淺議現代公文語境與自稱用語

【摘要】現代公文的寫作，不僅要注重內容表達的精準性、問題反饋的及時性、意見提出的有效性，更要注重自稱用語在公文中的重要意義。無論是上行文、下行文還是平行文，在公文寫作過程中，恰如其分地使用自稱用語，能夠更好地實現公文寫作的目的，使發文方與受文方都能夠在更為高效的工作過程中，利用公文所形成的銜接性作用，營造良好的工作氛圍。

【關鍵詞】現代公文;語境;自稱用語

公文寫作作為一種特殊類別的文體形式，在形式上有著嚴苛的要求，在內容上也要達到語言表達的精準性。公文主要應用于黨政機關在落實領導職能、履行職務以及公務工作處理進程中，能夠形成特定化工作要求效力、規范公文文書的體例形式。各級機關單位在工作中，面對需要相互協調的工作內容，必須要在公文寫作的過程中注重發文者與收文者之間特定化的公文語境。對于公文語境的構成形式，既囊括有發文機關在語言文字內容表達上面的高度凝練性、效應性，也包括不同發文機關所表現出的上下級隸屬關系，更包括有歷史、政治、文化以及思維等多種元素內容，形成公文語境構成所需要的整體性氛圍特點。對公文寫作中自稱用語的理解，它屬于公文稱謂用于當中最為常見的一種形式，是公文的發文者在正文寫作過程中對于自身所形成的稱呼方式，雖然發文機關所署的名稱在所發公文的落款處已經了明確的標注，但在公文正文的陳述過程中，為了避免語言以及稱謂使用的繁瑣，仍需要廣泛地使用自稱用語的形式和內容，從而更好地便于發文機關能夠明確陳述與闡明自己的觀點和要求。鑒于公文語境所展現出的特殊性，正確使用自稱用語所具有的重要意義也就顯而易見了。對于用語得體性要求，需要公文語境能夠更加精準的表達文字內容所包含的要求，使發文的目的更具有直觀性特點，如果使用語境不夠恰當，則會嚴重影響發文目的的實現，對于發文機關所要落實的工作內容構成極大阻礙。

一、公文語境表達的要求

由于公文語境自身所具有的特殊性，對于自稱用語的合理化、準確化使用也就顯得尤為重要。運用恰當且得體的話，可以更好地將公文語境所要表達的內容能夠更加精準地描述，并能夠有效實現發文主體所要達到的發文目的，如果不能夠合理與恰當的使用，則會對發文機關工作的開展造成嚴重影響。

（一）上行文的自稱用語要求

首先，要做到對于上級的充分尊重。上行文的發文對象通常是上級領導機關，為此，需要在行文的用語過程中，注重自稱用于表達的委婉性和謙虛行，要充分體現出對于上級所形成的尊重;其次，措辭要言簡意賅。公務性文書需要以更加簡短扼要的語言文字表達出行文所具有的內涵，較為忌諱文稿篇幅內容寫得洋洋灑灑，用較長的文字無法寫出更富有精準性的實質內涵，這不僅耽誤上級領導部門內工作的時間、降低辦公效率，對于自我工作的開展要形成極大的束縛和阻礙;最后，少發空論內容。向上級領導機關行文，要以精準化的事實陳述、情況報告以及理由說明的方式直接闡述自己的觀點和想法，避免出現做空而談、泛泛而談。行文中的空話套話內容要盡量減少，要用最為精確與干練的語言表達出下級機關所要反映出的最直觀的問題與事實。

（二）下行文的自稱用語要求

首先，做到語句詞匯的謹慎使用，形成莊重化效果。上級機關利用下行文的方式表達自己的要求與思想核心，需要以國家準確的語言詞匯內容產生權威性的效果，要做到鏗鏘有力、擲地有聲;其次，表述要做到精確性。準確是公文寫作最為基礎的要求。以下行文為例，強調用語內容的精準性，能夠通過干練化的語言做到下行文所要實現的“令行禁止”的效果，為此在自稱用語方面，要以更為準確的主體地位和具有的資格做出下行文規范化內容的前提基礎。

