高校內控管理相關問題及對策研究

高善山

摘? 要：近年來，隨著高校內外環境的變化，高校管理層越來越重視內控管理工作。高校的辦學目標是提供優質的教育和科研成果，內控管理工作應服務于這個目標。但在日常管理過程中，由于內控管理的不完善，容易存在一些問題。本文從內控設置、內控執行、內控評價等視角來分析內控管理容易存在的問題及應對策略，有助于實現學校內控管理目標的價值最大化。

關鍵詞：高校;內控管理;存在問題;應對措施

一、引言

2012 年，財政部制定了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，進而又針對試行規范的實施，出臺了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》，為高校內部控制建設提供了政策依據。其實內控管理一直都存在，并與我們息息相關，內控管理的好壞關系到單位目標是否實現，關系到是否達到各方都滿意的階段成果。高校的目標是給社會提供優質的教育和科研成果，內控管理的建設也應該緊緊圍繞這個目標來運行，進而防范和化解風險。現階段，隨著高校辦學規模的變化和內外部環境的影響，對內控管理的要求也越來越高，具備一套完善有效的內控管理體系至關重要。理想的場景是，各項業務在內控框架下有序運行，運行過程中會及時發現內控管理的不足之處并加以改進，不斷優化業務手續和流程，教師們能夠把更多的精力投入到教學和科研活動，實現學校內控目標的價值最大化。

二、高校內控管理容易存在的問題

1、高校內控管理委員會級別不高，沒有建立單獨的內控管理部門。

一些高校雖然成立了高校內控管理委員會，由于級別不高，一些工作容易流于形式，沒有起到有效的監督作用。雖然有紀委、質量控制辦公室、審計處、計財處等監督管理部門，但只是各司其責，在各自的業務范圍發揮監督作用，沒有成立單獨的內控管理部門對各部門發現的內控問題進行收集、反饋和整改，部門與部門之間缺少內控活動的協調和聯動。

2、缺乏有效的內控監督和評估。

由于某些限制，部分單位缺少對整體內控管理運行情況的自我評估，也缺乏獨立、專業的外部內控評價。雖然高校內部每年也出具內控自我評估報告，但由于出具報告的過程中，沒有適當的人員完成足夠的內控評價程序，導致內控評價報告質量不高，評價結果確認不了內控措施是否到位，是否存在一些缺陷，某項內控的實施，是否有助于發現潛在的風險。外部內控評價同樣存在要么缺失，要么內控評價報告質量不高的問題，如果外部內控評價小組沒有配備足夠數量的、有專業勝任能力的人員，沒有足夠的時間完成足夠的內控評價程序，外部內控評價也會流于形式。

3、系統工具配置不高，各部門系統過于獨立、缺少銜接。

信息技術發展日新月異，現階段很多業務可以線上進行，技術的發展給內控管理帶來許多便捷和工作效率，實現了信息技術對業務節點的控制。系統工具可以根據各高校的規模和業務習慣，按不同部門的具體要求量身定做，達到網上留痕、精準管控的效果。盡管如此，一些單位還是習慣于原來的工作方式，舊的業務工具一用多年，跟不上信息發展的步伐，沒有及時更新和完善現有系統工具。高校各部門雖然職責不一樣，但部門之間都有相關的業務聯系，由于各部門系統過于獨立，部門之間沒有實現相關信息共享，容易導致資源浪費，內控管理也可能因部門之間的銜接不當出現漏洞。

4、關鍵內控業務部門職責劃分不清晰，關鍵崗位人員配備數量不足。

內部控制得以順利實施，除了要有健全的制度，清晰的部門職責劃分，還需要設置合理的內控崗位，崗位上的人員要具備相應的專業勝任能力。例如高校財務部門，各財務崗位的職責和不相容職務在相關文件里都有明確的規定，但由于人員配備不足，一人多崗普遍，缺少崗位之間的互相監督。財務部門作為內控管理的關鍵部門，各部門和分院的經濟業務活動都能從財務上得以體現，如果不能從崗位設置和人員上保證財務業務，就會在很大程度上影響財務管控的效果。

5、部門績效評價標準不完善，沒有考慮部門的業務特點。

對于一些重要的內控管理部門來說，審核和監督是其主要職責，是其部門員工的日常工作內容，關鍵內控崗位人員堅守職責，內控管理才得以有效運行。如果各部門績效評價標準一樣，沒有考慮各部門的業務特點，把員工的滿意度作為績效評價的重要指標來衡量業務監督部門的業績，這些重要的審核或監督部門在評比中往往因為工作性質處在不利地位，難以獲得較高的評價。

