論現代信息技術在高校教學檔案管理中的有效運用

文科

（湖南理工學院）

一、現代信息技術對高校教學檔案管理的重要意義

教學檔案管理工作歷來是高校行政管理工作中的關鍵環節，這是毋庸置疑的。隨著檔案管理科技水平的不斷發展，教學檔案管理也從過去完全紙質化存檔、人工化管理而逐步發展為電子化存檔和智能化管理。從這種簡要的發展脈絡介紹可以看出，現代信息技術給高校教學檔案管理工作帶來了無限的發展空間，對于教學檔案管理現代化的完成和創新具有十分重要的意義。首先，從高等院校的教學檔案管理工作性質的視角出發，若能充分運用好非常先進的電腦和互聯網等現代化信息技術工具，就能讓檔案管理工作的效率得以大幅度提高。其次，現代信息技術為加強檔案的日常存儲安全也帶來了更好的科技保障。在傳統的紙質檔案管理過程中，不僅在存檔和查詢的時候費時費力，更主要的是在檔案存放安全性方面也存在很大的漏洞。教學檔案管理工作人員不僅要經常維護紙質檔案材料，防止其發霉或者被老鼠、昆蟲咬壞，更要防火防水，如果檔案存放場所不幸遭受上述原因的影響，輕者影響檔案保管效果，重則讓全部檔案材料毀損滅失，造成永遠無法挽回的后果。而有了現代化信息技術提供的電子檔案保存形式，既能減少存檔的物理空間和方便存儲，又能讓紙質檔案意外丟失后能有備份補救。再次，從高校教師和學生的檔案使用角度來看，現代化信息技術也方便了教師和學生們對檔案的日常利用的過程。憑借現代化信息技術而帶來的在線檔案服務系統的支持，教師和學生能夠隨時利用自己的賬戶進行登錄、查詢甚至一定權限內的下載，這與傳統的檔案管理時期相比有了實質性的改進。一些年長的教師稱過去沒有互聯網的情況下要查閱檔案，只能親自到檔案館現場辦理，不僅浪費了往返時間，即便到達之后也經常遇到排隊等候的情況，因為檔案工作人員需要憑借紙質檔案材料人工查詢，這種模式的辦事效率非常低下。因此高校教學檔案管理必須更好地利用現代化信息技術帶來的便利，進而不斷優化創新教學檔案管理工作。

二、當前現代信息技術在高校教學檔案管理運用過程中存在的問題

通過對部分高校教學檔案管理部門與工作人員、檔案管理情況的實際調研，可以發現仍然存在一些阻礙高校教學檔案管理效率提升的現實問題，往往無法及時向廣大師生提供全面且準確的檔案資料，這種現象直接影響了師生的體驗感以及延誤了教學檔案管理的信息化建設。具體來說，可以將之概括總結為以下三個方面的問題：

（一）部分高校教學檔案信息化管理的硬件設施比較落后

從本文所涉及的高校教學檔案信息化管理工作情況來看，一些高校在教學檔案信息化管理方面所存在的一個比較明顯的問題就是相關硬件設施的落后。根據問題的表現方面分析，很多學校普遍存在此類問題，無論是個別高校缺少信息化檔案管理的計算機設備和其他檔案管理輔助工具，還是多數高校存在的信息化管理硬件設施沒有及時更新換代來看，都是信息化管理的硬件落后問題的具體表現。此類問題的產生原因在于，很多高校在教學檔案管理過程中沒有把硬件設置的建設擺在重要位置，拋開個別高校缺少信息化檔案管理硬件設施的極端情況不再贅述，單就調研中部分高校存在的檔案管理硬件設置落后的問題而言，反映了高校主管領導和檔案管理人員對硬件設施信息化升級的長期忽視。有些高校負責人員表示，由于學校的辦公經費相對緊張，大部分款項都用于教學科研和后勤開銷，留給檔案管理工作的資金較少，導致一些老舊設備在很長一段時間內都不能得到更新換代，更不要再提信息化管理系統的全面升級了。還有的高校領導認為，檔案管理的硬件設施已經配備了正常使用的計算機等設備，足以應付日常檔案管理需求即可，沒有必要花費額外的款項用于信息化升級。歸根結底，硬件設施的落后直接制約了信息化技術在教學檔案管理工作中的深入利用和作用發揮，必須重視并加以解決。

