鐵路建設項目檔案規范化管理探析

文/國能朔黃鐵路發展有限責任公司 狄強軍

鐵路作為重要的民生工程，在項目建設過程中，普遍存在重視鐵路建設實地建設進度而忽視鐵路建設檔案工作進度的情況，亟待進行鐵路建設項目檔案規范化管理。

一、管理弱項

（一）檔案缺失。主要反映為檔案原件缺失，在檔案利用時發現，鐵路建設檔案原件缺失現象普遍存在，尤其是鐵路建設項目基層單位未存放集團的內部立項和請示及相關主管部門批復原件，以及鐵路建設單位與當地發改、規劃、土地等部門溝通的材料缺乏請示原件及批復原件。

（二）檔案意識低。缺乏鐵路建設項目檔案管理意識，有的經辦人將所經辦的材料全部據為己有，自己獨自利用，拒絕歸檔及提供給其他人使用或工作參考，在工作移交時不對所經辦的材料進行移交，將其帶至新工作崗位或新工作單位。

（三）檔案協同不夠。建設單位、設計單位、施工單位、監理單位對檔案工作各行其是，互不交流，各方均按各自檔案管理要求及做法獨立開展工作。不進行工作業務交流與對接，未開展檔案協同，建設單位沒有檔案協同意識或不具備開展檔案協同工作能力，不能有效指揮各參建單位統一開展鐵路項目檔案工作。

（四）未開展信息化。建設單位及各參建單位均采用傳統方式，對紙質檔案進行初級管理，對過程性檔案資料不進行留存。以紙質檔案為準，忽視電子檔案工作，僅通過電子表格的方式對紙質檔案進行邊收集邊編制檔案目錄等簡單檢索工具，未開展紙質檔案數字化，也未采用檔案管理系統對檔案進行有效管理。

（五）重復返工。遇到建設單位開展檔案工作檢查及專業檔案行政管理部門開展檔案工作指導與檢查時，發現眾多問題，應相關單位要求，開展檔案工作返工等工作，尤其是存在重復返工問題。一方面，延遲鐵路建設項目檔案工作進度；另一方面，大量消耗人力、物力與財力，與高效共享檔案發展理念相悖。

（六）責任不明確。在簽訂施工、監理等合同時未明確雙方責任，總包單位未對總體檔案工作負責，監理單位不對檔案完整性及有效性進行檢查與工作指導，不履行檔案檢查及監督工作職責。出現檔案工作返工的情況時，互相扯皮、推諉，不想對檔案失誤負責。

（七）組卷不合理。將鐵路建設項目檔案按文書檔案整理方法進行組卷，未使用科技檔案卷內目錄及案卷目錄進行組卷，按來源原則以經辦人為單位進行整理，未按階段及專業等工作進行檔案分開組卷。

（八）檔案移交滯后。檔案形成、審核、業務指導、移交等工作均滯后于鐵路建設項目工程進度。各參建單位均在提出檔案驗收或支付工程款請示后，應業主要求，開展檔案移交工作，對移交檢查所提出的問題，未進行有效整改，不能按照建設單位要求，在規定時間內開展檔案移交工作。

二、原因剖析

（一）重視不足。投資主體及鐵路建設指揮部開展工作部署時，未對鐵路建設項目檔案工作提出明確要求。在一些重要會議上，沒有對鐵路建設項目檔案工作進行專題部署與研究，強調項目實體進度，忽視檔案建設進度。

（二）制度不明確。在投資主體項目建設指揮部制度體系中，未包含檔案管理專項制度，在項目開工前未明確相關制度，在項目開工過程中，也未形成相關制度，在項目收尾階段，才根據檔案指導與驗收組織單位要求，制定相關的管理制度，制度建立滯后于項目開展進度。

（三）架構不明晰。沒有成立檔案工作領導小組及鑒定工作小組，沒有對分管鐵路建設項目檔案的公司領導進行明確，也未對具體負責的部門及部門負責人進行確定，沒有形成從上到下的檔案工作領導機制，以及涵蓋施工、設計，監理、建設單位于一體的橫向化檔案發展架構體系。

（四）過程管控不足。在項目開工前未進行檔案工作交底，在項目開展過程中，日常檢查工作不足，沒有專門開展鐵路檔案工程專題培訓和相關檔案工作推進會，過程中未開展自查、自改工作，不能及時發現鐵路檔案存在的問題，不能及時進行整改，在后期遇到檔案局等專業機構開展檔案工作檢查或檔案移交時，才發現問題與不足。

（五）人員素質不滿足。負責鐵路項目檔案的各施工單位資料員，一般由項目經理的親屬擔任，很多人在從業前未接受過相關專業培訓，在工作中兼職較多，一般在項目部忙于其他工作，對檔案工作的重視程度不夠，工作時間不足，沒有抽出時間專門對鐵路建設項目檔案相關要求進行學習，未主動與建設單位溝通、向建設單位專業人員學習，不能準確理解建設單位相關要求。

