人事檔案在醫院人才管理中的作用探析

文/寧德市閩東醫院 李翠華

醫院發展的核心競爭力是人才。隨著新醫改的不斷深化，分級診療實施、醫師多點執業的落實等政策形勢變化，人才的競爭將更加激烈。醫院組織人事部門如何發現人才、培養人才、考核人才，從而合理地使用人才，充分發揮各類人才資源的優勢，是醫院人才管理工作的重點。

一、人事檔案在醫院人才管理中的重要性。

人事檔案是人才成長經歷和個人基本情況的原始記錄，是考察和了解人才的重要依據。《干部人事檔案工作條例》對人事檔案的內容和分類進行明確規定，主要包括履歷類材料，自傳和思想類材料，考核鑒定類材料，學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料，政審、審計和審核類材料，黨、團類材料，表彰獎勵類材料，違規違紀違法處理處分類材料，工資、任免、出國和會議代表類材料，以及其他可供組織參考的材料等方面的內容。是反映人才政治品質、思想認識、學習工作經歷、工作作風、專業素養、工作實績、道德品行、遵紀守法、廉潔自律以及社會關系、家庭狀況等情況的歷史記錄材料。2018年，中共中央辦公廳下發《關于加強公立醫院黨的建設工作的意見》，明確要求公立醫院要在黨委領導下，遵循黨管干部、黨管人才的原則，加強人才隊伍建設，抓好思想道德建設和醫德醫風建設。因此，組織人事部門需要通過進一步加強人事檔案管理，為加強公立醫院黨的建設，落實從嚴治黨、從嚴管理干部的要求，加強人才隊伍建設，提供完整、準確的人事檔案參考依據。以下將對人事檔案在醫院人事人才管理工作中三個方面（管理人才的選拔任用、專業人才的考核評價、后備人才的培養使用）的重要作用進行闡述。

（一）管理人才的選拔任用。根據醫院工作需要，在黨委領導下，按照干部管理權限，通過一定程序選拔醫院各行政職能科室的科長，臨床、醫技科室的科主任、護士長等中層管理干部，做好各科室的行政管理工作。中層管理干部是每個科室的領導者和組織者，擁有一定的管理權，是否選拔任用合格人才擔任管理職務，關系到整個醫院的發展。因此選拔管理干部必須堅持把政治標準放在首位，要選拔勇于擔當、敢于負責、實績突出、善于作為的干部，防止“帶病提拔”。在干部考察工作中要規范人事檔案“凡提必審”工作。這就要求在日常的人事檔案管理中強調收集“保證真實準確、鮮活及時、全面規范”的檔案資料。在“凡提必審”工作中要堅持客觀公正、實事求是，程序規范、從嚴把關的原則，審核的內容包括：一是檔案材料收集是否齊全；二是檔案“三齡兩歷一身份”等信息是否準確；三是檔案內容是否真實，個人經歷的起點、交點、節點是否符合干部成長的一般規律；四是檔案專項審核后填寫的信息是否與專審結論一致；五是檔案材料整理是否規范，手續是否完備；六是在涉及干部教育、任免、調配、考核、獎懲等方面是否有詳細記錄；七是檔案材料記載是否客觀，檔案記載內容的關聯性是否合理，是否有影響干部使用的情形等。通過審查完整、準確的人事檔案材料，為組織人事部門考察干部工作提供全面的基礎資料，為選人用人把好檔案關。

（二）專業人才的考核評價。醫院的競爭主要取決于醫學專業人才的競爭，而醫學專業人才的職稱晉升競爭制度是一種重要的激勵措施，通過客觀、公正、正確地考核、評價人才，競爭上崗，有利于調動醫務人員的工作積極性，調整優化專業技術隊伍結構，逐步建立充滿活力的專業人才隊伍，建立合理的人才梯隊結構，促進優秀人才脫穎而出，帶動學科的建設和發展。以我院為例，近5年平均每年參加高、中級專業技術崗位職稱競聘人數約300人，受專業技術崗位職數限制，我院每年通過競聘晉升高一級職務的人員不到60%（包含有職數聘任和院內聘任），競爭十分激烈。為了做好競聘工作，醫院研究制定相應的競聘考核方案，結合對專業技術人員醫療、教學、科研、質控管理等方面的要求，通過細化、量化的各項考核指標，如從醫風醫德、工作業績、學歷、工齡、職務、資格、指令性任務完成情況、技術能力、論文、科研、教學、醫療糾紛或投訴情況、醫療質量考評等方面的日常考核情況，結合個人述職考核，綜合評價專業技術人員的各方面能力。因此，要求人事檔案對個人醫風醫德表現及專業方面的成長有詳細的記錄，如人事檔案中的學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類的材料。包括學歷學位，任職（執業）資格和評聘專業技術職務，發明創造、科研成果獲獎、入選重大人才工程，著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業務知識、文化素養培訓和技能訓練情況等材料，具有較大的參考價值。同時還應根據人才職稱管理工作的需要，不斷豐富人事檔案的內容，收集積累有案可查的準確資料，便于相關數據及信息的提取，有利于為職稱競聘考核工作提供翔實的依據。

（三）后備人才的培養使用。為促進醫院優秀年輕人才快速成長成才，將有發展潛質的人才納入人才資源開發體系，通過實施醫院發展戰略的培養計劃，發揮各專業梯隊核心人才中堅力量的作用，建立后備人才的選拔培養機制，加強后備人才的培養及合理使用，不斷完善人才梯隊建設。后備人才梯隊建設是一個系統工程，人才選拔前需要做很多基礎性工作，如后備人才的分類分層盤點，分序列構建素質能力模型等。崗位層級可以劃分為高級、中級、班組長級、初級，其中高級和中級層定為關鍵崗位，班組長和初級層則從崗位的專業性、貢獻度、風險性、稀缺程度等多個方面進行盤點，查找分析對醫院發展至關重要但同時又較難從外部招聘到任職者的崗位。要求人事檔案對個人信息有詳細的記錄，利用人事檔案的信息材料，為醫院人才分析管理提供基礎信息，通過一定程序確定關鍵崗位后備人才人選，并盡快在醫院內部進行后備人才的開發和培養。

