檔案編研工作特點及創新管理

文/濱州市公路事業發展中心 蔡錦明

在網絡時代，各種信息快速增加，海量數據給檔案編研帶來阻力，人們獲取信息的方式發生巨大變化，通過互聯網檢索信息已成為提高檢索信息的高效手段。雖然檔案編研具有獨特特點，但管理方面面臨很多難題。在這種態勢下，探討檔案編研的特點及創新管理具有實用價值。

一、檔案編研的涵義

在檔案工作中，編研屬于重要的組成部分，收集整理單位運營中各種檔案資料，為日常經營、高新技術研發等提供資料。檔案編研應研究各類資料，在此基礎上編寫檔案文件及參考資料等各類資料?？傮w而言，檔案編研由五大部分共同組成，即選題—選材—編輯—總纂—審核。在編研過程中，還要滿足相應要求，比如選題時，應該具備實用性與創意；選材時，應該嚴謹與創新；編輯時，要合理增添地方特色。

總而言之，檔案編研重點在于編與研，這是工作的重要方面?！熬帯笔钦碣Y料時，在遵從歷史基礎上，合理編撰檔案；“研”是依據檔案中記載的核心內容，對各細節深入調查，并對此進行深入研究，然后對文獻和檔案適當進行整理總結，這樣能更好發揮出檔案的作用。

二、檔案編研工作的特點

在數據時代，人們必然會接觸到各類信息資源，而且資源類型越來越豐富。在新時代，檔案編研也必然具有新的特點，其特點體現如下：

（一）編研效率高效便捷。傳統編研所采用方式為手寫抄錄，不但工作效率低，還要耗費大量的人力物力。采用紙質傳播，出版檔案文獻時需經過多次編校及印刷等環節，傳播范圍有限，工作效率極低。如今，檔案編研逐漸實現電子化，無論是抄錄、選題，還是傳播都發生新的變化。抄錄時，利用計算機完成海量信息的錄入與編撰；傳播方面利用網絡技術，實現交互性與實時性的特征，通過實時傳播，能夠讓用戶利用網絡渠道獲取所需檔案文獻，有效提高傳播檔案的速度與范圍；選材時，通過網絡開展調查，能夠獲取各類選題素材，方便快捷、省時省力，所選主題自然具有實用性與針對性，有效提高編研的便捷性。

（二）編研手段多樣化。檔案編研手段越來越多，可謂靈活多樣。主要體現在表現形式、編研隊伍等各個方面，本文對此進行探討。1.表現形式多樣化。在傳統檔案管理中，表現形式主要為文字模式，通過文字記載資料，這種模式必然導致許多類型無法歸納與總結。比如美術、舞蹈及視頻等等，舞蹈視頻即便采用文字描述，也無法淋漓盡致地展示出其神韻。在計算機網絡技術快速發展中，檔案資料表現形式多樣化，編研者利用網絡的聲像和音像，不斷擴展表現檔案的形式，采用數據、圖表及視頻等各種形式，采用這種編研方式能夠讓表現形式多樣化。2.編研隊伍多樣化。傳統編研工作，由固定人員開展工作，自然帶有個人觀點，編研者均按照個人思路開展工作，難免會出現一些誤區，而且從選題到出版花費時間較長，等印刷后才發現錯誤時，已經過去較長時間，編研者無法及時糾正錯誤，會導致錯誤被繼續傳播，從而影響檔案編研的聲譽。在新時代，編研者和使用者間通過網絡達成紐帶，搭建成溝通的橋梁，使用者可提出個人觀點供編研者參考，便于編研者及時發現問題。因此，編寫者和使用者均可成為編研者，讓編研隊伍多樣化，自然檔案編寫更科學。

（三）編研理念開放集約。傳統編研理念比較保守，以單位利益為重，注重資源被內部使用，因此編研中所收集的資源主要來自單位與檔案館，資料殘缺不全，導致所編寫檔案缺乏科學性。而現代編寫理念為開放集約，有效擴展信息來源，利用網絡資源共享的特征，有效提高檔案編寫的質量。編寫過程中，通過網絡渠道及時與相關人士交流溝通。通過網絡渠道，編研者可了解先進理念，掌握天下事，將這些資料編寫進去，從而編研出高水平的作品。

（四）編研服務主動化。傳統模式下，編研成果主要用于本單位，放置到本單位檔案室，便于資料使用者依據要求查詢。在這種模式下，檔案資料只能被動等待需求者查閱與學習。如今檔案管理已經實行網絡化，充分利用網絡渠道為需求者提供服務。許多檔案管理單位建立檔案管理網站或APP，將檔案管理政策與最新消息推送出來，主動為需求者提供服務，從而吸引更多需求者關注，從中獲取所需資料與信息，有效提高檔案資源的使用率。

