探究計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中的應用

任保領

摘 要：計算機信息網絡技術的應用，有效解決了醫院檔案管理中效率、效果和質量等方面的一系列問題，提升了醫院管理的整體信息化水平。本文從計算機技術、信息網絡技術兩個方面詳細分析了對醫院檔案管理的現實影響，并提出了計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中的具體應用，以及應用的現實意義和可能面臨的問題，為深化和拓展計算機網絡技術在醫院檔案管理中的應用研究做出了有益探索。

關鍵詞：信息網絡技術;醫院檔案管理;計算機

概述

計算機網絡技術包括計算機處理技術和網絡信息技術。其中，計算機處理技術是指在計算機軟、硬件支持下實現數據標準化處理;網絡信息技術則是利用計算機互聯的信息傳輸功能實現信息共享。醫院檔案管理是一項管理性、服務性、社會性很強的管理工作。信息時代，信息作為一項重要價值之源，在醫療衛生事業發展中占據著重要地位。醫院檔案資料是醫療事業及其管理過程的原始記錄，是醫療衛生事業實踐的客觀實在反映。醫院檔案具有知識屬性、信息屬性，是社會信息的重要環節。利用計算機網絡技術可有效提升檔案現代化管理，構建網絡信息工作和服務平臺，強化醫院各相關職能部門之間橫向聯系，打通上下級檔案管理工作的縱向轉型[1 ]。

醫院檔案管理工作過程包括檔案資料收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等。隨著醫療衛生事業的發展，醫院檔案類型及數量呈現急劇增加之勢，對醫院檔案管理的要求也越來越高。傳統的管理方式帶來的信息共享不暢等現實問題，亟需利用現代化手段化解。計算機信息網絡技術的應用有效解決了醫院檔案管理中效率、效果和質量等方面一系列問題，提升了醫院管理的整體信息化水平[2 ]。

1 計算機技術對醫院檔案管理影響

計算機技術應用于醫院檔案管理，是指在一定應用程序控制下，將已經過著錄、標引后的檔案信息，輸入計算機存儲起來，并對存儲的醫院檔案信息進行分類、編目、查找、檢索、閱讀及打印[3 ]。從影響方面來看，計算機技術應用的主要影響體現在：

1.1 自動編目、檢索

計算機技術應用，能夠將收集到的檔案著錄信息，制成若干檔案目錄數據庫，根據醫院不同管理要求，利用檔案目錄數據庫，實現全宗目錄、案卷目錄、專題目錄、分類目錄等若干目錄及索引的自動化，克服傳統檔案編目深度不夠、廣度不足、項目不全的弊端，且編目更加規范、標準。利用計算機技術檢索，可通過醫院檔號、分類號、主題詞、責任者等單一或多個條件進行檢索，自動檢索的效率更高、形式更為靈活。

1.2 自動統計、借閱

利用計算機技術可實現醫院檔案的內容統計和利用情況統計。前者，如按照醫院檔案專題、發文單位、責任者、日期等進行統計，及時掌握醫院館藏檔案情況。后者，利用計算機技術，統計出日、月、年報，了解醫院不同科室、不同種類檔案利用頻率和數量，分析其利用規律，為檔案管理提供參考。此外，利用計算機技術，設置不同群體身份登錄識別認證系統，突破檔案借閱時空限制，提高借閱的便捷性，進一步發揮醫院檔案價值。

1.3 自動管理、應用

計算機技術也被廣泛應用于醫院檔案庫房的管理，例如，利用計算機技術適時調節庫房溫濕度，自動控制庫房防火系統、照明系統和報警裝置系統，實現醫院檔案庫房管理遠程控制等。此外，計算機技術與多媒體技術聯合應用，利用圖像、圖形、文字、聲音等各種媒體，增強醫院檔案現實應用效果。

2 信息網絡技術對醫院檔案管理的影響

信息網絡技術是指利用通信設備及信息網絡技術將不同地理位置、獨立的計算機系統有機連接起來，借助網絡軟件，實現醫院檔案資源信息共享[4 ]。總體來看，信息網絡技術對醫院檔案管理的影響體現在：

2.1 檔案內容的改變

從醫院檔案管理對象，即檔案內容上來看，傳統模式下，醫院檔案文件是知識性與物質性的完整統一。但在網絡信息背景下，傳統意義上的醫院檔案文件表現為形成者、使用者與保管者的一種虛擬、理性概念，即“虛擬文件”。醫院檔案管理內容由無數獨立數據存儲器保存，由“1”“0”組成的字節構成。醫院檔案案卷由電子信息、軟件程序及虛擬電子文件組成。傳統的檔案管理對象變成了電子檔案管理為主，且不占用物理空間，主要保存于計算機硬盤，并利用信息網絡技術實現遠程傳輸、使用。醫院的檔案館也由“實態檔案館”轉變為“實態檔案館”與“虛態檔案館”并存。借助信息網絡技術，構建起醫院檔案信息內容縱橫交錯的網絡，滿足不同時期、不同群體、不同地區的人們對醫院檔案信息的需求。

