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合格評估視角下高校教學檔案管理工作改革研究

2022-07-01 06:25:06漢江師范學院經(jīng)濟與管理學院趙歡
辦公室業(yè)務(wù) 2022年12期
關(guān)鍵詞:檔案管理體系信息

文/漢江師范學院經(jīng)濟與管理學院 趙歡

教學檔案管理工作是教學工作的重要環(huán)節(jié),能通過檔案數(shù)據(jù)信息反映現(xiàn)階段教學質(zhì)量水平,促使高校對質(zhì)量水平高低作出判斷,并且針對檔案數(shù)據(jù)信息進行分析,能找到現(xiàn)階段教學的薄弱點、問題原因,讓高校針對性進行處理,全面提高教學質(zhì)量,可見教學檔案管理工作的重要性。但值得注意的是,理論上教學檔案工作功能強大,而實際上要想充分發(fā)揮作用,必須保障檔案管理工作本身符合規(guī)范要求。從合格評估視角出發(fā),當前許多高校的教學檔案管理工作存在問題,不足以幫助高校進行教學合格評估,故為了解決問題,有必要展開相關(guān)研究。

一、合格評估視角內(nèi)涵及與教學檔案管理的關(guān)系

(一)內(nèi)涵?!昂细裨u估視角”誕生于2011年出臺的《普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系》(以下簡稱《體系》),其中一共包括7個一級指標、20個二級指標和39個觀測點,全面覆蓋了高校教學工作質(zhì)量。因此,現(xiàn)代高校都會根據(jù)《體系》的指標進行教學工作評估,如果高校在《體系》評估中存在不符合某指標要求的情況,就說明高校教學工作存在一定的缺陷或問題,整體不合格,需要得到改善。從這里可以看出,合格評估視角就是圍繞《體系》指標對高校教學情況進行周期性的評估,用于檢驗高校周期階段內(nèi)教學工作是否合格,并且指明高校教學工作中存在的主要問題或缺陷(即導致高校教學工作不合格的原因),這樣能夠督促高校針對性進行處理,可保障我國整體教學質(zhì)量的高水平,也維系了教學質(zhì)量發(fā)展的可持續(xù)性,因此合格評估視角意義重大。

(二)關(guān)系。合格評估所針對的是高校教學工作本身,表面上與教學檔案管理工作沒有聯(lián)系,但深入來看,合格評估的相關(guān)工作第一步就是了解高校教學情況,該步驟中需要借助教學檔案管理工作。教學檔案管理的主要任務(wù)就是搜集周期階段內(nèi)高校教學工作的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,包括高校是否具備自我評估機制、是否完善了相關(guān)規(guī)范等,通過相關(guān)數(shù)據(jù)可了解高校教學情況,以便展開合理評估。因此合格評估與教學檔案管理工作之間存在密切關(guān)系。另外,從合格評估與教學檔案管理工作之間的關(guān)系出發(fā),檔案管理工作人員應(yīng)當意識到自身責任,即檔案管理工作需要參考合格評估的指標明細,搜集教學工作的數(shù)據(jù)信息,要避免數(shù)據(jù)信息不完整、數(shù)據(jù)信息不真實的現(xiàn)象發(fā)生,確保檔案為《體系》中每個指標提供數(shù)據(jù)信息反饋,合格評估結(jié)果質(zhì)量得以保障,充分發(fā)揮作用。

二、高校教學檔案管理工作中的問題

(一)現(xiàn)狀概覽。我國高校很早就展開了教學檔案管理工作,說明高校非常重視該項工作,故經(jīng)過一段時間的發(fā)展,高校教學檔案管理工作逐漸有了穩(wěn)定的體系架構(gòu),依照這個架構(gòu)就能夠保障檔案質(zhì)量,并充分發(fā)揮檔案作用,這給以往高校教學工作提供了強有力的質(zhì)量保障。但隨著時代的變遷,現(xiàn)代社會對于高校教學工作質(zhì)量有了更高的要求,認為傳統(tǒng)高校教學工作的評估指標并不完善,由此國家才提出了《體系》,重新建構(gòu)了教學質(zhì)量評估體系,而這時不少高校依舊在使用傳統(tǒng)的教學檔案管理工作體系,由此出現(xiàn)不匹配的現(xiàn)象,導致發(fā)生一系列的問題。

