高校辦公室信息化管理運行機制與管理對策研究

文/哈爾濱工業大學 李哲 陳蕊 李勇

互聯網、物聯網、自動化辦公系統的快速發展與應用范圍的不斷延伸，在一定程度上推動了行政辦公方式的改革。以高等教育的發展為例，信息化技術被廣泛應用到各個方面，包括學生管理系統、后勤管理系統等，而其中辦公室信息化管理的實現及完善是近年來受到關注的重點問題之一。除此之外，大數據技術的應用促進了信息化的變化，這對于高校辦公室管理的信息化建設與管理工作勢必提出更高要求。為此，加深對高校辦公室信息化管理運行機制與持續優化措施的研究具有一定現實意義。

一、大數據與信息化建設的關聯性

（一）大數據理論簡述。量化作為數據背景下一種重要的特征體現，代表著數據資源在逐漸趨向于大規模的方向發展。尤其在各類先進且具有一定智能化特征的有效支撐下，所表現出的數據類型日漸復雜，且多樣性特征比較顯著。海量數據的出現給具體的處理工作提出新的要求。基于此情況，大數據的價值密度較低，但在整體上具有高度信息化與形式多樣化的特征。對大數據務必要從宏觀視角出發，分析其內部環境以及管理要求，科學選擇合適的載體與處理方法，強化數據的應用價值。除此之外，在大數據理論中，較為關鍵的一點是大數據安全問題。對于大數據技術的應用，有必要將大數據安全意識納為主要研究內容。保證最終所獲得的處理效果更符合需求，也能夠切實做好數據安全相關保障工作。

（二）大數據與信息化建設的關聯性。大數據具有海量化與多樣性以及快速化等特征。高校信息化具體為計算機信息網絡系統，針對學校教育與管理活動相關信息給予數字化處理，同時進一步加工形成信息資源。高校辦公室進行信息化建設期間，大數據的廣泛應用為其提供了全新方向，但也存在一定挑戰。另外，高校辦公室信息化建設借助于現代信息網絡技術以及其他技術整合提升辦公程序，最終實現單元式連接的快速整合，其核心目的在于持續強化辦公室工作效率與質量。對于現代化信息處理技術的應用進行教學活動或管理活動相關信息的整合與分析，提取有價值的信息。只有如此，才能夠為教學決策提供信息支持。

二、高校辦公室信息化建設的重要性

近年來，各高等教育的改革均將信息化建設作為主要方向，而對于高校辦公室信息化的建設，是迎合時代發展的必然趨勢。高等教育中所應用的數據信息來源廣泛且需求量較大，大數據技術能夠為海量信息存儲與處理提供技術支持。當前，國內各教育機構均越來越重視信息化技術應用的價值。為此，迎合信息化時代發展的需求、改變信息處理模式、持續強化信息化建設是現代高等教育發展的必然方向。同時，高校辦公室信息化建設也是滿足自身發展需求的必要條件。借助于現代化技術的支持，高等院校教育工作所面對的是全新環境，在工作實踐中可能出現更多全新問題。進行相關方針的制定時，作為高校管理者，需要充分認識到實際情況，以便于作出具有科學性以及可行性的決策。高校辦公室是高校內部關鍵機構，其職責在于進行信息的采集與傳達，基于此項工作的重要性，必須要提升信息化建設速度。只有如此，才可確保對于信息處理與傳達的工作效率及質量。另外，高校辦公室的信息化建設是強化職能的有效手段。在信息化時代，立足于已有管理水平進一步強化科學化管理并提供信息化服務，是現代高校辦公室發展的主要任務。信息化建設的價值有助于強化高校辦公室協調性、服務性以及管理水平。

