信息技術在醫院檔案管理工作中的運用探究

周曉

摘要：信息技術在醫院檔案管理工作的運用剛開始起步，如果想讓可持續健康的發展，需要醫院檔案管理。這些年互聯網技術得到了飛快的發展，信息技術被應用到社會中各個領域中，為其他行業的改革創新帶去了新的動力。在醫院檔案管理工作中信息技術的融入也帶來了新的生命力，有有效的提升了工作效率，原有紙質工作形式被完全的取代，無紙化辦公在檔案管理工作中變成了可能。

關鍵詞：信息技術;醫院檔案;檔案管理

1信息技術對醫院檔案管理的促進作用

（1）信息技術讓醫院檔案管理工作更加規范化。以前的人工管理方式容易產生誤差，對檔案的完整性和真實性都有著較大的挑戰。將先進的信息技術融入醫院檔案管理工作能夠保證數據的長期保存，有利于檔案管理工作朝著更加專業，更加規范的方向發展。（2）紙質檔案的完整性。醫院檔案資源服務工作一直是醫院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時，就能夠體會到醫院檔案管理是否符合人性化、服務化的全新理念。以往的醫院病歷檔案調閱是需要患者到醫院病案科進行現場調檔并復印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復印過程中容易造成紙質檔案的破損，不利于紙質檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運用有效緩解了這一個難題。人們在借閱檔案時，只需要在網上提交申請即可，后臺檔案系統客戶服務專員通過點對點交接信息，在線發送用戶所需檔案資源信息，真正實現了無紙化辦公方式，從而有力保護了紙質檔案的完整性。（3）提升歸檔效率。醫院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時，受到檔案管理工作人員專業技術的局限性，容易出現歸檔類目錯誤的情況，即使后期核查檔案過程發現了這個錯誤，糾正起來也非常困難，這也嚴重影響了醫院檔案歸檔工作的進度，導致工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內容中的關鍵詞輸入到檔案信息系統中，系統就會自動識別出檔案內容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據檔案目錄表查找類目，解放了工作人員的手工勞動，讓我們的檔案管理工作人員有更多的時間去鉆研專業技術，深度開發檔案信息資源利用與服務，在提升檔案歸檔效率的同時，也進一步精確了檔案歸檔編號，讓醫院檔案管理工作更趨向規范化和科學化。（4）信息技術的應用增強檔案使用率。降低檔案重復率醫院的醫療檔案是每個科室所有患者記錄的集合，傳統的檔案管理是依靠人工來完成的，這就容易出現數據重復、內容重復的情況，而且不易被查找出來。信息技術就能夠有效的找到資料中的重復數據，自動篩查，讓每一條醫療檔案都是精準的。在檔案的歸檔環節，信息技術的應用能夠以最快的速度去把所有信息分類，這樣就能夠提升檔案的使用效率。（5）滿足保管期限。檔案的保管期限是依據檔案管理條例中的相關要求執行，醫院檔案管理有別于其他行業的檔案管理工作，從患者的第一次就醫到最后一次就醫往往跨度年限十分長，這就使得檔案管理工作量十分巨大。而信息技術運用有效的滿足了保管期限。

2信息技術融入檔案管理工作中出現的問題

（1）管理理念落后。醫療事業的進步與醫院檔案管理工作密不可分，然而在醫院很多領導眼中，醫療業務技術的精進比檔案管理工作更為重要，有些醫院將醫院檔案管理工作邊緣化，視其為可有可無的一個工作環節，也是這種落后的檔案管理理念影響了醫院檔案管理信息化建設的腳步，致使檔案管理工作還停留在手工操作的層面上，沒有展示出信息技術對醫院檔案管理工作的積極作用，浪費了珍貴的檔案信息資源利用價值。（2）信息技術檔案管理方式沒有完善的規章制度。醫院檔案管理的相關制度是保障工作能夠順利進行的基礎，信息技術應用后，檔案管理的制度也需要做出一定調整，尤其是在數據的提取環節，怎樣能夠保證信息的安全，讓工作流程更加的順暢是在當下比較重要的研究議題。目前很多醫院雖然利用了信息技術，但相關的政策和制度沒有制定完成，或者制定了相關制度卻在很多細節之處存在不完善的地方，在工作中容易造成疏漏導致檔案信息出現誤差、信息提取不到等現象。（3）檔案服務單一。醫院檔案服務功能較弱，一般只針對醫院內部科研工作和患者病歷檔案調取，沒有真正發揮出醫院檔案資源在社會發展中的重要價值，檔案管理工作還處于保管狀態，且檔案服務項目較為單一，有關部門長期忽視檔案資源利用工作。雖然很多醫院已經意識到檔案管理工作的重要作用，開始著手構建了檔案信息管理系統，卻在模塊設置上考慮不周全，僅僅只有幾種功能，無法滿足人們對醫院檔案資源的需求。

