“互聯網+”時代公路部門檔案管理創新研究

摘 要：“互聯網+”時代，公路部門檔案管理呈現出跨界融合、創新驅動、結構重塑、界面友好和生態開放的主要特征，與創新、協調、綠色、開放、共享發展理念存在著密切的關聯性。本文分析了“互聯網+”時代背景下公路部門檔案管理新特征、需求新變化，提出了理念與實踐的創新管理，對做好“互聯網+”時代公路部門檔案管理具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：互聯網+;公路部門;檔案管理;創新

概述

事業單位（Public Institution），是以社會公益為目的，由國家機關舉辦或其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。根據國家事業單位分類改革精神，事業單位分為公益一類、公益二類等。2019年8月28日，根據臨沂市市級機構改革實施意見，將臨沂市公路局、市農村公路管理處、市高速公路建設辦公室、市公路局交通量觀測所、市公路局檔案館等多家機構整合，組建臨沂市公路事業發展中心，內設25個科室，下設國家區域性公路交通應急裝備物資（山東）儲備中心和12個縣區中心。中心的成立有效整合了市級公路機構職能，增強公路行業發展優勢，加快公路互聯互通，構建“大立體”交通，建設“大美新”臨沂等具有重要意義。

2015年，在國務院發布的《關于積極推動“互聯網+”行動的指導意見》中，明確提出“互聯網+”是把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升、組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。“互聯網+”時代背景下，借助互聯網技術的強大技術融合、資源整合、信息發布等功能，推動了公路部門檔案深度變革和創新發展。

1 “互聯網+”時代檔案管理特征

1.1 跨界融合

“互聯網+”背景下，檔案行業與其他行業互相滲透、互相統合、互相影響，行業之間重疊領域增多，壁壘邊界變得模糊，如區塊鏈思維、矩陣思維、場景設計思維等，已經滲入檔案發展軌跡的各個領域和環節，使檔案與其他行業領域合作、交流更加順暢，信息流、要素流等跨界流動成為現實，為檔案管理創新提供堅實技術基礎、理念基礎。

1.2 創新驅動

創新是檔案發展進步的動力源。“互聯網+檔案”新業態發展的核心和關鍵是創新。“互聯網+”時代下，檔案集數據、信息、知識和動態網絡相互交織，作為信息網絡的重要組成部分，檔案本身兼具權威性、社會性和公共性，只有打破固有、封閉思想對檔案信息開放、利用的約束，以及傳統組織邊界對檔案信息資源聚合的桎梏，才能讓檔案信息獲取更加便捷，讓新技術應用推動檔案管理模式、載體、方法等創新。

1.3 結構重塑

隨著信息技術的快速發展，互聯網已經成為全球化、信息化的重要推動力，傳統的經濟、社會、地緣文化結構被打破。“互聯網+”背景下，互聯網作為檔案工作的一部分，內置于檔案工作全過程，而非單純的工具性價值功能，現實社會、虛擬社會，以及虛擬現實的治理存在較大差異性，需要利用“互聯網+”重塑檔案信息結構與內容結構。

1.4 界面友好

“互聯網+”模式，更加注重信息技術、網絡技術的應用，將信息技術、網絡技術應用于檔案收集、整理、檢索、查詢、錄用，借助其超級算法、互聯互通技術，使信息流關鍵節點的檔案部門從傳統的“單方”控制到“多方”信息共享，進一步優化檔案信息的查詢和利用，消除了“信息孤島”，使用戶掌握更多信息利用的主動權、話語權，消除了檔案信息資源管理和利用過程中的不對稱問題[1 ]。搭建界面友好的互聯網信息平臺，用戶登錄賬號，根據不同用戶的查詢權限，體現尊重人性、以人為本理念。

1.5 生態開放

互聯網技術發展到一定程度，趨于成型階段，線上線下結合更為緊密，互聯網依賴程度日趨加深，互聯網起到類似信息發布系統、互動系統等生態圈功能[2 ]。而且，“互聯網+”時代背景下其生態自身具有顯著的開放性特征。即，“互聯網+”時代背景下，檔案管理面向不特定受眾，在滿足更多用戶群體信息需求的同時，也面臨著諸多的非傳統安全因素威脅。

2 “互聯網+”時代檔案需求變化

2.1 互動性

“互聯網+”時代背景下，公路部門為了適應信息技術發展的現實需要，通過搭建互聯網檔案管理網站、網上管理云平臺，從而將海量數字化檔案管理數據信息資源上傳至管理平臺，能夠滿足不特定用戶的檔案需求。但隨著公路事業的快速發展，公路檔案的利用需求內容、數量都呈現大幅增長態勢，但面對著“互聯網+”時代下檔案查詢的渠道、利用的方式不甚了解，需要得到檔案部門的專業指導，在線咨詢、互動性較強。