(二)現(xiàn)狀問題。為了避免盲目改革的問題發(fā)生,有必要先對問題進行分析,問題可以指明改革方向,后續(xù)改革工作自然不會盲目。根據(jù)現(xiàn)狀了解到,高校教學檔案管理工作的現(xiàn)狀問題有四個,分別為教學檔案管理工作體系滯后、檔案管理人員專業(yè)性不足、缺乏信息審驗機制、信息化水平低,各問題具體表現(xiàn)如下:

1.教學檔案管理工作體系滯后。當前,不少高校依舊使用《體系》提出前的教學檔案管理工作體系,該體系所包含的教學質(zhì)量指標與《體系》指標不符,因此教學檔案管理工作體系滯后,若依照該工作體系去搜集教學數(shù)據(jù)信息,勢必導致數(shù)據(jù)信息不完整,無法順利進行合格評估,因此在合格評估視角下高校必須革新教學檔案管理工作體系,理應(yīng)讓該工作體系與合格評估的指標相匹配。值得注意的是,高校之所以依舊使用傳統(tǒng)教學檔案管理工作體系,是因為高校尚未意識到該體系與合格評估視角下教學質(zhì)量評估要求之間不匹配,故要解決該問題,必須扭轉(zhuǎn)高校意識,例如某高校在《體系》指引下優(yōu)化了教學工作規(guī)范,但并未對教學檔案管理工作體系進行改革,而后在合格評估中發(fā)現(xiàn),檔案內(nèi)沒有校園文化活動的數(shù)據(jù)信息記錄,因此在《體系》的“學風建設(shè)與學生指導”一級指標上,無法完整展開評估工作,說明該校教學檔案管理工作體系需要改進。

2.教學檔案管理人員專業(yè)性不足。教學檔案管理是一項專業(yè)性要求比較高的工作,工作人員不僅要掌握良好的專業(yè)技能,還要具備優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì),任何方面存在缺陷,都說明工作人員專業(yè)性不足。但根據(jù)現(xiàn)狀了解到,不少高校并未招收專業(yè)人員負責教學檔案工作,而是普遍選擇校內(nèi)在職教師或者有其他職務(wù)在身的人員兼職負責該項工作,這就導致教學檔案管理人員專業(yè)性不足。例如,某高校選擇系班主任作為教學檔案管理工作人員,而系班主任的本職工作是班級管理與思政教育,沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)學習,因此在工作中往往依賴經(jīng)驗,但依靠經(jīng)驗展開工作并不能保障工作質(zhì)量,同時因為沒有接受過系統(tǒng)學習,所以系班主任在檔案管理意識方面不足,有時候會忘記搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息,導致數(shù)據(jù)信息不完整。這種情況下,無論教學檔案管理體系是否符合規(guī)范,都無法保障評估順利展開,高校理應(yīng)重視這一問題。

3.缺乏數(shù)據(jù)信息審驗機制。教學檔案管理工作中,工作人員除了要保障數(shù)據(jù)信息完整以外,還要保障數(shù)據(jù)信息真實可靠,否則虛假、錯誤的信息會誤導合格評估,導致評估結(jié)果失準,若這種問題暴露,勢必對高校形象等造成不利影響,因此數(shù)據(jù)信息真實可靠非常重要。但當前不少高校所建立的教學檔案管理工作體系中,并沒有數(shù)據(jù)信息審驗機制,而缺乏該機制代表高校無法判斷數(shù)據(jù)信息是否真實,因此非常容易受到虛假信息的影響。值得注意的是,一些高校意識到自身缺乏數(shù)據(jù)信息審驗機制,但因為自身沒有掌握數(shù)據(jù)信息真實性審驗方法,或者受人員專業(yè)性不足的影響,無法建立這樣的機制。所以,要想解決該問題,必須從多個方面著手,不能盲目為之。