2.2 管理環節的改變

首先是收集環節。網絡技術的應用，醫院檔案的收集將無需再專門上門征集，可直接將電子檔案收集，實現電子文件數據信息的隨時存儲。其次是整理環節。電子檔案取消案卷管理單位，利用計算機技術處理檔案，可自動分類組合，運用計算機網絡技術不再堅持全宗不可分散原則，使電子檔案在來源上的歷史聯系更加凸顯。再次是鑒定環節。利用計算機網絡技術對電子文件的真實、完整、可靠及可讀性等進行認定檢查，并檢測文件載體性能。第四是保管環節。除了傳統的防火、防潮外，針對電子文件還需要防范計算機病毒等非傳統安全因素威脅。

3 醫院檔案管理中的信息網絡技術應用

將廣域網、WEB技術、SQL數據庫及多媒體技術等多種管理技術應用于醫院檔案管理，建立管理更加高效、利用更加多元的醫院檔案綜合網絡管理系統。系統涵蓋檔案目錄管理、檢索利用管理、基礎信息維護、檔案網站等子系統，并與醫院行政管理部門接口，實現數據信息共享，以及醫院檔案自動立卷、全文檢索、管理等[5 ]。

3.1 軟、硬件方面

軟件方面，主要采用了關系型數據庫管理系統（MS SQL SERVER）、數據庫開發軟件（MS VISUAL FOXPRO）、服務器端腳本環境（ASP）、網頁制作軟件（FRONTPAGE）、互聯網信息服務（IIS）等各種軟件系統。硬件方面，包含服務器（COMPAQ PROLIANT3000）、工作站（COMPAQ DESKPRO PC）、掃描儀（Microtek9600XL）、可讀寫光盤等[6 ]。

3.2 系統構建

計算機信息網絡技術應用于醫院檔案管理中，包括網站建設和服務器數據庫建設，受眾的服務對象包括檔案管理員、一般用戶、醫院一般用戶、檔案系統管理員等等。

3.2.1 檔案目錄管理系統。根據醫院檔案主要類別，系統中醫院檔案目錄管理系統包括文書類、病案類、人事類、科研類、設備類、基建類、會計類等，以及醫院的聲像檔案目錄錄入、立卷處理、案卷備考、目錄維護、銷毀處理及統計匯總等若干系統功能。

3.2.2 檔案全文檢索系統。該系統的功能主要是，滿足不同用戶群體，根據檔號、編號、文件標題、責任者、年份、案卷標題、文號等不同組合條件下實現模糊檢索。每一次文件目錄檢索時，每個文件目錄下有鏈接的文件。電子文件以文本文件、圖像文件、影像文件等不同形式存在。用戶點擊其所查找的文件鏈接，即可瀏覽到所查閱的文本文件、圖像文件、影像文件的全部內容。此外，用戶還可通過醫療設備型號等特殊檢索條件進行檢索，提升醫院檔案查全率和查準率。

3.2.3 檔案利用管理系統。該系統中設置了相應的用戶借閱、調閱、歸還、打印、統計等系統，檔案利用者在借閱、歸還、打印時，系統會自動滿足相應要求。此外，系統中還設置有相應的借閱催還單等，在借期將滿時，系統還會發出提示。

3.2.4 基礎信息維護系統。系統還設置了檔案內容維護、分類庫維護、用戶管理、主題詞維護等若干基礎信息維護功能。后期，根據系統維護的實際需要，開展相應的維護，不斷滿足日益增長的醫院檔案管理的現實需要[7 ]。

3.2.5 檔案網站管理系統。通過廣域網、局域網等功能，開設專門的醫院檔案網站管理系統，滿足不同群體的信息查詢需求。包括檔案網站網頁制作、網頁發布和網頁瀏覽三大主要功能。其中，網頁制作主要采用word、frontpage等工具制作，文本文件以.doc、.txt、.htm、.html等格式為主;圖像文件以.jpeg、.gif等格式為主;聲音影像文件以.mp3、.mpg等格式為主。

4 計算機信息網絡技術應用的現實意義

相較于傳統檔案模式，計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中的應用，推動了管理自動化、傳遞網絡化、信息數字化和資源共享化等，滿足社會各界對于醫院檔案的信息需求。

4.1 管理自動化

將計算機信息網絡技術應用于醫院檔案管理，運用計算機高效的信息計算、處理能力，在文件處理的同時，便可實現電子文檔的同步歸檔，進而實現時時歸檔，并按照預先設定的管理模式，實現對電子文件的邏輯推理、判斷，及時對醫院檔案分類、保存和處理，涵蓋一般業務管理、檔案檢索、檔案編目、檔案編輯、檔案統計等，極大地提升了醫院檔案現代化管理水平。