6、高校內控管理側重點偏離辦學主要目標，過于關注財務管控和風險管理。

高校的目標是提供優質的教育和科研成果，內控管理應該服務于這個目標。內控管理是整體的概念，它與各個部門都相關，每位員工都是內控管理的參與者。在內控管理過程中，如果各內控監督部門過于關注財務管控，沒把提高教學質量和科研成果放在最重要的考慮范疇，內控管理的重心和重點就會出現偏差，甚至因繁雜的手續，不必要的嚴格管理，沒給教學和科研提供更加便利的環境。

三、高校內控管理的應對措施

加強單位內部控制，首先要評估自身存在的內控缺陷，然后針對發現的問題，實施進一步的改進措施，從系統工具和人工控制等方面強化內控管理，在遵守上級各項政策的前提下，讓內控管理為高校目標的實現保駕護航。

1、在校級層面成立內控管理委員會，會長由校長親自擔任，組成人員包括各職能部門和分院領導，并設立專門的內控管理部門。

校長應承擔起內控管理第一責任人的職責，推動內控管理的建設和實施。突出質控辦、教務處、科研處在內控管理中的重要角色和作用，加強教學和科研的內控管理工作。內控管理是學校整齊的事情，內控管理工作不能局限于紀委、審計處、計財處等相關部門，在校級層面成立內部控制管理委員會，有利于把各個部門都納入內控管理范圍中，每位員工都是內控管理的參與者，全面強化內控意識，促進高校目標的實現。設立專門的內控管理部門，有助于內控管理的工作協調和對內控運行情況進行有效監督。

2、發揮獨立的內控管理部門職能，實施有效的內部和外部評價。

設立獨立的內控管理部門，便于發現和匯總各部門內控執行信息，防范內控風險。在內控管理部門設置督辦或督察崗位，對各個部門的崗位執行情況進行監督，有利于提高效率，提前化解風險。信息系統的發展更有利于督辦或督察功能的實現，比如OA系統會根據業務執行進度等指標把異常情況反饋給督辦人員，督辦人員也可以擁有足夠的權限在線上抽查具體業務內容，分析業務的合規性和合理性，強化對大額開支的把控。在部門系統各自獨立的情況下，這種監督更能發揮有用的效果。

獨立的內控管理部門應根據上級和自身的需要，按時完成內控管理自我評價報告，報告的取材一部分從日常的內控執行記錄中取得，另一部分要執行足夠的、專門的程序，對各部門的內控執行情況進行評價。內控管理部門也要對各部門選用的外部審計機構進行監督，評價中介機構項目組成員人員數量和工作時間是否足夠，審計程序是否到位，是否具備足夠的專業勝任能力，并對審計報告質量進行監督。

3、利于信息技術手段，建立各部門系統連接，分清權責，實現數據共享。

在現實中，各職能部門為了便于管理，引入了獨立的部門系統。但由于提供系統者往往不是同一家供應商，系統之間缺乏必要的連接。利用現有的信息技術手段，可以在部門系統間建立連通端口，實現部門與部門之間關聯數據共享，既能避免職責不清，數據打架現象的發生，也能增強數據的真實性。

比如計財處在日常業務中要與各個部門相互聯系，相應地財務系統要與科研系統、教務系統、資產系統、人事系統、基建系統、采購系統、合同系統等系統建立關聯，共享彼此都需要的一些數據。例如科研系統，科研項目的立項信息、預算及預算的變更要及時推送給財務部門，財務系統科研項目的收入和支出情況也應共享給科研系統;教務系統，教改項目的立項信息、預算及預算的變更、教學耗材的申請和驗收結果應推送給財務系統，便于財務系統審核，財務系統教改項目的收入和支出情況也應共享給教務系統;資產系統，資產的入庫和驗收結果應在財務系統中可查，財務根據報銷材料信息和資產辦推送的驗收記錄入賬，資產系統也應及時把資產的盤點和折舊等情況推送給財務系統;人事系統，每月的工資和其他職工薪酬數據定期傳送給財務系統，人事部門經費項目的立項信息推送給財務系統，財務系統的相關經費使用情況能實現在人事系統可查，便于人事部門監督所屬經費執行進度;基建系統，基建項目的立項、合同、招投標、預算等信息應推送給財務部門，便于財務審核;采購系統，采購流程應銜接到財務系統，財務系統中的定點或政府采購業務單位應與采購系統中相關單位列表相匹配;合同管理部門會將簽訂完畢的合同推送到財務部門，財務報銷時報銷人員選擇合同編號，相關合同會出現在財務審核頁面，內控系統會對合同與報銷單據進行合理性核對，包括金額，付款單位，分期付款，質保金等檢查。當然，各部門所涉及的該員工的業務執行和報銷詳細情況，該員工可在自己的OA端口可查。

