事業單位檔案管理信息化建設研究

馬儷 湖北省潛江市人才服務局

所謂檔案保管與網絡信息化管理，也就是將傳統的實體形象管理方式，逐漸轉變為網絡現代的信息化管理方式，將信息網絡技術等現代科技管理手段越來越廣泛地納入到事業單位歸檔保管等工作當中，以達到檔案管理的高效化、實時化和信息化。傳統事業單位檔案保管方法，一般都是以紙質文書和聲像資料為主，在檔案管理、使用、信息檢索等方面，均無法適應現代檔案保存管理工作的最新要求，從而對事業單位檔案保存與信息化建設，具有較大的現實意義。

一、檔案信息化建設內容

檔案信息化的根本意義在于把檔案按照材料和資訊記錄等信息形式去進行梳理，便于有效地對檔案資源進行綜合使用。從檔案的整體性角度上講，檔案的信息化可以劃分成整體性與細節化兩類。從整體的角度出發，檔案信息化建設就是在梳理一個復雜多變的檔案信息關系網，通過其對它們進行檔案信息化的歸納梳理，使其在不同行業間進行信息融合，以一種公開透明的形式呈現在管理者的眼前，檔案信息化管理更加便于檔案的融合和管理人員的利用。從其細節上來說，檔案信息化管理工作的每個細節在各司其職工作的同時又彼此建立起相互關聯，使各個部分密不可分。通過從整體和細節兩個方面共同入手加強檔案信息化建設，使檔案信息化建設得到穩定發展。

二、事業單位檔案管理實現信息化建設的重要性

（一）優化檔案管理

做好檔案保管的信息化建設工作，對提高事業單位內控制度的管理質量，發揮著很大的作用。通過利用計算機技術和信息化手段能夠對檔案信息內容進行優化，大大提高對檔案信息內容的檢索效果，使檔案的使用價值得到很大地提高。而且，通過利用信息化技術手段開展檔案管理工作，還能夠大大提高檔案信息內容保存與檢索的便利性，使檔案信息內容得以最大的資源共享。

（二）順應信息化發展的趨勢

伴隨著當前社會經濟的高速發展，事業單位檔案存儲信息化建設也已然成為了社會各行各業的一大發展趨勢，所以通過加快檔案管理與互聯網的信息化發展建設，同時也是為了滿足經濟社會信息化發展的必然要求。通過抓好事業單位檔案信息化建設，能夠提高事業單位檔案保管工作的總體效能，從而為事業單位檔案管理工作的順利開展提供可靠保障。

（三）檔案信息得以長久保存

在我國傳統的檔案管理模式中，檔案信息以紙張形態加以存儲，但紙質檔案信息在存儲中會遭受自然環境的影響，從而影響檔案信息內容的整體性。通過實施檔案管理信息化建設，能夠將大量紙質資料轉換為數字化檔案資料，檔案管理者可以將大量數字檔案存放在一定的信息介質中，從而有效地延長檔案存儲的時間，使檔案信息能夠進行長期存儲。

（四）有利于提高檔案管理工作的質量

檔案管理科學化，促進了檔案保護工作的發展。同時通過培養檔案保護工作人員的基本素質和科學合理的檔案保護工作制度，能夠完善檔案管理制度。檔案的科學化管理，是檔管理中不可或缺的重要內容。通過采用更加科學的方法管理檔案，能夠使各單位的管理工作更加有序的開展，而通過采用檔案記錄的科學管理方式，有利于檔案的管理工作變得簡單、直接。提升檔案管理工作人員的綜合素養，建立一個精干、專業的管理團隊，能夠進一步完善對各種類型檔案的統一管理，進而達到對檔案辦公的全面自動化，提高檔案管理工作者的效率。

