論不動產登記檔案信息化管理現存問題與解決辦法

文/王 榮

21世紀是信息技術蓬勃發展的新時代，各行各業均憑借著融合信息化元素，實現了自身的飛速增長與突破。行政事業單位作為公益性的社會服務部門，發展的核心宗旨即如何更好地“為人民服務”。不動產登記中心作為登記不動產權屬的重要行政事業單位，每日工作量大，這也從另一層面意味著不動產登記檔案的基數在不斷增長，實現檔案管理工作高效、安全開展的訴求早已迫在眉睫。“不動產登記檔案信息化管理”這一概念的提出，使得傳統紙質化、純人力的管理模式迎來新的發展機遇。國內學者研究發現，開展不動產登記檔案信息化管理工作，將有助于不動產登記檔案管理工作整體效能提升。本次研究，旨在探討該項改革過程中可能面臨的問題，并提出一些解決辦法，以饗同道。

1 開展信息化管理的意義

1.1 有助于管理效能的提升

既往不動產登記檔案的管理工作繁重，需要頻繁處理檔案利用相關事務；一旦遇到人手不充足的情況，不動產登記檔案的管理工作開展效能將進一步下降。不動產登記檔案信息朝著信息化的方向發展，借助互聯網消息傳遞及時性，以及信息化平臺半自動化辦公能力的支持，能夠有效改善檔案管理部門的整體辦公效率，至少在檔案的歸檔提醒、審核、借調上更加便捷，可以實現原地一鍵操作，有效釋放工作精力，從而更好地應對其他不動產登記檔案管理工作。

1.2 有助于管理資本的節省

以消息傳遞及時性舉例，當檔案管理部門需要就工作問題請示領導，而領導無法決策，需要進一步請示上級主管部門時，通過信息化平臺能夠更好地將問題打包發送至主管部門，避免路途上的時間成本與經濟資本浪費問題。同時，不動產登記檔案信息由既往的紙質化管理，全面轉向電子化管理，有效節省了紙張費用、打印費用、庫存費用乃至甚至人力成本，大大節省了單位管理資本。未來，不動產登記檔案信息化管理平臺內一些新的功能將在遵循便捷性、規范性、全面性的原則上陸續開發，關于信息化平臺節省不動產登記中心管理資本的優勢，還將被進一步放大。

1.3 有助于檔案長久保存

不動產登記檔案信息全面轉向電子化，不僅是擺脫實體儲存管理對人力資源的占用問題，更是直接解決了紙質文件的空間占用問題。電子化檔案的出現，徹底解決了既往紙質檔案容易被蟲蛀、霉變、遺失等風險。只要儲存得當、備份科學，借助信息化平臺與大數據技術，理論上就能實現不動產登記檔案的永久保存期望。另外一點重要意義在于，不動產登記檔案的保存有效性還體現在檔案的“真實性”上——既往紙質檔案在利用過程中，不法分子有大量機會篡改檔案信息，導致檔案最終的真實性欠佳；通過信息化平臺開展不動產登記檔案存儲工作，可以通過設立權限的方式，限制借閱人員的修改權限，即使有修改需求，不動產登記檔案也會永久保留修改信息，便于后期信息找回。簡言之，利用信息化技術存儲不動產登記檔案，能夠保障檔案真實性，進而滿足檔案的長久、安全保存需求。

2 現存問題

2.1 信息化開展不到位

目前國內不動產登記檔案管理工作的開展，多數仍舊集中于老舊的紙質化管理模式。還有部分單位雖然落實了信息化改革工作，但執行不到位，就會導致內部不動產登記檔案管理工作的開展始終處于“半自動化”的狀態。總而言之，信息化工作開展不到位，將極大程度上制約我國不動產登記檔案信息化管理工作的深入推進。

2.2 后期管理不達預期

即使不動產登記檔案信息化平臺的搭建符合預期，但作為平臺的實際操作者與管理者，若后期人員業務素養跟不上，出現人員整體信息化水平不達預期的問題，同樣會制約不動產登記檔案信息化管理工作的開展。

