函證數字化的中小型銀行實踐路徑探析

| 白曉飛

函證指會計師事務所等在獲取被審計單位授權后，直接向銀行等第三方機構發出詢證函，銀行業金融機構針對所收到的詢證函，查詢、核對相關信息并直接提供回函的過程。函證是注冊會計師審計過程中不可或缺的核心一環，在維護審計獨立性和防控審計風險中發揮著至關重要的作用，但也是耗時耗力、質量最難控制的一環。細數近年審計失敗案例，函證成敗與審計失敗相伴而行，部分銀行甚至因回函失敗而承擔了連帶賠償責任，函證工作成敗關乎審計行業、銀行業、金融市場的切身利益。2016年《關于進一步規范銀行函證及回函工作的通知》（財會﹝2016﹞13號，以下簡稱13號文）、2020年《關于進一步規范銀行函證及回函工作的通知》（財會辦﹝2020﹞12號，以下簡稱12號文）、2020年《銀行函證及回函工作操作指引》（財會辦﹝2020﹞21號，以下簡稱21號文）等重磅文件的相繼印發，在規范函證操作的同時，明確要求銀行于2023年1月1日前實現回函集中處理，鼓勵具備條件的銀行業金融機構和第三方平臺推動函證數字化工作。近日，中國銀行業協會正式發布以規范“銀行函證系統”接入和運營的《銀行函證服務平臺接入要求》、《銀行函證服務平臺運營規則》和規范“銀行函證系統”業務處理的《銀行函證服務平臺基本數據元》，函證數字化工作正式進入日程安排。對整個銀行業而言，函證數字化在制度支撐、數據治理、集中處理等方面提出了全新的要求，我們也可以相信大型銀行可以如期完成函證數字化工作，但對于那些成立較晚、規模較小的中小型銀行能否順利完成函證數字化工作則是個值得特別關注的問題。本文從中小型銀行的微觀視角入手，在分析中小型銀行在函證數字化過程中將面臨的挑戰的基礎上，針對性提出了漸進式實現函證數字化的中小型銀行實施路徑，并針對函證數字化后可能面臨的風險，給出了相應的策略和建議。

一、函證數字化對銀行業的要求

在傳統觀念中，函證產品的收益率低、風險外溢性強，屬于波士頓理論中的“瘦狗”產品，長期處于不受特別關注的地位，因此銀行在函證業務中投入的人力、物力資源也相對有限。但隨著2016年以來相關重要監管文件的印發，特別是集中處理和數字化要求的落地對銀行業函證工作提出了全新的要求。

1.強化回函管理，細化制度執行和問責。12號文明確提出“銀行金融機構應當規范銀行函證回函工作、嚴格按操作指引提供資金池等創新業務相關信息、明確業務牽頭部門和各函證事項的業務主管部門，建立統一牽頭、分工負責的內部管理機制和工作流程，完善對函證回函工作的內部控制，對回函信息的真實性、準確性負責”等。按要求銀行應制定覆蓋全行的函證管理辦法和操作細則，標準化全行回函工作流程和操作細節，明確崗位設置、人員配備、監督管理及責任追究，從制度層面建立起有利于函證目標實現的跨部門合作機制，有利于防范回函人員不作為、亂作為的監督檢查工作機制，確實提升回函工作效率，嚴格執行10個工作日回函時限要求，確保每一筆函證均有完備的操作記錄，每個用印均準確無誤。

2.落實集中處理，匯總全行函證數據。按12號文要求，各銀行應于2023年1月1日前實現函證集中處理。函證集中處理表面看似簡單，實際需銀行主動完備若干基礎條件，否則難以有效開展。一是生產系統全行集中管理，主要解決部分銀行的生產系統屬地化開發、管理及存儲的情況，比如有銀行分支機構屬地化上線產品系統，相關系統的數據存儲在分支機構所在地，函證集中處理前銀行需將各類屬地化數據集中上收，實現全行數據匯總；二是金融產品相關業務系統化管理，主要解決部分業務采取手工臺賬或人工方式管理的情況，比如有銀行的擔保實物采取手工臺賬的方式進行登記保管，每月底手工匯總入賬核算一次，相關的擔保信息在生產系統中僅有一個全行匯總數，集中處理前就必須把此類回函所需的業務信息產品化，錄入生產系統，才能實現系統化管理、集中查詢；三是全行客戶唯一化管理，主要解決不同分支機構中客戶唯一標識號不一致的情況，比如A客戶在廣東的客戶號是000015，在北京的客戶號是000016，未唯一化處理前，很難通過作為唯一標識號的客戶號查詢到該客戶所有的回函信息，可能導致集中處理回函時信息遺漏。