三、檔案編研工作的現狀分析

檔案真實記錄著社會活動的歷史，其成果是凈化和洗滌生態環境的有效途徑，但是從編研工作現狀來看，在編研工作中還暴露出各種問題。

（一）編研成果重復嚴重，創新較少。隨著科技的不斷發展，編研工作的硬件條件更為豐富，但是編研者受工作觀念及能力等因素影響，編研成果創新較少，高質量成果數量更是少之又少，根本不能滿足人們對檔案資源的需求。檔案的編研成果內容比較少，而且更新慢，許多專題照片比較陳舊，缺乏詳細梳理和介紹，只是有“編”，卻沒有“研”。檔案工作者嘗試采用各種新的方式，推出老建筑、重大紀念日及歷史名人等各種編研成果，但是效果并不好，要么內容零散，要么淺嘗輒止，缺乏理論與經驗支持，質量重復較多，精品成果較少。

（二）編研成果影響力低，傳播力急需提高。雖然編研工作不斷開展，其成果樹立快速增多，但是這些資料重點是在檔案部門內部使用，影響力比較低，沒有實現大范圍傳播。瀏覽各類檔案信息網站，就會發現所公布的編研成果中主要為紀實資料匯編、大事記等，而這些編研成果常由整個團隊經歷長時間辛苦工作形成，內容比較全面，系統完整，具有極強專業性。但是受眾受到限制，許多公眾難以看懂，自然對這些檔案敬而遠之。從現狀來看，許多成果常常為檔案館內部所用，有一些是贈送給相關研究機構，范圍十分有限，一些編研成果雖然有參考價值，但因價格昂貴無法得到大范圍使用。在大數據時代背景下，許多檔案部門都在嘗試采用新方法編研，也想將成果推向社會，但是缺乏相關傳播經驗，傳播和利用力度始終比較小。

（三）外部力量重視不夠，雙重借力急需拓展。雙重借力，就是在開展編研工作時借助檔案部門外的人力和智力，利用先進技術開展編研。檔案部門應利用計算機技術構建交流平臺，讓社會公眾通過社交媒體、網站等各種渠道，發表自己個人的意見與建議，讓社會各界人士協調參與，匯聚大眾智慧，發揮專長，有效提高檔案編研的成效和質量。從檔案編研現狀來看，社會公眾參與并不明顯，社會公眾力量還未參與進來，還沒對編研工作造成建設性影響。技術手段讓編研工作更加豐富，編研成果逐漸朝著多元化轉變，成果也得到社會受眾的接受。但是從編研現狀來看，編研技術手段依然停留在傳統階段，人工智能等各種新技術還沒被使用，從而影響編研工作的效果和質量。長期以來，編研選題最終由檔案部門完成，由內部人員落實。因此，檔案編研工作應該高度重視外部力量，不斷拓展借力，才能有效提高編研工作效率。

四、檔案編研工作創新管理

在新時代，檔案編研具有獨特性，自然編研工作會有所變化，但需要結合時代特征進行創新，這樣才能夠挖掘出檔案資源的價值。筆者結合文獻研究，提出如下創新管理建議：

（一）拓展開放范圍，探索編研新理念。在新時代，檔案編研必須要高度重視“開放”的行動指南，樹立新的編研思路與理念，加強開放意識，為資料需求者提供相應的編研成果。在編研過程中，檔案館應該會同博物館、圖書館及其他相關檔案館等部門聯合落實，加強多部門合作，同時還應該與相關企業及社會各類組織進行一定的聯系，讓社會力量參與其中，實現開放性編研。在實際實踐中，無論選題還是成果都應該鼓勵社會組織參與；征集選題時，應針對公眾需求，對編研方式不斷創新。在編研過程中，還要多聽聽公眾的意見，邀請公眾出謀劃策，提高公眾與成果間的契合度，同時把成果融入社會，提高編研效果。發布編研成果時，合理利用互聯網平臺，通過各種社交媒體、網站等渠道進行傳播，讓更多人很容易獲取到編研成果，實現檔案信息的傳播與資源共享。這是一個合作的時代，檔案館一定要打開合作思路，要與其他企業、局館等合作，本著“取之于民、用之于民”的原則，檔案信息來自一線，自然檔案資源也應用于一線，有利于深度開發資源，有效提高編研成果的水平。只有從民間獲取選題，才能讓檔案資料具有真正的親民性；這種檔案資料才能得到應用者的認可，也才能真正提高編研成果的工作效率和質量。

