淺談民政檔案重要性及科學管理方法

文/鄔華東

民政檔案工作是民政工作的重要組成部分和基礎。充分認識民政檔案工作的重要性，將民政檔案作為直接關系到人民群眾利益息息相關的重要工作，十分必要。民政檔案工作是民政事業的重要組成部分，其檔案涵蓋了民政事業發展變化的絕大多數數據信息，能夠在民政事業發展中發揮特有的信息依據和參考價值。民政檔案的數據信息豐富，除了在民政事業發展中發揮重要作用，在社會發展以及百姓生活上都可以發揮重要的信息價值，直接促進民政事業的發展。但當前民政檔案管理工作中存在一些問題，需要我們認真對待，采取有效措施，盡快加以解決。

1 民政檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理意識較為薄弱

當前，一些民政檔案管理人員對檔案管理的重要性、內容以及效果不以為然；也有一些人認為檔案管理工作不是一項具有專業性或者實質性的工作內容，其工作簡單、單調，只是對檔案信息進行記錄、存儲、保存，并沒有可以創新和再次發揮的空間，檔案管理沒有多大難度，只是一份非常輕松的閑事。因此，在檔案管理的工作意識上，難免會有人表現出懈怠、無所謂、不積極等情況。因為工作態度散漫，沒有一定的專業意識，從而導致了檔案管理工作停滯不前，檔案管理的有效性也難以得到保證。一些人在檔案管理工作過程中出現檔案破損、丟失、記錄失真、記錄模糊等基本錯誤，無法保證檔案的真實、準確，其專業性十分堪憂。

1.2 檔案管理人員業務素質較低

由于目前很多檔案管理人員的檔案管理意識較低，沒有對檔案管理有足夠深入的調研，導致對檔案管理的方法掌握不夠全面，沒有經過深入的研究和學習，影響了檔案管理的科學創新，導致檔案管理難以有質的提升。還有很多檔案人員缺乏上進心，不具備專業學習的積極心態，對待檔案管理的專業性不夠重視，容易出現敷衍了事的情況。因為態度不夠端正，進而導致業務素質偏低，降低了檔案管理的整體效果，降低了檔案管理的綜合水平，給檔案管理也帶來了很大的技術限制。一些人員的專業能力不夠強，檔案管理的水平的提高受限，很多檔案管理的優化研究難以開展，導致檔案管理陷入瓶頸，難以有較大的改進和發展。

2.3 檔案資料殘缺

民政部門由于涉及的工作事項較多，其檔案內容多樣、檔案材料復雜。在本身就比較復雜的檔案資料背景中，再加上檔案管理人員專業素質較差，進一步導致檔案管理工作效率低下，檔案收集不齊全，出現檔案資料殘缺的情況。據了解，還有小部分民政業務工作人員出于對自身工作便利性的考慮，私自保管民政檔案資料，這無疑違反了檔案管理的相關規定，也給檔案管理工作造成了極大困擾，造成檔案資料的不齊全完整，給后期檔案利用造成隱患。

2.4 民政檔案資源開發利用率低

一些民政部門和單位的檔案資料內容比較雜亂，有的隨意安放，其主題分類也并不明顯，存放位置不夠具體，這也導致了檔案使用的難度加大，很多檔案信息都是存放后再也沒有拿出來使用過。這也可以看出當下檔案搜集整理后的分析利用率較低，民政檔案管理難以發揮出其價值。當價值得不到體現，檔案管理的從業者也會愈發難以感受檔案管理的意義，愈發沒有專業意識，對待檔案管理的工作態度也會更加散漫。如此往復，就會對民政檔案管理造成一個惡性循環，影響檔案管理質量和水平的提升。

3 民政檔案管理存在問題的解決對策

3.1 加強對檔案管理重要性的培訓

針對絕大多數檔案管理人員意識薄弱的問題，要注意加強對檔案管理在職人員的檔案重要性培訓，通過培訓使其形成統一觀念，知曉檔案及時整理、及時糾正的重要性。上到領導，下到各個工作人員都要進行不同崗位的職業培訓，了解每個崗位人員應該履行的職責，了解自己的工作要求。在培訓中，還要強調各個工作人員提高管理意識，能夠主動承擔職責，為了確保檔案管理的成果，定期進行檢查考核，要求每個檔案從業人員都深刻領會檔案內容，能夠對檔案制度逐一學習，對于一些犯基礎錯誤的檔案人員要職責到人，獎懲到人。防止有人無視檔案管理的相關規定，進而破壞檔案管理的基本內容，造成檔案管理的整體水平降低。為了保證檔案管理的有效性，還可以定期組織人員進行對檔案內容的整理檢查，當發現有檔案信息錯誤的情況時及時調整。另外，還要注意對檔案管理中出現的缺失、漏洞、無序等問題進行統一的整改，避免這些錯誤擴大化，也避免這些錯誤造成對檔案管理的更大影響。