（二）一些高校教學檔案管理工作者運用現代信息技術的能力尚有不足

現代化信息技術能否熟練運用，事關高校教學檔案管理人員的業務水平的提升效果，而檔案管理工作人員的業務水平則關系到教學檔案管理工作的信息化建設與發展程度。通過對一些高校教學檔案管理人員的信息技術運用能力進行觀測發現，很多工作者的檔案管理專業能力尚有很多的不足之處，特別實在日常檔案管理工作中，普遍表現為對信息化系統的理解不夠全面系統，具體到實際操作過程中也表現為較低水平的操作管理，總體來看，很多教學檔案管理工作者沒有達到現代化信息技術要求下高校教學檔案管理的應有專業水平。從此類問題產生的原因進行分析，能夠發現其產生的原因在于，上述存在業務能力問題的檔案管理人員大多都是非科班出身，不僅對于現代化信息技術知識掌握不足，更對高校教學檔案管理沒有專業系統的學習，因為他們很少有檔案學等相關專業學歷。在此因素的影響下，即便高校主管領導注重了檔案管理的信息化建設，但相關人員無法獲得專業學習能力，導致最新的檔案管理信息化系統操作知識也無從被管理人員迅速有效地學習。

（三）部分高校教學檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施

眾所周知，高校教學檔案管理需要建立和依照嚴格的管理制度進行各環節工作，而信息化管理也不能例外。然而，通過對一些高校教學檔案信息化管理情況進行梳理分析發現，雖然很多高校都能將教學檔案管理的信息化建設作為一項重點工作，但依然存在一些高校沒有將教學檔案的信息化管理作為一項基本的檔案管理制度建立健全，這不僅讓一些日常的檔案信息化管理工作沒有明確的校內規定作為依據，如果再深入落實到個別細節工作領域，更會讓檔案管理工作人員陷入多重矛盾的困境中而無法正常開展信息化管理工作。與此同時，也有很多高校缺少對其他有配合義務的職能部門工作人員違反教學檔案信息化管理情形的懲戒規定，這很容易使檔案管理工作人員缺乏其他部門的密切協作，遇到需要互相配合的信息化檔案管理工作時，往往互相推諉，而檔案管理工作人員又對此無可奈何。此外，激勵措施的長期缺失，也使得檔案管理人員對信息化管理相關工作的熱情度不高，這就直接影響了教學檔案信息化管理的發展質效。

三、完善現代信息技術在高校教學檔案管理有效運用的策略

（一）完善高校教學檔案信息化管理的基礎設施

面對部分高校教學檔案信息化管理的硬件設施比較落后的現實問題，首要的解決之策就是完善高校教學檔案信息化管理的基礎設施，即為一線工作者配備教學檔案管理數字化設施，使其能夠更好地滿足現階段高校教學檔案數字化管理過程中的多樣化需要，繼而有效地提高教學檔案管理的先進性以及現代化綜合水平。展開來說，高校應當加強對于教學檔案信息化管理所需要的硬件設施的重視程度，根據學校教學檔案管理的實際情況劃撥出專項資金，主要用于買進設備或者研發、直接購買知名科技公司現階段比較成熟的技術。同時還要考慮教學檔案管理涉及師生數據較多、對數字化管理對軟件和硬件要求相對較高的現實情況，所以高校應在基礎設施建設方面進行充分的、及時的人財物支持，比如用在購進高速掃描儀、存儲設備以及教學檔案管理系統等方面。除此之外，為了更好地滿足全校師生的多層次、差異性檔案需求，高校教學檔案部門應當教學檔案管理網站與師生課程網站等做好統一整合工作，以便確保與教學檔案管理系統的技術對接，這樣使得檔案管理部門擁有一些相對先進的管理系統軟件，進而在技術層面做好全面的支持以及更好地實現相關教學檔案信息的共通共享。