（五）有利于提高檔案管理上游工作的質量

檔案的科學化管理工作，能夠更好地服務于各個部門的實際工作。除了增強政府對檔案質量的監督管理力量外，還能夠規范各級工作者的工作態度，提高自身的社會服務意識，從而提高檔案管理服務標準與水平，為建立與完善檔案管理工作的管理機制，提供必要條件。根據現階段最先進的檔案管理技術手段或信息系統應用，人們不斷持續的提升自己的技能水平，使科學管理有效地提升，并不斷融合到現實的管理工作當中。

三、檔案信息化建設的意義

（一）實現資源共享

檔案信息化建設可以提升檔案信息的使用效率，給人們查閱有關人員信息等方面帶來了很大的方便，做到資料的共用性，在開展檔案信息化建設工作的過程中還能夠實現有關地方政治活動和地區特點等重要檔案內容的收集，并幫助地方有關的政府機關領導和工作人員實現對檔案信息的調動和查詢，從而做到信息的資源共享。檔案信息化建設與現代信息化進行融合，就必須針對當前信息時代的大背景做好對檔案信息化建設的進一步加強。

（二）減少人力成本

在人們開展傳統的檔案保管工作流程中，投入巨大的時間資源來收集和整理關于檔案數據的信息，而在人們研究如何開展現代化的檔案管理過程中，人們通過引入信息化檔案管理系統有效的提升了檔案的管理水平，工作人員可以通過利用現代化電腦技術對檔案信息進行集中管理，從而大大減少了對人力的投入，并且通過運用現代化計算機技術提高了檔案管理的質量，從而做到了集中管理。檔案館的管理人員應當掌握和熟悉當前時代背景下的檔案館檔案信息建設的工作重點。

（三）改變檔案管理的方法

在傳統的檔案保管中，要對全部檔案信息進行整理和制作，利用檔案管理信息化系統對檔案信息進行資源整合，可以更有效地提高工作人員的檔案管理水平，而傳統的檔案保管方式主要是對紙質檔案進行管理，對紙質文檔材料進行閱讀和檢索的過程也是傳統檔案保管的主要缺點，而新一代的信息化時代背景下的檔案管理對電子形式的文檔進行集中管理，工作人員只需使用電腦就能夠對文檔材料進行集中管理，提高效率，減少紙張文檔材料破損的問題。

四、信息化檔案管理工作過程中存在的問題

（一）信息化建設不足

當前事業單位的檔案管理信息化建設水平有待提高，除少數的事業單位建立了較為完善的信息化管理機制之外，很多事業單位信息化管理制度還沒有健全，對檔案信息化管理水平也處于滯后階段。檔案管理工作機制和管理工作計劃都沒有將信息化融入管理內容，政府有關部門也沒能協調檔案機關進行具體的信息化工作，從而影響了檔案管理機構工作人員的信息化管理水平。

（二）管理制度不夠完善

由于當前事業單位的檔案管理機制比較落后，沒有完善，因此影響檔案管理信息化建設的開展。事業單位檔案管理工作包含的工作內容主要涉及檔案信息的采集、整合分析、檢索和開發保存等，因為部分事業單位規章制度的不健全，造成部分檔案出現流失等現象，如果人事檔案流失嚴重，不但會對單位調動工作人員時產生很大的負面影響，而且還會給單位的人才調動產生很大的阻力，從而嚴重影響事業單位的整體發展。

（三）檔案信息化建設重視度不足

在我國傳統檔案管理中，檔案信息的主要載體大都是紙質檔案文件和一些聲樂視頻材料，管理方式十分落后。隨著互聯網發展時間的推移，傳統的檔案管理技術和手段已經無法滿足檔案管理的需求，因此需要大量硬件、軟件等基礎設施來為我們提供支持，以便于建立一整套完整的檔案信息管理系統。由于資金投放經費有限，管理思維陳舊，部分各級單位并不能夠正確地認識和做好檔案信息化工程建設的重要性，未能夠意識到檔案管理對于先進的信息技術和手段提供更多服務的需要，無法積極參加到檔案信息化工程建設中來，導致了檔案信息化工程的建設和檔案管理工作中發生問題。