3.開展數據治理，夯實基礎數據質量。在落實集中處理的基礎上，銀行函證數字化還需解決基礎數據質量問題。自動化回函要求銀行內部系統按函證要求提取、反饋超過14類數據，這其中還可能涉及名目繁多的創新業務，任何回函錯誤都可能導致函證失敗，甚至承擔相應的經濟法律責任。這要求銀行在函證集中處理和數字化前開展數據治理，按《銀行函證服務平臺基本數據元》要求對銀行所有客戶、所有產品的歷史存量數據和未來數據的質量和精度進行審視。其中，歷史數據的治理是重中之重，對那些自成立以來多次更換核心生產系統、部分業務數據曾經采取手工登記的銀行而言，對歷史數據的匯總、轉換、清洗、驗證將會是一個非常浩大的工程，特別是那些年代特別久遠的數據很難在質量上有100%的保證；未來數據的治理也非常重要，這涉及對各生產系統數據的動態轉換、傳輸和對各類新金融產品的上線管理。在函證數字化所需的基礎數據得到充分治理和驗證之前，函證數字化將無從談起。

二、函證數字化對中小型銀行的挑戰

與大型銀行的標準、規范化相比，中小型銀行成立時間相對較短，可用于函證數字化的管理資源、IT資源和數據資源均相對稀缺，在函證數字化過程將面臨獨有的挑戰。

1.函證工作起步晚，經驗積累不足。中小型銀行通常成立時間較短，客戶數量和函證業務量相對較小，與工行年均近60萬筆的規模相比，還未形成規模效應，除非高級管理層專門關注，一般很難像工、農、中、建等大型銀行為克服業務瓶頸而主動探索函證數字化實踐。在12號文印發后，中小型銀行對函證數字化概念仍然不深，對函證數字化的探索基本處于觀望狀態，并未馬上啟動函證數字化所需的制度建設、集中處理、數據治理等基礎條件建設。比如部分銀行未能充分理解12號文中函證集中處理的實質意義，對集中處理的貫徹只停留在表面的形式集中，實際回函操作職責仍由分支機構負責，錯過了為函證數字化打好根基的契機。更重要的是，因函證業務量較小，中小型銀行對函證業務重要性的認識度偏低，甚至認為通過采購第三方軟件公司現成IT產品便能實現函證數字化，這將直接影響中小型銀行函證數字化工作的最終進度和成效。

2.數據集中度低，治理難度較大。因函證工作起步晚，中小型銀行正常缺乏現成的函證數字化所需的專用函證數據平臺，14個函證事項的數據源散布于不同生產系統，在函證數字化建設中必須解決兩方面數據問題。一是數據集中問題，因中小型銀行的生產系統通常以外購為主，不同金融產品經常使用不同的軟件供應商開發的產品，不同系統的數據格式、精度、存儲頻率存在較大差異，函證數字化前需先對全行不同生產系統的數據進行集中標準化處理，消除數據錯誤，建立數據匯總通道，搭建專用的函證數據平臺負責數據的集中和存儲；二是數據治理問題，與所有銀行在函證數字化中遇到的數據質量難題相似，但中小型銀行因前期未建成類似大型銀行的數據湖和數據中心，數據資源的積累相對薄弱，許可重要的函證事項數據可能以不同形式存儲在不同的數據源中，能否補全、補齊所有的歷史數據，完成數據治理任務，形成符合函證數字化所需的高質量數據源仍存在不確定性，可能因數據不完備而最終影響函證數字化的情況。

3.有限的IT資源，持續的研發需求。與數據治理難題同源，中小型銀行缺乏像大型銀行那樣充足的自主IT開發資源，難以組織起像大型銀行在函證數字化實踐中快速聯合投資銀行部、運行管理部、金融科技部完成詢證函數字化改造的工作，因此在函證數字化之前中小型銀行必須解決兩方面系統問題。一是搭建函證數字化開發團隊，因外購軟件的可定制、再開發及持續開發的難度較大，而函證數字化開發過程涉及大量生產系統的改造和內部數據標準的再定義工作，開發周期長、成效緩慢，需中小型銀行沉下心自建開發團隊，從有限的IT資源中劃分出獨立的一部分人員，做好長期開發迭代的準備；二是啟動生產系統數據標準化治理工作，沒有高質量的數據源，就沒法實現真正的函證數字化，中小銀行需著手啟動各生產系統的數據字段梳理、字段責任部門認定和數據標準建立工作，確保所有生產系統以標準化的方式向函證數據平臺傳輸數字，同時實現數據標準在新系統、新產品的前向融合，規范未來新業務數據的生成。