（三）平行文自稱用語要求

首先，要做到語氣謙和。平行文發文與受文主體之間不具有領導和隸屬關系，為此，在自稱用語方面要實現謙卑謙恭，不能將自己的角色定義在其他主體之上，不要因為不當地自稱用語內容致對方產生反感的認知，否則無法實現行文的目的;其次，要做到措辭得體。在平行文的寫作過程中，要注意自稱用語使用的詞匯的致意性，能夠使受文方感受到誠意所在，使得工作的開展更具有融洽的氛圍，利于相互之間開展工作合作。

二、現代公文語境與自稱用語在不同行文中的具體表達

從公文的發布主體來看，不同級別機關單位，利用公文進行工作協調與統籌安排，在形式上也具有不同的表現。依據公文行文內容的走向，分為上行文、下行文以及平行文。這些不同走向的公文，首先需要具備的基礎要求就是對于內容的規范性、真實性以及時效性。但對于具體行文的內容與走向來講，都會因為發文主體工作性質與要求的不同，會具有行文走向的具體區分的效果，而這樣偏向于某一方的形式，往往會成為不同語境產生的重要因素。發文主體在使用自稱用語時，會依據不同的行文內容、形式與走向，來對語境使用的做出不同化的要求，能夠更加精準地使用第一人稱或第三人稱。例如：

xxx市人民政府關于認定2020年現代化高新產業示范區的決定

各縣（市、區）人民政府，市級人民政府各工作部門：

2020年，全市各級、各相關部門積極落實《xxxx市現代高新產業示范區建設增點擴面提質升級（2018-2020）三年實施方案》，充分開展芯片加工制造、大數據研發中心、電動汽車生產線升級，以及我市引進外埠高新技術產業投資發展，實現對于高新技術產業優勢得以充分、努力打造現代高新技術產業示范區的不斷升級的風格和不那么。在此過程中，涌現出一批高科技生產較為集中、產業聚集較為片區化、技術集成較為先進化、經營集約較為典型化的高科技產業發展示范區。為了能夠更好地形成激勵機制、成立我市高新技術產業發展的典型，市政府決定授予xxx市xxx區xxx產業示范區等10個示范點為xxxx市高新技術產業市級示范區榮譽稱號。

xxx市人民政府（印）

2020年xx月xx日

從發布公文的內容來看，在落款的位置簽發了已署名的范圍機關“xxxx市人民政府”。雖然具有具體的署名機關單位，但在正文的內容當中，因為公文表達的實際需要，對于自稱用語的內容依舊還要使用“市人民政府”的稱謂。該公文所使用的文種為“決定”，從性質上來講，是屬于上級政府機關向下級政府或相關發出的具體行為要求內容。因此，在公文語境的構建上，要體現出嚴肅性、權威性。從市政府發文的決定內容來看，體現出發文機關所形成整體意志。為此，對于語境氣氛的要求也就需要達到莊重得體、威嚴肅穆的效果。倘若正文所使用的自稱為“第一人稱”當中的“我”或“我們”，使得接受公文的單位感覺公文寫作得不嚴謹，并且具有較強的主觀性意味，同時也喪失了公文所應當具有的客觀性、公正性以及權威性的要求。使用“市人民政府”的第三人稱，可以更好地將發文主體置于行文內容所包含的意義之外，使公文的語氣具有較強的命令化、原則化要求屬性，使得公文發布能夠更具有莊重嚴肅、威嚴果斷的屬性，并且形成效果的不斷增強。

從上行文的文種內容來看，主要包括有報告與請示兩個方面。作為下級部門向自己所隸屬的上級部門報送的文種形式，它所能夠極大影響到上級部門領導機關做出正確的判斷與決策，在行文語境的表達方面，不僅要充分體現對上級領導部門的充分尊重，更要注重行為內容所表現出的真實客觀性。從下面的例文我們也可以充分地看出這一特點。

xxxx駕校培訓中心

關于購買和添置吉利帝豪教練車的請示

xxx市交通運輸管理局：

隨著我市私家車數量的不斷提升，目前，我駕校培訓中心目前所開展的駕駛員培訓業務的工作量也在不斷增加。為了更好地開展培訓業務、增強培訓水平、提升培訓成效，努力做到更好地服務于社會，我培訓中心擬購買和添置吉利帝豪教練車20輛。購買與添置后，預計可以滿足目前我培訓中心對于駕駛員的培訓數量需求，年培訓人數可以從現在的800人達到1300人，培訓所能夠獲取的收益得到較高的提升。