2.2 隱私性

公路部門檔案是重要的信息資源，尤其是公路工程合同、公路工程建設，以及公路部門的財務、人事檔案等，屬于隱私信息內容[3 ]。“互聯網+”時代背景下，增加檔案查詢利用便捷性的同時，黑客、木馬病毒，存儲檔案載體損毀、滅失，以及電子檔案被篡改，被非法訪問，檔案數據信息共享等等，都增大了公路檔案管理信息泄露的安全風險。在互聯網技術應用的同時，應加強檔案信息的安全保護。

2.3 差異性

“互聯網+”時代背景下，信息技術在檔案管理中的應用，使傳統紙質介質為主的公路檔案呈現出多樣化表現形式，既有電子文件，也有音頻、視頻、圖片等形式檔案[4 ]。此外，公路檔案的利用需求也存在較大的差異性，公路項目審計、工程后期的維護、保養，以及學術利用等均涉及檔案查詢利用，公路檔案載體差異性及其需求的差異性，都要求借助現代信息技術，提升檔案檢索的精準性，滿足不同主體的差異化信息需求，以及不同載體形式的檔案管理需要。

3 “互聯網+”時代檔案管理策略

3.1 明確“互聯網+”檔案發展思路

“互聯網+”時代背景下，要立足新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局，堅守“為黨管檔、為國守史、為民服務”的初心和使命，積極推動公路部門檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系“四個體系建設”，以“互聯網+”信息技術融入公路部門檔案管理，緊扣“多元協同、有效監管、優化結構、數字轉型、擴大開放、共享利用、責任落實和強化管理”八個方面，通過“互聯網+”賦能公路部門檔案管理高質量發展[5 ]。

3.2 把握“互聯網+”檔案指導思想

“互聯網+”時代，公路部門檔案管理應堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，加強黨對公路檔案管理工作的領導，認真落實新修訂的《檔案法》。“互聯網+”時代公路檔案管理要把蘊含黨的的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾。“四個好”“兩個服務”也進一步明確了公路檔案管理的價值所在和目標任務。即，一方面，要把廣大公路人在推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，把蘊含公路人的初心使命的檔案保管好、利用好，更好地為公路事業發展大局服務。

3.3 把握“互聯網+”檔案核心要義

一是區分與“檔案+”的不同。“檔案+”是利用檔案力與公路行業融合發展的驅動模式，助力公路行業規范、科學發展，提升公路行業的規范化、標準化和智能化。“互聯網+”則是利用互聯網技術、設施、設備等，與公路事業發展融合，形成新的驅動力的一種創新模式，依托互聯網技術支撐和保障，厚植公路檔案發展技術、理念根基，實現公路事業時空跨越發展，提升工作效率。二是區分與“三納入、四同步”的不同。“三納入、四同步”（將檔案工作納入工作計劃、管理制度和職責范圍，并同步做好布置、檢查、總結和驗收）作為公路部門檔案管理的一項運行機制，“互聯網+”時代，“三納入、四同步”的理念同樣需要遵守，但還需將信息技術等作為“三納入、四同步”的重要內容[6 ]。三是要準確認識“互聯網+”。既要立足“互聯網”的視角，根據互聯網思維、互聯網技術的發展而不斷拓展公路部門檔案管理的技術和理念，實現“互聯網”與公路檔案二者深度融合。通過激發與綜合運用檔案力、信息技術水平，以及公路行業發展力，融合衍生公路檔案新的發展生產力，從而全面促進公路檔案發展，滿足公路事業發展需求。踐行“互聯網+”，準確把握公路檔案新理念、新思想、新標準、新規范、新技術，實現公路檔案管理的科學化、規范化和標準，不斷提升公路事業治理體系和治理能力現代化水平。