3促進病案管理的信息化進程

（1）利用網絡技術對患者制定電子檢驗報告單。傳統的檢驗報告單，經常出現胡亂張貼、丟失、錯亂等情況，對病案管理工作極為不利，要利用高新科技的發展，促進檢驗報告單的有效管理。可以實現檢驗報告單用電子的方式進行傳輸，不僅能夠節省紙質的傳遞和翻閱所耗費的時間，及時快速的找到要查閱的病案資料，而且能夠進行共享，有利于醫護人員進行學習和查詢。電子檢驗報告單可以自動根據時間順序進行排列，同樣能夠為查詢和翻閱提供便利，有效幫助醫護人員能夠快速的找到需要的病案信息。（2）建立全方位的監控系統，提高病案管理的安全性。病案資料包括著大量患者的個人資料以及診療記錄，屬于個人隱私，并且具有法律效應，不能隨便進行更改，要保證病案資料的安全性和準確性。要利用高新技術加強計算機網絡的安全性，避免出現網絡入侵，竊取、更改病案資料情況的出現，對病案資料的安全管理工作做好全方面的監控，并且能夠實現對病案資料的自動檢測工作，出現病案資料的缺失、錄入錯誤以及沒有及時進行資料錄入等情況，都能夠發出警示，促進管理人員對病案資料實現更加有效的管理。（3）維護網絡安全。在進行醫院檔案管理的安全層次進行劃分時，要對各方面因素進行全面、系統的考慮，并根據層級與管理的不同來設定針對性的訪問權限，派專業的系統管理人員來負責對用戶進行指導，對敏感信息給予適當的監控，將其中常見的安全隱患給予及時的發現和排除。同時還可以借助一系列物理手段來確保網絡安全，如防火墻、身份認證與加密技術等。防火墻技術被更多的應用在被安全隔離的計算機網絡系統上，不僅能夠對外部網主機或用戶進行有效的限制，而且在獲取允許的情況下才可以對檔案信息進行訪問。（4）提高人員素質。在進行醫院檔案信息化建設的過程中，為了確保其工作的效率和質量，就需要做好管理人員的培訓與教育工作，讓他們更好的了解和掌握醫院的基本情況，如部門設置、工作分工和職能特點等，更好的培養復合型優秀人才。還需要加大管理人員對醫院相關部門業務知識和業務活動的了解與掌握，并根據工作的實際情況來開展醫院檔案信息化建設，以更好的發揮醫院檔案的實際作用。

結語：信息化技術不斷發展的今天，越來越多先進的技術手段被應用到醫院檔案信息化建設之中，有效的提高檔案管理的效率。我們不僅需要清醒的認識到醫院檔案信息化的重要性，而且還要對檔案管理制度進一步完善，對醫院信息管理設備進行配置，不斷提高檔案服務的水平。還要加強對檔案管理人員的專業技能和職業素質的培養工作，保醫院檔案信息化的質量。

參考文獻：

[1]武增華.平丹丹.醫院檔案管理在醫院文化建設中的價值分析[J].辦公室業務，2020（01）.

[2]孟慶楠.研析現代信息技術在醫院檔案管理中的融入[J].中國科技投資，2019（13）：144-144.

[3]胡靜.現代化信息技術優化病案管理的運用[J].大家健康，2014，#3（15）：331.