國有企業檔案保密工作實踐分析

文/陜西省一三九煤田地質水文地質有限公司 楊爽

在企業的生產過程中，檔案管理同時跟進，避免了測繪成果以及核心機密的泄露，不僅能夠優化企業的數據信息，更能補充社會信息系統的需求。檔案整理工作因其數據量大且復雜，在工作中應該清楚分類、簡單明了。伴隨著政務工作的開展，檔案保密工作的難度隨之加劇，等級劃分、工作保密制度的完善都亟須解決。公司要嚴格執行《保密法》及《測繪成果保密法》的有關規定，在開發利用好檔案信息資源的同時，從人員、基礎設施、技術三方面加強保密工作。

一、企業測繪檔案保密要求和制度

（一）保密要求。沒有取得企業相關領導部門批準，所有的保密測繪結果不能對外提供。測繪結果的性質不同，不能隨意更改保密的等級、更改保密期限等 （重點是涉及國家測繪信息的保密資料），如果相關企業在生產中需要借閱、索取密級測繪資料，需要憑借歸口單位的介紹信經省級基礎地理信息中心辦理才可。

（二）監督。國有企業發展所產生的檔案眾多，在局部生產過程中無法避免相關工作人員調取檔案，使用人員的保密素質和意識的欠缺，不僅要通過保密制度宣傳來落實，還需要增加監督措施。及時發現使用人員的不正當調閱。及時控制導致檔案機密泄露的可能性。整個監督流程分為記錄監督、調取監督、使用監督，在每個流程的監督過程中要及時發現問題處理問題。具體措施：1.做好最基本的制度建設。應該從工作的實際需求出發，將檔案管理制度分為保密和調取借閱及利用數據和后期維護等。首先明確各部門及工作人員在職責范圍內能利用的檔案范圍，在適用范圍中劃分機密等級 （因職務級別調取檔案的保密級別），在不同企業或單位使用調取過程中，規定不同的審批手續和核簽方式，讓檔案的使用流程有跡可循。這樣能在很大程度上確保文件不泄密。在具體實施過程中，要不斷完善漏洞，進一步規范檔案管理使用方面的制度。2.加強監督措施。國企的經營涉及核心數據、成果。公司的地質科技檔案關系著相關施工企業的總體施工部署、方案、質量等。其中，涉密測繪成果和地質報告的借閱使用和二次開發利用，必須符合涉密測繪成果保密管理制度，符合自然資源廳以及地理信息局關于涉密測繪資料借閱使用流程和保管標準，符合公司涉密測繪成果保密相關制度，由公司法人整體負責，由總工程師主管，檔案管理部門保密人員直接管理，業務部門指定保密責任人指導涉密檔案的利用。同時，配備相關硬件設施、專用的移動存儲介質，專用于涉密資料的查閱及開發利用，保證涉密資料的完整與安全。在保密法律宣傳和保密制度的實施過程中，仍要加強監督落實。確保調取使用檔案的人員，從審批、調取、使用、歸還、保密這一系列流程是可以直接監督的。監督過程中需要注意使用人員是否更改、銷毀、涂損，泄露、外用。在重點環節，應該增加監督力度，合理調配檔案管理人員，協同檔案管理保密工作的實施。3.檔案保密管理者與使用者利用檔案的協同關系。企業測繪檔案保密是為了保證企業的良性發展，而企業的生產經營一定會涉及各種信息資源的匯總調取和分配，這會影響檔案保密與使用者的協同平衡關系。從實際出發，檔案就是信息，檔案管理人員必須對檔案和企業發展有清晰的認識，不是因為檔案保密而嚴防死守、拒不調取使用，而是在配合企業生產和發展中，將檔案的適用范圍進行合理規劃，選擇性開放檔案：以職務級別（分地點、時間、限制范圍）等合法、合理的使用，跟進檔案使用過程中的協同關系，促進企業在生產中的硬性需求，又讓檔案調取使用更加的合理。協同關系的利用還應該考慮特殊使用對象的審批、調取、保密三個階段，配合企業生產的同時，加大監督力度或報備上級領導部門。

二、技術歸檔

（一）交由檔案室管理。企業的技術人員外出參加工作、學習時，所收集的會議專用資料、測繪信息等文件應在回到工作崗位前交由檔案管理室，方便查閱和使用。此外，個人不得單獨保存、使用文件資料。

（二）技術檔案歸檔管理。技術檔案是企業測繪以及具體施工階段的核心檔案，其地理信息、測繪信息記錄、測量施工圖紙等都必須經過審驗。檔案接收時要核對流程和信息，在具體數據的錄入中一定要準確無誤，能夠真實地反映現場信息。錄入完成后制檔，建立歸檔數據庫（要求能夠符合數據檔案科學化的標準，并且方便抽調查看），在管理中嚴格把控借閱的流程。在借用檔案時要認真落實借閱手續和登記，借閱時間內要按時歸還消除記錄，嚴禁個人以任何理由將檔案外傳，如有泄、失密的情況，要及時向上級匯報并采取措施。

