智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息資源管理研究

秦珍

摘 要：目前，我國高校檔案信息資源利用不足，資源管理工作意識薄弱，需要加強(qiáng)研究智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息資源管理方法。通過分析高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)檔案專職人員稀缺，部分高校僅有一名檔案專職人員，還有的高校檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案工作人員專業(yè)能力不足，導(dǎo)致檔案編研工作無法推進(jìn)。基于智慧校園建設(shè)背景，建立規(guī)范的檔案信息資源管理體系，完善高校檔案信息資源管理模式，融合校園網(wǎng)絡(luò)新思維與檔案管理，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提出高校檔案信息資源管理方法，為高校有效開展檔案信息資源管理工作提供合理建議。

關(guān)鍵詞：智慧校園;檔案信息資源管理;互聯(lián)網(wǎng)新思維;數(shù)字化管理

檔案是維持社會秩序穩(wěn)定的基石，保障檔案信息資源利用有利于社會發(fā)展進(jìn)步。智慧校園建設(shè)就是基于互聯(lián)網(wǎng)，充分融合教學(xué)、校園文化及各項活動，建設(shè)學(xué)校內(nèi)生活與學(xué)習(xí)一體化環(huán)境。智慧校園建設(shè)需要以系統(tǒng)為載體，同時需要遵循穩(wěn)定性和典型性原則。高校檔案信息資源有著巨大的可利用潛力和開發(fā)空間，聚集高校內(nèi)教師及學(xué)生的勞動成果，其價值潛力不可估量，也是推動社會進(jìn)步發(fā)展不能忽視的信息資源。檔案信息資源要全方位為人們提供服務(wù)，不能只服務(wù)于少數(shù)人員，同時高校檔案信息資源管理部門也應(yīng)積極參與學(xué)校管理建設(shè)。但目前來看，我國高校檔案專職人員稀缺，檔案工作人員普遍專業(yè)能力不足，無法對檔案資源價值進(jìn)行有效鑒定工作，也無法對檔案信息資源形成有效管理。在工作流程上，檔案工作人員還在使用傳統(tǒng)的工作模式，創(chuàng)新程度不夠，僅保證檔案的存檔錄入查詢等，導(dǎo)致檔案的其他附加價值無法被挖掘。針對以上問題，應(yīng)加強(qiáng)研究智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息資源管理方法，為高校有效開展檔案信息資源管理工作提供合理建議。

一、智慧校園建設(shè)對檔案信息資源管理工作提出新要求

信息化建設(shè)是智慧校園建設(shè)的一個重要組成部分，其主要體現(xiàn)在：優(yōu)質(zhì)教學(xué)、科研等方面數(shù)字化資源的建設(shè)，并借助智慧校園平臺，實現(xiàn)師生共享。檔案部門負(fù)責(zé)管理高校的全部檔案資料，而高校圖書館的智能化建設(shè)，需要檔案部門提供數(shù)據(jù)和服務(wù)，尤其是教學(xué)平臺的建設(shè)。新時期的智慧校園應(yīng)重視學(xué)生的全面素質(zhì)教育，并以其平臺構(gòu)建和運用來實現(xiàn)文化的繼承和創(chuàng)新。同時，還要為檔案工作者提供專業(yè)的檔案知識服務(wù)，使檔案內(nèi)容的合理設(shè)計讓學(xué)生能夠接受，以達(dá)到教育與教學(xué)的培養(yǎng)目的。同時，檔案部門要對智慧校園建設(shè)的全過程進(jìn)行追蹤，并對采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為智慧校園的持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化提供決策參考。

二、高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀

目前，我國各地區(qū)的高校在檔案信息資源管理方面都在進(jìn)行資源整合，由于存在檔案專職人員稀缺問題，對檔案信息資源管理工作安排不到位，無法符合智慧校園建設(shè)要求。根據(jù)所查詢的資料顯示，對武漢市100所高校進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中42所高校內(nèi)僅有一名檔案專職人員，并且在這些檔案專職人員中，檔案專業(yè)人員僅占極小部分。檔案信息資源管理工作還受到多方面影響，如機(jī)制、體系和管理模式等方面，導(dǎo)致學(xué)校檔案信息資源管理工作內(nèi)容不明確，只有收集存儲和查詢，對信息資源的利用率不足。