4.信息化水平低。以往教學檔案管理工作中,檔案主要是紙質(zhì)形式,這種檔案受材料特性影響,具有易損壞、易丟失、易泄密、易弄混等缺陷,故現(xiàn)代視域下高校理應(yīng)改變檔案形式,擺脫紙質(zhì)材料缺陷,轉(zhuǎn)而利用信息技術(shù)保存檔案,這種形式的檔案不存在紙質(zhì)檔案的任何缺陷,同時流通性、安全性非常強,說明信息技術(shù)在教學檔案管理中具有良好的應(yīng)用價值。但現(xiàn)實情況中,不少高校依舊使用紙質(zhì)檔案,信息化水平較低,如某高校在教學檔案管理工作中雖然引入了信息技術(shù),但并沒有將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為信息化格式,僅僅是通過信息技術(shù)來查閱檔案編號等。

三、高校教學檔案管理工作改革策略

通過問題分析,明確了高校教學檔案管理工作的改革方向,故接下來的主要問題就是設(shè)定相關(guān)策略,實施改革工作。由此,本文秉持“問題導向”原則提出四個改革策略:結(jié)合合格評估要求優(yōu)化工作體系、提升工作人員專業(yè)性水平、引入先進方法建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗機制、強化信息化水平。

(一)結(jié)合合格評估要求優(yōu)化工作體系。合格評估視角下,高校教學檔案管理工作必須與《體系》指標匹配,這樣才能保障檔案包含所有合格評估所需要的數(shù)據(jù)信息,因此建議高校根據(jù)合格評估的要求對工作體系進行優(yōu)化。首先,高校要熟悉《體系》的7個一級指標、20個二級指標和39個觀測點;其次,根據(jù)《體系》一級指標等內(nèi)容分析教學檔案管理工作是否能夠搜集對應(yīng)數(shù)據(jù)信息,校驗數(shù)據(jù)信息的完整性,如果不完整,就說明工作體系滯后,再依照教研結(jié)果找到缺失的數(shù)據(jù)信息;最后,要求教學檔案管理工作人員搜集缺失數(shù)據(jù)信息即可。除此以外,為了保障工作人員有效搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息(工作人員可能會因為工作效率問題而來不及搜集完整數(shù)據(jù)信息),高校應(yīng)當改革檔案數(shù)據(jù)信息的搜集方式,進一步優(yōu)化工作體系,即高校不能將檔案數(shù)據(jù)信息搜集工作全部交給檔案管理人員負責,應(yīng)當將該項工作視作所有相關(guān)人員的工作責任。例如,負責校園文化建設(shè)的工作人員要負責搜集校園文化建設(shè)的數(shù)據(jù)信息,搜集完成后提交給教學檔案管理人員。這種工作方式可以有效提高工作效率,也能平衡工作負擔,保障合格評估時教學檔案能夠給出完整的數(shù)據(jù)信息反饋。

