大數據時代應創新事業單位干部人事檔案管理模式

單小娥

摘 要：干部人事檔案管理是事業單位管理工作的重要方面，對事業單位工作人員個人職業生涯規劃及單位發展具有重要作用。大數據時代加速了干部人事檔案管理信息化進程，提高了管理效率，使得個性化檔案管理模式得以發展。為進一步推動干部人事檔案管理模式創新，需要在數字化建設、數據庫維護和安全保障等方面下功夫。

關鍵詞：大數據;人事檔案;事業單位;模式;創新

干部人事檔案是單位工作人員思想政治、學歷、履歷、表現等相關資料的總和，是事業單位進行人力資源管理的重要依據。大數據背景下，網絡信息技術的發展為事業單位干部人事檔案管理創新提供了技術手段，也提出了一定的挑戰，需要積極推進干部人事檔案管理模式創新，充分發揮其作用。

1 大數據時代事業單位干部人事檔案管理的新趨向

大數據時代對各行各業發展都產生了或多或少的影響，事業單位干部人事檔案管理也不例外。從實際情況看，大數據時代干部人事檔案管理出現的新特點和新趨向主要有三個方面。

1.1 干部人事檔案管理信息化進程加快

大數據時代背景推動了事業單位干部人事檔案信息化進程。一方面，有效解決了傳統紙質檔案管理效率低的問題，能夠對人事檔案信息進行快速整合分析[1 ]。另一方面，通過干部人事檔案管理信息化系統能夠更加全面客觀地了解事業單位工作人員的工作履歷和工作情況，為事業單位人事安排、職稱晉升、薪資福利待遇調整提供準確依據。同時，隨著事業單位干部人事檔案信息化管理的推進，也進一步提升了檔案管理的穩定性，減少了紙質檔案的人為破壞或外部環境因素影響，使其具有占地面積小、保存時間長、查詢方便等優勢，減少了檔案管理人員的工作時長和壓力，為未來事業單位檔案管理工作開展奠定了良好的信息化基礎。可以說，在大數據背景下，信息化已經成為事業單位檔案管理的重要趨勢。如何在推進干部人事檔案管理模式創新過程中，既能利用現代信息技術的優勢和特點，也不會被現代信息技術所左右，實現事業單位干部人事檔案管理模式創新，是檔案部門及人員的光榮任務。

1.2 干部人事檔案管理效率不斷提升

事業單位在干部人事檔案管理中，運用數字信息管理技術，能夠有效提升干部人事檔案管理效率，推動檔案管理智能化、現代化、科學化建設。傳統的事業單位干部人事檔案管理主要以紙質檔案為管理對象，在服務過程中只能提供復印、查詢、借閱等簡單服務，流程比較繁瑣，不僅耗費時間長，而且在這一過程中還容易出現其他新問題。而大數據時代背景下，通過對紙質檔案的數字化加工，能夠將處理后的數字干部人事檔案信息存儲到數據庫系統，借助大數據、云計算、人工智能等技術，有效地規避各種人為因素和環境因素，減少對檔案管理人員干擾，極大地提升干部人事檔案管理工作的精準性和系統，實現資源共享。隨著干部管理效率的不斷提升，不僅有助于事業單位干部人事檔案管理工作的開展，也能夠更好地推動事業單位人才隊伍建設及工作的發展，更好地發揮事業單位的人才價值。

1.3 個性化檔案管理模式得到發展

隨著現代信息技術的不斷發展，為事業單位工作人員獲取檔案信息提供了更為多元化路徑。同時，個性化檔案服務也成了事業單位干部人事檔案管理轉型的重要方向。新形勢下事業單位干部人事檔案管理業務內容呈現出了多樣化特點，事業單位工作人員除了常規的借閱和查詢服務以外，還希望干部人事檔案管理部門為其提供自主上傳、自主修改、自助查詢等人工智能服務[2 ]。在大數據、云計算、人工智能等技術的支持下，事業單位可以結合員工的具體需求，將個性化檔案管理模式創新作為當前工作重點。通過建立事業單位人事檔案信息管理系統，相關工作人員結合工作情況和履職盡責情況，將重要的個人檔案信息上傳到檔案管理系統，經人事檔案管理人員核實，最終加入到個人檔案信息中。既方便了事業單位工作人員了解自身檔案情況，也減輕了事業單位檔案人員的工作壓力。個性化檔案管理模式相關功能逐漸完善，能有效簡化干部人事檔案管理流程，進一步提升事業單位干部人事檔案管理效率。