在檔案專業(yè)人員稀缺的前提下，工作人員欠缺業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能，無法對檔案資源價值進(jìn)行有效鑒定工作，也無法對檔案信息資源形成有效管理，學(xué)校內(nèi)的檔案信息資源管理工作也只能維持基礎(chǔ)需求。檔案具有可挖掘的價值及歷史價值，當(dāng)檔案中的個人信息需要與檔案的可挖掘價值保持一致時，檔案的價值就可以被挖掘，但由于缺乏檔案專業(yè)人員，這一工作內(nèi)容就無法被嚴(yán)格執(zhí)行。由此可見，我國高校內(nèi)的檔案信息資源管理現(xiàn)狀堪憂。

三、高校檔案信息資源管理存在的問題

檔案是社會秩序穩(wěn)定的基石，每個人都是檔案信息的使用者。當(dāng)前，我國高校檔案信息資源管理還存在著多種問題，人們對檔案的認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案信息資源浪費。

第一，推進(jìn)編研工作準(zhǔn)備不足，無法有效利用檔案信息資源。檔案專職人員對自身的工作價值認(rèn)知不足，對于檔案編研工作不在乎及工作意識薄弱，對編研成果可能會產(chǎn)生的效益有所忽視。而且檔案的工作人員工作思路停滯，只保持存檔查檔的工作內(nèi)容，高校內(nèi)應(yīng)建立對檔案工作人員的考核體系，加強(qiáng)檔案工作人員的工作思路。

第二，檔案工作人員專業(yè)能力不足，缺乏思路創(chuàng)新，跟不上時代的改革變化。檔案信息資源管理人員在工作理念中思維停滯，不能根據(jù)時代轉(zhuǎn)變思維方式，創(chuàng)新意識薄弱，在檔案工作中難以發(fā)揮作用，在智慧校園建設(shè)背景下無法創(chuàng)新改革，對于檔案部門參與智慧校園產(chǎn)生了制約。雖然已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)新思維時代，但檔案的傳播途徑還處于傳統(tǒng)樣式，檔案工作人員也還在使用傳統(tǒng)工作模式，檔案信息資源的知識無法讓大眾熟知，這也是檔案信息資源管理存在的重要問題之一。

第三，檔案資源管理隊伍建設(shè)存在不足之處，檔案專職人員稀缺。從上文的高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀中也可以看出，檔案專職人員在高校內(nèi)極度缺乏，現(xiàn)有檔案工作人員缺乏專業(yè)知識，只能做基礎(chǔ)性的檔案工作，檔案的其他附加價值無法被挖掘。擁有工作能力的檔案專職人員缺失，導(dǎo)致檔案人才隊伍建設(shè)無法穩(wěn)定，有效開展檔案信息資源管理工作就會遇到掣肘。

四、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息資源管理方法

1.建立規(guī)范檔案信息資源管理體系

目前，我國高校內(nèi)檔案信息資源管理工作人員職責(zé)不明確，對于檔案工作的推動力度也欠缺。基于智慧校園建設(shè)背景，檔案部門不應(yīng)只是檔案的查詢與保管，應(yīng)在學(xué)校人才培養(yǎng)、文化傳承和管理等方面提供支持，因此需建立規(guī)范的檔案信息資源管理體系。

