等進行統(tǒng)計，及時掌握醫(yī)院館藏檔案情況。后者，利用計算機技術，統(tǒng)計出日、月、年報，了解醫(yī)院不同科室、不同種類檔案利用頻率和數(shù)量，分析其利用規(guī)律，為檔案管理提供參考。此外，利用計算機技術，設置不同群體身份登錄識別認證系統(tǒng)，突破檔案借閱時空限制，提高借閱的便捷性，進一步發(fā)揮醫(yī)院檔案價值。

1.3 自動管理、應用

計算機技術也被廣泛應用于醫(yī)院檔案庫房的管理，例如，利用計算機技術適時調(diào)節(jié)庫房溫濕度，自動控制庫房防火系統(tǒng)、照明系統(tǒng)和報警裝置系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案庫房管理遠程控制等。此外，計算機技術與多媒體技術聯(lián)合應用，利用圖像、圖形、文字、聲音等各種媒體，增強醫(yī)院檔案現(xiàn)實應用效果。

2 信息網(wǎng)絡技術對醫(yī)院檔案管理的影響

信息網(wǎng)絡技術是指利用通信設備及信息網(wǎng)絡技術將不同地理位置、獨立的計算機系統(tǒng)有機連接起來，借助網(wǎng)絡軟件，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源信息共享[4 ]。總體來看，信息網(wǎng)絡技術對醫(yī)院檔案管理的影響體現(xiàn)在：

2.1 檔案內(nèi)容的改變

從醫(yī)院檔案管理對象，即檔案內(nèi)容上來看，傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院檔案文件是知識性與物質(zhì)性的完整統(tǒng)一。但在網(wǎng)絡信息背景下，傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案文件表現(xiàn)為形成者、使用者與保管者的一種虛擬、理性概念，即“虛擬文件”。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容由無數(shù)獨立數(shù)據(jù)存儲器保存，由“1”“0”組成的字節(jié)構(gòu)成。醫(yī)院檔案案卷由電子信息、軟件程序及虛擬電子文件組成。傳統(tǒng)的檔案管理對象變成了電子檔案管理為主，且不占用物理空間，主要保存于計算機硬盤，并利用信息網(wǎng)絡技術實現(xiàn)遠程傳輸、使用。醫(yī)院的檔案館也由“實態(tài)檔案館”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩崙B(tài)檔案館”與“虛態(tài)檔案館”并存。借助信息網(wǎng)絡技術，構(gòu)建起醫(yī)院檔案信息內(nèi)容縱橫交錯的網(wǎng)絡，滿足不同時期、不同群體、不同地區(qū)的人們對醫(yī)院檔案信息的需求。

2.2 管理環(huán)節(jié)的改變

首先是收集環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡技術的應用，醫(yī)院檔案的收集將無需再專門上門征集，可直接將電子檔案收集，實現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)信息的隨時存儲。其次是整理環(huán)節(jié)。電子檔案取消案卷管理單位，利用計算機技術處理檔案，可自動分類組合，運用計算機網(wǎng)絡技術不再堅持全宗不可分散原則，使電子檔案在來源上的歷史聯(lián)系更加凸顯。再次是鑒定環(huán)節(jié)。利用計算機網(wǎng)絡技術對電子文件的真實、完整、可靠及可讀性等進行認定檢查，并檢測文件載體性能。第四是保管環(huán)節(jié)。除了傳統(tǒng)的防火、防潮外，針對電子文件還需要防范計算機病毒等非傳統(tǒng)安全因素威脅。

3 醫(yī)院檔案管理中的信息網(wǎng)絡技術應用

將廣域網(wǎng)、WEB技術、SQL數(shù)據(jù)庫及多媒體技術等多種管理技術應用于醫(yī)院檔案管理，建立管理更加高效、利用更加多元的醫(yī)院檔案綜合網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。系統(tǒng)涵蓋檔案目錄管理、檢索利用管理、基礎信息維護、檔案網(wǎng)站等子系統(tǒng)，并與醫(yī)院行政管理部門接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，以及醫(yī)院檔案自動立卷、全文檢索、管理等[5 ]。

3.1 軟、硬件方面

軟件方面，主要采用了關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（MS SQL SERVER）、數(shù)據(jù)庫開發(fā)軟件（MS VISUAL FOXPRO）、服務器端腳本環(huán)境（ASP）、網(wǎng)頁制作軟件（FRONTPAGE）、互聯(lián)網(wǎng)信息服務（IIS）等各種軟件系統(tǒng)。硬件方面，包含服務器（COMPAQ PROLIANT3000）、工作站（COMPAQ DESKPRO PC）、掃描儀（Microtek9600XL）、可讀寫光盤等[6 ]。

