推進學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑與方法

楊潔

摘 要：教育事業(yè)改革發(fā)展不斷深入，對學(xué)校的要求也在逐漸提高。學(xué)校檔案對學(xué)校發(fā)展的記錄、教學(xué)成果的總結(jié)研究和文化建設(shè)等方面都起著重要的基礎(chǔ)作用。當前，學(xué)校在檔案利用服務(wù)上還存在不少問題，充分收集整理好檔案、管理好檔案、利用好檔案，發(fā)揮檔案的價值，對于促進學(xué)校的全面發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;利用服務(wù);途徑;方法

學(xué)校檔案主要有文書檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案等多種類型，記錄了學(xué)校教育、教學(xué)、管理等多方面的內(nèi)容，是學(xué)校發(fā)展、建設(shè)、教職工及學(xué)生風(fēng)貌展示、教研成果、基礎(chǔ)信息、校園文化傳承和建設(shè)的成果總和，是學(xué)校重要的信息資源。探索推進學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑和方式，對更好地發(fā)揮學(xué)校檔案作用具有重要意義。本文試對這一問題進行探討。

1 學(xué)校檔案的重要性及利用價值

1.1 學(xué)校檔案可促進教育教學(xué)

學(xué)校檔案不只是記載了學(xué)校的歷史等已經(jīng)過去的事情，還為學(xué)校的未來發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)，在一定程度上還為學(xué)生和教師都提供了便利。比如教師在評職稱時，查詢自己個人的教學(xué)成果和相關(guān)表彰材料，在進行學(xué)習(xí)成果和方法交流的時候，查詢基礎(chǔ)的資料;學(xué)生在入學(xué)、入職時查詢個人的成績信息和獲得相關(guān)表彰的信息;學(xué)校在文化建設(shè)時，檔案是學(xué)校的歷史積淀和證據(jù)，為校園文化建設(shè)提供實物檔案和載體;在研究教學(xué)成果時，檔案是珍貴的一手參考資料，也是學(xué)校教育教學(xué)活動的一項重要內(nèi)容。可見，檔案無論是對學(xué)校還是與之相關(guān)的個人，都具有重要的參考意義。

1.2 學(xué)校檔案具有明顯社會價值

學(xué)校檔案是學(xué)校在發(fā)展過程中形成的各種具有保存價值和科研價值的珍貴信息，是學(xué)校在艱苦奮斗中由師生共同創(chuàng)造的精神財富和物質(zhì)財富的總和。包含學(xué)校的建校理念、校風(fēng)校紀、學(xué)校精神以及形成的各種科研成果等。開發(fā)利用學(xué)校檔案，能充分體現(xiàn)學(xué)校檔案的社會價值和文化屬性。如有的學(xué)校涌現(xiàn)對社會貢獻突出的優(yōu)秀人才，通過對學(xué)校檔案的挖掘，能更好地佐證這些優(yōu)秀人才在學(xué)校的努力和成果，促進對外宣傳。學(xué)校檔案也能反映學(xué)校在不同歷史時期的教學(xué)政策、制度和經(jīng)驗，通過對這些檔案信息資源的深入挖掘，能夠為學(xué)校政策制定和人才培養(yǎng)模式調(diào)整提供重要依據(jù)，既能為學(xué)校發(fā)展和文化建設(shè)提供檔案依據(jù)，也能進一步提升學(xué)校的社會影響力。

1.3 學(xué)校檔案具有科研價值

學(xué)校檔案包含廣大師生共同創(chuàng)造的各種科研成果、制度機制、教學(xué)案例、教學(xué)成果等。通過對這些檔案資源的開發(fā)和利用，可以更好地研究學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展的脈絡(luò)，促進當前科研項目研究。學(xué)校不僅承擔(dān)著教書育人功能，也是各項科研成果產(chǎn)出的主陣地。特別是很多優(yōu)秀教師在教學(xué)過程中會形成優(yōu)秀的教學(xué)案例、方法和經(jīng)驗，成為學(xué)校檔案的重要組成部分。在新教師培養(yǎng)方面，應(yīng)結(jié)合不同學(xué)科教師的專業(yè)特點，對原來優(yōu)秀教師的教學(xué)經(jīng)驗、案例進行檔案信息資源開發(fā)，提煉出有價值的檔案信息，并將其作為新教師培養(yǎng)的重要參考資料，促進新教師教學(xué)能力和素養(yǎng)的提高。

