淺析高校檔案信息化建設工作

摘? 要：隨著大數據和人工智能等技術的廣泛應用，包括校園網絡建設、信息系統建設、信息安全工作等在內的高校信息化建設工作日益完善。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出要深化并加快推進檔案信息化戰略轉型，各地區要將檔案信息化建設寫入“十四五”規劃。高校檔案館應加快信息化建設進程，提升檔案資源管理成效。

關鍵詞：高校;檔案信息化;建設

一、我國檔案信息化建設背景

1979年起，中央檔案館、中國人民解放軍檔案館等個別機構陸續購置計算機設備，開展了計算機在檔案管理應用的調研和可行性論證工作，拉開了我國檔案信息化的序幕。20世紀90年代，在網絡應用高速推進的時代背景下，我國檔案信息化進入了快速成長階段。21世紀以后，信息化被提升到國家戰略的高度。[1]黨的十八大以來，檔案信息化建設日趨完善。按照《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中的要求，“到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”，并逐步實現“存量數字化、增量電子化”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》總結“十三五”發展成效中指出“檔案信息化建設加快發展”。新《檔案法》增設檔案信息化建設專章，對新時期檔案信息化建設提出了具體要求，這也將成為未來高校檔案事業發展重中之重的工作。

二、高校檔案信息化建設的必要性

信息化時代，各高校逐步開發了人事、財務、教務、科研等一系列信息管理平臺，促使高校信息化建設工作日臻完善，但檔案信息化建設仍相對滯后。部分高校已為檔案館配備了計算機、掃描儀、復印機等設備，但由于檔案管理人員素質參差不齊，年齡稍長人員習慣使用傳統方式處理檔案查借閱等業務，導致掃描儀等硬件設備的功能沒有得到有效的發揮，沒有最大限度的提高檔案服務效率。近年來，國家檔案事業進入轉型、高質量發展時期，對信息化建設愈加重視。

新《檔案法》專門增加了“檔案信息化建設”一章，體現了大數據時代背景下，檔案信息化建設在檔案工作中的重要地位。要求“將檔案信息化納入信息化發展規劃、推進傳統載體檔案數字化和電子檔案管理信息系統建設、推進檔案信息資源共享服務平臺建設、電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”。[2]以上規定對高校檔案館信息化建設具有重要意義，也對高校檔案管理人員業務能力和管理水平提出了更高層次的要求。注重高校檔案信息化建設工作，可以提升高校檔案管理水平，有效實現檔案信息服務的網絡化、檔案資源的數字化、電子檔案管理的規范化，提升檔案資源管理成效。

三、提升高校檔案信息化建設水平

1.拓寬檔案信息資源傳播途徑，實現檔案信息資源共享。

“十四五”規劃要求擴大基礎公共信息數據有序開放，建設國家數據統一共享開放平臺。提升全民數字技能，實現信息服務全覆蓋。[3]網絡媒體拓寬了高校檔案信息資源的傳播途徑，豐富了高校檔案信息資源傳播形式，進而提高了高校檔案信息資源傳播效率。隨著網絡技術、云服務、多媒體處理等技術的普及和迅猛發展，極大的縮短了檔案信息資料從編研到被受眾知曉的時間。社交媒體的迅速發展，使每個人都能成為一個自媒體。社交媒體的交互性特點又使得每一個傳播主體都可以與受眾進行及時的互動。這就為提高高校檔案信息資源傳播效率奠定了夯實的科技基礎，使校內外人員在足不出戶的情況下，了解豐富多彩的高校檔案信息資源，進而提升人們對于民族文化的自信心和自豪感。

2.展示學校檔案建設成果，提升檔案資源管理成效。

在網絡科技高速發展并普及的時代，高校檔案館應通過檔案館官方網站、微信公眾號、微信小程序等平臺，展示學校檔案建設成果，如開辟學校知名校友、學子風采，歷史風貌，校史中的今天等專欄，讓學生了解、銘記歷史，讓社會關注、宣傳高校檔案文化;在檔案法律法規限定的范圍內，拓寬服務渠道，積極向社會提供服務，讓校內師生和社會各界人士了解高校檔案中關于學校教學、科研、管理等方面的信息，并通過檔案信息平臺，下載所需文獻資料。達到與其它高校、科研院所等機構開展交流與合作的目的，讓更多人了解高校教學科研工作，更好地呈現高校教學科研檔案較高的文化價值和學術價值;可公開的黨建檔案資源也應在高校信息化建設的背景下，以校內外師生檔案應用需求為導向，

通過檔案館官網設置查借閱鏈接，為師生員工提供檔案利用服務，并在官網及時發布黨史學習資料、校史資料。將珍貴的黨史資料制作成微視頻，定期在平臺分享。

3.適應時代發展需求，建立檔案信息化建設人才隊伍。黨的十八大以來，檔案高等教育在學科建設、人才培養、科學研究等方面取得了顯著的成績，為我國檔案事業的發展輸送了高素質、專業化的人才。部分高學歷優秀畢業生從事高校檔案管理、科研工作，優化了高校檔案管理工作者知識結構，為我國高校檔案事業注入了新鮮血液。在信息化建設背景下，檔案工作逐步向現代化方向發展，對高校及檔案工作管理人員提出了更高的要求。高校要大力支持檔案館進行信息化建設，購置安全可靠的信息化基礎設施設備。積極引進技術人才，加強對網絡數據的維護，建立一支檔案信息化建設人才隊伍，確保檔案信息化工作順利開展。高校檔案工作者應適應時代發展趨勢，提升業務素養與綜合能力，使高校檔案工作進一步向專業化方向發展。熟練掌握計算機信息技術，及時分析與處理檔案管理系統中的數據。積極參加檔案管理人員繼續教育，了解檔案行業最新發展形勢，掌握最前沿的檔案信息化業務知識。

參考文獻

[1]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2019：329—331

[2]中華人民共和國檔案法[2020-06-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

[3]中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議（二〇二〇年十月二十九日中國共產黨第十九屆中央委員會第五次全體會議通過）[N].人民日報，2020-11-04（03）

作者簡介：畢鵬瑤，女，33歲，館員，碩士研究生，牡丹江師范學院，現主要從事檔案管理、高校檔案文化研究。

注：*本文系《高校檔案館“一站式”云服務平臺構建研究》（項目編號：HGDK2020-3）階段性研究成果。