2 大數據時代事業單位干部人事檔案管理模式存在的主要問題

目前部分事業單位在干部人事檔案管理方面還比較被動，對檔案信息的開發利用還相對保守，很多重要的干部人事檔案信息并沒有得到有效利用。加之事業單位干部人事檔案管理模式相對落后，人事檔案信息收集渠道過于單一，與人工智能技術結合得不夠緊密，信息化推進緩慢，無法真正實現人事檔案信息高效利用、開發和共享，人事檔案管理工作效率未達到應有的程度。

2.1 干部人事檔案信息收集渠道過于單一

事業單位干部人事檔案管理工作與單位工作人員切身利益息息相關，多數干部人事檔案信息由事業單位工作人員提供。但在人事檔案信息收集過程中一般由事業單位內部科室組織相關人員，定期與人事檔案管理部門協商對接人事檔案信息，在這一過程中由于收集渠道過于單一，很難確保人事檔案信息收集的完整性和全面性。一方面，人事檔案信息包含十個大類，是事業單位掌握工作人員綜合情況的重要依據，如果在人事檔案信息收集過程中出現了信息收集不全的問題，就難以對事業單位工作人員作出全面、客觀的評價[3 ]。另一方面，在歸檔過程中，事業單位檔案管理部門更愿意用傳統的歸檔方式，以手工記錄為主，導致部分人員的履歷情況和信息填寫情況可能會出現數據填報不準確、更新不及時問題，由于缺少對應的數據支持，在一定程度上影響了事業單位干部人事檔案管理工作的開展。

2.2 干部人事檔案信息制度機制建設相對落后

大數據時代背景下，要求事業單位在干部人事檔案管理過程中積極推進信息化建設，這既是新時期檔案事業發展的現實要求，也是提升事業單位干部人事檔案管理工作的必然措施。但當前部分事業單位干部人事檔案信息化建設的制度機制建設不完善，部分制度機制落后于時代發展要求，難以為干部人事檔案管理信息化建設提供制度支持和機制保障。一方面，由于相應制度機制缺失，導致干部人事檔案管理人員在工作中隨意性較強，對人事檔案信息化管理重視不足，難以提升干部人事檔案管理質量和效率。另一方面，由于事業單位一些領導對干部人事檔案信息制度機制建設重視不足，相應人事檔案管理信息化建設就難以獲得資金、設備、人員支持，也就無法適應新時期干部人事檔案信息化工作的現實要求。因此，事業單位有必要從時代發展角度出發，完善制度機制，推進干部人事檔案管理模式創新。

2.3 干部人事檔案管理專業人才隊伍建設滯后

大數據時代，干部人事檔案管理模式創新需要專業人才參與，既包含熟悉事業單位人事檔案管理的專業人才，也包含熟悉信息技術的技術型專業人才。只有多種類型人才共同參與，才能保證干部人事檔案管理模式創新符合大數據時代要求，符合事業單位人事檔案管理要求。但目前部分事業單位在檔案管理人才隊伍建設方面還存在一些亟待解決的問題。一方面，檔案專業人才缺失。部分事業單位對于人事檔案管理重視不足，在人員配置上并沒有面向社會招聘綜合型、復合型人才，而是在事業單位內部通過人員調動方式補齊人事檔案管理崗位，這些人員或是年齡較大，或是工作積極性不高，或是專業能力缺失，難以真正為干部人事檔案管理模式創新出謀劃策，也無法承擔起檔案管理模式創新重任。另一方面，技術型人才缺乏。大數據時代背景下，無論是事業單位人事檔案管理信息化建設，還是人事檔案信息資源開發利用共享，都需要熟知信息技術的專業人才。但目前事業單位在人才招聘和人才引進方面更加注重檔案背景，而忽略了技術背景，導致事業單位專業人才隊伍同質化嚴重。由于缺少專業技術型人才，導致很多先進技術無法有效地運用到事業單位干部人事檔案管理模式創新之中，限制了創新進程。

3 大數據時代事業單位干部人事檔案管理模式創新推進策略

大數據時代背景，為事業單位干部人事檔案管理模式創新帶來了挑戰和機遇，當前事業單位有必要進一步明晰干部人事檔案管理在事業單位中的具體定位，逐步提升事業單位人事檔案管理質量。一方面，要積極推進干部人事檔案數字化管理，通過引進現代信息技術，為人事檔案管理模式創新提供扎實的技術支持。另一方面，應加速人事檔案數據庫建設，實現對事業單位人事檔案信息的全面收集和整合，為后續人事檔案利用開發創造有利條件，同時還要從環境、人才、制度、機制等多個層面入手，為事業單位人事檔案管理模式創新營造良好的外部環境[4 ]。

