教育大數據視域下校園辦公數字化探究

楊少孝

摘 要：在學校中，辦公管理工作的開展體現出學校中不同階段的工作以及活動的情況，主要包括招生就業以及人事的變更，還有教育發展的過程，是學校快速發展的重要環節，這項工作體現出系統性的效果。但是現如今隨著科學技術水平的不斷提高，辦公管理工作中出現的一些問題越來越明顯，需要對其加以研究和分析，使學校開展的辦公管理工作和時代的發展腳步更加匹配，使辦公管理的流程進一步優化，落實數字化建設的目標。本文針對學校辦公管理的規范創新和數字化建設進行研究，具有重要的意義。

關鍵詞：學校;辦公管理;規范創新;數字化建設

學校的發展過程中，需要重視辦公管理工作的重要價值，辦公管理工作的成效會直接影響到教學活動的組織開展以及學校研究活動的順利進行，還有學校管理的實際成果。在當前信息技術環境下，辦公管理的數字化建設水平逐漸提高，使整體管理效果更加良好。本文結合實際情況來分析學校辦公管理的規范創新方法，分析辦公管理數字化建設重要途徑，希望可以更好地保障學校辦公管理的整體成果，促進辦公管理質量的提高。

一、要做好學校的辦公電子文件收集和上傳工作

辦公資料的分類管理需要結合實際情況，要求辦公管理部門能夠制定出系統性的流程，為各項工作的開展提供指導。一般來說，要將辦公的具體內容以及部門之間的差異性，作為對辦公進行分類的科學依據，達到有效分類的目標，從而為辦公的合理性管理提供方便，使辦公的查詢以及存放效果更加理想。實際上，辦公管理工作也是一種積累性的工作，工作人員需要重視對不同辦公資料的日常整理以及搜集，結合不同的領域和方面來完成辦公的搜集工作，同時還需要盡力去挖掘辦公資源，使辦公收集的范圍進一步拓寬，為后續的辦公管理提供方便。辦公管理的數字化建設工作，要基于電子文件的搜集基礎上來進行，由于電子文件本身和紙質文件存在比較明顯的差異性，這就會導致電子文件搜集以及整理的方式體現出不同，針對一些草案類的文件，它本身和正式的文件功能就不一致，因此在具體整理的過程中經常不會將其作為保留的依據。與此同時，要搜集一些具有正式作用，功能比較明顯的文件，對其進行科學合理的處理，將其以電子文檔的形式進行保存，同時也需要使相應的紙質文件得到合理的儲存，防止出現事故導致文件信息丟失。和傳統的紙質文件搜集方式相比較，很多電子文件是通過上傳以及下載等眾多的操作完成的，對此，辦公管理部門完全可以建立一個工作的窗口，使用云管理平臺的方式來完成電子文件的上傳以及搜集的工作，防止辦公資料丟失。

二、要加大用于辦公管理的硬件投入力度

新時代對學校的管理工作提出了更高的要求，同時也對學校辦公管理工作提供了新的發展平臺，我們要把握時機加快學校辦公管理工作改革創新的步伐，積極探索學校辦公管理工作的新方向，打開學校辦公管理工作的新思路，展現學校辦公管理工作的新氣象，創造學校辦公管理工作的新篇章。學校辦公管理工作意義重大，要達到科學化管理的目標，就要安排更加專業的辦公管理工作人員來從事辦公的管理工作，使各種新型信息技術應用到辦公管理的過程中。對此，可以在招聘辦公管理工作人員時，加強對員工的考核，盡量選擇能力更強、專業性更高的人才，使其負責和從事到學校辦公管理工作中。其次是要加強對辦公管理工作人員的培訓，使專業人員組織開展辦公管理工作時，一些新型的工作理念得到充分的落實，同時也需要對員工進行考核，使員工的管理理念得到順利的轉變，促進員工管理能力的提升。辦公管理制度體系對于辦公管理工作意義重大，首先是要規范學校辦公的搜集制度，使所有辦公數據內容能夠在統一的平臺中得到儲存和保管。結合不同的材料，將其進行分類，并且安排專業的工作人員來對文件進行合理的規劃以及管理。另外就是要明確不同工作部門的責任和義務，使所有的辦公工作都能夠順利進行，加強不同部門之間的合作以及交流，提高辦公管理的成效。在日常管理工作中，紙質文檔以及電子文檔的傳輸都是簡單的方法，但是將幾十年內學校發展過程中形成的各種紙質資料，都通過電子資料的方式進行記錄和呈現，會存在一定的難度。為了更好地保障電子資料存儲的效果，就需要擁有更加完善和規范化的硬件設備體系。因此，通過加大辦公管理的硬件設備資源投入力度，能夠更有效地提高辦公的利用率以及管理的效率，加速學校辦公管理數字化建設的腳步。

總而言之，在學校辦公管理工作中涉及的內容本身比較豐富，落實學校辦公管理數字化建設的重要前提是相關工作可以順利開展，這需要學校能夠樹立更加正確、客觀的認識，建立規范系統的制度以及流程，積極創新管理的內容，使辦公管理的數字化技術水平得到提高，為教學工作的順利開展提供服務。

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