三、中小型銀行函證數字化的實施路徑

中小型銀行的自身實際和函證數字化過程中面臨的挑戰，決定其應結合自身情況走出一條具有中小型銀行特色的函證數字化實踐道路，從滿足監管要求為起點，逐步完善函證數字化所需的基礎條件，最終實現函證數字化工作落地，具體可以分為四步。

1.起步階段。采取Web瀏覽器方式接入函證數字化平臺，搭建函證數字化框架。一是由銀行總行牽頭制定函證數字化配套制度，明確采取Web瀏覽器接入方式接入后數字化函證的崗位設置、人員分工及監督考核等要求，從制度層面防范數字化函證一手清風險，啟動函證數字化經驗積累工作，為最終上線爭取寶貴的時間窗口；二是啟動總行級集中處理試運行工作，從市級行開始試點集中處理，總結經驗，補全集中處理所需的基礎條件，逐步實現省級集中處理、全國區域集中處理，并最終實現全國集中處理，從全國范圍選拔函證專家組建總行級函證專家團隊，為函證數字化做好集中處理和人員準備；三是啟動銀行內部函證數字化基礎數據平臺建設規劃，主動推進基礎數據處理和匯總歸集，以省一級分行為單位開展由點及面的歷史數據治理工作，并將治理所得的數據有限制的、小范圍用于函證數字化處理人員業務辦理，主動發現數據問題，解決數據問題，逐漸提高數據質量；四是啟動函證數字化銀行內部元數據標準制定，對接《銀行函證服務平臺基本數據元》標準，實現銀行內部生產系統數據的標準化轉換，提高未來新增數據質量。此階段的目標是，快速滿足監管部門函證數字化要求，能正常接收、處理數字化函證，采取制度的方式規范回函流程，為實現應用系統接入做好集中處理、數據源、數據標準制定三項前期準備。

2.成長階段。仍采取Web瀏覽器方式接入函證數字化平臺，在第一階段的基礎上，完成函證數據項對應數據的治理。一是驗收第一階段函證數字化框架建設成果，總結總行級函證集中處理過程中遇到的問題和新增的需求，完善銀行內部元數據標準，檢驗已實現全國集中匯總數據的質量，針對性修訂函證數字化配套制度，進一步強化函證及回函工作管理；二是正式啟動行內函證數字化專用平臺建設，以函證數字化為切入點，嘗試構建符合中小型銀行實際的企業級數據中臺，部署集中算力，實現存量歷史數據和未來數據的有機融合，采取Web瀏覽器方式向數字函證工作人員提供歷史數據查詢服務，由函證工作人員在業務受理過程檢查數據和功能的可用性，逐步完善平臺；三是正式開展行內生產系統與數據中臺的函證元數據標準落地，從產品、服務、流程等維度入手，建立生產系統每日生產數據的函證數字化元數據轉換，并每日推送至數據中臺，實現未來數據的自動化歸檔和整理，落實增量函證數據項的生成；四是深入開展歷史數據治理，針對第一階段集中匯總和函證集中處理中發現的數據完整性、準確性問題，進行逐一排查，從不同渠道、不同數據源、不同維度對治理后的存量歷史數據進行驗證，對于符合質量要求的歷史數據統一導入數據中臺，由數據中臺向函證數字平臺推送，對不符合質量要求的歷史數據進行專項督導，爭取在本階段完成所有歷史數據的清理工作。

3.接入試運行。采取應用程序接入函證數字化平臺，在第二階段的基礎上，完成自動化函證數字化應用系統接入，嘗試半自動方式處理數字化函證。一是在前兩階段函證數字化工作的基礎上，針對性修訂函證配套制度，對應用程序接入方式下的半自動回函進行操作規范，確保整體函證風險可控，不出現因操作原因導致的回函失敗；二是正式上線行內函證數字化專用平臺，固化第二階段的歷史數據治理結果和增量數據元數字轉換結果，著重檢驗平臺的運行穩定性、數據準確性及功能完整性；三是正式按監管要求完備應用程序接入函證數字化平臺條件，按《銀行函證服務平臺接入要求》做好物理環境、網絡環境、硬件與軟件、數字公鑰的準備，完成接口開發調試，完成接入系統測試和等級評價，正式應用投產，并將回函模式設定為半自動模式；四是正式開展半自動模式數字回函，采取白名單的方式，主動與目標客戶、目標事務所開展有監控的自動數字化回函，對白名單外的客戶函證，在系統自動完成數據核對后，由函證工作人員登錄行內函證數字化平臺進行數據核對和回函提交，重點驗證接口的穩定性、白名單自動化回函的準確性、函證數字化平臺自動核對結果的穩定性，并作針對性優化，爭取在本階段充分驗證行內函證數字化平臺自動化回函可用性。

