信息化背景下的社區(qū)檔案管理研究

許乃戈

摘 要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)信息管理也愈來愈多，但檔案的管理愈來愈繁瑣，技術(shù)要求也愈來愈高等。這樣，檔案管理工作的創(chuàng)新工作和可持續(xù)發(fā)展就變得特別關(guān)鍵。文章從檔案管理信息化問題出發(fā)，分析了開展檔案信息化建設(shè)的需要性，對(duì)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的新問題做出了總結(jié)，并探討了在數(shù)字化條件下文檔存儲(chǔ)管理模式的創(chuàng)新工作和發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息化背景;社區(qū)檔案管理;策略

引言

關(guān)于檔案管理的問題已受到普遍的關(guān)注，數(shù)字化管理已是歷史的趨勢(shì)。隨著時(shí)代的歷史前進(jìn)，檔案管理能力需進(jìn)一步的增強(qiáng)同時(shí)但效率亟待進(jìn)一步提高。檔案管理機(jī)關(guān)要達(dá)到這一要求，就必須將先進(jìn)設(shè)備和信息技術(shù)運(yùn)用到管理活動(dòng)當(dāng)中。為使管理變得更加科學(xué)高效，信息化將成為一種最高效的快捷途徑。本研究以現(xiàn)代化對(duì)檔案管理機(jī)關(guān)的影響為主要內(nèi)容，研究了在這個(gè)進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，并提供了可行性意見。

一、信息化時(shí)代下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法過時(shí)

目前，檔案管理部門工作人員仍然采取半傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理工作，存檔信息主要通過紙質(zhì)文書錄入，而在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的年代，要處理的數(shù)據(jù)信息也越來越多，由于主要通過紙質(zhì)文書錄入存檔，信息很容易遺漏或缺頁，如果存檔數(shù)據(jù)信息不全面，單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展就會(huì)受影響[1]。同時(shí)，用信息化手段管理資源也只是為了處理記錄信息，而只是實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的分類整理方式，不便于對(duì)今后資源的檢索和調(diào)用，從而導(dǎo)致了出現(xiàn)形態(tài)性、單一性的記錄數(shù)據(jù)方式。

（二）檔案管理不受重視

一般都認(rèn)為檔案管理只需要整理資料記錄，不需要整合，甚至有些公司的檔案經(jīng)理還兼任著企業(yè)的某些職務(wù)，沒有專心從事檔案管理事業(yè)。另外，許多公司主管都覺得歸檔管理很重要，沒有為企業(yè)創(chuàng)造真正效益，缺乏管理的必要。而資料保管往往是企業(yè)開展運(yùn)作中最為關(guān)鍵的一環(huán)，缺少了資料保管業(yè)務(wù)將無法開展。如，若資料保管員工長(zhǎng)時(shí)間忽略了自己的職責(zé)，企業(yè)工作人員的信息就會(huì)流失，企業(yè)合作伙伴的信息就會(huì)遭到泄漏，公司今后在對(duì)某些信息進(jìn)行操作時(shí)出現(xiàn)信息遺落，不能正常運(yùn)行。

（三）檔案管理信息更新不及時(shí)

信息化時(shí)代背景下，公司必須把檔案管理工作放在關(guān)鍵地位。但由于數(shù)據(jù)增長(zhǎng)過快，檔案管理工作人員必須不斷更新工作技術(shù)和更換儀器設(shè)備。如果檔案管理部門效率沒有提升，就很容易影響整個(gè)企業(yè)的工作進(jìn)度，甚至出現(xiàn)了耽誤整個(gè)項(xiàng)目工作進(jìn)度的現(xiàn)象。大部分企業(yè)雖然都安裝了信息化工程的文檔存儲(chǔ)設(shè)備，但是由于相應(yīng)人員知識(shí)不夠，認(rèn)知水平良莠不齊，信息系統(tǒng)沒有很好地進(jìn)行運(yùn)用，從而導(dǎo)致了大批公共資源的耗費(fèi)[2]。而且信息更新不及時(shí)，設(shè)備使用率低下，也造成了信息系統(tǒng)效率低下的這一局面。

（四）信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系還未建立健全

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是中國(guó)文檔信息化發(fā)展的主要基礎(chǔ)之一，盡管現(xiàn)有一些技術(shù)規(guī)范已經(jīng)出臺(tái)，但還無法實(shí)現(xiàn)中國(guó)文檔信息化建設(shè)高速、合理的增長(zhǎng)。如利用相關(guān)信息技術(shù)，使現(xiàn)有各種高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和與各級(jí)文檔局?jǐn)?shù)字資源庫互連的管理工作無統(tǒng)籌性技術(shù)規(guī)范，使館藏文檔電子化管理操作還急需系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范，電子文檔網(wǎng)站信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用管理工作的技術(shù)規(guī)范系統(tǒng)還需要進(jìn)一步健全。

二、檔案管理模式創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人才是整個(gè)創(chuàng)新體系的基礎(chǔ)所在，人才隊(duì)伍素質(zhì)的好壞可以直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理的發(fā)展成效。因此，企業(yè)管理方面，必須加強(qiáng)對(duì)檔案保管人員的培訓(xùn)力度，盡量的借助企業(yè)人才來給員工提供一個(gè)更大的進(jìn)修和培訓(xùn)平臺(tái);另外，也必須建立起一個(gè)公平合理的激勵(lì)機(jī)制，繼而從根本上提高檔案保管人才的專業(yè)主動(dòng)性[3]。

（二）創(chuàng)新檔案資料使用方法

目前，在許多企業(yè)中的檔案管理機(jī)關(guān)確實(shí)都無法拿出更多的資金，來同資金投入到檔案管理工作的改革創(chuàng)新工作中，可是采用合理可行的資源使用方法卻可以很好的填補(bǔ)這些缺陷。長(zhǎng)此以往，伴隨著中國(guó)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步和發(fā)展壯大，一個(gè)企業(yè)的實(shí)現(xiàn)速度將會(huì)日益增長(zhǎng)，繼而還可以在行業(yè)市場(chǎng)中為自身爭(zhēng)取更多的份額。

（三）強(qiáng)化了檔案管理的信息化軟硬件設(shè)施和檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用體系建設(shè)

各級(jí)各類政府檔案機(jī)關(guān)可借助現(xiàn)有的工作成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)，將辦公自動(dòng)化、政務(wù)上網(wǎng)工程、互聯(lián)網(wǎng)站管理等系統(tǒng)連通，以各級(jí)檔案部門的局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，連接計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。，以全國(guó)各大檔案機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)為依托，聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的軟硬件設(shè)施的管理與使用還必須建立先進(jìn)的應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用體系的建立是檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。

結(jié)束語

綜上所述，檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)是目前全國(guó)檔案管理工作中存在的一個(gè)迫切任務(wù)。我們要深入了解檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義，并進(jìn)一步研究和廣泛運(yùn)用檔案信息資料，以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭立. 基于信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的社區(qū)檔案管理研究[J]. 山西檔案，2018（3）：135-137.

[2] 林慧玲. 信息化背景下的社區(qū)檔案管理研究[J]. 蘭臺(tái)世界，2013（32）：72-73.

[3] 楊倩青. 常態(tài)化疫情防控下社區(qū)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 北京檔案，2022（5）：42-43.