3.4 突出“互聯網+”檔案管理要素

一要樹立創新思維。“互聯網+”的核心是“平臺思維”和“大數據思維”。具體到公路檔案管理部門，就是要利用互聯網平臺、大數據將傳統公路檔案價值鏈賦能改造為互聯網時代價值新體系，并以新思維明確公路檔案管理新定位、新戰略、新模式，在公路檔案管理業務層面突破傳統管理模式，創新組織結構和管理機制。也即“互聯網+公路檔案”利用互聯網創新公路檔案服務理念，推動公路檔案管理模式、管理環節變革，進一步激發公路檔案信息價值，實現公路檔案數據信息開放共享。二要識別業務流程。根據公路行業發展實際，以及公路檔案自身發展、用戶需求，精準識別“互聯網+公路檔案”全新業務流程，明確公路檔案發展方向。“互聯網+”時代，公路檔案管理流程中互動性更強，運轉效率更高，管理方式更先進，需要構筑的業務流程應保持其穩定性、適應性。此外，要秉持“用戶至上”原則，精準識別公路檔案潛在用戶需求，既滿足共性需求，也要借助互聯網技術滿足個性需求[7 ]。運用IDEFO（功能建模法）、FMEA（風險分析工具）、五角星法（用戶、員工、合作方、標桿單位、專家五個方面）等模型法，精準識別“互聯網+公路檔案”核心業務流程。運用科學方法，進一步壓縮管理流程，剔除非增值環節。

3.5 完善“互聯網+”檔案配套體系

“互聯網+檔案”業務流程的高效運行需要一套完善的配套體系協同推進。具體來說，就是要從組織結構、制度標準、績效考核和知識管理配套涉及等，實現互聯網數據治理技術與公路檔案業務流程配套融合發展，增強“互聯網+檔案”業務流程可行性、執行力。一是創建流程管理組織。公路檔案業務流程管理的實施效果主要來自用戶的應用評價，根據“互聯網+檔案”的實施流程特點，通過重組既有的組織實施原則，也要充分結合公路檔案利用主體的需求，設計檔案業務流程及內容，尤其是要設計界面友好的網絡查詢平臺，將公路檔案內容集中于具體的管理數據庫，實現公路檔案業務管理與平臺軟件管理于一體，實現業務管理與平臺管理無縫銜接。在檔案管理門戶網站，可嘗試開通在線咨詢服務，為檔案用戶查詢提供實時在線咨詢、解答服務，做到有問題及時解決，拉近用戶與檔案管理者之間的距離，改善用戶的體驗感。二是重構標準制度體系。“互聯網+檔案”背景下，公路檔案管理更加的智能化、自動化，需要根據公路檔案管理面臨的新情況，及時修訂完善公路電子檔案操作流程規范、檔案信息標準分類，以及崗位職責，尤其是要做好新類型公路檔案數據信息的收集，明確收集范圍和數據質量標準，將制度性標準規范嵌入計算機應用系統，實現公路電子檔案智能捕獲、智慧管理。如根據《電子檔案管理系統通用功能要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范》等等，建立符合“互聯網+檔案”模式下了檔案管理標準和規范。三是完善考核體系。“互聯網+檔案”管理模式下，做好績效考核體系的修訂和完善，進一步明確公路電子檔案管理平臺、管理系統，以及日常維護的流程運作、運作職能及指標要求，明確績效評價的主體、內容、標準，以及評價結果的運用。要暢通監督渠道，鼓勵檔案利用者、管理者等共同參與，將績效考核評價結果作為評先評優的重要依據，激發檔案工作內生動力。最后，優化知識管理配套體系設計。“互聯網+檔案”模式下，檔案管理不再是單純的檔案本身的管理，而是知識集成式管理，是一個知識體系的管理。通過流程運作及知識提煉，及時做好公路檔案歸納、總結、分類，并加強平臺應用的業務知識培訓，凝聚思想共識，提高員工對互聯網模式下檔案管理流程內容、標準及要求的認知和理解，提高流程運行效率，減少失誤。

參考文獻：

[1]田偉，韓海濤.實現我國“互聯網+檔案”關鍵問題芻議[J].中國檔案，2015（12）：62—65.

[2]田偉，韓海濤.把握用戶“痛點”推進“互聯網+檔案”行動[J].檔案管理，2016（6）：40—42.

[3]郝飛.“互聯網+檔案”管理模式探究[J].檔案天地，2020（11）：48—50.

[4]徐紅梅.建一流地鐵 創金牌檔案——無錫地鐵“互聯網+檔案”全過程管控的實踐與探索[J].檔案與建設，2017（1）：80—82.

[5]韓曼.“互聯網+檔案”新業態的服務方式創新——以博物館數字檔案管理為例[J].企業科技與發展，2019（12）：216—217.

[6]謝輝.基于“互聯網+檔案”新業態服務方式創新的思考[J].辦公室業務，2018（16）：116+121.

[7]韓青芮.“互聯網+”視野下高速公路數字檔案收集機制研究[J].蘭臺內外，2022（6）：26—28.

作者簡介：付琰（1980— ），大學本科，臨沂市公路事業發展中心館員，主要從事檔案管理研究。