1.4 學(xué)校檔案具有教育價值

學(xué)校檔案記憶是學(xué)校發(fā)展歷程的真實寫照，也孕育出了諸多思想政治教育元素。因此，在學(xué)校檔案開發(fā)和利用方面有必要結(jié)合當前學(xué)校思想政治教育實際需要，將學(xué)校檔案中蘊含的各種思想政治教育元素進行提煉，并將其融入到學(xué)校思想政治教育之中，提升思想政治教育效果，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的育人價值和功能。習(xí)近平總書記明確指出，要充分發(fā)揮檔案的育人功能，實現(xiàn)檔案育人與思想政治教育的有機融合，進一步提升學(xué)校育人成效。在學(xué)校檔案管理和開發(fā)過程中應(yīng)按照總書記的要求，充分認識學(xué)校檔案的育人價值和功能。可將學(xué)校檔案蘊含的紅色文化元素、艱苦斗精神、科研創(chuàng)新精神等提煉出來，與學(xué)校思想政治教育有機結(jié)合。還可以形成學(xué)校檔案育人新課題，選派優(yōu)秀的教師對學(xué)校檔案資源進行開發(fā)和利用，更好地實現(xiàn)學(xué)校檔案的育人功能。

2 當前學(xué)校檔案利用存在的主要問題

檔案對學(xué)校具有重要作用，但目前一些學(xué)校檔案的利用率較低，作用未得到充分發(fā)揮，存在一些突出的問題。

2.1 對檔案利用重視不夠

一些學(xué)校忽視了檔案的重要作用，被動地完成上級交代下來的有關(guān)任務(wù)之后，就將檔案束之高閣，甚至是隨便堆放在一個不起眼的角落，連專用的檔案用房、柜架都沒有配備，當需要使用的時候，因為管理混亂無法找到相應(yīng)的資料，或者疏于管理造成了檔案資料的丟失或者毀壞，后期利用率越來越低，無人問津，造成了利用上的惡性循環(huán)。

2.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理是一個專業(yè)性較強的工作，尤其是學(xué)校檔案涉及到的種類和內(nèi)容比較多，需要按照相應(yīng)檔案管理規(guī)范標準分門別類收集整理好，而一些學(xué)校沒有配備專業(yè)檔案管理人員，檔案分類整理及管理不規(guī)范，學(xué)校也沒有投入時間和資金對檔案管理人員進行必要的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理水平不高，檔案利用率低和服務(wù)作用發(fā)揮不明顯。

2.3 檔案信息化程度不高

隨著時間的累積，學(xué)校的工作量會越來越多，信息量也會越來越大，關(guān)鍵是檔案管理人員也會出現(xiàn)交接工作的情況，如管理不善，易造成檔案遺漏或者損毀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)不能滿足利用的需要，這就需要信息化技術(shù)來支撐。但是大部分學(xué)校還是使用傳統(tǒng)的檔案儲存、查找和利用方式，不利于檔案管理的現(xiàn)代化和高效率。尤其是相對落后的地區(qū)，信息化程度更低，不能滿足檔案開發(fā)利用需要。

3 提升學(xué)校檔案利用服務(wù)的途徑與方法

檔案的利用服務(wù)是推進學(xué)校工作發(fā)展的一項重要舉措，但是其利用服務(wù)并非一個單純的過程，從前期的搜集整理到后期的利用，都是一個系統(tǒng)完善的過程，完善的檔案和有效的管理是利用的基礎(chǔ)。要想提升學(xué)校檔案利用服務(wù)水平，應(yīng)通過一些有效的途徑和方法。