3.2 系統(tǒng)構(gòu)建

計算機信息網(wǎng)絡技術應用于醫(yī)院檔案管理中，包括網(wǎng)站建設和服務器數(shù)據(jù)庫建設，受眾的服務對象包括檔案管理員、一般用戶、醫(yī)院一般用戶、檔案系統(tǒng)管理員等等。

3.2.1 檔案目錄管理系統(tǒng)。根據(jù)醫(yī)院檔案主要類別，系統(tǒng)中醫(yī)院檔案目錄管理系統(tǒng)包括文書類、病案類、人事類、科研類、設備類、基建類、會計類等，以及醫(yī)院的聲像檔案目錄錄入、立卷處理、案卷備考、目錄維護、銷毀處理及統(tǒng)計匯總等若干系統(tǒng)功能。

3.2.2 檔案全文檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)的功能主要是，滿足不同用戶群體，根據(jù)檔號、編號、文件標題、責任者、年份、案卷標題、文號等不同組合條件下實現(xiàn)模糊檢索。每一次文件目錄檢索時，每個文件目錄下有鏈接的文件。電子文件以文本文件、圖像文件、影像文件等不同形式存在。用戶點擊其所查找的文件鏈接，即可瀏覽到所查閱的文本文件、圖像文件、影像文件的全部內(nèi)容。此外，用戶還可通過醫(yī)療設備型號等特殊檢索條件進行檢索，提升醫(yī)院檔案查全率和查準率。

3.2.3 檔案利用管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)中設置了相應的用戶借閱、調(diào)閱、歸還、打印、統(tǒng)計等系統(tǒng)，檔案利用者在借閱、歸還、打印時，系統(tǒng)會自動滿足相應要求。此外，系統(tǒng)中還設置有相應的借閱催還單等，在借期將滿時，系統(tǒng)還會發(fā)出提示。

3.2.4 基礎信息維護系統(tǒng)。系統(tǒng)還設置了檔案內(nèi)容維護、分類庫維護、用戶管理、主題詞維護等若干基礎信息維護功能。后期，根據(jù)系統(tǒng)維護的實際需要，開展相應的維護，不斷滿足日益增長的醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實需要[7 ]。

3.2.5 檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)。通過廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)等功能，開設專門的醫(yī)院檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)，滿足不同群體的信息查詢需求。包括檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁制作、網(wǎng)頁發(fā)布和網(wǎng)頁瀏覽三大主要功能。其中，網(wǎng)頁制作主要采用word、frontpage等工具制作，文本文件以.doc、.txt、.htm、.html等格式為主;圖像文件以.jpeg、.gif等格式為主;聲音影像文件以.mp3、.mpg等格式為主。

4 計算機信息網(wǎng)絡技術應用的現(xiàn)實意義

相較于傳統(tǒng)檔案模式，計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的應用，推動了管理自動化、傳遞網(wǎng)絡化、信息數(shù)字化和資源共享化等，滿足社會各界對于醫(yī)院檔案的信息需求。

4.1 管理自動化

將計算機信息網(wǎng)絡技術應用于醫(yī)院檔案管理，運用計算機高效的信息計算、處理能力，在文件處理的同時，便可實現(xiàn)電子文檔的同步歸檔，進而實現(xiàn)時時歸檔，并按照預先設定的管理模式，實現(xiàn)對電子文件的邏輯推理、判斷，及時對醫(yī)院檔案分類、保存和處理，涵蓋一般業(yè)務管理、檔案檢索、檔案編目、檔案編輯、檔案統(tǒng)計等，極大地提升了醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

4.2 傳遞網(wǎng)絡化

計算機信息網(wǎng)絡技術的應用，展現(xiàn)了計算機技術、信息網(wǎng)絡技術的顯著優(yōu)勢，打破了傳統(tǒng)的時空界限，解決了信息孤島問題，使醫(yī)院檔案信息傳遞通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域傳輸，有效發(fā)揮出醫(yī)院檔案在形象宣傳、行政管理、醫(yī)療改革中的價值。例如，計算機信息網(wǎng)絡技術應用，使醫(yī)院檔案信息檢索由脫機檢索、聯(lián)機檢索，逐步發(fā)展成職能檢索、網(wǎng)絡檢索，實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡化檢索，滿足醫(yī)院內(nèi)部不同科室之間，以及外部不同群體的信息需求。運用計算機信息網(wǎng)絡技術，將館藏的電子檔案信息資源進行精細分類、及時提取、全面分析、深度加工，提升檔案利用效率，發(fā)揮醫(yī)院檔案經(jīng)濟、社會效益。

