基于多系統快速聯動的檔案管理通病分析研究

■楊忠加 張嘉宸 韓有花 李曉剛 田 旗

（黃河上游水電開發有限責任公司工程建設分公司）

引 言

項目檔案是項目建設過程中形成的，是一種獨立、不可替代的信息資源，是工程建設過程的有力憑證，是項目建設管理工作的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要。檔案管理作為項目建設管理過程中的一項重要內容，主要包括檔案大綱制定、前期規劃、過程資料收集分類、歸檔及管理等。由于檔案管理涉及項目內所有單位及部門，且存在紙質、聲像、電子等各類檔案形式。內容繁雜、工作量較大，管理過程難免出現資料遺失、內容不全等眾多問題，給管理帶來一定難度。所以必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。目前協同辦公系統、檔案管理系統的使用率及應用率逐漸增加，在使用過程中，雖然已將兩系統實現聯動，但仍存在分類方式不同、項目人員使用不便的問題存在，導致工作效率并未提高。

1 風電場項目工程檔案及歸檔質量的調查

檔案工作是一項涉及面廣，專業技術性強，內容詳細，業務環節之間銜接緊密，是注重管理精細化和日常化的一項活動，在工作中有舉足輕重的作用，同時在管理過程中存在較大的難度，導致檔案歸檔率和歸檔質量并不高。在確保檔案的歸檔質量在滿足要求的基礎上，本文綜合考慮檔案歸檔時效性，考慮項目建設形成的資料同步進行歸檔，確定對協同辦公系統進行開發，增加新功能對文件流轉流程進行優化，提高聯動性，以此為中心同時改善檔案管理工作情況。圖1是項目現有檔案歸檔流程。

圖1 項目現有檔案歸檔流程

協同辦公系統歸檔分類與檔案管理系統分類方式不同，仍需檔案員重新登入檔案管理系統中對文件進行分類及歸檔；在實際項目管理中，檔案管理人員隨項目分散在各個項目點進行辦公，無法登入內網，只能采用檔案管理系統的離線客戶端進行掛接及歸檔工作。同時，協同辦公系統與檔案管理系統聯動功能使用不便，管理文件仍然采用檔案管理人員從協同辦公系統中下載，再分類上傳至檔案管理系統中進行歸檔的方法，耗費人力較多，歸檔效率低，且歸檔容易遺漏文件，無法保證檔案歸檔質量。

2 工程檔案歸檔不及時及歸檔質量差的原因分析及措施

為提高風電場項目工程檔案的歸檔和檔案質量，從不同的角度對檔案歸檔情況進行了調查，發現項目檔案歸檔率低、質量差主要原因有以下因素，本文針對這些因素逐一進行了分析并采取了相應的解決措施。

（1）辦公系統與檔案管理系統相對獨立，辦公協同系統相關功能應用過少，形成的資料仍需通過人工下載后再傳入檔案管理系統，中間工作工作相對繁瑣，使用不便，導致應用率降低，不得不采用復雜方式完成。

對協同辦公系統進行開發，增加新功能對文件流轉流程進行優化，提高聯動性，具體內容為：新增加歸檔的環節及界面，該界面包含歸檔文件類型、卷目錄、電子印章編輯等內容。在文件簽發完成后自動轉入對應部室檔案員處，由檔案員對該文件進行分類及歸檔屬性編輯，提交后需歸檔的文件可自動轉入至檔案管理系統中對應路徑中，并形成相應的案卷編號、電子檔案章等。

（2）各參建單位對檔案管理工作不夠重視，相比工程項目建設進度，檔案工作缺乏思想認識，人員配置不足，無專門具有檔案管理資質的人員從事檔案工作，存在其他崗位工種人員兼任檔案員的現象，對檔案規范、流程、操作等缺乏認識。檔案管理人員對檔案歸檔的時效性和檔案歸檔質量在思想上不夠重視，施工中往往存在重視工程質量與工程進度而輕視檔案資料的積累和整理的現象。