三、保密工作及開展

（一）企業測繪密級資料類型和要求。企業測繪檔案包括測量技術數據、測量流程監控、現場勘測土質、合同評審檔案、審核數據等，而實際取得的數據又分為秘密、機密和絕密等。凡是涉及國家地理信息（1:5000到1:500000）比例尺的地形圖、國家四等三角點的和各級GPS點、國家坐標體系及相關的處理技術算法等都是絕密文件類型。在絕密級測繪結果檔案管理中一定要嚴格執行以下要求：1.如不是原劃分密級等級的單位，一律不準復制錄用相關資料；2.絕密資料的攜帶、轉發必須有專人小心處理，時刻保持必要的安保措施，一律不能使用普通快遞進行傳輸；3.在保存絕密測繪結果資料時，確定檔案庫房或相應存儲設備的完善；4.因涉及相關企業使用而調取測繪成果的必須按省、市相關要求，經上級批復，按照流程備注調取記錄和約定歸還要求；5.發現泄露、遺失等必須采取最快的反應措施補救，并及時向上級測繪管理處報備。

（二）劃分保密期限。檔案保管的期限是否為永久和限制期限，需做好分類處理。明確檔案的保存期限應該根據企業的實際需要進行劃分，對限期保存的檔案按時銷毀，永久保存的檔案落實好是否涉密及密級。檔案管理人員要確保在檔案保存期間第一時間優化調閱，確保對機密檔案泄露后產生的后果有應對方案。例如企業的秘密測繪成果中體現國家布防、軍事體系、重要經濟生產坐標的，都應定為長期保密期限。企業的檔案保密工作也應該遵循《國家秘密保密期限的規定》及企業《涉密測繪成果保密制度》。

（三）測繪結果保密檔案的調取。具保密級別的檔案按照企業生產要求和國家相關要求進行管理。首先，劃分檔案是否涉及企業生產核心、是否為科研成果、是否會對社會、對國家產生影響；其次，劃分企業生產使用范圍，再劃分適用人員職務級別。所有涉密檔案的調閱必須有調閱目錄和使用期限。在整個調閱的過程中，要有規范的流程：1.企業借調。企業借調實施歸口管理，要求向省級基礎地理信息中心提交相關的申請以及企業運營范圍和合法營業證件，經批復后備案。在借調時必須憑借歸口單位的介紹信和正規的申請表在省、市相關地理處理服務處辦理，索取電子檔案需簽訂相關的許可協議。2.企業個人查閱。（1）首先是調取使用人員的申請，其次是管理人員與企業領導的批復；（2）由具體生產單位授權調取范圍與調取期限；（3）由專業調取人員調取并及時記錄相關借閱抽調記錄；（4）檔案管理相關工作人員對整個流程進行監督，并及時發現、處理問題。3.涉外調取。如果因涉外工作或者項目等原因，必須提供測繪結果及相關記錄檔案的，要經過市局提出相關的申請，由省測繪相關部門進行批復才可。若要攜帶保密檔案出入境的，也需經省保密局批復才能辦理。

（四）紙質測繪涉密檔案的科學管理。企業測繪結果保密檔案應該有不同的保險機制。在測繪相關檔案歸類、放置的過程中，避免和一般檔案混淆。如果目前存在機密檔案混淆的情況，那原有的混合裝機密檔案不動。有需要調閱的，只提供相關文本及電子版內容，不提供原卷。如有外單位查檔時，必須對不同測繪涉密檔案采取密封封存。檔案的適用范圍和權限做好分類處理，檔案的級別應有什么加密措施等應該明確載錄，分別進行單盒保存和標記。為了避免調取麻煩和遵守保密機制，可以制定密級文件目錄和相關的涉密文件統計臺賬，在存放管理中編制地點索引，以便達到涉密檔案的科學管理。

（五）電子涉密檔案管理及銷毀。在電子檔案的保密使用過程中，應該遵循誰使用、誰保管、誰負責，同時進行監督管理。如果在已有的涉密檔案中出現故障和損毀的，應報備企業，經由保密人員和技術人員進行備份和修復。存儲文件的計算機應該有專業加密軟件和硬件進行保護，密碼定時更換，在涉密信息調取和使用過程中，需要對電磁輻射泄密進行防控，不單獨使用保密計算機進行聯網和消毒。嚴格落實電子文本文檔的銷毀機制，過限制期的檔案要及時銷毀并記錄。需要向上級部門報備銷毀的文件要按規定流程進行。

四、結語

檔案保密工作較為復雜，保密機制和檔案保密人員的素質極為重要，保密檔案的調取和相關的管理制度要落到實處。要加大監管和預防風險的能力。