3.1 推進干部人事檔案數字化管理

大數據時代背景下，事業單位干部人事檔案管理模式的創新對于推動事業單位發展起著至關重要的作用。當前，推進檔案管理數字化，是推進事業單位干部人事檔案管理模式創新的重要途徑。我們應積極推進事業單位干部人事檔案管理信息化建設。事業單位領導應充分認識大數據技術對于干部人事檔案管理模式創新產生的積極作用，在推進檔案信息化建設過程中對具體問題進行討論和思考，加強對資金和技術層面的支持，引進必要的技術手段，加強基礎設施建設，配備先進的服務器、計算機和其他硬件設備，保障事業單位人事檔案管理信息化建設的日常運轉。同時建立安全的事業單位人事檔案管理信息系統，搭建適合人事檔案管理的功能模塊，定期對干部人事檔案數據信息進行更新，并設置相關權限，無關人員不得閱覽或復制干部人事檔案信息，切實保障事業單位干部人事檔案信息安全。

3.2 加速干部人事檔案數據庫建設

大數據時代背景下，事業單位在干部人事檔案管理模式創新進程中有必要將數據庫建設作為重點。一方面，通過數據庫建設能夠對干部人事檔案信息進行全面收集、系統整理，并按照人事檔案信息的不同屬性進行分類統計，對重要人事檔案信息設置相關權限[5 ]。同時還能夠結合干部人事檔案管理的相關要求，對相關信息進行補充和完善，通過動態化管理檔案信息的全面性和真實性。另一方面，通過數據庫建設，能夠為后續干部人事檔案信息資源開發提供更為全面的數據支持。新時代，事業單位在人事管理和人力資源開發方面需要做出科學決策，才能真正將優秀人才選拔到關鍵崗位上，推進事業單位工作發展，更好地服務人民群眾。這就需要干部人事檔案管理部門結合單位人力資源開發的相關需要，對檔案信息數據進行精準提取，提供給有關領導和部門，輔助決策，會有助于人力資源開發和優秀人才使用。

3.3 加強數字化干部人事檔案維護

大數據時代背景下，干部人事檔案管理模式創新，既需要前期的技術投入和基礎設施建設，也需要后期的長期維護更新。只有這樣，才能確保干部人事檔案管理信息化建設不斷與時俱進，確保檔案信息與實際情況相符。因此，應加強數字化干部人事檔案系統的運行維護。從硬件設施和軟件建設的角度看，事業單位應將干部人事檔案管理信息化建設所需要的軟件設施購置和維護資金納入年度預算，通過持續的資金投入，確保干部人事檔案管理信息化建設的軟件設備能及時更新，可以更好地應對復雜的網絡環境，加強安全系統建設，防止外部黑客攻擊[6 ]。同時，檔案管理部門應加強與事業單位相關部門的溝通互動，要求相關人員按照干部人事檔案管理要求定期報送應更新的人事檔案信息。檔案管理人員也要深入到各個部門之中，對干部人事檔案維護和信息更新相關工作進行介紹和說明，爭取其他部門以至事業單位全體工作人員的支持。

3.4 加強檔案數字化管理人才隊伍建設

應加大人才引進力度。既要從社會引進專門的干部人事檔案管理人才，也要引進專業的技術型人才，充實到干部人事檔案管理隊伍之中，充分發揮檔案管理及技術型人才的特殊功能和作用。實際工作中，應結合新時代事業單位干部人事檔案管理對于數據人才的訴求，一方面，加強與高校和科研機構合作，通過訂單式人才培養，進一步提升人才培養的專業性，有效地解決當前事業單位人事檔案管理技術型人才不足的問題。另一方面，事業單位也要結合人才培養的實際需要，從事業單位人事檔案管理年輕群體中選拔優秀人才輸送到高校或其他機構，掛職鍛煉，進一步提升工作人員的實際能力，然后再回到事業單位干部人事檔案管理崗位，發揮優秀人才的引領作用。

總之，大數據時代背景下，事業單位干部人事檔案管理部門及人員既要在思想上與時俱進，也要對干部人事檔案管理模式進行創新，充分利用大數據、云計算、人工智能等技術的優勢和特點，對干部人事檔案信息進行全面挖掘、系統整合，進而生成有價值、有潛力的干部人事檔案信息，為事業單位人力資源開發和人才選拔提供更好的決策依據。

參考文獻：

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[4]董霏.大數據時代背景下創新企業檔案管理工作路徑分析[J].城建檔案，2021（12）：101—102.

[5]付偉.事業單位人事檔案管理信息資源建設策略[J].人才資源開發，2021（23）：35—36.

[6]李榮峰.新時期人事檔案信息化建設存在的問題及優化策略探析[J].企業改革與管理，2021（21）：90—91.

（作者單位：廣西壯族自治區南寧市天桃實驗學校）