（六）標準不明確。項目開工沒有對檔案工作要求和標準進行明確與交底，建設單位未對施工單位及監理單位等參驗單位的檔案工作提出明確要求，監理單位也未履行資料審核前期工作，對沒有統一制度等問題視而不見，不對建設單位提出相關建議。建設單位不邀請鐵路局檔案專家和當地省級檔案部門對本項目開展重大建設項目培訓、日常檢查與指導工作，導致鐵路建設項目檔案與國家重大建設項目檔案相關要求不一致。

（七）未進行考核。建設單位與施工單位、監理單位、設計單位簽訂合同時未明確在鐵路建設項目檔案工作中各自所負責的內容與工作要求，建設單位不能在工作過程中對項目參建單位檔案工作進行考核，更不能在工程款撥付等方面以檔案數量不足為理由進行扣款等操作，致使施工單位、監理單位、設計單位對鐵路建設項目檔案完整性重視程度不夠，對建設單位支持力度不足。

（八）信息化投入低。建設單位未購置專用的檔案系統供自己及各參建單位使用，缺少檔案信息化專業人才隊伍，不能對檔案整理與數字外包工作作出統籌，滿足于使用電子表格對紙質檔案進行編目、使用手機等設備進行檔案數字化，導致“數字化”的檔案無法滿足檔案數字化標準要求。

三、提升途徑

（一）加強重視。鐵路建設項目施工單位、監理單位、設計單位與建設單位均需加強對項目檔案的重視程度，將項目檔案建設與項目實體建設列為同等重要程度，列入工作溝通協調會主要內容，在項目溝通協調會上，對檔案工作進行協調與督導，促使檔案工作進度與鐵路建設項目實體進度相一致。

（二）制度先行。在各方簽訂合同時明確歸檔要求，與所共同遵守的檔案管理制度進行項目會商洽談及圖紙會審等專業會審前，均對檔案工作提出相關要求并簽署相關會議決議，各方共同遵守，選派熟悉檔案工作的人員共同研究鐵路項目檔案制度，以供各方共同遵守。

（三）固定架構。在建設單位、設計單位、施工單位與監理單位均設立各自的檔案工作領導機構，明確具體負責的公司領導項目負責人、具體檔案工作人員，并由建設單位將本單位及設計、施工、監理等單位檔案管理人員納入檔案管理工作網絡，實行統一管理，明確統一要求，進行統一培訓。

（四）過程管控。做好鐵路建設項目檔案全過程管控，在前期明確檔案制度的基礎上，在項目開展過程中，建設單位主動到項目地開展檔案工作指導與檢查，并邀請有重大建設項目檔案驗收資質的檔案局工作人員對項目檔案工作人員開展全員培訓，明確后期移交、整理等相關工作要求，對發現的問題，由建設單位督促落實進行整改，確保每一次檔案檢查中所發現的問題進行及時閉環整改。

（五）加強指導。鐵路局及項目所在地省級檔案局應選派檔案指導人員主動加強對鐵路建設項目檔案的專業指導，建設單位在相關檔案館未主動提供檔案指導時，應積極聯系當地行政管理部門，請求派出相關專家業務骨干對項目開展指導工作。建設單位檔案管理人員應積極學習，掌握檔案指導的相關技能與業務知識，后期自行開展檔案工作指導。

（六）明確標準。在項目開工前，各方明確檔案移交要求及份數等相關內容，組織學習國家標準與行業標準，并合作制定各方共同發布有效的檔案管理制度，報請檔案局工作人員進行指導，根據意見及時進行修訂，確定后發布，共同遵守執行。在落實過程中，對不恰當條款進行及時修訂，并通知各方積極進行宣貫，使各方人員共同遵守標準，各方檔案工作人員均需主動學習同步提高。

（七）強化考核。鐵路建設項目建設單位、設計單位、施工單位、監理單位均需將檔案工作內容列入考核內容，建設單位將各自人員檔案工作職責列入考核內容，對不能完成檔案工作的人員以扣除績效等方式進行處理。施工單位檔案工作不能滿足建設單位要求時，建設單位延期支付工程款或扣除部分工程款，以促使施工單位重視鐵路建設項目檔案的完整性。加強正向引導，對檔案工作有突出貢獻的個人進行表彰，促使各方重視檔案管理工作。

（八）深化信息化。由建設單位購買統一的檔案管理軟件，制定統一模版并嵌入檔案管理系統，供各方統一使用。在項目開展前期，對檔案數字化工作進行統籌，選取具備檔案數字化資質的公司，簽訂數字化合同及保密協議，在確保鐵路建設項目檔案安全的同時，以專業設備開展檔案數字化工作，在工作中實行全過程檔案信息化管理，與資料管理等系統定制接口，使電子檔案從接口直接傳遞到檔案管理系統。