3.2 建立檔案管理制度，對檔案管理人員進行專業培訓

為了提高檔案人員的專業素質，加強檔案管理人員的綜合水平，可以進一步建立檔案管理制度，通過對檔案管理人員的專業培訓和針對性考核來檢驗每個檔案參與者的工作能力。對于一些考核不過關或者檔案能力不足的管理人員就要根據其短板進行針對性訓練和統一安排的重新學習。為了加強檔案管理人員的考核制度，體現對員工的因材施政，在每個檔案管理的相關部門中建立檔案管理能力小組，小組里選優秀代表作小組組長，組長主要責任是對組員的檔案管理水平進行統一管理。當有成員出現能力偏差的情況時，及時反饋，及時組織成員之間進行互相研討學習。通過此種方式，增進每位小組成員之間的溝通交流，提高各個小組的綜合實力。為了提高小組成員積極性，可以在組內建立獎懲制度，對優先過關的給予獎勵，對多次嘗試仍未通過專業水平測試的要給予一定處罰。除此之外，以小組為代表，每個組員之間要結合當下檔案管理的某一步驟定期提出一個創新措施，用來不斷提升對檔案管理步驟的熟練程度，以及鼓勵小組成員的創新與實踐。

3.3 建立合理的檔案管理流程

為了避免檔案管理在檔案信息收集中出現檔案資料殘缺的情況，可以通過建立檔案管理流程進而優化檔案管理的整體秩序，完善檔案的各部門工作內容。將檔案管理的流程細分為單獨的各個部門和單位，對每個單位都職責到人，將任務都做好分配，只有責任明確、程序清晰，才能避免有人在某一流程中出錯。還有，為了對檔案殘缺情況做到盡可能的修補，還可以建立階段性的審核體制，在階段性的審核中注意對各項問題的及時完善和補充。通過對工作人員的工作水平能力加強，在每個階段的審核中遇到問題時及時進行上報和修補，進而以時間節點為分階段目標，更好地完成整體工作，增強工作整體的協調性，進一步確保檔案管理的綜合水平。

3.4 及時整合檔案信息

為了進一步加強對檔案信息的整理，加強檔案信息的利用率。各個檔案管理工作者要注意及時對檔案信息進行整合，尤其是一些重要的檔案內容，還有一些時事熱點的檔案咨詢，要能夠第一時間進行檔案信息的反饋和記錄，將這些常用的檔案內容做好整理，也能避免在需要使用時因為檔案資料搜尋時間而延誤工作進程。還要組織有關工作人員及時地整合檔案咨詢，將各個檔案資料做好分類。

4 民政檔案科學管理方法解析

4.1 加強檔案的收集與整理

為了確保民政檔案的內容真實有效，各個檔案管理相關人員要注意及時錄入，要能夠體現檔案管理的及時性，同時，對一些重要的檔案內容要進行備份處理，以防止檔案信息的遺漏。還有組織人員定期進行對檔案資料收集中的檢查、走訪等多個活動。還有，在信息技術的檔案融入中，為了進一步保障檔案檢索的優勢，要注意對線上線下檔案平臺的多重維護和基本建立，由此才能確保整體的檔案工作有效可行，確保民政檔案管理能夠正常運行。

4.2 規范微機管理

微機管理作為民政檔案管理最基礎的工作之一，要充分結合民政檔案的大數據特性，進行第一時間的數據錄入，通過對數據的合理分類和科學檢索，確保檔案數據的精準性和準確性。在檔案信息的檢索效率提高中，合理地使用檔案主題分類，創建檔案信息的內容檢索也能夠完善檔案的信息化處理，提高檢索的質量和速度，尤其是對于一些機密檔案，檢索的內容和過程要盡可能快速、專業。

4.3 提升民政檔案管理人員的專業素質

民政檔案作為對每個群眾的基本信息記錄，與每個人的自身利益是高度相關的。在民政檔案管理人員的專業素質培養中，除了基礎的工作素質，還包括職業道德素質，對一些在崗的檔案人員要盡可能實行一崗制，減少崗位之間的流動。同時，還要定期給每個工作人員進行崗位專業性的培養和綜合性提高，在實訓的過程中不斷增進成員對檔案工作的認識和理解，在專業素質的強調中不斷提升對檔案工作的意義領悟。

綜上所述，在有關民政檔案重要性與科學的管理方式研究中，結合目前民政檔案管理存在的部分問題，因人員意識薄弱以及體制不夠、資料不齊全等問題產生的檔案管理缺陷，這些從某一方面來說，嚴重影響了實際檔案信息的使用率，無法將檔案信息的真正價值發揮出來。因此，在相對應的結構完善和技術提升中，要通過加強認識、改進制度、建立檔案、整合信息來進一步避免檔案信息優勢被埋沒。同時，為了提高之后民政檔案的科學管理方法，適當地加強檔案的收集與整理，提升管理人員專業素質、增設先進的基礎設施、加強法制觀念養成等這些都能夠進一步體現民政檔案管理的科學性，能夠有利于民政檔案管理的整體建設，也能夠展現民政檔案的優化創新。民政檔案管理作為關乎民生、服務民生的重大機制，只有加強開發和利用，充分體現其政務公開的優勢，才能發揮民政檔案管理的有效性，增強民政檔案管理的程序創新，助力于民政檔案擁有更開闊的發展前景。在當今大數據時代背景下，想充分實現檔案管理的現代化模式，要確保在民政檔案管理中從人員到檔案管理流程都體現一定的科學性，并且具備現代化管理的基礎技術建設。今后，針對民政檔案管理的綜合性優化我們還會展開更加深入的調研，以便能夠提出更加科學合理的有效措施，從而加強檔案管理的整體性提高，為檔案管理開創出更智能化的管理模式，讓民政檔案更好地服務于群眾，服務于人民。