審計(jì)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

包園園

摘 要：審計(jì)檔案信息庫(kù)的建設(shè)是審計(jì)機(jī)關(guān)宣傳教育工作的重要組成部分，審計(jì)機(jī)關(guān)在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下對(duì)審計(jì)檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和處理，同時(shí)充分利用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)和利用有關(guān)檔案和數(shù)據(jù)，資源交換是為了充分利用數(shù)據(jù)，審計(jì)檔案中的信息，并確保審計(jì)檔案信息得到更有效的存儲(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案審計(jì);信息化建設(shè)

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容廣泛，主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。

檔案信息化建設(shè)的核心是檔案信息資源建設(shè)，包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各類數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)的成功與否，直接影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2審計(jì)檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1提高審計(jì)工作質(zhì)量和效率的必然要求

“黃金審計(jì)工程”的蓬勃建設(shè)和發(fā)展，標(biāo)志著我國(guó)審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案審計(jì)工作達(dá)到了一個(gè)新的水平。因此，必須加快審計(jì)檔案信息化建設(shè)，以適應(yīng)“黃金審計(jì)工程”的建設(shè)要求，提高市級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案審計(jì)工作效率，提高其公共服務(wù)水平。審計(jì)檔案工作是審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的信息化建設(shè)和管理，確保審計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和安全性，充分借鑒以往的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，是提高審計(jì)工作質(zhì)量和效率的必然要求。

2.2更好地利用審計(jì)結(jié)果的必要途徑

審計(jì)部門(mén)每年都會(huì)收到大量相關(guān)企業(yè)和單位的檔案，不僅包括政府的重大項(xiàng)目投資，還包括企業(yè)的資產(chǎn)覆蓋率等檔案。審計(jì)檔案信息化建設(shè)不僅可以對(duì)這些檔案進(jìn)行分類整理，還可以真實(shí)記錄和保存這些財(cái)政收支的真實(shí)性，形成完善的檔案審計(jì)信息系統(tǒng)，促進(jìn)其審計(jì)結(jié)果的積極有效利用。

3審計(jì)檔案工作的特點(diǎn)簡(jiǎn)析

3.1專業(yè)性

在本單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中，審計(jì)工作是一項(xiàng)具有一定特殊性的職能活動(dòng)，審計(jì)檔案是記錄其工作成果的直接體現(xiàn)。因此，審計(jì)工作的專業(yè)性在檔案的編制、歸檔和歸檔中得到了有效體現(xiàn)。

3.2程序性

在審計(jì)工作的過(guò)程中，有很多工作項(xiàng)，這些工作項(xiàng)都不能遺漏。一旦遺漏，將影響審計(jì)工作的有效性，使其無(wú)法正確反映本單位的各項(xiàng)事項(xiàng)。審計(jì)工作流程由確定相應(yīng)的審計(jì)對(duì)象、派出人員組成審計(jì)調(diào)查組、制定審計(jì)技術(shù)、向?qū)徲?jì)對(duì)象發(fā)出審計(jì)通知、實(shí)施具體的審計(jì)技術(shù)、出具相應(yīng)的審計(jì)報(bào)告、收集審計(jì)對(duì)象自己的意見(jiàn)、有效批準(zhǔn)審計(jì)報(bào)告、，最后確定審計(jì)結(jié)論和處理結(jié)果。因此，在開(kāi)展審計(jì)檔案工作的過(guò)程中，必須按照實(shí)際工作流程進(jìn)行，并對(duì)審計(jì)工作做出良好、真實(shí)的回應(yīng)。

3.3完整性

內(nèi)部審計(jì)檔案是由相關(guān)資料和內(nèi)容構(gòu)成的文件，檔案的內(nèi)容是密不可分的。通常，這些文件將在準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和終止階段之后形成，因此它們反映了審計(jì)工作的連續(xù)性和完整性。

3.4公正性

眾所周知，內(nèi)部審計(jì)是一種客觀公正的監(jiān)督活動(dòng)。相應(yīng)的審計(jì)部門(mén)將國(guó)家相關(guān)法律作為審計(jì)工作的依據(jù)，其審計(jì)結(jié)論也反映了法律的節(jié)能性和社會(huì)化性質(zhì)，而檔案工作則直接反映了這一經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)的有效性和結(jié)論。因此，在備案過(guò)程中，不僅要保證審計(jì)材料的真實(shí)可信，還要保證所有材料的簽字完整，盡可能體現(xiàn)自身的公正性。