專此請示，懇請批復。

xxx駕校培訓中心

xxx年xxx月xxx日

從上述的請示正文所表達的內容來看，在充分運用數據材料內容來實現對于公文內容真實性的反映外，在進行自稱用語的表述上，也是用了“我中心”作為第一人稱的表述內容。由此，便可以增強公文內容表達真實性的效應。如果自稱用語不注意對細節的把握，而是使用類似于下行文的表達方式，即采用“xxx駕校培訓中心”的第三人稱，會給行文的接收對象產生一種居高臨下的感覺，缺乏對于上級領導機關所應當具有的尊重。

“函”作為平行文的應用，屬于不具有隸屬關系的機關之間所形成的工作內容交流和表達。它具有商洽、請求以及答復的效應與功能，因此，在“函”的公文語境表達中，要以不卑不亢、自然得體語言形式來成為行文的要求。從下面的例子，我們來進行考證。

xx市高等職業技術學院

關于咨詢網絡工程在職師資培訓班情況的函

xxx職業技術學院

據報刊所承載的消息，貴學院將于2021年9月正式開辦網絡工程專業在職師資培訓班課程，我院目前有意派相關學院參加貴院所進行的課程培訓。但對于貴院實際開辦課程的內和體系化安排的細節不甚了解。例如，招生的時間、招生的名額與要求、是否需要進行入學前考試測試、具體開設的課程包括哪些、報考的具體要條件、學制的具體安排以及貴院招生培訓費用的具體數額。我院亟需了解上述情況的具體細節，從而能夠選派出更適合培養的人才參加貴院開設課程的培訓學習。

上述事宜，敬請函告

xxxx市高等職業技術學院

xxx年xxx月xxx日

在此行為過程中，作為行文的發文方xxx職業技術學院與受文方xxx師范學院的關系上來看，二者并不存在相互的隸屬與管理關系。為此，使用“函”的方式作為公文文種進行平行主體之間的咨詢方式是極為正確的。文中所使用的文字所表達的情感具有較親切性，態度十分的委婉、禮貌性所表達的情感較為深厚。在自稱用語的使用上，利用“我院”這一第一人稱的表達方式，并以更加謙恭的態度尊稱受文方位“貴院”。這樣的稱謂方式極好地拉近兩個主體之間所形成的溝通距離，不僅增強了公文語境表達過程中所需要的和諧化氛圍、親切性氣氛，更加有利于實現發文的目的。倘若使用“xxx市高等職業技術學院”第一人稱的用語方式，會給受文方產生一種極不禮貌的認知，并且形成“打官腔、擺資格”的優勢感覺，對于發函所要實現的目標與效果大打折扣。

三、結語

現代公文的應用，是作為語言內容和形式為信息交流的重要載體。因此，公文的寫作需要具有較強的目的性和明顯的針對性，要求語言的表達更具有嚴肅縝密、規范實用的效應。公文在不同機關部門、企事業單位當中進行流轉時，會形成不同的行文走向，因此，決定了它應當積極適應客觀現實化環境對于現代公文語境的要求。尤其在發文機關進行自稱用語的表達過程中，應更好的結合發文主體的角色與實際身份以及受文主體的實際狀況，依據不同的語境選擇合適的第一或第三人稱作為自稱用語考察的因素。如此，既可以有效地提升現代公文使用所要達到的辦事效率，也可以更好地發揮出現代工作在各項工作開展過程中所形成的重要作用。

課題：

2020年度校級本科教學工程項目，中國歷代秘書人物整理與研究（2020JYXM49）。

作者簡介：

劉洪宇，（1982.04---），女，漢族，河北廊坊市，助教，碩士，研究方向：現代漢語、秘書學。