將工程項目檔案管理納入項目管理程序、工作計劃及合同管理，在合同簽訂或談判中明確要求配備專職檔案管理人員，明確檔案管理過程中對檔案資料的歸檔時限、歸檔質量等考核要求。簽訂合同時明確設立專門條款，明確有關方面提交項目檔案的責任，與項目建設工作實施同步管理。

（3）檔案管理過程中建設單位、監理單位、施工單位檔案管理責任落實不明確，項目施工過程中沒有對文件材料進行及時的收集整理，與工程實體建設進度不同步，參建各方在項目快竣工為了應付驗收，大搞檔案突擊，后期大量補充檔案資料進行歸檔時有發生。

建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制，進行責任固化，以按季度、月度為單位對各參建單位形成資料進行檢查，對檢查中過程的問題要求限期整改。檔案歸檔數量及質量納入考核范疇，有規定就有考核，建立火爐原則，解決制度上講考核而實際上無法考核的局面。

（4）各參建單位檔案人員水平參差不齊，缺乏具有檔案管理資質的專職檔案人員，平常檔案人員常處于兼職狀態，對檔案工作規范、流程和實施都缺乏工作經驗。在從事檔案管理之前、管理之中未經過相關培訓及考試，業務能力無法滿足項目建設檔案管理的工作。

在招標階段，招標文件中明確要求配備具有專業資質的檔案管理人員，配備專職檔案管理人員。施工階段，定期開展注重實效、全面、符合工程實際的檔案管理及資料編制專項培訓。聘請專業檔案人員、專家進行授課，同時項目部開展內部培訓。對于不能勝任崗位的人員，及時更換，補充經驗豐富、業務水平高的檔案人員。建立專門的檔案管理工作群，加強溝通交流。定期開展檔案交叉檢查，發現問題及時進行改正。

（5）檔案管理制度不健全，建設管理單位、監理單位、施工單位及其他服務單位檔案責任劃分界限不明確，邊界劃分存在爭議，各單位對同一文件存在誰都不歸或者誰都歸的現象。對檔案資料標準要求沒有進行統一交底，文件材料歸檔沒有標準，各參建單位形成的檔案質量參差不齊。

項目上目前雖有檔案工作管理辦法，但其屬于宏觀制度規定，其中無法明確歸檔范圍的具體主旨，又不能讓具體內容得到細化，嚴重影響了該制度的正常使用，所以在制定宏觀制度的同時，也應制定檔案工作標準化，內容包括確定歸檔范圍、明確歸檔責任、規定歸檔時間和歸檔份數、提出歸檔要求、完善歸檔手續等，從而使制度建設與制度實施過程統一起來，便于操作和落實。

3 工程檔案歸檔不及時及歸檔質量措施效果評價

根據國家及省、市有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質量、投資控制、施工組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。做好重點建設項目檔案的管理，是檔案工作者義不容辭的責任，單位在工程建設過程中，根據項目的規模、特點和需要，把檔案的形成、積累、收集、歸檔、整理、驗收工作列入工作議事日程。明確分管領導，加大有關法律法規宣傳力度，合理配備既懂業務又有責任心的檔案管理人員，積極主動采取多種形式，做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔、移交，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現重點建設項目檔案的規范化管理。

經過辦公系統與檔案管理系統聯動管理、功能優化，在對策實施后項目工程檔案的歸檔率及合格率比往年情況有所好轉，歸檔質量也得到了有效的改善。調查統計結果（見圖2）顯示，檔案歸檔率由73%提高至94%，合格率由67%提高至92%，檔案驗收問題整改率高達98%。

圖2 檔案歸檔及合格率

4 結 語

本文針對工程建設項目檔案管理中檔案歸檔與建設項目不同步，檔案歸檔質量較差等問題為切入點，結合工程項目實際對影響檔案歸檔及時性及合格率因素逐一分析，通過辦公系統與檔案管理系統聯動，增加和優化模塊，對檔案歸檔質量差的影響因素采取針對措施。結果發現，檔案管理中存在的上述問題得到解決，檔案資料歸檔能夠與項目新建設進度保持一致，檔案質量滿足相關規范要求。本文研究對建設周期短、參建單位較多、檔案資料較多等特點的類似新能源項目檔案管理具有借鑒意義。