（二）提升檔案資源的價值，降低獲取成果的難度。只有提高檔案的利用率，才能讓編研成果發揮出價值。在編研工作中，可通過大數據分析技術，有效整合各類信息資源，發揮出檔案的價值，對瑣碎數據進行整合分析，把成果轉為數據，需求者通過簡單操作就能獲取相關的數據信息。這是數據時代，檔案資源已經徹底打破了憑證價值，人們越來越關注其數據價值，通過大數據技術對檔案信息進行處理和挖掘。在編研檔案資源時，編研者應利用數據處理和分析技術，整合信息資源，有效激活檔案信息的多維價值，采用數據化形式將編研成果展現給人們，讓用戶通過簡單操作就能獲取所需的數據信息，這樣非常便捷。人們獲取信息渠道比較多，檔案管理部門只需要提高信息的易獲取性，就能夠讓需求者發現數據資源。如今，許多檔案館都建立了線上檔案館，將檔案數據發布到平臺上，用戶依據所需復制與保存數據。因此，要合理提高編研成果的易獲取性，將檔案信息與社交媒體共同推送，如此，需求者通過任何方式都能夠獲得成果。如2018年，青島市開通數據化檔案館，該市將信息資源通過信息網平臺發布出去，利用者復制與保存文檔和圖片，非常便利。采用這種方式，有效提高編研成果的利用率，讓利用者獲取渠道更便捷；檔案網站與社交媒體還可同步推送相關信息，從而拓展受眾獲取信息的渠道。

（三）創新編研方式，提高成果親民性。如今編研工作具有非常扎實的科學技術作為支撐，無論是科技水平，還是內部信息資源的挖掘整合，原模式都極易被突破。在編研過程中，應利用信息技術對編研工作進行創新，從而實現編研成果數字化，提高成果的可視化效果，讓需求者能夠感知和體驗。現代化編研常常利用電子、多媒體等傳播技術，可有效提升編研成果的時效性。比如在檔案信息網站展示電子雜志，用戶就能夠直接翻閱，而且信息中圖文并茂，讓讀者獲取更多信息資源。這種展示模式如今比較廣泛，比如浙江檔案網展示《記憶浙江》《地圖上的寧波》等內容，打開電子圖書，就能夠感受到清晰明了的插圖，不僅查閱便利，還能夠提高編研成果的閱讀效果。在編研過程中，廣泛使用電子編研模式，可有效破除空間與時間的限制。應用人工智能、VR等先進技術，從而實現編研成果線上線下的展示模式，真正走進公眾的生活和工作，實現檔案資源的最大化價值。為了使編研成果更有趣味，編研工作還可與文化產業聯系起來，將成果滲透進人們日常生活中。只有獨具特色的編研成果，才能夠吸引人們的眼球；只有便捷的傳播途徑，才能便于人們獲??；這樣能確保編研成果更加有效傳播和利用。對于線上線下，筆者認為更應該大力建設線上模式；隨著計算機網絡技術的快速發展，計算機網絡已經成為人們生活中的重要組成部分，更是人們獲取信息資源的重要渠道；當用戶需要獲取信息時，首先考慮網絡上搜索信息，其次才是到圖書館、書店等各線下渠道搜索信息；因此，檔案編研工作應該與時俱進，合理利用信息時代的特征開展。

（四）加強檔案信息的推廣力度，提高資源影響力。2019年3月，時任國家檔案局局長李明華在檔案工作會議上明確提出，要加強宣傳工作，不斷普及檔案知識，拓展編研的影響力，提高社會對檔案資源的認識。在大數據時代，檔案編研要想從大量信息數據中脫穎而出，得到認可，必須要走不平常的路，加強宣傳，提高編研成果的知名度，吸引更多需求者的關注。比如，采用近年比較火的短視頻、自媒體平臺推廣編研成果，能夠非常有效地宣傳和推廣。在推廣編研成果時，可以緊跟時代發展，蹭社會熱點中的流量和熱度，利用焦點與熱點話題，拓展宣傳力度和影響范圍。比如將“新中國成立70年”“建黨100年”等相關檔案，作為重點成果進行宣傳和推廣，在社會熱點話題中受到關注。再比如，2019年國家檔案局推出《新中國這樣走來》系列節目，主要講述新中國成立過程的艱辛，取得巨大的反響，為公眾展示出檔案的力量。在新時代，編研工作可依托抖音、微信等各種社交平臺，不斷推送編研內容及工作動態，分享與編研相關的“小視頻”和“小故事”，引導觀眾參與閱讀，提高其影響力。同時，編研部門還可以與大媒體合作，邀請粉絲量較多的博主轉發相關信息，逐漸提高檔案編研的影響力，不斷提高編研的知名度與社會美譽度。

五、結語

在檔案館工作中，編研工作屬于重要組成部分，更是工作者踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重要體現。隨著時代的發展和變遷，對檔案編研提出新要求和新機遇。在大數據視野下，檔案編研工作必須要認識到時代發展的需求，緊緊抓住時代發展的機遇。編研者應轉變理念，與時俱進，才能開發出社會公眾真正需要的成果。同時還要與互聯網及各種社交媒體合作，不斷展示編研成果的親密性，不斷拓展宣傳渠道和范圍，接受公眾的監督和反饋，有效提高成果的質量，提升編研工作效率。編研工作者不僅要掌握先進技術，還必須要順應時代發展的理念，了解編研工作的新特點，結合時代所需，不斷創新開展編研工作的方式方法，推動編研工作不斷取得新成績。