對數字檔案館的理性思考

桑吉江初

摘 要：與傳統檔案作為檔案保存的重要基礎不同，數字檔案是電子信息的重要儲存庫，信息的獲取和存儲不受時間和空間的限制。與傳統檔案管理相比，數字檔案有很大的不同，同時又有一定的關系：數字檔案是傳統檔案的開創性創新和延伸，管理水平大大提高，管理技術大大改善。但是，在檔案維護方面，數字歸檔不能禁止傳統歸檔，打印文檔優先于電子文檔。

關鍵詞：數字檔案;檔案維護;管理水平

引言

數字檔案的定位過程面臨著難以達到預期結果的問題，由于數字檔案的技術缺陷，以及難以保證其文獻性和原創性。數字檔案可以是傳統檔案的一部分，但不能成為辦公自動化和電子政務的一部分，必須科學合理地放置在數字檔案系統中。

1 對傳統檔案與數字檔案的比較分析

傳統檔案館傾向于收集不同類型的信息，并對其進行有效的處理和存儲。此外，檔案館還結合用戶需求提供檔案信息服務。傳統檔案的一個顯著缺陷是檔案發展過于注重檔案的加工、收集和儲存。當存儲安全與用戶需求不一致時，需要確保安全性。此外，傳統檔案的檢索能力相對較低，存在許多不足之處，進一步直接影響著信息的發展。檔案的發展需要完善，但傳統檔案不能提供這些。傳統的檔案材料更豐富，離使用者更近，仍然受到大眾的廣泛歡迎。因此，在未來很長一段時間內，傳統的檔案也會有一個基本的格式。與傳統檔案不同的是，數字檔案基本上是對不同類型、不同格式的信息進行合理的處理，并以數字形式存儲。數字檔案是網絡和信息技術時代的重要產物，數字檔案隨著信息技術和網絡的發展而迅速發展。由于計算機技術的發展導致各個領域的發展和數字檔案的出現，數字檔案最顯著的特點是數字存儲、網絡廣播、多媒體處理的多樣性，更方便，不受地點和時間的限制，比傳統的歸檔更高效，服務更快[]。

2 數字檔案的功能

2.1使用分析

數字歸檔是以數字形式對檔案信息進行收集（包括相關檔案信息資源的定位、檢索和用戶訪問等服務），組織排序和“工作方法”，為檔案信息領域的用戶提供信息服務。因此，數字檔案應實現以下主要功能：檔案信息多媒體的數字化;檔案信息的存儲與管理;為廣大用戶有效獲取檔案信息;數字檔案信息的檢索、發布、傳輸、管理和維護;數字檔案信息系統的保護與檔案信息保護等。

2.2管理角度分析

數字化歸檔是建立在檔案內部操作高度自動化的基礎上的。在線用戶和遠程用戶都可以訪問OPAC（交互式公共目錄）。它可以通過互聯網訪問檔案館中的數字檔案資源以及檔案館內外可用的其他多媒體工具。

2.3技術支持角度分析

數字檔案資源、服務和技術是數字檔案的三大要素之一。數字存檔技術是支持信息的關鍵。一方面數字檔案依靠互聯網絡系統，需要信息技術的支持。網絡技術、信息處理與傳輸技術、分布式信息處理技術、安全與隱私技術、可靠性技術、海量用戶訪問文件技術、新型搜索方法、海量信息存儲技術等，而數字歸檔則以計算機可訪問的格式在多媒體工具中表示、存儲、處理和傳輸數字歸檔信息資源。因此，除了需要信息技術支持外。數字歸檔還需要有規范的標準，如元數據標準、數字歸檔信息形成標準、數字歸檔信息格式標準、數字歸檔信息檢索標準、數據庫標準等。從技術的角度來看，技術和標準構成了數字檔案館存在的基礎。

3 對數字檔案館成本效益的理性思考

目前，我國大多數檔案工作人員對成本效益沒有一個高性價比的概念，檔案管理傳統上不重視檔案管理的成本效益比。德欽縣國家綜合檔案館在檔案維護過程中，對于檔案維護和保存的費用是否超過了檔案本身的成本，一直沒有引起足夠的重視。這通常會導致兩種現象。由于信息本身的價值，或者一些已經失去價值的檔案仍然保存，資金的嚴重浪費，一方面是財政資源的利用效率低下，另一方面是許多最有價值的檔案沒有得到充分的保護，而像正常的材料一樣儲存，以及由于缺乏經濟效益，材料與投入之間的不平衡，都不可避免地對檔案工作產生重大影響。在建設數字檔案的過程中，需要花費大量的資金。數字檔案不是一次性投資，這并不奇怪。數字檔案需要后續維護，維護成本很高。與傳統檔案館相比，檔案館的正常、穩定運作需要不斷投入。數字存檔的成本更高，值得建立一個數字存檔嗎？結果究竟有多有效，這個問題值得冷靜地考慮[]。

4 關于建設數字檔案館的思考

在數字檔案的建設中，要充分認識到，數字檔案的存檔并非永不落伍的。數字化檔案的建設是一個復雜的、大規模的工程。大型工程的成功要求新技術和充足的資金的支持，這樣的理念促使人們就目前的情況達成一致并進行分析。目前，我國大部分的檔案館都認為，目前的問題與困難在于經費不足。然而，在數字檔案的建設中，存在著諸多問題，不僅僅有經費的問題，也有技術問題和非技術問題。

5 結束語

然而，創建數字檔案要想立即取得成功，幾乎是不可能的，這需要考慮各種因素，考慮數字檔案和傳統檔案之間的差異，并監測數字檔案管理的定位和成本。還應注意建立數字檔案的有效、循序漸進的過程。必須對優先事項作出明確區分，只要建設有可能，一切都需要做。

參考文獻

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