4實(shí)現(xiàn)信息化管理是審計(jì)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)監(jiān)督的需要，審計(jì)辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)被認(rèn)為是提高審計(jì)工作效率和質(zhì)量的重要手段之一。審計(jì)技術(shù)正在從傳統(tǒng)的手工審計(jì)向計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)和計(jì)算機(jī)審計(jì)過(guò)渡。審計(jì)工作逐步實(shí)現(xiàn)電子化、無(wú)紙化。隨著越來(lái)越多的審計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)審計(jì)的深度和廣度將不斷擴(kuò)大。在計(jì)算機(jī)審計(jì)模式下，由于數(shù)據(jù)處理模式和存儲(chǔ)介質(zhì)的改變，數(shù)據(jù)處理正朝著無(wú)紙化的方向發(fā)展。因此，傳統(tǒng)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的審計(jì)線索不再完全存在于計(jì)算機(jī)環(huán)境中，生成電子審計(jì)檔案，只保存通過(guò)接口獲取的原始數(shù)據(jù)，為了最大限度地保留審計(jì)線索，使審計(jì)檔案內(nèi)容全面、完整。傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理的局限性不可避免地會(huì)出現(xiàn)。此外，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和管理決策的科學(xué)化，審計(jì)檔案作為信息資源的作用越來(lái)越明顯。如何使審計(jì)檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高審計(jì)檔案利用效率，充分發(fā)揮信息資源的作用，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和管理決策水平服務(wù)，也是審計(jì)檔案管理者需要思考的問(wèn)題。

5實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息化管理的途徑和方法

審計(jì)檔案管理要從傳統(tǒng)的手工管理模式向信息管理模式跨越，這是一項(xiàng)科學(xué)的系統(tǒng)工程。首先，在實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案數(shù)字化管理的初期，可以先實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的雙重審計(jì)檔案管理模式。二元管理模式成熟后，可以逐步過(guò)渡到無(wú)紙化審計(jì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存的審計(jì)檔案管理。管理人員收集、分類、排序、編碼、掃描和加密應(yīng)歸檔的審計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，然后將其輸入計(jì)算機(jī)。同時(shí)，將紙質(zhì)文件裝訂成冊(cè)存儲(chǔ)，使紙質(zhì)文件與電子文件形成嚴(yán)格的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，使用戶可以方便、準(zhǔn)確、快速地直接從計(jì)算機(jī)上查詢所需的文件信息資源。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，增加了歸檔工作量，但大大減少了日常管理和查詢的工作量。然而，這種管理方法簡(jiǎn)單實(shí)用，提高了檔案管理的工作效率和利用效率，使審計(jì)檔案的管理更加完整和規(guī)范。審計(jì)檔案管理人員可采用其他成熟的電子審計(jì)檔案管理軟件，并在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善，形成存儲(chǔ)、編目、加密、檢索、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)管理等功能齊全的電子審計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和在線查詢，豐富本單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

6審計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

在保證審計(jì)檔案完整性和真實(shí)性的基礎(chǔ)上，確保審計(jì)檔案的保密性。審計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息查詢應(yīng)以審計(jì)檔案的安全性為基礎(chǔ)。因此，在審計(jì)檔案管理中應(yīng)引入嚴(yán)格的制度措施，借助可靠的加密手段，充分授權(quán)審計(jì)檔案的查詢，為審計(jì)檔案的安全管理提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。并且可以在授權(quán)的基礎(chǔ)上查閱的審計(jì)檔案信息也可以確保數(shù)據(jù)庫(kù)資源不被破壞和丟失。檔案是審計(jì)工作中具有參考價(jià)值和憑證功能的資料，是記錄審計(jì)工作全過(guò)程的重要依據(jù)，是審計(jì)人員向?qū)徲?jì)人員學(xué)習(xí)的主要途徑。

7結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息化建設(shè)不僅是提高審計(jì)工作效率的重要舉措，也是實(shí)現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，為了適應(yīng)21世紀(jì)的高速發(fā)展，我們應(yīng)該做好審計(jì)檔案的信息化建設(shè)，積極解決存在的問(wèn)題，推進(jìn)審計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]譚國(guó)英.檔案信息化安全建設(shè)中的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2017（15）：271.