第一，學(xué)校需要加強(qiáng)建設(shè)特色檔案信息資源。建設(shè)特色學(xué)科是我國特色水平院校申報是否成功的重點之一，建設(shè)特色檔案信息資源對特色學(xué)科信息進(jìn)行搜集整理并完善，提高檔案工作對學(xué)校管理的參與度，并提供幫助，創(chuàng)造檔案工作價值。對學(xué)校組織的大型活動建立特色檔案資源，提高學(xué)校文化底蘊。建立學(xué)校特色發(fā)展檔案，如校友近況和學(xué)校發(fā)展史等，可以提高學(xué)校社會影響力，也可以積極地推動學(xué)校特色學(xué)科建設(shè)。05DE1958-3D51-4561-9DA1-49ED650796C5

第二，是廣泛收集檔案信息資源并保證其完整性。很多學(xué)校在收集檔案信息資源時過于注重結(jié)果，但信息資源提取的過程才最為寶貴，對于檔案反復(fù)修改的過程才是寶貴的經(jīng)驗，也要完整保存。基于智慧校園建設(shè)，運用互聯(lián)網(wǎng)新思維，利用互聯(lián)網(wǎng)上各類型平臺有利于學(xué)校各項工作開展，進(jìn)行信息收集。

第三，是對檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范管理。統(tǒng)一檔案格式，建立數(shù)字化檔案，完成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，與智慧校園系統(tǒng)相結(jié)合，讓學(xué)生可以從智慧校園系統(tǒng)中查詢想要的信息。

第四，共享檔案信息資源。在智慧校園的建設(shè)背景下，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過兩者相兼容的系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息資源共享，為高校內(nèi)學(xué)生提供所需查詢的信息資源，使檔案信息查詢變得簡單、方便，同時也可以對信息資源進(jìn)行針對性的收集，并且向各高校提供積極向上的校園文化。共享信息資源建設(shè)，各大高校內(nèi)互通有無，對我國提高教育質(zhì)量有著重要作用。

2.完善高校檔案信息資源管理模式

基于智慧校園建設(shè)背景，需要提升檔案信息資源管理的有效性，完成信息資源共享功能，因此需要建立數(shù)字化檔案信息資源管理模式。概括來講，就是各大高校之間軟件系統(tǒng)要互通，對于信息資源及時更新，每個高校檔案信息資源管理部門間應(yīng)保持即時聯(lián)系狀態(tài)。通過應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立檔案信息資源管理系統(tǒng)共享功能。此模式應(yīng)以打破高校內(nèi)傳統(tǒng)的檔案信息資源管理，保持高校間優(yōu)勢資源互補，共同分享優(yōu)秀的檔案信息資源。全面完善高校檔案信息資源管理模式的創(chuàng)新，為信息資源管理提供可靠手段。

第一，應(yīng)解決信息檢索的效率問題，對于檔案信息目錄實行數(shù)字化管理模式，信息檢索數(shù)字化目錄需要妥善預(yù)備。

第二，連接各大高校檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，同時連接儲存數(shù)據(jù)庫，并且需要數(shù)字化管理高校檔案信息資源。

第三，數(shù)字化處理檔案信息資源相關(guān)內(nèi)容，掃描原始文件并進(jìn)行分析處理，數(shù)字化分析檔案信息類別并歸類，在之后的檢索以及檔案信息的編研中都可以提供方便。

第四，應(yīng)建立高校檔案信息資源管理反饋機(jī)制和用戶反饋機(jī)制，通過檔案工作人員和大眾的意見建議反饋，對管理模式進(jìn)行改進(jìn)完善，使檔案管理的實效性、發(fā)展性以及針對性得到提高。將高校檔案信息資源管理中的存儲、查詢、整合以及編研等各項職能綜合一起，形成專門的一體化機(jī)構(gòu)中心，為人們提供全方位的便利服務(wù)。

3.融合校園網(wǎng)絡(luò)新思維與檔案管理

在智慧校園建設(shè)的背景下，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)新思維有效進(jìn)行檔案管理工作，提高檔案信息資源管理工作的有效性。運用互聯(lián)網(wǎng)新思維，變革檔案信息資源的利用方式，增加檔案信息資源收集途徑和宣傳方案。微信小程序、各大短視頻平臺、各類新聞網(wǎng)站等都具有關(guān)鍵詞搜索功能，在互聯(lián)網(wǎng)中收集檔案信息資源也是一種革新方式。互聯(lián)網(wǎng)有著傳播速度快的特點，可在宣傳中建立檔案資源管理官方賬號，實時更新管理方案，在不同方面參與學(xué)校管理。