2.3 平臺安全維護機制欠缺

近年來，我國在不動產登記檔案信息化建設工作上，將更多的精力與資本投入在了平臺建設當中，受人員認識等因素的影響，我國不動產登記檔案信息化平臺配套的安全與維護機制缺失，將一定程度上制約不動產登記檔案信息化管理工作的開展。

安全機制“看不見摸不著”，因此易被相關崗位工作人員忽視。目前國內不動產登記檔案信息化建設安全機制建設不足的表現在于：（1）安全機制缺失，不動產登記檔案信息化平臺運行過程中，未搭建對非法操作的攔截與報警程序；（2）安全機制使用不充分，人員為避免硬件端的操作卡頓，經常性地手動關閉安全防火墻軟件，同時缺乏安全意識，在關閉防火墻的情況下，隨意使用未建立信任的外接硬件，或登錄不信任的網址，導致病毒接入，平臺信息受到威脅。

維護機制屬于具體工作，但仍舊存在一些問題：（1）平臺管理者為避免麻煩，不按照規定對硬件與軟件進行基礎維護，且使用上存在不規范行為；（2）不動產登記中心未能建立健全平臺維護機制，維護工作主要由一方，如操作者承擔，這種維護機制下，既無法保障平臺的全生命周期維護，也無法保障維護的權威性；（3）維護機制缺失，從領導到基層職工從不關注對不動產登記檔案信息化平臺軟硬件的維護。

3 原因分析

3.1 缺乏認識

在不動產登記檔案信息化管理工作中，由于人員缺乏相關認識，導致對具體工作開展的重視度不夠，引發工作流于形式的問題。因認識不足，即使不動產登記檔案信息化管理各項制度均已建立健全，但人員依制而行的動力不足，同樣會使得具體工作的開展欠規范，引發信息化工作落實不到位、后期管理不達預期等問題。

3.2 缺乏人才

人才匱乏，使得信息化平臺的設計不合預期，極有可能出現平臺安全機制與維護機制欠健全的問題，導致不動產登記檔案信息化管理工作的開展停滯不前。又因缺乏人才，后期平臺的使用同樣面臨規范性欠佳的不足。人才隊伍的組建是一項動態且長期的過程，為保障該項工作理想落實，領導者與人事部門的相關認識需端正。

3.3 缺乏培訓

缺乏培訓，導致相關人員綜合業務水平難有提升。信息技術人員技術滯后，導致信息化平臺的構建不合預期要求；信息化管理基層崗位人員水平不足，可能導致信息平臺的使用質量不高，或具體業務的開展水平不足。

3.4 缺乏經費

欠缺經費將嚴重制約信息化平臺的建設，同時不利于人才培養與人才招聘工作，進而使得后期管理面臨高端人力資源緊缺的問題。

4 辦法

4.1 提升認識

提升人員認識的主要對策，是要建立健全相關管理制度，保障制度的搭建科學、合理，并以制度約束相關人員工作行為，規范其工作內容，從而避免不動產登記檔案信息化管理各項工作的開展流于形式。而為了提高相關崗位業務人員依制而行的積極性，可以開展配套的績效考評機制，做到優績優酬、賞罰分明，從而不斷提升相關人員依從制度規范開展工作的積極性。另外，還可以通過加強內部專題培訓的方式，提升有關人員對科學構建、使用不動產登記檔案信息化管理平臺的認識；或者在不動產登記中心內加強相關氛圍的營造，從改變工作環境入手，潛移默化地調整職工工作認識，例如通過張貼橫幅的方式，強調平臺使用需要基于安全防火墻軟件保護的基礎下運行，禁止私自關閉安全軟件，最終培養職工在此方面的正確認識等。