二、人事檔案管理存在的問題

通過分析人事檔案在人才工作中的重要性，梳理人事檔案管理中存在的問題，歸納起來主要有以下幾點：

（一）規章制度不夠健全。目前，多數醫院經過干部檔案達標升級、檔案專項審核等工作，已基本建立初步的人事檔案管理方面的專項制度，但在制度的內容涵蓋方面，還存在權責劃分不夠清晰，程序規定不夠明確，具體做法不夠細致等問題。

（二）內容不夠完整常新。部分人事檔案內容老舊，補充收集不及時，沒有根據人員的動態及人事人才管理工作的需要，及時更新檔案內容，有部分材料缺失或記錄不完整。

（三）檔案管理不夠專業。部分單位缺少專門的檔案管理人員，人員專業化工作能力低，習慣性依靠以往的工作經驗，沒有及時認真學習檔案管理的新規定及專業理論知識，未按規范進行科學管理。

（四）未充分應用信息化管理。人事檔案信息量大，且隨著醫院的發展，檔案信息呈現多元化數據模式，不但有文字，還有圖片及各種視頻、音頻資料等。傳統的人事檔案管理多依賴紙張和手工管理，檔案資源占據空間大且不利于檔案信息的快速提取，查詢利用費時費力，管理效率低下。

三、加強人事檔案管理的措施

（一）健全符合醫院人才管理工作需要的人事檔案管理制度。在人事檔案管理的收集、整理、歸檔、保存、利用等各個工作環節建立健全相應的管理制度，并做好制度的落實。同時，還要根據醫院衛生技術人員占主體的特點，注重個人醫風醫德表現及專業成長業績材料的收集和歸檔。制定檔案管理人員明確的崗位職責，促進人事檔案管理規范化。

（二）加強干部檔案專項審核。加強對干部“三齡兩歷一身份”、政治表現、獎懲情況、業績成果、家庭成員和社會關系等重要信息的審核，對審核登記的問題進行匯總分析，準確掌握各類問題的具體情況，檔案材料記載不一致的，按照相關原則綜合研判、予以認定；材料缺失的，通知相關人提供佐證材料。材料不齊全、不完整、不規范的，采取補充收集、原件復制、完善手續等方式進行補充和規范；檔案造假的，嚴肅進行查處。

（三）PDCA管理。PDCA循環又稱戴明環或質量環，是指將質量管理分為四個環節，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Act（處理）。通過把PDCA循環管理運用到人事檔案管理中，以提高人事檔案管理質量。如根據檔案管理的內容，制定年度總體計劃和目標（P），包括年度應收集或補充收集人事檔案材料的內容，應完成的目標任務。對參與整理審核檔案的人員進行專項培訓，熟悉檔案管理的各項規章制度等。在實施階段（D）根據總體目標及人事人才管理工作的需求，對檔案進行鑒別、審核、認定等，去偽存真，保證完整性、真實性及實用性。在檢查（C）階段，通過落實實施的情況，將發現的問題總結歸納，如檔案專項審核過程中發現重要信息記載不一致等，要分析具體的原因。在處置（A）階段采取積極主動的方式進行整改，并根據（C）階段存在問題的原因，與各類員工做好反饋和溝通，或者組織定期培訓講座，將管理過程中存在的問題，通過宣講，督促員工認真填寫或提供規范的人事檔案材料，加強員工對人事檔案重要性的認識。通過以上四個階段的循環，促進人事檔案管理規范化、科學化，提升人事檔案的質量。

（四）加強信息化管理。當前處于信息化時代，應用信息技術實施人事檔案管理是走上科學化管理的有效手段，不僅能夠提高人事檔案管理水平和工作效率，還可以最大限度減少直接查閱紙質檔案的次數，防止檔案在查閱過程因人為的磨損或涂改、丟失等，造成檔案內容的缺損，有利于延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。在現代化信息管理技術的支持下，可以對人事檔案資料進行有效歸類和管理，在繁雜的人事信息中迅速提取需要的人才資料，還可以通過設置人事檔案信息系統訪問權限，在一定的管理范圍內實現人才信息資源共享，極大方便人事檔案信息的提取、存儲、共享、分析和處理，有利于管理者更好地發現、管理和培養人才，為醫院人才資源配置和使用提供精準指導和服務。

（五）實現人才的分類管理。通過加強人事檔案的信息化管理，對醫院人才進行有效梳理，如按管理人才、專業人才、后備人才或按高層次人才、中堅人才、初級人才等進行合理分類，對人才分層分類盤點，對崗位的貢獻度、專業性、稀缺程度、風險性等多個方面進行分析，為人才管理策略提供參考。人事檔案管理人員要充分了解醫院人才發展的戰略需求，根據人才培養、使用的需要，有目的、有針對性、有重點地做好人才檔案的收集和管理工作。

四、結語

醫院的建設和發展，離不開人才隊伍建設。人事檔案信息是獲得人才信息的重要來源，通過加強人事檔案管理，為組織人事部門選用人才、培養人才、激勵人才、管理人才提供重要的參考依據，有利于優化人才資源配置，充分發揮人才資源優勢，以人才發展帶動專科建設的步伐，提高醫院整體水平，促進醫院的健康持續發展。