教學工作審核評估背景下教學檔案工作標準化建設

文/北京聯(lián)合大學生物化學工程學院 李敬 馮琨

在高等教育快速發(fā)展的過程中，學校規(guī)模、人數(shù)不斷增加。為保證高等教育質(zhì)量，國家建立了相應的教學評估制度，確保各高校教育質(zhì)量能夠達到人才培養(yǎng)標準要求。審核評估對傳統(tǒng)教學評估制度進行改善，對學校教學的方方面面都提出了一定要求。教學檔案作為衡量高校教學水平的標志，同樣屬于審核評估內(nèi)容的一部分，可以教學工作審核評估為契機，推動工作的標準化建設，從而使高校教育質(zhì)量進一步提升。

一、教學工作審核評估對學校教學檔案工作的要求

在學校教學工作中，將產(chǎn)生大量資料和數(shù)據(jù)信息。對其中有價值的資料信息進行搜集、整理，可以形成承載學校教學成果的教學檔案。通過檔案，能夠加強對學校教學管理工作發(fā)展歷史和豐富經(jīng)驗的了解，從而使學校教學質(zhì)量水平得到集中體現(xiàn)。在學校教學工作審核評估方面，需要將教學檔案當成依據(jù)，作為評估材料的重要組成部分，幫助評估人員了解學校教學管理情況。但在實際工作中，由于學校教學檔案來自各處室，所以想要使學校教學水平得到真實、準確地反映，需要實現(xiàn)教學檔案的標準化建設，以便使收集到的教學檔案層次分明、規(guī)范統(tǒng)一，能夠成為審核評估報告基礎文件材料。《普通高等學校本科教學工作審核評估方案》明確提出，需要從定位與目標、培養(yǎng)管理、教學資源、師資隊伍、學生發(fā)展和質(zhì)量保障等方面開展審核評估工作，確認學校辦學定位、人才培養(yǎng)、教學資源等能否與社會需求相適應，要求高校根據(jù)自身人才培養(yǎng)目標進行人才培養(yǎng)效果的審核評估。學校教學檔案作為學校自述性材料，還應對學校真實教學管理水平進行反映。因此，盡管國家并未對學校教學工作審核評估提出統(tǒng)一標準，卻要求學校加強教學檔案工作的標準化建設，繼而使學校教學質(zhì)量得到集中體現(xiàn)。

二、學校教學檔案工作標準化建設問題

（一）標準化建設進程緩慢。結合教學工作審核評估要求可知，學校需要實現(xiàn)教學檔案工作的標準化建設。但就實際情況來看，學校檔案工作標準化建設進程緩慢。在教學工作審核評估得到學校關注的情況下，學校投入了大量人力、物力為評估工作的開展提供信息資源保障。與此同時，學校卻出現(xiàn)檔案管理意識不強的問題，無論是管理層還是教職員工，都未重視教學檔案的標準化建設問題，導致各教學環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料未能得到及時、準確搜集。受這一因素的影響，學校教學檔案出現(xiàn)了數(shù)據(jù)不完整、內(nèi)容不規(guī)范等問題，無法達到教學審核評估要求。分析問題產(chǎn)生的原因可以發(fā)現(xiàn)，長期以來，學校將大量精力放在科研、辦學等方面，并未給予教學檔案工作足夠的重視，導致教學檔案工作標準化建設長期缺乏關注。

（二）評估檔案規(guī)范化程度低。在學校教學工作審核評估過程中，也將形成相應評估檔案，能夠為學校教學管理工作的開展提供科學指導，使學校教學管理問題得到及時改進。但就目前來看，學校教學評估檔案工作開展的規(guī)范化程度較低，各部門形成的檔案信息無法實現(xiàn)有效整合，也難以實現(xiàn)資源共享，導致教學評估中發(fā)現(xiàn)的問題難以得到及時、有效反饋。出現(xiàn)這一問題，與學校未能將教學評估融入學校檔案管理工作有關。現(xiàn)階段，學校并未結合評估工作需要建立相應的檔案建設標準，以至于學校在檔案搜集、建立過程中未能開展規(guī)范化作業(yè)，造成一些重要資料遺失。在臨近教學評估時，個別學校會安排人員開展突擊工作，拼湊教學檔案，以至于學校教學檔案規(guī)范化程度較低，各院系之間難以實現(xiàn)檔案資料共享。