4.2 建設人才梯隊

不動產登記檔案信息化管理工作的高效開展，需要依托人才積累。首先，不動產登記中心內部需要構建常態化的培訓機制，可以通過由單位內部高年資骨干擔任培訓講師、邀請外界專業培訓團隊蒞臨指導、邀請兄弟單位專家學者蒞臨開辦講座等方式，不斷健全培訓機制。同時，要貫徹落實配套的考核標準，并將考核結果納入參與培訓人員的績效考評結果中，不斷提高人員的學習積極性。通過長期投入培訓精力，培養更多優秀人才。另外，不動產登記中心需要通過優化崗位配置、加強福利待遇等手段，吸納外界優秀人才。通過內部培訓積累人才，解決遠期人才短缺的不足；通過招聘，吸收新人，解決近期人才資源匱乏的問題；綜合開展工作，才能保障不動產登記檔案信息化管理工作的高效開展，推動我國不動產登記檔案管理水平的發展。

3.3 完善培訓機制

不動產登記中心內部要建立一套長期培訓機制，需要涵蓋的崗位不僅要包括平臺使用人員，還應包括維護人員。關于使用者的培訓，可由中心維護人員在經廠家培訓后承擔任教責任，負責平臺使用者規范使用平臺、了解平臺更新功能等培訓教育，并試圖在培訓中提升平臺操作者基礎平臺維護技能，例如軟件緩存的清理、硬件的簡單除塵與工作溫濕度監測等。關于維護人員的培訓，需要由平臺的軟件設計商與硬件制造商擔任教員，向維護人員系統展示不動產登記檔案信息化管理平臺軟硬件維護操作的注意事項，便于后續分級運維機制的成立。

3.4 加大經費投入

不論是構建不動產登記檔案信息化管理平臺，抑或后期的人才培訓投入等各項工作，均需建立在足額經費支持的基礎上。不動產登記中心屬于行政事業單位，為獲取足額經費，本文倡議，政府部門需要加強對該領域的重視，投入足額經費，幫助不動產登記中心構建信息化管理平臺，并完善各項內部管理工作，確保該信息化平臺能夠高質量投入應用。

3.5 構建信息化平臺的安全機制與維護機制

保障不動產登記中心檔案管理的信息化水平安全可靠，必要的安全機制與維護機制不可或缺。但需要注意的是，不論是安全機制抑或維護機制，其核心目標均是推動不動產登記中心檔案管理信息化水平進步。可以通過借鑒他人管理經驗的方式，或者采取德爾菲法函詢的方式，進一步明確、細化安全機制與維護機制內容，并形成制度文件，從而確保后續相關工作有制可依，人員出現失誤操作有責可究。

首先是安全機制，與權威的安全公司合作，打造針對性的安全防火墻，并對平臺操作者進行系統培訓，糾正錯誤的平臺使用行為，并幫助中心建立健全平臺安全使用制度。還需定期為中心提供軟件升級服務，保障軟件維持最新的安全防護能力。

其次是維護機制，這里建議有關部門補充人力資源，先壯大不動產登記中心信息管理部門。以往由于不動產登記中心信息化進程滯后，內部的信息管理部門常常面臨人手不足的情況，甚至一些不動產登記中心出現信息管理部門缺失的問題。在此基礎上，本文提出建立三級維護機制：第一級維護由不動產登記檔案信息化管理平臺操作者負責，主要承擔一些簡單，但需要短周期重復進行的維護工作，例如除塵、檢查連接線情況等。二級維護由不動產登記中心信息技術人員負責，主要定期對硬件與軟件進行檢測，識別問題科學報修。同時針對一些簡單的維修工作負責，例如更換硬盤、內存、鍵鼠設備等。三級維護由廠家負責，主要承擔中心信息技術人員無法處理的更加專業的維護工作，并對信息技術人員進行定期的培訓。

5 小結

本次研究主要探討了不動產登記檔案信息化管理工作開展面臨的問題，并試圖分析對策。在研究過程中，本文肯定不動產登記檔案管理的信息化改革是行業發展的必然，但也正視時至今日，不動產登記檔案信息化管理工作仍舊面臨問題，工作開展仍舊未能做到盡善盡美。本文提議，管理者與基層人員需要團結一心，致力于發現工作中存在的各類問題，領導做好決策引導，基層嚴謹落實對策。只有這樣，我國不動產登記檔案管理信息化改革才能真正走向成功。