（四）檔案信息資源的使用不正確

對檔案信息資源不正確的使用是當前嚴重影響檔案信息化建設工作和檔案管理質量的主要原因。在傳統的檔案管理工作理念中，檔案保管工作的主要內容是為長期保存檔案信息資料，同時方便有關人員查詢檔案信息資料。從當代檔案保管工作的基本宗旨出發，通過檔案保管可以做到檔案信息共享，并充分利用檔案信息資料給社會大眾帶來更多的方便。但是，部分檔案保管工作者卻仍然把檔案保管當做最主要的工作內容，而忽略檔案信息資料的合理利用，從而造成服務質量、管理水平不斷下降。

（五）缺乏統一管理標準，信息安全有待提高

在進行流動人員檔案信息資源開發利用時，沒有出臺相應的流動人員檔案管理數據庫標準，致使無法實現數據互通、網絡共享。此外，在流動人員檔案信息開發的過程中，將檔案信息數字化后，存在著個人隱私、信息維權、安全意識薄弱等隱患。如果說流動人員檔案信息資源在共享過程中侵害了流動人員的相關權利，那么流動人員檔案管理部門可能就要求承擔起相應的法律責任。另一方面，如果檔案管理部門受制于經費問題，把檔案數字化工作外包出去，只要稍有閃失就有可能造成流動人員個人隱私的泄露，造成不可估量的后果。而如果選擇了不安全的流動人員檔案管理系統，或者不安全的檔案信息保管介質，還存在著泄密的風險。

（六）管理人員素質有待提高

由于不同地區在經濟、文化等領域的社會發展水平不同，使得檔案管理工作的信息化和建設有所差異，再加上我國的檔案管理工作者能力、專業之間存在著很大的差異，致使我國的檔案管理和信息化建設工作與此有所差異。部分相對比較落后的地區依舊采取傳統單機操作，沒有與科學信息技術相結合在開展檔案工作之前沒有經過系統培訓，對于檔案人員所從事的業務知識、工作流程并不十分了解，綜合業務素質水平還有待進一步提升，嚴重影響了我國檔案信息化工作體系建設中的檔案管理工作效率。

五、提高檔案管理信息化管理建設的策略

（一）注重檔案管理信息化建設

事業單位在檔案管理工作開展過程中，要從管理層面意識到信息化檔案管理的重要性，為保證達到檔案信息化建設的總體目標奠定夯實的基礎。事業單位領導干部，一定要對自己關于檔案管理信息化的建設工作加以廣泛認識，并充分認識到信息化建設工作在檔案管理工作中的優勢，從而進一步搞好檔案管理信息化的建設工作，讓單位職工更加深入地認識檔案信息化建設工作的重要意義，為檔案保管信息化建設工作提供更有力的保證。

（二）加強檔案管理制度的建設

檔案管理制度是規范和引導各類檔案管理工作的重要保障，要重視檔案管理制度的建立。在建設管理制度流程中，要對檔案管理的具體內容和檔案管理工作環節進行明確，使檔案管理工作在法律規范制度的約束下，不斷地沿著良性循環的方向發展。在建設檔案管理機制過程中，要結合必要的懲罰機制，在有關規章制度所規定的范圍內，一旦檔案工作人員由于自己的過失或者疏漏而造成惡劣影響，需要進行追責，一旦后果嚴重時，也就應當對相關人員進行嚴肅處理，以便提高檔案管理工作的實際效果。