4、加強制度建設，明確各部門的職責，內控的關鍵崗位配備足夠的有專業勝任能力的人員。

健全的制度建設是搞好內控管理的前提，各部門應單獨或聯合發布完善的制度規定，便于內控管理人員去執行。各部門應定期梳理現有的制度是否符合現階段的發展要求，是否遵循上級新的文件規定，是否在內控管理的某一方面還有所缺失，及時補充和完善相關制度規定，出臺相應的解釋和說明，因為只有明確了制度，內控管理工作才有章可循，提高執行效率。各部門職責應該明確，不能模糊，例如縱向科研經費的使用管理，項目負責人對具體業務的真實性負責，項目負責人所在的分院和科研處負責業務的審批，對業務的真實性及業務是否與課題相關負有監督管理責任，財務部門重點檢查報銷業務材料是否完備，審批簽字是否齊全，是否符合相關制度規定。由于財務人員不具有相關的科研項目知識，又處在報銷業務的末端，所以對業務的真實性和相關性無從把握。內控崗位人員除了要具備一定的專業知識，崗位配備也要到位，實現不相容的崗位由不同的人擔任，這樣互相牽制，彼此監督，內控管理得以有序運行。如果部門人員不足，不相容的崗位由一人兼任，在這種情形下，內控的管理功能會削弱，容易出現工作上的紕漏。內控管理人員的日常培訓和定期輪崗制度也尤為重要，尤其是一些關鍵崗位，定期輪崗有助于發現以前崗位的工作疏忽或錯誤，互相學習和監督，更能發揮崗位上的監督作用。另外鼓勵內控管理人員參加專業培訓，不斷增強內控管理的戰斗力。

5、建立兼顧部門特點的部門績效評價體系，調動各部門工作業務的積極性。

部門績效評價標準關系到每位員工的切身利益。對于特定的內控管理的重要部門，工作業務量本身繁多，內容雖然重要，但因業務常規化而缺乏亮點。換句話說，負責監督管理的部門因為認真的履行監督職責，往往獲得不了很高的評價。所以，對履行審核和監督職責的內控管理部門來說，績效評價標準應該考慮該部門的業務特點，給這些部門分配不同的指標權重，或單獨增加或減少一些適合業務特點的評價指標，這樣更有利于內控管理業務的有效運行。

6、建立適當的教學和科研內控管理措施，讓內控管理服務于教學和科研的發展。

教學和科研是高等院校的兩大目標，內控管理的建設也應該服務于這個目標，為教學和科研提供有利的日常環境。對科研經費的報銷來說，如果報銷手續過于繁瑣，科研人員忙于科研經費的報銷業務，寶貴的科研時間會被占用。如果內控管理過于嚴格，科研經費的使用按照日常財政經費來管理，會影響科研經費的使用效率和效果，束縛科研人員的科研活動便利。比如一些政府采購項目、定點采購項目，如果規定都適用于管理科研經費，是不恰當的，一些科研采購項目，往往具有時效性，科研人員有了想法需要及時配備相關設備或材料，但是一些財政資金需要流程和手續，有時會耽誤科研活動的開展。這需要在科研文件的規定上，單獨出臺科研方面的規定，比如規定一個限額可以自行購買，給科研項目開綠燈，適當管控，科研目標更有利于實現。

總體來說，在內控管理過程中，如果發現內控設置或執行需要改進的地方，要及時完善內控措施。內控管理活動是發現問題、解決問題的過程，包括自身的修復。單位成立單獨的內控管理部門，有助于協調各部門的內控活動，評價各部門的內控管理執行情況。有條件的單位，應該引進內控管理系統，串聯各部門的業務系統，使單位整體在內控系統下有序運行。對于重點內控管理部門，比如審計、財務部門，要建立適應業務特點的績效評價指標，強化崗位職責。高校的內控管理也是為辦學目標服務的，在制度制定和內控管理過程中，要重點考慮教學和科研兩大目標，利用信息系統的便利，讓高校內控管理活動為具體目標服務。