（二）提升高校教學檔案管理工作者的信息化素養

針對一些高校教學檔案管理工作者運用現代信息技術的能力尚有不足的實際問題，此時應當通過日常業務培訓機制方式，不斷地提高教學檔案管理人員的理論素質與信息化業務技能，使之對信息化教學檔案管理系統的理解更加透徹以及在實際操作過程中更加得心應手。其一，通過系統化培訓使其形成認識到教學檔案信息化管理工作的重要性與必要性，根據教學檔案管理工作者的報名情況而設置培訓的班次與具體時間，開展以新時代背景下如何高效運用數字化進行教學檔案管理的系列培訓活動，可以邀請學校教務處負責人、檔案館負責人或者兄弟院校中具有豐富教學檔案信息化管理經驗的業務骨干詳細地講解怎樣快速掌握紙質材料變成電子文件的加工歸檔和相關服務流程，以便教學檔案管理工作者能夠順利地完成電子檔案的編碼、歸類等系列的操作任務，同時在現場設置實時交流討論的環節，便于回答一線教學檔案工作者的疑難問題，從而方便教學檔案管理人員運用信息化載體高效處理時間跨度較長、流動性較差以及追蹤起來難度較大的相關檔案資料，切實地提高運用現代信息技術處理教學檔案的綜合素養。其二，為了更好地檢驗廣大高校教學檔案管理工作者的信息化素養，還需要借助知識競賽或者演講比賽的形式，在此過程中鼓勵各位參賽者將自身在運用現代信息技術開展教學檔案采集、處理、傳輸以及利用等工作心得與大家分享，以此讓高校教學檔案管理人員在內心深處真正地認識到信息化載體的便捷以及積極主動地投身于日常的教學檔案管理工作中。

（三）形成高校教學檔案信息化管理的長效機制

基于部分高校教學檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施的問題，應當及時改變高校教學檔案管理的原有觀念、在認識上下足功夫，這樣才會在思想層面加強教學檔案信息化管理的重視度，進而形成高校教學檔案信息化管理的長效機制。具體而言，在仔細研究國家關于檔案管理的相關法律法規以及教育主管部門的相關方針政策的基礎之上，再結合每個學院特點與不同專業學生的實際情況制定出具體可行的高校教學檔案信息化管理制度以及體現本校特色的教學檔案信息化管理實施方案，其中不僅僅包括如何具體地收集與處理相關的課程成績、畢業論文成績等信息的流程，更應該包含教學檔案信息化管理的相關職責、按期高效完成的獎勵機制與嚴重超期無法完成的懲戒措施。比如，可以對在教學檔案管理中效率較高、師生反響較好的工作人員給予一些物質與精神獎勵，而對于經常在規定的歸檔期限內無法完成教學檔案對接的超期現象或者造成教學檔案遺失的工作人員則應進行相應的批評教育，這樣有助于讓教學檔案管理人員在內心深處真正地認識到保質保量完成相關工作的重要性。如此一來，益處不僅僅體現在眾多的教學檔案管理工作者具有較好的可操作性與更好地激勵高效化工作，還表現在師生也會更加明確提交與獲取相關教學檔案的步驟，最終最大程度發揮出教學檔案信息化管理的優勢。

四、結語

綜上所述，高校教學檔案管理涉及面非常廣泛、內容相對繁雜，運用現代信息技術開展高校教學檔案管理可以節約時間，所以說在科學技術快速發展的信息化背景之下探究如何提升高校教學檔案管理非常具有必要性，使其成為每個高校與學院做好專業教學質量提升的重要抓手。盡管現階段仍然存在部分高校教學檔案信息化管理的硬件設施比較落后、一些高校教學檔案管理工作者運用現代信息技術的能力尚有不足以及部分高校教學檔案信息化管理缺少制度約束及激勵措施等三個方面的實際問題，但是通過完善高校教學檔案信息化管理的基礎設施、提升高校教學檔案管理工作者的信息化素養以及形成高校教學檔案信息化管理的長效機制等諸多完善策略，必將更好地促使高校教學檔案管理效率顯著提升、更加及時地滿足全校師生的多層次檔案需求，進而使高校教學檔案管理工作的質量再上新的臺階。