三、高校辦公室信息化管理內容

（一）文件管理。在高校辦公室相關工作內容中，文件管理屬于基礎工作。文件管理涉及上級教育部門下發的文件，以及對學校類似于公文等各項信息進行規劃處理，包括簽收與其他的整理。在現代管理體系中，處理文件的主要渠道包括郵箱和校園網兩種媒介。官郵的功能比較突出，能夠將重要文件進行規范輸送，讓不同校園主體對文件加以掌握，方便圍繞文件內容進行有效探討。校內所設置的郵箱通常能夠為優化教學和辦學提供一定的載體作用，在促使師生、教師之間更好地圍繞校內的相關教學安排進行互動。能夠在該載體支撐下優化對文檔的管理，有助于確保信息的安全性及隱私性。校園網功能體現在促進師生互動支撐科研落實，逐漸成為各高校在信息化建設中的主要內容。校園網除進行校內相關信息發布之外，也可對外進行校內風貌與相關信息的發布。利用校園網可開展師資隊伍建設與在線招生工作。

（二）檔案管理。在高校辦公室管理工作中，其中一點重要內容是對于檔案的管理，檔案管理是基礎保障，促進相關教學與教研工作深化推進。在信息化發展目標導向下，需正確利用載體作用，依托大數據進行模型構建、信息整合，并做好系統歸納，同時提供相關信息化檔案服務。在數字化環境下，高校內部原有檔案管理模式顯然無法滿足信息化管理的實際要求。在傳統檔案管理模式中，比較常見的問題是檔案損壞或丟失以及查詢困難等。通過信息化建設，可將紙質版檔案轉化為電子文檔，可進一步強化檔案信息的安全性。同時，便于在海量檔案中快速調取所需信息。

（三）教學資源與后勤。在教學資源分配方面，信息化的教務資源分配，預先將教師資歷與學生情況等收錄數據平臺。依賴智能載體對校內具體的育人環境進行優化，發揮先進載體和智慧教室的助力作用。高校內部教育資源的分配，除教學任務安排之外，還涉及考試計劃與學生培養計劃等調整。科學合理地進行教學資源分配是落實學生教育培養計劃，實現高校教育目標的有效手段。在辦公室管理事務中，科研與后勤服務同樣作為主要內容存在。對于后勤管理的信息化建設，主要涉及科研有關信息的全面整合、滲透，支撐學校教研創新事業深入推進。

四、高校辦公室信息化管理現狀

（一）電子郵件相關管理現狀。各高校的辦公室多存在針對復雜電子信箱管理的專業人員，屬于信息化管理下常見現象。此類電子郵件作業的內容較為豐富且復雜，可針對特定人員發送文獻，也可發送工具軟件制作的檔案。多功能郵件發送促使不同部門之間實現相關資源的快速共享與溝通。高效辦公室管理員對于各類文件的處理，不必全部簽字，可利用此種方式直接發送。也有部分高校在人事任命與任務下達中，借助于電子郵件進行。但針對需要簽字與審核的文件，則不適合采用此種信息化手段，依然以紙質文檔為主。

（二）管理職責權限相關現狀。高校辦公室管理內容繁多，日常任務涵蓋范圍廣泛，為簡化流程、降低任務復雜化、提升辦公效率，需要形成一定流程，并明確相關人員職責，確保各項工作有序進行。辦公室首要任務是掌握不同部門之間的工作情況，并確定各部門權責層次，設計細致且科學的權責表，并由校長審核。通過后可在網絡平臺公布，相關部門負責人簽字，并充分認識自身職責權限。同時還需要將下發的內容傳遞到部門所有人手中，確保所有工作人員清楚個人職責。此種操作流程可減少不必要的責任溝通環節，提升所有人員工作效率。而立足于高校辦公室視角分析，各部門或基層工作者均能夠依據流程與職責完成各自任務，也有助于強化辦公室日常任務處理效率及質量。

五、高校辦公室信息化管理運行機制

（一）信息化管理系統的作用機制。首先，信息化機制對管理事務的應用。高校辦公室信息化管理工作需要將大量信息轉換為數據，發揮其在采集、存儲等方面的有效功能，借助多種手段對重要信息進行規劃設置。規范設置權限，以保證運行環境更符合安全標準。推動共享服務在良好機制保障下有效執行，有助于預防決策性沖突。其次，信息化的協調性功能價值比較突出。遵循協調發展原則就相關工作機制進行規范設置，促使辦公室各個崗位之間保持良好的溝通與協作關系，以協調為先導，改善整體的應用環境。將各個部門所產生的數據進行銜接與整合，然后規劃設置具體的管理系統，保證最終所獲得的管理目標更精準，落實不同辦公室部門的職責與權限。