（三）缺少規(guī)范管理制度體系。從學校教學檔案管理方式來看，多數(shù)學校設立了相應的檔案管理部門，對學校教學檔案進行集中管理。但在實踐工作中，學校檔案資源來自各部門，包含各種日常教學管理文件、上級傳達文件、教務處學生資料等，在學校辦學規(guī)模不斷擴大的過程中，檔案管理內(nèi)容日漸廣泛，管理難度也逐漸增加。在缺少規(guī)范管理制度體系的情況下，各部門未能嚴格按照學校要求及時進行檔案資料搜集、整理和上交，導致學校檔案分散在各部門，未能在學校檔案部門得到集中管理。在雜亂無章的教學檔案管理狀態(tài)下，學校檔案工作的標準化建設流于形式，使得一些教學檔案建設缺乏統(tǒng)一管理標準和制度，難以按照規(guī)范程序有序開展工作，在很大程度上削弱了檔案內(nèi)容的真實性，阻礙了檔案標準化建設進程。

（四）檔案管理技術手段落后。學校在教學檔案管理方面引入的科學技術稀少，未能達到教學工作審核評估的檔案自動化管理要求。現(xiàn)階段，一些學校依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式進行教學檔案的管理，導致檔案工作開展質(zhì)量完全取決于人員工作水平和經(jīng)驗，檔案管理工作具有較大隨意性。紙質(zhì)檔案保存具有一定特殊性，在教學檔案數(shù)量激增的情況下將出現(xiàn)人員配備、庫房管理等一系列問題，不利于檔案工作的標準化建設。在實踐工作中，對不同教學檔案進行收集、篩選和加工，依靠傳統(tǒng)管理手段面對較大的檔案管理工作量，容易導致人員產(chǎn)生抵觸心理，在缺乏有力約束的情況下，容易導致檔案質(zhì)量低下，因此無法達到標準化管理目標。

三、如何推動學校教學檔案工作標準化建設

（一）加強對檔案標準化建設的認識。針對學校教學檔案工作存在的種種問題，可以教學工作審核評估為契機，結合審核評估要求，推動檔案工作標準化建設。在學校教學工作審核評估中，學校上下都將樹立共同的管理目標，即按照評估指標要求提供各種評審材料，要求全體教職員工參與到相關工作中。在審核評估工作支撐下，學校全體人員能夠認識到檔案資料的重要性，樹立規(guī)范、完整搜集和建立教學檔案資料的意識，使檔案工作趨向于規(guī)范化、標準化建設。在實踐工作中，學校還應面向廣大師生開展宣傳教育工作，將審核評估當成切入點，加強全體師生思想工作，促使師生明確教學檔案管理的重要性，為檔案工作標準化建設提供支持，保證相關工作有序開展。具體來講，可以結合審核評估要求提出具體的檔案工作目標，確保人員在思想層面加深對檔案工作的認識，能夠積極參與到檔案工作標準化建設中，提高自身檔案工作水平。作為學校管理層，還應明確自身在檔案工作標準化建設中的責任，成為檔案管理第一責任人，為教學審核評估提供保障。院系和相關部門負責人應當成為檔案工作標準化建設的第二責任人，在各部門教學檔案管理方面發(fā)揮應有作用，督促相關人員嚴格按照要求進行檔案資料的搜集、整理。將檔案管理納入部門目標責任管理工作中，對全體教職員工對應責任進行明確，能夠使檔案工作標準化建設任務得到有效落實。

（二）構建教學檔案建設的標準模塊。在學校開展教學工作審核評估活動的過程中，學校可以嘗試進行教學檔案建設標準模塊構建。以教學評估檔案建設為契機，學校需要遵循國家標準和教育教學規(guī)律，明確教學檔案生成規(guī)律與檔案工作標準化建設的關系。在實踐工作中，按照《高等學校檔案管理辦法》等要求，可以使檔案標準模塊覆蓋教學綜合檔案、教學系或教研室檔案、教學運行檔案、教學質(zhì)量檔案等多個方面。其中，教學綜合檔案包含上級下達文件、學校教學管理文件、學校教學研究資料三部分內(nèi)容，對學校發(fā)展和建設起到了關鍵性作用。教學運行檔案包含課程表、人才培養(yǎng)計劃、教學任務書等多個要素，能夠從課堂教學和實踐教學兩個方面建立歸檔制度，明確歸檔工作負責單位，確保檔案得到標準化建設。教學系或教研室檔案包含教研活動計劃、備課材料、教師基本情況登記表等多種資料，能夠從課程檔案和實踐教學檔案兩方面進行搜集、整理，前者包含授課計劃、多媒體資料、教學大綱等，后者包含實驗方案、實習計劃、實習報告等。完成學校教學檔案標準模塊的科學設置，能夠按照模塊內(nèi)容進行檔案卷宗的標準化建設，遵循檔案生成規(guī)律，加強檔案與教學各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，從而使檔案資料價值得到充分體現(xiàn)。在此基礎上，結合檔案服務對象和價值，可以對檔案保管期限等進行確認，推動檔案工作標準化建設，使檔案資料得到科學歸檔。