（三）加強檔案管理層對檔案管理工作的重視

在檔案管理學化進程中，不但要求檔案管理工作人員要承擔為社會服務的義務，檔案管理工作的有關領導對檔案管理工作也需承擔更關鍵的任務。同時，檔案管理層要把檔案的科學化管理列入職責范疇之內，并不斷完善科學化管理檔案工作的規章制度。管理層通過查看檔案保管中心部分人員的近期狀況和工作心得，從中了解最基礎的檔案管理狀況，并針對實際情況，提出更加具體的管理舉措。建立員工獎勵制度，對在檔案保存工作中成績最突出的員工作出實質性的獎勵，包括建立年終獎金制度，以改善工資待遇水平和工作環境，使工作人員更加勤奮地工作，為檔案管理工作科學化打下基礎。

（四）制定具體的檔案管理規劃

為推動事業單位檔案管理信息化的發展，通過制訂檔案存儲信息化建設發展的長期計劃，明確當前事業單位檔案管理信息化發展建設的實際情況，通過事業單位制定發展的總體規劃，逐步建立明確的具體管理工作目標，有效解決檔案保管工作中的現實問題。通過完善事業單位檔案管理工作機制，進一步健全事業單位檔案管理信息化建設規范，提升事業單位檔案管理工作的標準化和規范化管理水平，逐步完善地互聯網信息化歸檔存儲建設工作制度，做到檔案管理和企業辦公自動化系統的高效銜接，從而全面提高事業單位檔案管理信息化發展建設的管理水平。

（五）建立網絡信息檔案

建立網上信息檔案系統可以有效提升檔案管理工作人員的工作效率，并促進檔案管理信息化建設的蓬勃發展。在建立互聯網信息檔案系統的過程中，需要通過建設與檔案管理相關的網絡，進一步發揮信息檔案網絡的作用，并推動將互聯網網絡檔案系統發展成國家對內檔案數據與信息技術服務的主要網絡平臺。通過引進一些與檔案管理相關的硬件設施，利用先進計算機軟硬件設施為檔案資源信息化的建設發展提供保障，使檔案資源通過互聯網實現交換、共享的整個過程，大幅度地提高檔案資源管理工作的信息安全性和數據庫的可靠性。

（六）加強信息安全利用

安全性是流動人員在使用個人檔案信息等資料時首先考慮的，涉及個人隱私、個人信息傳播等，通過制定不同的安全保密等級，根據不同的安全保密等級產生不同的查詢、更改、維護等權限，再由安全系數較高的網絡系統，定期地對流動人員檔案信息數據庫實施本地和異地備份、計算機和硬盤備份，并嚴格實施身份確認與識別，同時設置訪問權限，并根據不同的訪問權限控制應用范圍。考慮多種方法來保護流動人員的檔案信息利用，并對流動人員檔案管理部門加強信息保密等安全教育，在制定流動人員信息保密制度和管理制度的同時，大力宣傳檔案信息的保密知識，樹立保密意識。

（七）提高檔案管理員的專業技術和業務能力

檔案管理人員要在上崗之前進行專業的技能培訓，還需要提高自己的綜合服務能力和素質，并使自身的檔案管理技術素質達到專業的水準。與此同時，由于現在科技的快速發展，更高效的網絡技術也開始被應用到各大行業領域中，其中檔案管理工作通過運用現代計算機技術的能力，進一步地提升了檔案管理工作的科學性。現代化檔案保管工作人員必須提高自己的技術科學素養，以適應現代檔案管理工作科學化的要求，通過運用現代科技提升檔案管理工作的效率。為此，必須從多方面、多渠道有效地提高檔案管理工作人員的自身素質與技術水平，以推動現代檔案管理工作的科學化進程。

六、結語

綜上所述，由于事業單位的檔案管理機構屬于一個基層型和職能型的管理機關，在信息化建設過程中還存在著不少問題，由此造成檔案管理項目無法順利有序地實施，嚴重影響了檔案管理信息化建設。針對這種狀況，事業單位必須要立足實際，為實現檔案保管工作和信息化建設的融合，要注重檔案保管工作人員信息化建設，提高職工的綜合素質，以及運用信息化的方式實現檔案標準化管理工作，以推動檔案保管人員信息化建設步伐。