基于智慧校園建設(shè)，一方面將網(wǎng)絡(luò)新思維與檔案管理相融合，智慧校園平臺上建立檔案信息的查詢接收功能，使學(xué)生教師在工作生活上更加方便。

另一方面檔案信息資源管理部門也可以通過網(wǎng)絡(luò)，發(fā)布互動性的文章，對寶貴的歷史資料進(jìn)行有趣風(fēng)格的撰寫，宣傳檔案知識。校園網(wǎng)絡(luò)新思維與檔案管理相融合，還能夠提升各大高校自身良好發(fā)展，發(fā)揮檔案信息資源隱藏價值，也能夠滿足廣大師生的知情權(quán)。因此，融合校園網(wǎng)絡(luò)新思維與檔案信息資源管理工作是當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時代所需要的。

4.制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息資源管理工作服務(wù)于建設(shè)校園文化、建設(shè)特色學(xué)科等學(xué)校內(nèi)各項工作。但目前高校檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，總體任務(wù)安排模糊，檔案部門工作職能不明確，在進(jìn)行工作時僅是存儲、歸檔，因此應(yīng)制定統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案工作人員的工作任務(wù)。基于智慧校園建設(shè)背景下，推進(jìn)檔案信息資源管理工作，為檔案專業(yè)人員提供創(chuàng)新機(jī)會。從四個角度出發(fā)，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

第一，從業(yè)務(wù)管理角度來看，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，資產(chǎn)、校園文化、科研成果、校內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)、特色學(xué)科以及文書等檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并依靠大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和對其進(jìn)行數(shù)字化加工存檔。

第二，從管理權(quán)限來看，要建立審批手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)以及明確檔案的使用權(quán)限。也就是說，高校內(nèi)需明確檔案工作人員管理職能，檔案工作人員需嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并對檔案進(jìn)行維護(hù)，出現(xiàn)問題需及時報告。

第三，從使用權(quán)限上來看，是建立信息資源使用標(biāo)準(zhǔn)。建立信息資源使用標(biāo)準(zhǔn)不僅要體現(xiàn)在人工服務(wù)方面，也要體現(xiàn)在檔案信息資源共享，因此需要保持高校檔案信息資源的及時同步。

第四，從信息安全上來看，采取實時監(jiān)控資源庫，建立檔案信息資源安全保證制度。檔案資源是社會進(jìn)步的基礎(chǔ)力量，資源庫的安全尤其重要，檔案管理人員需有過硬的心理素質(zhì)及技術(shù)能力，保證數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)不出現(xiàn)問題。

基于以上四點，高校內(nèi)還需制定其他標(biāo)準(zhǔn)，如對涉密檔案制定相應(yīng)的管理準(zhǔn)則，涉密檔案顧名思義不可以隨意查看，所以制定查看準(zhǔn)則必不可少。對檔案信息資源進(jìn)行電子化歸檔錄入，也是檔案管理的一種保障手段。高校應(yīng)規(guī)范檔案信息資源管理工作流程，實現(xiàn)一體化工作流程，出臺統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理制度來統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)一步推進(jìn)智慧校園建設(shè)。

五、結(jié)語

為了挖掘檔案信息資源的附加價值，本文從高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀開始分析，基于智慧校園建設(shè)背景，研究高校檔案信息資源管理的有效手段。但本次研究對于實際結(jié)合不足，實際操作起來還存在一定困難，導(dǎo)致本次研究還存在一定的局限性，今后應(yīng)結(jié)合實際進(jìn)一步展開研究分析，為高校有效開展檔案信息資源管理工作提供合理建議。

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（作者單位：晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院）05DE1958-3D51-4561-9DA1-49ED650796C5