4.2 傳遞網絡化

計算機信息網絡技術的應用，展現了計算機技術、信息網絡技術的顯著優勢，打破了傳統的時空界限，解決了信息孤島問題，使醫院檔案信息傳遞通過網絡技術實現跨部門、跨區域傳輸，有效發揮出醫院檔案在形象宣傳、行政管理、醫療改革中的價值。例如，計算機信息網絡技術應用，使醫院檔案信息檢索由脫機檢索、聯機檢索，逐步發展成職能檢索、網絡檢索，實現了計算機網絡化檢索，滿足醫院內部不同科室之間，以及外部不同群體的信息需求。運用計算機信息網絡技術，將館藏的電子檔案信息資源進行精細分類、及時提取、全面分析、深度加工，提升檔案利用效率，發揮醫院檔案經濟、社會效益。

4.3 信息數字化

醫院檔案信息數字化建立在計算機技術、信息通信技術、網絡技術基礎之上，通過軟件、硬件設備進行醫院檔案信息整理、加工并按照檔案管理的規律和要求創造出新的信息產品。與傳統檔案管理相比，利用數字技術將醫院檔案數字化后才能據此進一步開發信息產品，協調推進醫院檔案信息開發與利用。信息數字化更加利于醫院檔案的保存、查詢、傳遞，使醫院檔案在臨床科室、后勤管理、教學科研等方面暢通流轉，超越空間、時間和機構等因素的限制，降低醫院檔案管理成本，滿足各界利用需求。

4.4 資源共享化

應用計算機信息網絡技術，醫院檔案管理部門可在專門的互聯網或局域網中開放其檔案信息數據庫、檔案卷宗、檔案目錄等檔案信息資源。并在數據庫中建立專門檢索入口，身份認證通過后便可實現醫院檔案信息的查詢和利用。計算機網絡技術的介入和應用，使得醫院檔案數據信息在不同部門之間順暢傳遞，不同群體通過身份認證后，登錄相關管理平臺，便可查詢到相關的檔案信息，實現醫院檔案資源最大程度的共享。

5 計算機信息網絡技術應用需要注意的問題

計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中的應用已取得了良好效果，發揮出檔案資源價值。但也要注意如下相關問題：

5.1 電子文件可靠性問題

計算機信息網絡技術背景下，傳統的醫院檔案管理模式被徹底顛覆，網絡上的電子文件更易被修改，涉及醫院檔案利用者的信息權、檔案內容的隱私權以及檔案文件公布權等相關權益保障問題。網絡技術的應用使電子文件“超國界流通”成為現實，電子文件的可靠性問題被擺在更加突出位置。

5.2 檔案信息安全問題

安全保密應是計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中首要考慮的問題。醫院檔案中保存了大量患者的就診信息，涉及其個人隱私，也涉及醫護人員個人信息，這些都是不能公開的。需要處理好醫院檔案公開與利用之間的關系，為此，要突出關注安全保密問題，做到涉密計算機與非涉密計算機二者分開，涉密計算機信息的獲取應設置密碼、身份認證、使用權限，增添漏洞補丁，安裝防火墻等，且醫院內部網與互聯網之間要做到物理隔離。

5.3 用戶需求滿足問題

計算機信息網絡技術的應用，要事先開展充分的調研論證，讓檔案軟件開發員與檔案管理員之間進行充分溝通，開發出滿足醫院醫護人員、患者、行政管理人員等各方需求的檔案管理軟件，不同群體賦予其不同身份認證和瀏覽權限，以滿足不同用戶的信息需求。為此，檔案員要熟悉醫院檔案管理的各項業務流程，掌握檔案管理的法律法規以及計算機信息網絡技術領域的行業標準，并與軟件開發員充分溝通，從而協助其編寫出全面、系統、規范的專門檔案管理軟件。

5.4 人才隊伍建設問題

計算機信息網絡技術在醫院檔案管理中的應用是一項復雜的系統性工作，不僅需要熟練掌握醫院檔案管理的專業知識，還需要掌握一定的軟件、硬件和計算機網絡相關業務知識。為此，需要根據當下信息化時代背景，滿足醫院檔案管理需要，打造出一支高素質復合型的人才隊伍，這也是擺在各級醫療機構面前亟待解決的問題之一。

參考文獻：

[1]孫偉.利用數字化網絡技術做好醫院檔案管理工作[J].蘭臺內外，2021（26）：4—6.

[2]汪蓉琴.“互聯網+”背景下醫院檔案管理的思考[J].連云港職業技術學院學報，2021（4）：90—92.

[3]王柳.醫院文書檔案管理對信息化技術的應用[J].中國衛生產業，2016（33）：135—137.

[4]劉艷麗.醫院電子檔案管理存在的問題與改進[J].齊齊哈爾醫學院學報，2010（16）：2603—2604.

[5]林勁.信息化在醫院檔案管理中的應用探究[J].辦公室業務，2012（6）：103—104.

[6]田園.淺談加快醫院檔案管理的信息化建設[J].菏澤學院學報，2013（2）：138—139.

[7]楊慧安.醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].計算機光盤軟件與應用，2012（4）：11—12.

（作者單位：菏澤市傳染病醫院）