（二）辦公室對信息化管理系統的監督機制。首先，高校辦公室管理機制對于信息化機制的反饋。在高校辦公室管理工作中引入信息化系統，而管理機制針對信息化機制，也將具有反饋調節作用。信息反饋具體指向的是為處理信息化建設期間信息不通暢等問題，基于信息化平臺實現信息自主交流。基于信息化所落實的管理決策方法在實效性方面所彰顯的特點與優勢是比較突出的。通過有效的評估能夠精準識別和判斷在運行中表現的風險，然后做出有效調整，真正維護整個系統內部的環境安全。也能夠經過有效的決策分析出具體的效益，了解真實存在的隱患，然后定位接下來的調整目標。這一機制對于促進數據任務有效執行具有積極影響。同時對管理資源的分配進行優化，有助于預防缺乏可行性決策的執行以及相關資源的浪費。

六、高校辦公室信息化管理優化建議

（一）整合信息化子系統形成協調機制。現階段國內普通高校信息化校園建設初見雛形，但對于多種子系統的應用及整合存在一定缺陷。信息化校園建設中相關子系統，包括教務系統與科研信息系統以及辦公自動化系統等，基于無法實現完全信息整合，則不利于不同子系統之間的資源互通。為了實現此方面的有效優化，高校務必要從信息化改革角度出發，對相關管理機制做出改進。以協調發展為綱領，做好統一協調工作。健全管理機制的同時，要從各部門工作機制和類型出發，對職能進行規劃設置，便于信息化管理活動的順利進行。規范化設置與管理有關的戰略目標，結合辦公要求，對信息化實操流程以及注意要點進行完善并做好相關的補充工作。充分整合信息化管理網絡相關資源，以便于強化管理數據的集成與共享。

（二）創建并完善元數據管理策略。近年來，高校規模不斷擴大，為相關管理工作帶來一定挑戰，例如在學生相關事務管理工作中涉及的信息量快速增長。同時，不同類型事務信息之間的關聯性不高，而文件中存在大量冗余信息，信息的處理與資源整合難度較大。應對此情況，在信息采集期間，應圍繞基礎信息就平臺本身應該彰顯的檢索功能模塊進行規范設置。凸顯智能化、自動化特征，然后在多種技術依托下對具體的管理模式進行創新。在形成自主檢索體系之后，解放管理人員的工作負荷，促進相關檢索工作高效落實。也可以在大數據多項功能輔助下對管理系統的內部組件以及軟硬件設施進行不斷完善。

（三）基于動態信息管理系統實現數字化校園。正確看待辦公信息化發展需要，遵循動態原則對管理的系統與運行模式進行多元創新。明確動態管理對于預防不良風險、促進管理進度高效落實的積極影響，真正解決資源沖突等各類問題。也可以在該體系支撐下對校內所包含的資源進行智能分類、優化配置、高效利用，降低在此方面的管理成本，促進學校各項辦學工作在良好資源條件下有序進行，也能夠為學校規范落實相關的教研工作提供一定的數據與信息參考，切實保證科研資金配置切合實際，也能夠促使各部門以及各負責人深入溝通，在數據信息有效對接和共享前提下高效完成協作。

（四）維持充足的信息共享與風險防控。在信息化時代，信息安全尤為關鍵，高校辦公室信息化建設及信息化管理需要充分重視信息安全問題，就職責范圍以及所屬內容進行規劃。做好任務分工，對部門職責進行精準定位，保障與信息處理有關的采集活動順利進行。同時需要強化對質量與安全的優化管理，從人員隊伍配置與專業建設出發進行干預，做好信息規劃處理。在信息共享與風險控制體系下，能夠確保辦公室人員安全高效進行資源交互與共享。同時，有助于保障成員隱私信息的安全性。

七、結語

高校辦公室信息化建設的核心目的在于，進一步強化工作效率及質量，滿足高等教育現代化發展的實際要求。在辦公室信息化管理中，大數據技術為信息采集與處理提供了重要支持。為保障辦公室信息化管理活動的順利進行，可從強化子系統關聯性、建設數字化校園等方向入手。