大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，大數據應用已經融入各行各業，深刻改變著人們的生活方式。當檔案遇上大數據，電子檔案管理也應與時俱進、改革創新，開啟以大數據為紐帶的智慧檔案新時代的模式。本文以大數據時代為背景分析了電子檔案管理存在的問題，在此基礎上提出了新形勢下電子檔案管理的發展對策，以此來提高檔案管理的信息化程度。

關鍵詞：大數據時代;電子檔案管理;現狀與發展;對策

檔案對于社會發展具有非常重要的意義。對于一個企業而言，檔案管理也非常重要，檔案作為記錄單位活動的基礎材料，反映了單位的生產經營活動的重要信息和人事任命。現如今已經進入大數據時代，檔案管理應該隨著時代的要求進行轉換，改變原有的單一的整理存放，上級下達下級存放的固有模式，向著高效和便捷的方向發展。

一、大數據時代電子檔案管理的現狀

1.電子檔案規范標準比較滯后

大數據時代，數據資源共享的基礎就是要有統一的規范標準。但從早期我國發布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中雖然提出了科學整合檔案信息資源以及促進資源共享等概念，然而如何整合檔案信息資源，如何清理阻礙電子檔案資源整合的障礙這些具體的內容沒有明確的說明。近年來，我國又發布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，對電子檔案存儲、利用、備份、統計、數據維護等等方面的內容進行了明確的規范，但由于這一管理規范對于電子檔案保存標準沒有進行定期審查，導致電子檔案行業協同標準比較滯后，也導致電子檔案信息在大數據時代的跨界融合及智能對接的進程也受到了嚴重的影響。

2.檔案人員現代信息素養相對較弱

現如今進入大數據時代，如何在大量的數據信息中高效快捷的獲取有用的數據信息顯得非常重要。當前我國從事檔案工作的人員隊伍非常龐大，但是利用電子檔案提供服務仍然存在缺少主動性，缺乏敏銳捕捉電子信息以及促成電子檔案和現實問題融合的能力，檔案工作者的信息技術水平比較低，這就導致電子檔案的創新工作無法有效推進。因此，如何提高檔案管理者的現代信息素養，將“檔案庫”變成“智慧庫”，將“電子檔案管理者”變成“智慧信息提供者”，是大數據時代對當代檔案工作者提出的更艱巨的任務要求。

3.大數據技術尚未得到充分利用

隨著科學信息技術的發展，電子檔案工作需要科技驅動。通過利用數據挖掘、軟件分析等，把電子檔案和社會資源、用戶行為信息有效的聯系在一起并進行深度開發，并解決用戶遇到的問題。我國目前對于數據挖掘、云計算等等新興技術還沒有在電子檔案管理工作中得到廣泛的運用，檔案咨詢多是電話咨詢或電子郵件，在線智能答疑沒有得到有效應用;手持終端設計、電子檔案定制推送等尚待加強，這些都會影響用戶對電子檔案的感知和體驗。因此加強新技術在電子檔案領域的應用，做好以用戶問題為導向的個性化和智慧化服務，是大數據時代檔案工作實現大發展的突破口，我們所面臨的形勢嚴峻、任務艱巨。

二、大數據時代電子檔案管理的發展對策分析

1.定期修訂電子檔案標準規范

要提高電子檔案數據質量，標準要先行，要對電子檔案數據統一標準，對于數據類型、文件格式以及數據的用途等內容進行明確要求，構建大數據時代電子檔案的服務平臺，使全社會能夠在一個統一標準的路線圖上進行協作，從而全面推進數據資源的整合進程。目前，我國對于電子檔案還沒有形成完善的標準規范，這一方面的建設還需要進一步加強，要對電子檔案工作進行深入的調研，定期對其進行審查和修訂，讓電子檔案的標準規范能夠與時俱進，而且要更加國際化，保障一站式電子查詢工作能夠順利展開，從而使電子檔案信息的紅利能夠得到全社會乃至全球共享。

2.建設復合型高素質的電子檔案管理隊伍

大數據時代對檔案人員提出了更高的從業要求，一方面要求檔案人員具有敏銳的信息意識，另一方面要求檔案人員具有高技能的現代化電子信息管理能力。這就對檔案新型綜合人才的培養提出了更高的標準和要求。

（1）優化高校檔案專業的課程設置。建議大學檔案專業開設電子檔案資源挖掘分析、社會媒體處理、智能檢索、信息預測等相關課程，注重實戰技能的培養，使得檔案專業的畢業生具備把檔案大數據“原料”加工出“成品”的能力，從而在走上工作崗位后處理檔案大數據才能夠得心應手。

（2）建設和完善電子檔案新型技能的職業學習平臺?，F如今，大量從業人員沒有辦法及時掌握和學習電子檔案的新型技能，如果能夠建設一個關于電子檔案新型技能的職業學習平臺，那么電子檔案的從業者就可以隨時隨地通過網絡平臺自主學習。新型人才培養和自主在線學習勢在必行，這必將推動電子檔案在大數據時代創造出更大的價值。

3.借助大數據融媒體實現電子檔案的個性化和智能化服務

（1）加強電子檔案大數據的開發和推送工作。通過對電子檔案分析挖掘，發現用戶檢索訪問規律和關注領域，對用戶需求進行分析和預判，個性化推送相關電子檔案信息。加強手機應用APP開發和融媒體服務，帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗。

（2）實現交互式電子檔案智能服務。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構建“人機對話”“人人對話”的網絡生態環境，實現“網站智能服務、檔案專業咨詢、用戶互助答疑”三者有機結合，提升服務感知和用戶體驗。以用戶需求為導向，借助大數據融媒體，真正實現電子檔案的個性化服務和智能化應用，人們才能在未來隨時隨地享受高質量的電子檔案信息服務。

三、結語

隨著科技的不斷進步和信息化進程不斷加快，社會檔案管理工作雖然有很大的進步，但仍需要加強建設、發展和規范。本文從現存問題和解決方案兩個角度，立足于檔案管理工作的發展情況與社會需求，歸納電子檔案工作存在的突出問題，并對存在的若干問題展開了深入討論，從而探索提出有利于實現電子檔案管理信息化的有效路徑。

參考文獻

[1] 丁家友.大數據背景下的檔案數據保全探析[J].檔案學訊，2019（1）：34-39.

[2] 趙躍，梅夢娜. 我國檔案學研究的堅守、轉向與進路——基于檔案學者研究方向變化的審視[J]. 檔案學通訊，2019（3）：4-11.

[3] 田凌嫣.論大數據時代背景下加強檔案 管理信息化建設的策略[J].蘭臺內外，2020，275（2）：86-87.

[4] 關允靜.大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析[J].中外企業家，2020，（10）：142-143.

[5] 鐘吉.機關檔案管理新模式的探討[J].傳媒論壇，2020，（2）：119-119.

作者簡介：高媛（1986.6-），女，漢族，陜西省西安市，館員，碩士研究生，研究方向：文書檔案和檔案綜合管理。