4.接入運行。采取應用系統接入函證數字化平臺，在第三階段的基礎上，逐步過渡到全自動數字化回函。一是在前三階段的基礎上，全面修訂函證配套制度，規范函證數字化自動回函后的業務流程和應急處理，針對性細化自動化回函后的回函質量監控、監督檢查和異常防控，正式建立起有管理的函證數字化工作機制；二是建立自動化回函失敗的應急處置機制，確保函證系統運行過程中的故障和異常均能得到及時、妥善處理，并通過定期開展應急演練，維持應急人員應急處置水平，保障應急事件出現后回函業務的連續性；三是建立自動化回函質量管控機制，引入穿行測試方法，定期導出回函記錄，隨機抽查一定比例的數字化回函樣本進行人工全流程穿行測試，檢查是否存在因系統功能或數字缺陷導致的函證失敗情況，進而主動優化銀行內部函證數字化平臺。

四、中小型銀行函證數字化后面臨的風險

對于中小型銀行而言，函證數字化是對銀行數字治理水平的一次全面檢驗，實現應用系統接入函證數字化平臺自動化回函僅僅是函證數字化工作的一個起點，中小型銀行在接入后仍要注意風險防控和加強服務管理。

1.管理風險。主要出現在誤以為接入函證數字化平臺后便可以放手不管，在制度和人員管理方面出現松懈，實際回函管理出現漏洞；出現函證失敗的情況未及時處理，導致事務所投訴，影響審計工作開展；出現數據錯誤未警覺，導致大量函證出現共性回函錯誤，造成較大的社會影響，甚至被監管部門停用數字化函證相關服務的風險。

2.系統風險。主要出現在系統持續管理不到位導致系統在穩定性、適應性方面出現問題，具體表現為：一是銀行內部函證系統與銀行函證區塊鏈服務平臺連接出現故障，導致大量數字化函證無法及時收到，或收到后函證信息丟失，未及時回函的情況；二是銀行內部函證系統故障，大量數字化函證未及時處理，且未人工及時干預，導致大量數字函證超時滯留的情況；三是銀行內部函證數據錯誤，導致回函信息錯誤或張冠李戴，大量客戶函證失敗，進而出現投訴或訴訟風險的情況。

3.新產品風險。主要出現在函證數字化的內部元數據標準未充分融入到所有業務條線和產品條線中，引發的函證失敗風險。一是回函時未能充分將客戶參與金融創新的金融產品信息和風險體現在回函中，特別是一些個性定制的金融產品的遺漏，導致事務所根據銀行回函作出了有偏的結論，進而導致回函失敗；二是新產品上線時未嚴格執行函證數字化元數據轉換標準，導致相關數據傳送至中臺時出現錯誤，函證數據平臺據此進行了自動回函，進而導致回函失敗的情況。

五、應對策略與建議

1.轉變觀念，加強制度建設。函證數字化工作的開展成敗關鍵在人，重點在提高對函證重要性的認識，中小型銀行的管理層要充分意識到函證工作是客戶服務工作中不可或缺的一環，銀行端的函證失敗將直接導致客戶服務失敗、存貸款資源流失和法律風險，從而在管理上給予函證工作充分的重視。同時，中小型銀行也要堅持制度立行理念，通過細化函證制度，強化函證業務的權限控制和事中監督，從制度和系統上主動消滅所有風險，實現持續有效防控函證業務風險的目標。

2.集中管理，做好物理隔離。函證是一項客戶服務，也是銀行與客戶的一次再對賬過程，是銀行發現內部控制漏洞一個重要途徑。中小型銀行在數字化實踐中應逐步回收回函權限，實現全行集中處理，將函證業務與運營監督工作相融合，保持分支機構與回函人員物理隔離，對函證發現的問題通過運營監督溯源定位，并督促相關分支機構做好整改。同時，通過總行級的集中管理，實現函證數字化的全自動、標準化處理，有效防范分支機構回函過程中的違規攔截函證或篡改函證風險。

3.專業高效，培養專業人才。函證數字化是一項長期工程，新形勢下函證數字化工作能否持續有效開展的立足點仍然是人才培養，及專業函證工作隊伍的建設。函證數字化后，中小型銀行應組建符合自身需要的專業化函證隊伍，培養同時具備業務專業知識、大數據處理能力、營運業務監督知識、IT知識、審計知識的高級函證專家，建立函證人才與營運監督人才、IT人才的互通共享機制，拓寬專業隊伍的人才來源，提升人才的專業化水平。同時，創造機會實現專業化人才在銀行間的交流學習，吸收學習他行的成功經驗與先行成果。