3.1 做好檔案收集整理工作

學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門及人員應(yīng)從思想上充分認識檔案收集整理工作的重要性，將其納入學(xué)校年度工作計劃。在前期的檔案收集過程中，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強各個相關(guān)部門的配合，收集起來的資料應(yīng)盡量準確、規(guī)范和齊全完整，為后期檔案管理和利用打下堅實的基礎(chǔ)。檔案要有專門的檔案室、專門的檔案管理人員、專項工作經(jīng)費和完善的檔案管理制度，用以保障檔案管理和利用工作順利實施。檔案的收集和整理是利用的基礎(chǔ)和前提，后期的工作開展都要依托檔案材料的規(guī)范性和完整性作為保證。應(yīng)完善檔案管理制度，檔案管理人員按照制度和業(yè)務(wù)規(guī)范要求對檔案進行綜合管理。同時，查檔人員也要遵守檔案的查閱利用制度，尤其是一些涉密檔案，應(yīng)明確限定利用范圍，加強管理。

3.2 大力推進檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案查閱的便捷性不高，也限制了學(xué)校檔案的利用和開發(fā)。紙質(zhì)檔案查用不便，轉(zhuǎn)換成電子檔案，或者學(xué)校教職工很多根本就不清楚學(xué)校檔案館（室）到底能查到哪些有用的檔案，就放棄了查閱檔案這一方式。計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，可推進檔案信息化，進行數(shù)字檔案管理。學(xué)校檔案信息化有諸多益處：能節(jié)省儲存空間，提高檔案的安全性，增強查閱的便捷性。應(yīng)將檔案信息化納入學(xué)校整個信息化建設(shè)規(guī)劃，制定實施專項規(guī)劃，明確各階段的工作內(nèi)容和任務(wù)，分步實施。應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，確保推進信息化建設(shè)的資金需要。應(yīng)加大服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)覆蓋、計算機、掃描儀等信息化硬件設(shè)備的采購、維護和更新力度，滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需要。應(yīng)加強對學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)軟件和平臺的研發(fā)，加強系統(tǒng)維護和更新，確保系統(tǒng)功能滿足學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實際需要。應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)的安全保障工作，強化技防措施，加強日常管理，做好防網(wǎng)絡(luò)攻擊和防病毒工作，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案信息安全。

3.3 推進檔案信息資源共享

部分偏遠山區(qū)因為人力資源和物質(zhì)條件所限，完整保存利用學(xué)校檔案的難度較大，可以通過共建共享模式，以縣或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位，集中統(tǒng)一管理一個區(qū)域內(nèi)的學(xué)校檔案資源，根據(jù)實際情況建立不同層級的檔案資源共享平臺，不同地區(qū)、不同學(xué)校的教職工和學(xué)生都可通過這個平臺，共享先進的教育教學(xué)理念、優(yōu)秀的學(xué)習(xí)方式方法等多方面的內(nèi)容。在共享平臺的推動下，可以將各自學(xué)校的檔案共享到更多的人群，提高其利用范圍，產(chǎn)生廣泛深入的影響，更好地服務(wù)于學(xué)校檔案的利用。檔案信息資源共享平臺應(yīng)設(shè)置一個總管理員，各個學(xué)校設(shè)置一個分管理員，及時上傳和修改相應(yīng)的學(xué)校檔案。

3.4 積極推進校園文化建設(shè)

校園文化是社會文化的一個部分，是學(xué)校精神文化和物質(zhì)文化的一個總和，具有陶冶學(xué)生情操、啟迪學(xué)生心智、促進學(xué)生全面發(fā)展的重要作用，其中傳承是校園文化建設(shè)很重要的一個部分，學(xué)校的文字、照片和實物檔案等在這個過程中起著校園文化建設(shè)載體的作用。學(xué)校黨史館是檔案利用服務(wù)的一個高級的形式。從校園文化建設(shè)方面看，學(xué)校檔案利用能夠為校園文化提供載體和內(nèi)容支撐，因此，有必要給予學(xué)校檔案利用服務(wù)足夠的重視。一方面，應(yīng)推進學(xué)校檔案利用服務(wù)信息化建設(shè)。新時代背景下，要想實現(xiàn)對學(xué)校檔案的系統(tǒng)開發(fā)，就需要主動地引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將數(shù)字檔案存儲到數(shù)據(jù)庫中，并結(jié)合學(xué)校育人教學(xué)科研需求，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對學(xué)校檔案信息數(shù)據(jù)資源進行開發(fā)和利用，為各項工作開展提供扎實的檔案信息依據(jù)。另一方面，構(gòu)建完善的學(xué)校檔案利用服務(wù)體系。檔案管理部門應(yīng)樹立主動服務(wù)意識，結(jié)合學(xué)校教學(xué)和科研工作的具體訴求，主動地與學(xué)校各個部門取得聯(lián)系，并為其提供詳細的檔案信息服務(wù)，通過完善學(xué)校檔案利用服務(wù)體系，進一步提升學(xué)校檔案信息資源的利用效果，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的價值和作用。