（三）完善檔案工作標準化管理制度。以審核評估為契機，為確保各項管理活動有序開展，學校需要對檔案工作標準化管理制度進行完善，從而有效推進教學檔案工作的標準化，使學校教學檔案資料得到全面整合與加工，促使學校檔案開發(fā)利用水平得到進一步提高。為此，學校需要結合相關部門規(guī)定和學校實際情況完成教學檔案管理工作標準流程的建立，完成科學完備管理制度的構建，提出科學適用的管理標準。為保證檔案標準化建設工作能夠落實，需要建立相應的責任制度，將檔案管理與崗位責任制結合在一起，在部門、教職員工績效考核中設立檔案格式、數(shù)據(jù)分析等目標，督促人員嚴格按照制度標準進行教學檔案分類管理。在教學檔案工作標準化建設監(jiān)督管理方面，需要對學校的檔案管理機制進行健全，完成專門管理機構的設立。以教學審核評估為契機，可以完成教學評估中心的建立，對學校檔案工作標準化建設進行統(tǒng)籌指導，使各部門能夠得到協(xié)調(diào)，明確各自在檔案標準化建設過程中的分工。各學院需要完成檔案聯(lián)絡員的設立，負責對教學檔案進行集中、統(tǒng)一管理。在教學檔案利用方面，需要建立相應的服務機制，結合教學管理需求充分發(fā)揮教學檔案作用，通過對教學檔案展開深入分析，可以總結豐富教學經(jīng)驗，加強教學反饋，促進師生間的互動交流，為學校課程安排、教學計劃編制等各項工作的開展提供科學依據(jù)。通過對學校檔案工作標準化管理制度的完善，能促進學校檔案工作標準化建設水平不斷提高。

（四）建設教學檔案信息化管理系統(tǒng)。為加快學校檔案標準化建設進程，實現(xiàn)對檔案管理工作的有效約束，確保檔案得到規(guī)范搜集、整理、分析和加工，要完成教學檔案信息化管理系統(tǒng)的建設。建設該系統(tǒng)，可以對學校教學檔案進行標準化編碼，完成檔案類目的標準化設置。根據(jù)系統(tǒng)編碼規(guī)則，學校教職員工在進行電子檔案信息錄入時，需要按照系統(tǒng)要求進行相關內(nèi)容的輸入。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設過程中，學校可以建立完善的檔案存檔、保管流程，促使人員嚴格按照流程進行檔案資料的收集、積累和管理，避免檔案出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。比如在電子文件上傳系統(tǒng)過程中，需要按照統(tǒng)一要求實現(xiàn)文件格式轉換，將數(shù)據(jù)傳輸至系統(tǒng)管理中心進行匯總，使數(shù)據(jù)通用性得到保證。在此基礎上，學校教學審核評估專家可以直接進行系統(tǒng)資料的調(diào)用和分析，從而對學校辦學水平和教育質(zhì)量開展系統(tǒng)分析和評價工作。借助系統(tǒng)，學校可以建立教學檔案管理一體化平臺，實現(xiàn)教學檔案資料的共享，使學校教學檔案價值得到充分體現(xiàn)。在教學檔案管理工作中，通過登錄系統(tǒng)，可以對學校教學檔案運行狀況進行實時掌控，使檔案的準確性和全面性得到保障，因此能夠有效推動檔案工作標準化建設。

四、結語

綜上所述，教學檔案作為學校教學管理和實踐成果，能夠對學校教育質(zhì)量進行全面反映。所以，應當加強檔案工作標準化建設，從而達到教學工作審核評估要求。以教學工作審核評估為契機，學校應當深入挖掘以往檔案工作問題，重視檔案標準化建設，完成學校檔案建設標準模塊的構建，并對相關制度進行完善，以便使檔案得到標準化采集、分析和管理。建立教學檔案信息化管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)教學檔案資料的全面搜集，為檔案標準化建設提供先進的技術支撐，從而加快學校檔案工作標準化建設進程，促使學校教學管理水平不斷提升。