(二)提升工作人員專業(yè)性水平。高校必須意識到教學檔案管理工作對工作人員專業(yè)性的要求,尤其是在合格評估視角下,人員不能存在專業(yè)性不足的問題,否則會造成很多不可預測的影響。首先,從這一角度出發(fā),高校應(yīng)當盡可能對外招收專業(yè)的檔案管理人員,并且將檔案管理工作崗位改為專職崗位,不要再讓其他崗位人員兼職管理,這樣專業(yè)人員的專業(yè)性能夠給檔案管理工作質(zhì)量提供保障,甚至還能給高校提出工作改革的建設(shè)性意見,利于檔案管理工作發(fā)展與改革。其次,考慮到部分高校沒有足夠的資源招收專業(yè)人員,受此影響而陷入人員專業(yè)性不足的困境,若遇到這種情況,高校可以對在崗管理人員進行培訓。例如,某高校組織在崗管理人員接受專業(yè)培訓,通過培訓讓管理人員正確認識教學檔案管理工作,了解了該項工作的重要性,專業(yè)意識得以提升。并且,通過培訓學習了很多專業(yè)的檔案管理方法,只要不斷接受培訓,就能夠有效提高在崗人員的專業(yè)性水平。值得注意的是,無論高校通過招收人員還是培訓人員的方式來提高工作人員專業(yè)水平,都必須將教學檔案工作崗位轉(zhuǎn)為專職。

(三)引入先進方法建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗機制。數(shù)據(jù)信息審驗機制對于教學檔案管理工作質(zhì)量而言非常重要,因此高校必須建構(gòu)審驗機制。針對這一角度,通過上述對策分析解決了人員專業(yè)性不足的問題,接下來要解決沒有數(shù)據(jù)信息真實性審驗方法的難題。針對這一問題,高??梢越柚ヂ?lián)網(wǎng)搜集數(shù)據(jù)信息真實性審驗方法,例如“全員監(jiān)督+大數(shù)據(jù)分析”方法,該方法是從數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生前開始,讓所有參與數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生過程的人員相互監(jiān)督,如果發(fā)現(xiàn)其他人員存在違規(guī)行為,就上報給高校高層,酌情處理。這種方式能夠從源頭上對數(shù)據(jù)信息的真實性產(chǎn)生一定保障,為了進一步提高保障力度,高校可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)信息的真實性進行分析,即合格評估視角下各指標對應(yīng)數(shù)據(jù)信息之間存在一定聯(lián)系。例如,教學條件與利用一級指標中的教學基本設(shè)施、經(jīng)費投入兩個二級指標存在經(jīng)濟聯(lián)系,如果教學基本設(shè)施數(shù)據(jù)顯示其中成本為1萬元,而經(jīng)費投入指標顯示用于教學基本設(shè)施建設(shè)的成本為9000元,就說明兩項數(shù)據(jù)中必然有一項是錯誤的,再針對性核實即可,而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效分析得出這樣的結(jié)果。由此,高校只需要引入相關(guān)先進方法,結(jié)合專業(yè)人員即可建構(gòu)數(shù)據(jù)信息審驗機制。

(四)強化信息化水平。從社會角度來看,很多社會主體已經(jīng)開始使用信息技術(shù)展開檔案管理工作,并且建立了相對成熟的檔案信息管理系統(tǒng),這足以體現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價值,因此高校完全可以引入其他社會主體使用的檔案信息管理系統(tǒng),再根據(jù)自身教學檔案管理要求對系統(tǒng)進行一定程度上的改造即可(改造程度不會很大)。系統(tǒng)引入能夠給高校提供良好的功能服務(wù),也使得高校有條件將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息格式,如某高校通過電子識別設(shè)備便捷地將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為信息格式,配合系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類,很好強化了自身教學檔案管理的信息化水平。另外,高校在信息技術(shù)引入之后要注意信息安全問題,即信息技術(shù)的介入會帶來信息泄露問題,這種問題一旦發(fā)生,會給高校造成較大損失,因此高校有必要建立對應(yīng)的信息安全防護系統(tǒng),這也是必行之舉。

四、結(jié)語

綜上所述,合格評估視角下高校教學評估指標體系發(fā)生了變化,因此作為評估數(shù)據(jù)信息來源的教學檔案管理工作,也要跟隨變化來改革。從這一角度出發(fā),高校應(yīng)當全面分析當下教學檔案管理工作的缺陷,再“對癥下藥”,采用策略實施改革,改革后教學檔案管理工作不僅符合合格評估要求,還在工作效率、質(zhì)量上有更優(yōu)秀的表現(xiàn)。

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