4.3 信息數(shù)字化

醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建立在計算機技術、信息通信技術、網(wǎng)絡技術基礎之上，通過軟件、硬件設備進行醫(yī)院檔案信息整理、加工并按照檔案管理的規(guī)律和要求創(chuàng)造出新的信息產(chǎn)品。與傳統(tǒng)檔案管理相比，利用數(shù)字技術將醫(yī)院檔案數(shù)字化后才能據(jù)此進一步開發(fā)信息產(chǎn)品，協(xié)調(diào)推進醫(yī)院檔案信息開發(fā)與利用。信息數(shù)字化更加利于醫(yī)院檔案的保存、查詢、傳遞，使醫(yī)院檔案在臨床科室、后勤管理、教學科研等方面暢通流轉(zhuǎn)，超越空間、時間和機構(gòu)等因素的限制，降低醫(yī)院檔案管理成本，滿足各界利用需求。

4.4 資源共享化

應用計算機信息網(wǎng)絡技術，醫(yī)院檔案管理部門可在專門的互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)中開放其檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案卷宗、檔案目錄等檔案信息資源。并在數(shù)據(jù)庫中建立專門檢索入口，身份認證通過后便可實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的查詢和利用。計算機網(wǎng)絡技術的介入和應用，使得醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息在不同部門之間順暢傳遞，不同群體通過身份認證后，登錄相關管理平臺，便可查詢到相關的檔案信息，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源最大程度的共享。

5 計算機信息網(wǎng)絡技術應用需要注意的問題

計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的應用已取得了良好效果，發(fā)揮出檔案資源價值。但也要注意如下相關問題：

5.1 電子文件可靠性問題

計算機信息網(wǎng)絡技術背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式被徹底顛覆，網(wǎng)絡上的電子文件更易被修改，涉及醫(yī)院檔案利用者的信息權(quán)、檔案內(nèi)容的隱私權(quán)以及檔案文件公布權(quán)等相關權(quán)益保障問題。網(wǎng)絡技術的應用使電子文件“超國界流通”成為現(xiàn)實，電子文件的可靠性問題被擺在更加突出位置。

5.2 檔案信息安全問題

安全保密應是計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中首要考慮的問題。醫(yī)院檔案中保存了大量患者的就診信息，涉及其個人隱私，也涉及醫(yī)護人員個人信息，這些都是不能公開的。需要處理好醫(yī)院檔案公開與利用之間的關系，為此，要突出關注安全保密問題，做到涉密計算機與非涉密計算機二者分開，涉密計算機信息的獲取應設置密碼、身份認證、使用權(quán)限，增添漏洞補丁，安裝防火墻等，且醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間要做到物理隔離。

5.3 用戶需求滿足問題

計算機信息網(wǎng)絡技術的應用，要事先開展充分的調(diào)研論證，讓檔案軟件開發(fā)員與檔案管理員之間進行充分溝通，開發(fā)出滿足醫(yī)院醫(yī)護人員、患者、行政管理人員等各方需求的檔案管理軟件，不同群體賦予其不同身份認證和瀏覽權(quán)限，以滿足不同用戶的信息需求。為此，檔案員要熟悉醫(yī)院檔案管理的各項業(yè)務流程，掌握檔案管理的法律法規(guī)以及計算機信息網(wǎng)絡技術領域的行業(yè)標準，并與軟件開發(fā)員充分溝通，從而協(xié)助其編寫出全面、系統(tǒng)、規(guī)范的專門檔案管理軟件。

5.4 人才隊伍建設問題

計算機信息網(wǎng)絡技術在醫(yī)院檔案管理中的應用是一項復雜的系統(tǒng)性工作，不僅需要熟練掌握醫(yī)院檔案管理的專業(yè)知識，還需要掌握一定的軟件、硬件和計算機網(wǎng)絡相關業(yè)務知識。為此，需要根據(jù)當下信息化時代背景，滿足醫(yī)院檔案管理需要，打造出一支高素質(zhì)復合型的人才隊伍，這也是擺在各級醫(yī)療機構(gòu)面前亟待解決的問題之一。

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（作者單位：菏澤市傳染病醫(yī)院）