南京理工大學(xué)將“哈軍工精神”作為校史館的基本價值理念，建造具有紀念和教育意義的文化教育場地。展出檔案史料主要包括：一是實物檔案，包括毛澤東主席會見哈軍工學(xué)院首任院長的場景用雕塑等的形式復(fù)原，建校之初具有紀念意義的報刊、工具以及具有時代特色的生活用品等;二是具有歷史意義和紀念意義的紙質(zhì)檔案資料，包括優(yōu)秀的校友先進事跡、校園文化精神內(nèi)涵和傳承、建校以來在各行各業(yè)取得的成就、研究成果等與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的內(nèi)容;三是影像資料，包括校史館建設(shè)的影視片段、結(jié)合校史館開展的宣傳宣講活動視頻資料等。將學(xué)校檔案與歷史文化、校史館建設(shè)等相結(jié)合，一方面豐富校園文化的精神內(nèi)涵，實現(xiàn)了學(xué)校檔案利用的最大化;另一方面將檔案利用靈活化，在學(xué)生教育和人格培養(yǎng)上發(fā)揮了重要的作用。

3.5 加大學(xué)校檔案宣傳力度

學(xué)校檔案的綜合管理是與教育教學(xué)不同，但是又密切相關(guān)的一項工作。檔案利用率低的一個重要原因，是學(xué)校教職工并不清楚其中是否有自己需要的有用的檔案資料。學(xué)校應(yīng)加大檔案宣傳力度。例如制作簡要的檔案說明書，針對非涉密檔案，尤其是實用性和針對性比較強的檔案，將目錄發(fā)放給教職工參考，當他們需要的時候，就可以有針對性地查閱。檔案管理人員還應(yīng)加強與學(xué)校宣傳部門之間的合作，利用學(xué)校的微信、微博公眾號等平臺，定期將學(xué)校的發(fā)展歷史或者過往教師的優(yōu)秀教研成果等優(yōu)質(zhì)檔案，做成短小精悍的視頻上傳平臺，供全校教職工了解和參考學(xué)習(xí)。包括個人的入黨時間、職稱評定時間等與個人息息相關(guān)的內(nèi)容，在征得相關(guān)人員的同意后，列出專門的子欄目，便于需要的時候查詢。還可以集結(jié)學(xué)校優(yōu)質(zhì)的教案，供其他地區(qū)和有關(guān)學(xué)校參考借鑒。

3.6 提升檔案管理人員素質(zhì)

要推進學(xué)校檔案利用，應(yīng)加強檔案管理隊伍建設(shè)，提升人員素質(zhì)。一是配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)對學(xué)校檔案進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、入庫存檔、目錄和索引的編寫、協(xié)助查檔人員進行查閱和借閱等工作，及時督促他們歸還。同時，做好紙質(zhì)檔案的保存、防火、防潮、防發(fā)霉、防損毀等工作，涉密的檔案要分開儲存管理。二是提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一般地區(qū)都有檔案管理部門，他們的檔案管理人員都經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，具有豐富的管理和利用經(jīng)驗。在檔案的搜集整理、目錄編寫和查閱等過程中，可以邀請檔案部門的專業(yè)人員來進行指導(dǎo)，也可以派遣學(xué)校的檔案管理人員到高校或者上一級的檔案部門等單位進行跟班學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的管理理念和辦法，規(guī)范檔案管理。

學(xué)校檔案具有重要的利用服務(wù)價值。學(xué)校要從檔案收集、整理、存儲、管理、利用服務(wù)等方面下功夫，將其與學(xué)校的發(fā)展結(jié)合起來，尤其是與學(xué)校教育教學(xué)和校園文化建設(shè)結(jié)合起來，將歷史的積淀轉(zhuǎn)化為學(xué)校發(fā)展的精神內(nèi)涵，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧市天桃實驗學(xué)校）